淺談如何做好實(shí)物檔案管理

王素紅

實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實(shí)面貌的具有保存價值的特定有型物品，它是一個單位檔案全宗的重要組成部分。它是單位履職活動的真實(shí)記載，是單位發(fā)展史與光榮史的有力見證，其地位和作用是其他載體的檔案所不能替代的^[1]，同時也為撰寫史志、大事記、年鑒提供最直觀生動的檔案實(shí)體，各單位對實(shí)物檔案的認(rèn)知逐步加深，對實(shí)物檔案日趨重視。實(shí)物檔案載體形式多樣，國家未有統(tǒng)一的管理規(guī)范。本文通過分析實(shí)物檔案管理中存在的問題，提出相應(yīng)的管理措施，為今后更好地開發(fā)利用實(shí)物檔案奠定基礎(chǔ)。

一、實(shí)物檔案管理存在的問題

（一）收集難

部門或個人獲得的榮譽(yù)、公務(wù)交往中獲贈的紀(jì)念品、停用或廢棄的舊章、制作的宣傳品等等，其來源及形成時間具有不確定性。檔案部門不能及時準(zhǔn)確掌握并收集到所需檔案。如果實(shí)物產(chǎn)生部門自行保管實(shí)物而不移交檔案部門，勢必導(dǎo)致部分實(shí)物檔案被遺漏或丟失、損壞。

（二）整理難

相對于文書、會計(jì)、科技等類別的檔案，實(shí)物檔案沒用統(tǒng)一的載體形式和較為成熟的歸檔整理規(guī)則，造成整理欠規(guī)范^[2]。

（三）存儲難

實(shí)物檔案具有自身的特殊性，與傳統(tǒng)的文書檔案、科技檔案等相比，實(shí)物檔案的儲存需要有一定的空間和設(shè)施，包括獨(dú)立的庫房、存儲架、溫濕度及除濕、防塵設(shè)施設(shè)備等。對于房間布置安排緊張、經(jīng)費(fèi)不足的單位，實(shí)物檔案的保管和存儲僅是簡易地堆放到檔案室的一個角落，不對它們進(jìn)行保護(hù)和展示^[3]。久而久之，落滿灰塵，對于獎牌及錦旗、紙質(zhì)實(shí)物等造成了嚴(yán)重的破壞，而且也會影響了實(shí)物的觀賞性和利用效果。

二、實(shí)物檔案管理對策

（一）加強(qiáng)實(shí)物檔案收集

1.建立健全實(shí)物檔案管理制度

制度可以大力促進(jìn)規(guī)范化管理。建立實(shí)物檔案管理制度，以明確歸檔范圍、歸檔要求、收集時間等要求。組織各部門學(xué)制度、用制度，提高對實(shí)物檔案的管理水平。

歸檔范圍：歸檔的實(shí)物主要有3類，即榮譽(yù)類、紀(jì)念品（禮品）類和印信類。榮譽(yù)類主要包括：獎狀/杯/章/牌、證書、錦旗等;紀(jì)念品類包括：上級領(lǐng)導(dǎo)知名人士的題詞字畫、獲贈的紀(jì)念品禮品等;印信類包括：本單位停止使用的舊、印模徽標(biāo)，及本單位設(shè)計(jì)、印制的宣傳品等。

歸檔要求：任何部門及個人不得隨意將應(yīng)歸檔實(shí)物毀損、私儲存放或者轉(zhuǎn)送給別人;對未能明確標(biāo)示其主題和時間的實(shí)物，移交人應(yīng)予以說明;實(shí)物要求整潔、無破損，并對其拍照后予以歸檔，其照片應(yīng)按照片檔案進(jìn)行管理;本單位在對外交往中贈予對方的重要實(shí)物，也需要對其進(jìn)行拍照歸檔。

收集期限：對具有保存價值需歸檔的實(shí)物，在其形成或獲得后一個月內(nèi)，交檔案部門進(jìn)行歸檔，一般不應(yīng)跨年度。

2.樹立全方位的實(shí)物收集意識

專職檔案員要加大對實(shí)物檔案管理的力度，積極主動做好實(shí)物檔案的收集與管理，采取定期收集、不定期收集及主動追蹤等多種方式，提高對實(shí)物檔案的收集力度。同時，通過實(shí)物檔案管理培訓(xùn)、實(shí)物檔案室參觀、歷史展館開放等形式，加大對兼職檔案員實(shí)物檔案重要性的宣傳，使其充分認(rèn)識到實(shí)物檔案是單位各類檔案的重要補(bǔ)充，具有重要的憑證作用和利用價值。專、兼職檔案員齊抓共管，全方位收集實(shí)物檔案。

（二）規(guī)范實(shí)物檔案的整理

1.分類

實(shí)物可按類別或年度或類別-年度（適用于每年歸檔實(shí)物數(shù)量較多的單位）分類。每年歸檔的實(shí)物數(shù)量較少（少于30件）的單位可以不分類。同一個全宗中只能夠選擇一個分類方案，并保持其穩(wěn)定性，不可隨意變更。

2.排列

依照分類方案，將歸檔實(shí)物在最低一級的類目內(nèi)按照時間先后次序進(jìn)行排列。

3.編號

按照排列號的順序，對每件實(shí)物進(jìn)行編號，即該件實(shí)物歸檔的件號。在實(shí)物上粘貼檔案標(biāo)簽（見圖1），并完整填寫各項(xiàng)目。標(biāo)簽粘貼位置如下：對平面實(shí)物，粘貼在實(shí)物的背面左上方;對立體實(shí)物，粘貼在實(shí)物的底座。

4.實(shí)物歸檔、編目

在檔案管理信息軟件上著錄每件實(shí)物的各項(xiàng)目要素，掛接照片電子版，完成歸檔，并打印出實(shí)物檔案目錄（見圖2），編制目錄封面（見圖3）。

檔案管理信息軟件的基本著錄項(xiàng)主要包含：全宗號、門類代碼、類別號、檔號、件號、題名、年度、類型、來源、形成日期、材質(zhì)、型制、數(shù)量、保管期限、歸檔日期、存放位置、互見號、備注。其中，全宗號是用4位數(shù)或字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識的代號，由檔案館給立檔單位編制;門類代碼用第一個漢語拼音字母標(biāo)識，即“SW”（實(shí)物）;類別號分別用1、2、3表示榮譽(yù)類、紀(jì)念品類、印信類;年度用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，如“2020”;件號為在最低一級類目內(nèi)，歸檔實(shí)物按時間排列的順序號;檔號由全宗號、檔案門類代碼、類別、年度、件號等各選項(xiàng)組成，上下位代碼之間用“-”（短橫）連接，同一級代碼之間用“·”連接，例如162-SW·1-0001，表示162號全宗榮譽(yù)類實(shí)物第1件;題名為綜合運(yùn)用時間、內(nèi)容、授予者、實(shí)物名稱等要素編寫的簡要文字;類型為3大類別中各自的種類，如榮譽(yù)類實(shí)物的類型有證書、獎狀等;來源指榮譽(yù)的授予部門、紀(jì)念品的贈予或制作單位;形成日期指榮譽(yù)的獲獎日期、紀(jì)念品的贈予或制作日期、印信類實(shí)物的形成日期，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“20200101”;材質(zhì)為實(shí)物的制成材料;型制為實(shí)物的外形，長、寬、高或直徑等的尺寸（單位用mm）;數(shù)量即為存檔實(shí)物的份數(shù);保管期限為永久;歸檔日期的表示方法同“形成日期”;存放位置指實(shí)物上架存放的準(zhǔn)確位置;互見號為反映同一內(nèi)容的其他載體檔案的檔號;備注可以填寫需要說明的其他事項(xiàng)。

（三）加強(qiáng)實(shí)物檔案的保管

一是實(shí)物檔案庫房必須符合建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，配備符合檔案“八防”要求的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案實(shí)體的安全。二是實(shí)物檔案分類保存并有序上架。實(shí)際保存中，因?qū)嵨餀n案的形態(tài)、規(guī)格不同，可在同一類別里，再按照實(shí)物的形狀、材質(zhì)等進(jìn)行集中存放，而非完全依照檔號將其排列在存儲架上。三是采取建立榮譽(yù)展柜、陳列墻等開放的方式，將具有珍貴意義、有較強(qiáng)代表性的獎牌、證書、紀(jì)念品等實(shí)物予以展示，見證單位歷史的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫凌，周春艷.醫(yī)院實(shí)物檔案的現(xiàn)狀與對策[J].檔案天地，2016（11）： 45-46.

[2]王瑛.實(shí)物檔案管理的實(shí)踐[J].上海預(yù)防醫(yī)學(xué)，2013（08）：442-443.

[3]徐源文.醫(yī)院實(shí)物檔案收藏難點(diǎn)及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（01）：129-130.

作者單位：石家莊市疾病預(yù)防控制中心