論新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化及電子化

臧林怡　張俊嶺

摘要：為解決新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化及電子化，本文對新形勢下檔案管理規(guī)范化及電子化應(yīng)用的必要性和存在的問題進行分析研究，提出了做好檔案的收集和整理、建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)、建立檔案制度，完善規(guī)范化建設(shè)、增強工作素養(yǎng)等優(yōu)化策略，以期為相關(guān)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：新形勢;檔案管理;規(guī)范化;電子化

1.新形勢下檔案管理規(guī)范化及電子化應(yīng)用的必要性

1.1優(yōu)化檔案管理工作的質(zhì)量

任何工作過程都有特定的工作方法，這也離不開相關(guān)人員和部門的協(xié)調(diào)。電子信息檔案管理平臺的建設(shè)，為各部門之間的信息資源共享和交流提供了更加便捷的工作環(huán)境，縮短了工作時間，大大提高了工作效率。電子信息化檔案管理平臺建立完成之后，大大提高了企業(yè)對檔案的利用率，節(jié)省了工作時間和工作成本。

1.2提高檔案檢索的效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作依靠人工輸入、收集、處理的方式進行，并且在實際的工作中面臨著龐大的工作量，還需要工作人員進行分類、整理和收集工作，但是檔案管理人員的數(shù)量和精力都是十分有限的，大量的檔案得不到及時有效的處理，也就降低了檔案管理工作的效率，在檢索中出現(xiàn)了問題。檔案管理的時間比較長，十分消耗工作人員的精力，而檔案管理工作的規(guī)范化與信息化能夠有效彌補傳統(tǒng)檔案管理的不足，從而減少管理工作人員的工作量，更容易查閱和分析后期的檔案，降低檔案管理工作出錯的概率，檔案管理工作的制度化和電子化為檔案的管理帶來了便利性。

1.3實現(xiàn)檔案資源共享，充分滿足現(xiàn)代信息需求

傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨著較大的工作量和較長的工作時間，而且工作的內(nèi)容也十分繁瑣，基本上以人工的工作方式為主。同時，在傳統(tǒng)的工作模式中非常容易出現(xiàn)工作上的紕漏和問題，導(dǎo)致多年后信息無法查找的問題，檔案管理工作的有效性大打折扣。而利用電子信息化管理模式，通過使用軟件對于檔案進行分類管理，保證了檔案管理工作的時效性和準確性，在全面提升檔案管理質(zhì)量方面發(fā)揮了作用，可以第一時間將檔案歸納到數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，為查閱提供了更為便利的條件，避免滯后性問題的發(fā)生。

2.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化及電子化存在的問題

2.1缺乏相應(yīng)的標準和規(guī)范

電子檔案管理的規(guī)范和標準是實現(xiàn)檔案信息化的重要保證，主要是在電子檔案的定義、移交、處理、儲存、安全保證、檢索、利用等方面進行更為細致的工作的規(guī)定。在當前的電子信息化檔案管理中，由于相應(yīng)工作標準的缺乏，就使得在具體的工作中出現(xiàn)了工作業(yè)務(wù)流程不熟練、業(yè)務(wù)范圍不清晰的問題，出現(xiàn)了各種違反規(guī)定的現(xiàn)象，不利于電子信息化檔案管理工作的有效開展。

2.2檔案管理工作的維護有待加強

檔案管理的維護工作仍然需要加強，主要包括以下三個方面的問題：一是，檔案管理系統(tǒng)的維護周期長，在實際的使用過程中容易導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的故障不斷升級，不利于軟硬件設(shè)備的更新?lián)Q代工作;二是，檔案管理系統(tǒng)的維護工作并不夠深入和細致，尤其是在復(fù)雜化的工作背景之下，維護工作需要更加專業(yè)化、細致化、全面化，一旦發(fā)現(xiàn)工作方面的問題就需要及時處理，一些難以發(fā)現(xiàn)的問題如果常常被忽略也會產(chǎn)生一系列的問題，為后續(xù)工作留下隱患;三是，維護技術(shù)依然不夠先進，尤其是檔案管理的時間不長，并沒有實現(xiàn)高度的自動化，費時費力，效果并不明顯。

3.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化及電子化的優(yōu)化策略

3.1做好檔案的收集和整理

檔案的收集與整理工作十分重要，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作在時間和空間方面要求比較高，限制也比較大，為了做好信息化檔案管理工作，就需要在實際的工作中做好規(guī)范化的檔案管理和收集工作，提升工作的邏輯性和系統(tǒng)性，方便檔案查閱。檔案往往有多個文件，而有些較舊的檔案中缺乏一定的編號，在后期的部門變動和發(fā)展中，容易出現(xiàn)會出現(xiàn)混淆和混亂的情況，無法更好地進行檔案的管理。為了檔案管理工作的規(guī)范化與電子化，就需要建立檔案分類管理的工作，科學地開展檔案分類，增強檔案管理工作的連續(xù)性。同時，需要建立其規(guī)范化的管理指標與制度，不斷的優(yōu)化和完善檔案資料。

3.2加強硬件和軟件建設(shè)，建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

當前，科學技術(shù)日新月異，網(wǎng)絡(luò)化和信息化已經(jīng)成為人們生活和工作中密不可分的一部分，檔案以更新的載體形式出現(xiàn)，這也對檔案的工作提出了更高的工作要求。但由于資金等方面的限制，檔案部門無法更新設(shè)備，也也給現(xiàn)代化技術(shù)的使用帶來了一定的困難。因此，需要目前的檔案管理工作不斷提升技術(shù)能力，構(gòu)建更加信息化的服務(wù)模式，利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)進行檔案的采集工作，也將原本的線下工作轉(zhuǎn)移至線上進行，提供接受遠程數(shù)字查詢的服務(wù)工作，根據(jù)對自己下載的資料等進行分析，減少時間和精力的投入，保證檔案的高效管理。檔案管理工作的規(guī)范化及電子化需要建立在軟件和硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上，還需要在實際的工作中滿足各方面建設(shè)工作的需求，進行統(tǒng)一化的管理工作，促進網(wǎng)絡(luò)平臺的深入應(yīng)用，建立起完善的共享信息系統(tǒng)，促進檔案管理工作的規(guī)范化及電子化的發(fā)展。

3.3切實推進數(shù)字信息資源庫建設(shè)

為了加強檔案管理工作的規(guī)范化與電子化建設(shè)，需要在以下幾個方面提升工作的能力，更好地實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化及電子化。第一，需要在本單位的歸檔工作中，增大數(shù)字化的管理力度，做好數(shù)據(jù)庫的分類工作;第二，對于沒有及時歸檔的文件，需要集中做好統(tǒng)一化的管理工作，根據(jù)檔案的類型進行掃描工作，根據(jù)相關(guān)的工作經(jīng)驗進行判別;第三，提升檔案管理人員的工作能力，在不斷發(fā)展的過程中，檔案管理事業(yè)具有更高的工作要求和技術(shù)方面的挑戰(zhàn)，這就需要檔案管理工作者無論是科班出身還是半路出家，都需要提升個人的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，在原有知識的基礎(chǔ)上不斷提升自身的能力與素養(yǎng)，將現(xiàn)代化的檔案管理相關(guān)知識落實到位，更好地服務(wù)于檔案管理的相關(guān)工作。專業(yè)知識方面，需要工作人員在檔案管理理論、檔案編纂理論、檔案保護技術(shù)等方面進行深入的學習，還需要在專業(yè)技能如計算機應(yīng)用技術(shù)、縮微攝影技術(shù)、光盤技術(shù)、復(fù)印復(fù)制技術(shù)等方面不斷操練，提升工作能力，從而使自身的素質(zhì)能力和綜合能力都得到提升。除了進行理論和技能的學習之外，檔案管理工作人員之間也需要不斷探討，加強學習與交流，從而取長補短完成相關(guān)的工作，不斷發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和不足，對檔案管理工作進行優(yōu)化與提升。

3.4建立檔案制度，完善規(guī)范化建設(shè)

通過建立統(tǒng)一的客戶檔案管理機制，實行統(tǒng)一的工作標準，歸檔責任到人，明確各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔的范圍、標準和期限，建立審計機制，確?？蛻魴n案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和標準性。建立檔案管理信息系統(tǒng)，完善檔案集中管理電子系統(tǒng)運行機制，實現(xiàn)檔案電子化和標準化管理。同時可以減少紙質(zhì)檔案磨損甚至丟失的可能性，有效保護紙質(zhì)檔案的安全。

3.5提高專業(yè)性，增強工作素養(yǎng)

組建專業(yè)管理團隊，整合檔案管理力量，實現(xiàn)資源集中、優(yōu)勢互補，落實檔案管理統(tǒng)一要求、標準和執(zhí)行力度，提高客戶檔案集約化、規(guī)范化、規(guī)范化管理水平。統(tǒng)一檔案管理標準，深入研究營銷檔案管理規(guī)定，制定符合相關(guān)規(guī)定、工作實際和工作需要的客戶檔案工作標準和崗位規(guī)范，有效提高客戶檔案管理規(guī)范水平。加大檔案業(yè)務(wù)培訓力度，定期開展檔案管理人員培訓，加強業(yè)務(wù)人員交流，實現(xiàn)優(yōu)勢互補。充分發(fā)揮團隊優(yōu)勢，實現(xiàn)資源共享，提升業(yè)務(wù)能力和工作效率。加強檔案保密管理，加強檔案工作者保密教育，嚴格檔案使用權(quán)限管理，杜絕秘密丟失、泄露事件。

4.結(jié)語

檔案管理信息化已成為發(fā)展的必然趨勢，這也是各行各業(yè)對檔案管理工作的要求，只有在實際工作中提高電子信息檔案管理的質(zhì)量和水平，才能發(fā)揮檔案的應(yīng)用價值。檔案管理的電子化和標準化是大勢所趨，在信息化進程中占有重要地位。為切實做好檔案管理工作，需要從實際信息化標準建設(shè)的角度出發(fā)，提升信息處理工作的效率，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化及電子化。

參考文獻：

[1]李慧勛.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化研究[J].黑龍江科學，2019，10（03）：128-129.

[2]陳俊偉. 基于信息化的檔案規(guī)范化管理研究[D].江西農(nóng)業(yè)大學，2017.

[3]張麗娟.探究檔案管理工作的規(guī)范化和標準化[J].世界最新醫(yī)學信息文摘，2015，15（A5）：215-216.

[4]楊燕.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].中國高新技術(shù)企業(yè)，2015（05）：173-174.

[5]孫海梅.淺析檔案工作規(guī)范化管理[J].科技與企業(yè)，2013（05）：76.

[6]周虹.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].科協(xié)論壇（下半月），2011（09）：141-142.

[7]張園園.試論檔案管理工作的規(guī)范化和標準化[J].改革與開放，2009（07）：119.

作者簡介：臧林怡（1991.10-），女，漢族，河南泌陽，中級電力工程師，研究生，國家電網(wǎng)，研究方向 ：電力營銷服務(wù)。