臧林怡 張俊嶺
摘要:為解決新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化及電子化,本文對新形勢下檔案管理規(guī)范化及電子化應(yīng)用的必要性和存在的問題進行分析研究,提出了做好檔案的收集和整理、建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)、建立檔案制度,完善規(guī)范化建設(shè)、增強工作素養(yǎng)等優(yōu)化策略,以期為相關(guān)人員提供參考。
關(guān)鍵詞:新形勢;檔案管理;規(guī)范化;電子化
1.新形勢下檔案管理規(guī)范化及電子化應(yīng)用的必要性
1.1優(yōu)化檔案管理工作的質(zhì)量
任何工作過程都有特定的工作方法,這也離不開相關(guān)人員和部門的協(xié)調(diào)。電子信息檔案管理平臺的建設(shè),為各部門之間的信息資源共享和交流提供了更加便捷的工作環(huán)境,縮短了工作時間,大大提高了工作效率。電子信息化檔案管理平臺建立完成之后,大大提高了企業(yè)對檔案的利用率,節(jié)省了工作時間和工作成本。
1.2提高檔案檢索的效率
傳統(tǒng)的檔案管理工作依靠人工輸入、收集、處理的方式進行,并且在實際的工作中面臨著龐大的工作量,還需要工作人員進行分類、整理和收集工作,但是檔案管理人員的數(shù)量和精力都是十分有限的,大量的檔案得不到及時有效的處理,也就降低了檔案管理工作的效率,在檢索中出現(xiàn)了問題。檔案管理的時間比較長,十分消耗工作人員的精力,而檔案管理工作的規(guī)范化與信息化能夠有效彌補傳統(tǒng)檔案管理的不足,從而減少管理工作人員的工作量,更容易查閱和分析后期的檔案,降低檔案管理工作出錯的概率,檔案管理工作的制度化和電子化為檔案的管理帶來了便利性。
1.3實現(xiàn)檔案資源共享,充分滿足現(xiàn)代信息需求
傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨著較大的工作量和較長的工作時間,而且工作的內(nèi)容也十分繁瑣,基本上以人工的工作方式為主。同時,在傳統(tǒng)的工作模式中非常容易出現(xiàn)工作上的紕漏和問題,導(dǎo)致多年后信息無法查找的問題,檔案管理工作的有效性大打折扣。而利用電子信息化管理模式,通過使用軟件對于檔案進行分類管理,保證了檔案管理工作的時效性和準確性,在全面提升檔案管理質(zhì)量方面發(fā)揮了作用,可以第一時間將檔案歸納到數(shù)據(jù)系統(tǒng)中,為查閱提供了更為便利的條件,避免滯后性問題的發(fā)生。
2.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化及電子化存在的問題
2.1缺乏相應(yīng)的標準和規(guī)范
電子檔案管理的規(guī)范和標準是實現(xiàn)檔案信息化的重要保證,主要是在電子檔案的定義、移交、處理、儲存、安全保證、檢索、利用等方面進行更為細致的工作的規(guī)定。在當前的電子信息化檔案管理中,由于相應(yīng)工作標準的缺乏,就使得在具體的工作中出現(xiàn)了工作業(yè)務(wù)流程不熟練、業(yè)務(wù)范圍不清晰的問題,出現(xiàn)了各種違反規(guī)定的現(xiàn)象,不利于電子信息化檔案管理工作的有效開展。
2.2檔案管理工作的維護有待加強
檔案管理的維護工作仍然需要加強,主要包括以下三個方面的問題:一是,檔案管理系統(tǒng)的維護周期長,在實際的使用過程中容易導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的故障不斷升級,不利于軟硬件設(shè)備的更新?lián)Q代工作;二是,檔案管理系統(tǒng)的維護工作并不夠深入和細致,尤其是在復(fù)雜化的工作背景之下,維護工作需要更加專業(yè)化、細致化、全面化,一旦發(fā)現(xiàn)工作方面的問題就需要及時處理,一些難以發(fā)現(xiàn)的問題如果常常被忽略也會產(chǎn)生一系列的問題,為后續(xù)工作留下隱患;三是,維護技術(shù)依然不夠先進,尤其是檔案管理的時間不長,并沒有實現(xiàn)高度的自動化,費時費力,效果并不明顯。
3.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化及電子化的優(yōu)化策略
3.1做好檔案的收集和整理
檔案的收集與整理工作十分重要,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作在時間和空間方面要求比較高,限制也比較大,為了做好信息化檔案管理工作,就需要在實際的工作中做好規(guī)范化的檔案管理和收集工作,提升工作的邏輯性和系統(tǒng)性,方便檔案查閱。檔案往往有多個文件,而有些較舊的檔案中缺乏一定的編號,在后期的部門變動和發(fā)展中,容易出現(xiàn)會出現(xiàn)混淆和混亂的情況,無法更好地進行檔案的管理。為了檔案管理工作的規(guī)范化與電子化,就需要建立檔案分類管理的工作,科學地開展檔案分類,增強檔案管理工作的連續(xù)性。同時,需要建立其規(guī)范化的管理指標與制度,不斷的優(yōu)化和完善檔案資料。
3.2加強硬件和軟件建設(shè),建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)
當前,科學技術(shù)日新月異,網(wǎng)絡(luò)化和信息化已經(jīng)成為人們生活和工作中密不可分的一部分,檔案以更新的載體形式出現(xiàn),這也對檔案的工作提出了更高的工作要求。但由于資金等方面的限制,檔案部門無法更新設(shè)備,也也給現(xiàn)代化技術(shù)的使用帶來了一定的困難。因此,需要目前的檔案管理工作不斷提升技術(shù)能力,構(gòu)建更加信息化的服務(wù)模式,利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)進行檔案的采集工作,也將原本的線下工作轉(zhuǎn)移至線上進行,提供接受遠程數(shù)字查詢的服務(wù)工作,根據(jù)對自己下載的資料等進行分析,減少時間和精力的投入,保證檔案的高效管理。檔案管理工作的規(guī)范化及電子化需要建立在軟件和硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上,還需要在實際的工作中滿足各方面建設(shè)工作的需求,進行統(tǒng)一化的管理工作,促進網(wǎng)絡(luò)平臺的深入應(yīng)用,建立起完善的共享信息系統(tǒng),促進檔案管理工作的規(guī)范化及電子化的發(fā)展。
3.3切實推進數(shù)字信息資源庫建設(shè)
為了加強檔案管理工作的規(guī)范化與電子化建設(shè),需要在以下幾個方面提升工作的能力,更好地實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化及電子化。第一,需要在本單位的歸檔工作中,增大數(shù)字化的管理力度,做好數(shù)據(jù)庫的分類工作;第二,對于沒有及時歸檔的文件,需要集中做好統(tǒng)一化的管理工作,根據(jù)檔案的類型進行掃描工作,根據(jù)相關(guān)的工作經(jīng)驗進行判別;第三,提升檔案管理人員的工作能力,在不斷發(fā)展的過程中,檔案管理事業(yè)具有更高的工作要求和技術(shù)方面的挑戰(zhàn),這就需要檔案管理工作者無論是科班出身還是半路出家,都需要提升個人的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力,在原有知識的基礎(chǔ)上不斷提升自身的能力與素養(yǎng),將現(xiàn)代化的檔案管理相關(guān)知識落實到位,更好地服務(wù)于檔案管理的相關(guān)工作。專業(yè)知識方面,需要工作人員在檔案管理理論、檔案編纂理論、檔案保護技術(shù)等方面進行深入的學習,還需要在專業(yè)技能如計算機應(yīng)用技術(shù)、縮微攝影技術(shù)、光盤技術(shù)、復(fù)印復(fù)制技術(shù)等方面不斷操練,提升工作能力,從而使自身的素質(zhì)能力和綜合能力都得到提升。除了進行理論和技能的學習之外,檔案管理工作人員之間也需要不斷探討,加強學習與交流,從而取長補短完成相關(guān)的工作,不斷發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和不足,對檔案管理工作進行優(yōu)化與提升。
3.4建立檔案制度,完善規(guī)范化建設(shè)
通過建立統(tǒng)一的客戶檔案管理機制,實行統(tǒng)一的工作標準,歸檔責任到人,明確各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔的范圍、標準和期限,建立審計機制,確??蛻魴n案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和標準性。建立檔案管理信息系統(tǒng),完善檔案集中管理電子系統(tǒng)運行機制,實現(xiàn)檔案電子化和標準化管理。同時可以減少紙質(zhì)檔案磨損甚至丟失的可能性,有效保護紙質(zhì)檔案的安全。
3.5提高專業(yè)性,增強工作素養(yǎng)
組建專業(yè)管理團隊,整合檔案管理力量,實現(xiàn)資源集中、優(yōu)勢互補,落實檔案管理統(tǒng)一要求、標準和執(zhí)行力度,提高客戶檔案集約化、規(guī)范化、規(guī)范化管理水平。統(tǒng)一檔案管理標準,深入研究營銷檔案管理規(guī)定,制定符合相關(guān)規(guī)定、工作實際和工作需要的客戶檔案工作標準和崗位規(guī)范,有效提高客戶檔案管理規(guī)范水平。加大檔案業(yè)務(wù)培訓力度,定期開展檔案管理人員培訓,加強業(yè)務(wù)人員交流,實現(xiàn)優(yōu)勢互補。充分發(fā)揮團隊優(yōu)勢,實現(xiàn)資源共享,提升業(yè)務(wù)能力和工作效率。加強檔案保密管理,加強檔案工作者保密教育,嚴格檔案使用權(quán)限管理,杜絕秘密丟失、泄露事件。
4.結(jié)語
檔案管理信息化已成為發(fā)展的必然趨勢,這也是各行各業(yè)對檔案管理工作的要求,只有在實際工作中提高電子信息檔案管理的質(zhì)量和水平,才能發(fā)揮檔案的應(yīng)用價值。檔案管理的電子化和標準化是大勢所趨,在信息化進程中占有重要地位。為切實做好檔案管理工作,需要從實際信息化標準建設(shè)的角度出發(fā),提升信息處理工作的效率,實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化及電子化。
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作者簡介:臧林怡(1991.10-),女,漢族,河南泌陽,中級電力工程師,研究生,國家電網(wǎng),研究方向 :電力營銷服務(wù)。