中小企業(yè)電子發(fā)票應(yīng)用與風險防范研究

摘 要：隨著國家經(jīng)濟迅速發(fā)展，信息技術(shù)和電子商務(wù)也得到了前所未有的發(fā)展突破，促進了電子發(fā)票在企業(yè)中的進一步普及。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票相比，電子發(fā)票有很多優(yōu)點，例如開具便捷、管理以及查詢更方便，有利于提高財務(wù)管理效能。但電子發(fā)票在我國使用的時間相對短暫，目前仍存在一定的財務(wù)風險，例如重復報銷、信息被篡改等，特別在中小企業(yè)中，會計人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低、信息化應(yīng)用尚未健全，對電子發(fā)票的查驗、保管難以實施有效的管控。本文圍繞在中小企業(yè)電子發(fā)票報銷的風險防范進行深入分析，提出相應(yīng)的防控措施。

關(guān)鍵詞：電子發(fā)票;報銷風險;應(yīng)對策略

在大數(shù)據(jù)時代，電子發(fā)票得到廣泛應(yīng)用，相比傳統(tǒng)發(fā)票，電子發(fā)票優(yōu)勢眾多，與企業(yè)信息化發(fā)展相匹配，推動企業(yè)實現(xiàn)無紙化辦公。同時電子發(fā)票能耗更低，且易于保存、查詢和綜合性管理，在眾多行業(yè)已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用。電子發(fā)票在我國是2012年5月開始推行試點，第一張電子發(fā)票是2013年6月由京東商城開出，直到2015年11月開始，在全國各地開始推行增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)。同年，國家頒布相應(yīng)的政策，進一步明確了“電子發(fā)票”的法律效益，全面支持電子發(fā)票的推廣。經(jīng)過多年發(fā)展，電子發(fā)票政策日趨完善，對市場教育的水平也得到了更進一步的深化，從而使得電子發(fā)票的普及率得到了進一步的提升，并呈現(xiàn)出發(fā)票電子化的整體發(fā)展趨勢。根據(jù)《2020年電子發(fā)票行業(yè)市場調(diào)研分析報告》顯示，目前國內(nèi)的電子發(fā)票市場規(guī)模已經(jīng)達到7000億元，并且保持“穩(wěn)中向好”的整體發(fā)展趨勢。

一、電子發(fā)票的基本概述

1.發(fā)票的基本概述。發(fā)票是指在相關(guān)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的這個過程中能夠記載業(yè)務(wù)收付實際金額的一種憑證，是企業(yè)在進行會計核算工作中的主要依據(jù)，也是稅收征管稽查過程中的重要憑證。發(fā)票的完整性，對于企業(yè)以及稅務(wù)局相關(guān)工作都極其重要。具體而言，發(fā)票的功能主要包括4個方面。第一個方面是“核稅”，也就是稅務(wù)部門對企業(yè)進行核稅時的重要依據(jù)。第二個方面是“報銷”，也就是企業(yè)相關(guān)人員賬目報銷的主要憑證。第三個方面是“記賬”，發(fā)票是對相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)生過程中的成本費用以及收入的記錄的原始憑證。第四個方面是“保修”和“維權(quán)”，主要用于表明相關(guān)業(yè)務(wù)的真實存在，能夠確定雙方之間的交易關(guān)系，是后期保修以及維權(quán)的重要依據(jù)和主要憑證。

2.電子發(fā)票的特征。相比傳統(tǒng)發(fā)票而言，電子發(fā)票有其具體的特征，第一屬于無紙化高效率，且呈現(xiàn)出低成本化的運作方式，電子發(fā)票的運行是依靠于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)及操作方法，在其他程度上可以節(jié)省企業(yè)在發(fā)票的存儲和保管方面的運營成本，在一定程度上減輕開票負擔，與此同時還能夠進行更高效的零成本發(fā)票管理模式，管理過程由電腦自動匯總，財務(wù)人員不需要花費較多時間整理紙質(zhì)報表，紙質(zhì)發(fā)票可以在更大程度上提高工作效率，與此同時，電子發(fā)票還具有隨開隨用的基本特征，這就使得整個開票過程會比紙質(zhì)的發(fā)票開具過程更加便利，消費者通過手機輸入相關(guān)的發(fā)票信息，提交之后即可自動獲取，使有效打破空間限制，不需要守在收銀機旁，進一步減少消費者的時間成本。在保存方面也具有優(yōu)勢，可以在手機以及郵箱中實現(xiàn)永久性保存，能夠更大程度上保護其權(quán)益，同時也能夠進一步減少泄密的危險。另外，電子發(fā)票的系統(tǒng)全程采取電子化運營模式，企業(yè)開具發(fā)票只需要申請領(lǐng)取發(fā)票的具體號段就可以，不必再像傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票一樣，需要經(jīng)過復雜的申請流程，同時還能有效避免虛開發(fā)票以及報稅制的弊端，防偽模式也進一步便利，可以通過相關(guān)電子發(fā)票平臺進行查驗，一方面方便了企業(yè)，同時也為稅務(wù)機關(guān)的核查提供了更可控的環(huán)境。

二、電子發(fā)票風險成因分析

1.相關(guān)部門之間缺乏合作?！吨腥A人民共和國發(fā)票管理辦法》第四條規(guī)定“國務(wù)院稅務(wù)主管部門統(tǒng)一負責全國的發(fā)票管理工作。省、自治區(qū)、直轄市國家稅務(wù)局和地方稅務(wù)局（以下統(tǒng)稱省、自治區(qū)、直轄市稅務(wù)機關(guān)）依據(jù)各自的職責，共同做好本行政區(qū)域內(nèi)的發(fā)票管理工作。財政、審計、工商行政管理、公安等有關(guān)部門在各自的職責范圍內(nèi)，配合稅務(wù)機關(guān)做好發(fā)票管理工作?！睆臈l款中可以看出，我國的稅收征管工作不僅由一地稅務(wù)部門負責，還需要其他單位的配合。由于各單位職責分工所對應(yīng)的領(lǐng)域不同，發(fā)票監(jiān)管難以達成協(xié)議在所難免，各單位各自為政也在所難免。

2.發(fā)票管理缺乏有效的內(nèi)部控制機制。除上述不足外，目前的發(fā)票管理還缺乏有效的內(nèi)部控制制度，對發(fā)票使用者尤其是各部門、事業(yè)單位的發(fā)票進行監(jiān)督，相關(guān)負責領(lǐng)導和財務(wù)人員不注意內(nèi)部監(jiān)督，而內(nèi)部控制機制尚未完全建立。內(nèi)部發(fā)票審計應(yīng)采取審計流程，導致內(nèi)部發(fā)票審計不嚴格、不規(guī)范的情況。財政撥款現(xiàn)象控制不嚴，使用虛假發(fā)票是騙人的。

3.對非法行為的打擊還不夠。一是各部門配合不夠，對發(fā)票犯罪分子打擊不夠深入，導致發(fā)票犯罪屢禁不止。目前，一般是由政府牽頭，對發(fā)票違法犯罪活動進行集中整治。從國家到各基層單位，一般在每年的幾個月內(nèi)，稅務(wù)機關(guān)都會集中內(nèi)部主要力量，對發(fā)票違法犯罪活動進行統(tǒng)一整治。但由于缺乏良好的長效機制，一方面犯罪分子會鉆空子，重操舊業(yè)，在集中整治期間消失，集中整治結(jié)束后復活;另一方面，該部內(nèi)部沒有建立一個相對穩(wěn)定和適當?shù)暮献鳈C制，導致工作人員和執(zhí)行機構(gòu)都無法固定。此外，行動所需的各類資金有時得不到保障，最終難以在整治發(fā)票犯罪中發(fā)揮全面作用。

二是稅務(wù)部門自身的征管方式與發(fā)票犯罪處理存在矛盾。發(fā)票犯罪的特點之一是犯罪涉及面廣。有時一條完整的發(fā)票犯罪鏈條會涉及多個省、市、縣及其稅務(wù)部門。稅務(wù)部門對納稅人實行屬地管理。辦案稅務(wù)部門在追查源頭企業(yè)時，稅務(wù)部門在同步調(diào)查上下游企業(yè)時，會在人員、財力、物力和地方單位的協(xié)助上有所限制，有時甚至會有管轄權(quán)的爭議。為避免上述情況的發(fā)生，一些發(fā)票違規(guī)案件只能集中在同級稅務(wù)機關(guān)管轄范圍內(nèi)的涉案企業(yè)，而對于稅務(wù)機關(guān)管轄范圍內(nèi)的其他企業(yè)，則只能請示、上報。

三、中小企業(yè)電子發(fā)票報銷的風險分析

相比傳統(tǒng)發(fā)票而言，電子發(fā)票更便捷、更高效、運營成本也更低，憑借其諸多優(yōu)勢在我國中小企業(yè)中得到了更廣泛的應(yīng)用。在實際的使用過程中，由于具有集中批量的開具和跨地域開具以及可復印的特點，從而也引發(fā)了一些風險，尤其是在大數(shù)據(jù)的背景下，電子發(fā)票的具體應(yīng)用過程中，風險主要包含了兩個方面：重復報銷和篡改發(fā)票信息。通過前瞻產(chǎn)業(yè)研究院公布的《中國互聯(lián)網(wǎng)金融行業(yè)市場前瞻與投資戰(zhàn)略規(guī)劃分析報告》來分析，在未來我國電子發(fā)票行業(yè)的產(chǎn)值大約為1000億元左右，發(fā)展前景非常廣闊。例如開具電子發(fā)票的稅控設(shè)備，每一臺設(shè)備的升級成本大約在200元-300元，根據(jù)工商總局的數(shù)據(jù)統(tǒng)計顯示，目前中國僅內(nèi)地市場相關(guān)主體就已經(jīng)超過1億戶，如果電子發(fā)票的滲透率進一步擴展達到50%左右，該部分的產(chǎn)值就能夠?qū)崿F(xiàn)100億元到150億元的增長。由此可見，電子發(fā)票還將獲得更大發(fā)展，加強中小企業(yè)電子發(fā)票報銷風險的防控分析，對于推動行業(yè)發(fā)展至關(guān)重要。

1.打印不限制次數(shù)，可能造成重復報銷。在相關(guān)部門對于發(fā)票進行審核的過程中，需要核對發(fā)票上面的關(guān)鍵信息，例如代碼、號碼、日期、金額等是否與記錄的保持一致，該項工作非常重要，發(fā)票雖小，但其所有信息極其關(guān)鍵，稍有遺漏就可能給相關(guān)單位的管理及運行帶來極大的阻礙，甚至有可能給相關(guān)崗位的職責人員帶來一些從業(yè)的風險。電子發(fā)票的保存形式，一般是在稅務(wù)的云端，收票人通過自行登錄的方式在相關(guān)系統(tǒng)進行下載，而這些保存在云端上的發(fā)票信息可以實現(xiàn)無限制的查看以及打印，同時也不需要專門加蓋印章，這些便捷性的環(huán)節(jié)給發(fā)票的報銷、稅務(wù)管理都帶來了極大的便利，優(yōu)化工作流程，提高工作效率，但是也造成了真?zhèn)坞y辨的問題。在一定程度上增加了監(jiān)管的難度，有可能出現(xiàn)重復報銷的風險。如果重復報銷風險沒有被及時發(fā)現(xiàn)，這就可能隨著時間的推移而使相關(guān)問題逐漸增大，且范圍變得更廣。

2.格式修改軟件多，有可能出現(xiàn)惡意篡改信息。電子發(fā)票最大的特性就是所有的環(huán)節(jié)均通過電子系統(tǒng)完成，同時又由于這一電子系統(tǒng)具備開放性的特性，只要注冊登錄就可以實現(xiàn)對相關(guān)信息的操作?，F(xiàn)在相關(guān)的篡改信息的軟件較多，能夠?qū)DF格式文件進行修改的工具也較多，這一特性就有可能出現(xiàn)一些漏洞被人利用，他們可能通過專業(yè)工具進行信息篡改，例如發(fā)票的具體金額以及代碼等，從而給企業(yè)發(fā)票報銷帶來風險。

3.跨地域出具且可不限次數(shù)復印，影響電子發(fā)票的唯一性和真實性。電子發(fā)票能夠?qū)崿F(xiàn)批量性的開具，同時有效突破地域限制，能夠?qū)崿F(xiàn)跨地域的開具，這些方式在最大程度上提高了電子發(fā)票出具的便利性，也是電子發(fā)票最大的優(yōu)勢之一，同時，這種方式也是發(fā)票真實性降低的主要原因之一。電子發(fā)票的真實性包括發(fā)票本身的真實性，以及發(fā)票所記載行為的真實性和有效性。電子發(fā)票可以多次復制，重復打印可以在一定程度上解決發(fā)票丟失的問題，但同時也失去了發(fā)票打印的唯一性的特點，讓電子發(fā)票有可能被同時打印成若干份。另外，難以保證電子發(fā)票的連續(xù)性，無紙化的流轉(zhuǎn)方式是電子發(fā)票的主要形式，就目前來講，大部分的企業(yè)電子發(fā)票，主要入賬方式還是以打印紙質(zhì)版為主，在這種情況下就有可能出現(xiàn)信息不對稱和信息孤島的問題，脫離了電子發(fā)票的初衷，從而造成信息缺乏連續(xù)性，在決策過程中有可能難以發(fā)揮其重要價值。

四、中小企業(yè)電子發(fā)票風險防控的具體策略

在信息技術(shù)的推動下，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展更是為電子發(fā)票的發(fā)展注入了全新的動力，但是在電子發(fā)票具體的開具過程中，仍然存在一些風險問題，這些風險不能有效規(guī)避，將在較大程度上影響電子發(fā)票的發(fā)展進程。因此加強對于電子發(fā)票風險防控的研究極其重要。

1.進一步完善企業(yè)內(nèi)部電子發(fā)票管理系統(tǒng)，優(yōu)化辦公流程。企業(yè)辦公信息化發(fā)展的過程中，要充分應(yīng)用電子發(fā)票無紙化辦公的主要特點，搭建更高效的電子檔案管理系統(tǒng)，將企業(yè)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的發(fā)票數(shù)據(jù)等電子文件存儲在管理系統(tǒng)中，并根據(jù)實際的需求進行歸檔，既方便查閱，同時又能保障存儲，優(yōu)化辦公流程。

2.建立完善的電子發(fā)票管理制度，做好電子發(fā)票臺賬記錄。通過分析可知，電子發(fā)票在具體的使用過程當中有可能會出現(xiàn)重復報銷、惡意篡改等問題，因此要有效避免這些風險，相關(guān)單位就應(yīng)該進一步規(guī)范電子發(fā)票的管理制度和報銷步驟。首先，企業(yè)內(nèi)部要進一步完善發(fā)票管理制度，對電子發(fā)票進行詳細的臺賬登記，建立電子文檔比對系統(tǒng)，確認電子發(fā)票是否有重復錄入等情況。同時，要進行報銷發(fā)票的錄入，確保信息的準確性，通過人工方式，在稅務(wù)局相關(guān)網(wǎng)站上進行逐一驗證，有效防止發(fā)票的抬頭、單據(jù)、金額等方面出現(xiàn)相關(guān)的問題。另外，要進一步加強對于已經(jīng)入賬的會計資料進行細致對比和查驗，一般情況下整項核實工作的落實步驟應(yīng)該參照電子發(fā)票登記臺賬的相關(guān)規(guī)定，財務(wù)部門也會專門建立Excel表格對相關(guān)臺賬進行完整的登記，在具體報銷的過程中，就需要與之前錄制好的電子發(fā)票進行有效性對比，仔細檢查是否存在重復報銷具體問題。另外，要登錄國稅局的查驗平臺錄入報銷發(fā)票上的相關(guān)信息，包括代碼號碼、日期、金額等信息進行細致化錄入，多次核對，保證不出現(xiàn)錯誤，為后期的處理提供高效的保證。

3.使用專業(yè)工具，進一步保證提高發(fā)票管理的整體水平。在對電子發(fā)票進行有效性核對的過程中可以使用第三方軟件，提高發(fā)票審核的效率，如果該地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展相對較落后，基礎(chǔ)設(shè)施水平?jīng)]有達到相應(yīng)的標準，還可以使用“發(fā)票小助手”、“微信發(fā)票查重小程序”等第三方發(fā)票查驗軟件，進一步保證電子發(fā)票信息采集工作能夠更高效地落實。同時，通過這些系統(tǒng)進行細致比對，專門設(shè)置查重自助系統(tǒng)，針對發(fā)票重復報賬等問題實現(xiàn)自動化識別和預警機制，從而有效地提高工作效率，在更大程度上解放人力。

4.統(tǒng)一管理發(fā)票打印，建立更完善的報銷制度。在現(xiàn)有報銷制度中，有一些企業(yè)是應(yīng)用了電子發(fā)票，要有效規(guī)避電子發(fā)票的風險，應(yīng)該進一步規(guī)范報銷制度，進一步保障報銷人員申請開發(fā)票的這個過程能夠得到有效保護。企業(yè)內(nèi)部可以統(tǒng)一使用電子發(fā)票報銷，同時還借助ERP系統(tǒng)，統(tǒng)一發(fā)票打印制度，例如將電子發(fā)票的鏈接傳送到專門打印的部門，經(jīng)辦人員需要按照相關(guān)規(guī)定履行打印職責，并在相應(yīng)的發(fā)票臺賬上進行詳細記錄，包括發(fā)票的號碼以及打印和報銷的具體日期等進行細致化的登記和標記。報銷人員需要到打印部門領(lǐng)取發(fā)票，直接粘貼進行報銷。有效應(yīng)用電子發(fā)票報銷臺賬，能夠進一步縮減財務(wù)部門的繁瑣工作量，同時還能夠減少報銷環(huán)節(jié)占用的不必要時間。同時這種方式也更有利于工作人員對電子發(fā)票的報銷進行時間方面的界定，要求經(jīng)辦部門應(yīng)該在規(guī)定的時間內(nèi)完成相應(yīng)的報銷工作，例如審核、簽字等。而會計人員則需要做好登記并有效維護電子發(fā)票的唯一性，具體報銷時間限制需要根據(jù)查重操作這項工作的具體落實情況來確定。

5.加強工作人員業(yè)務(wù)培訓，提高風險防控綜合能力。電子發(fā)票以電子形式存在，不依托于紙質(zhì)媒介作為信息載體，因此，相關(guān)處理均在云端完成，這個過程存在一定的網(wǎng)絡(luò)風險，同時還可能受到系統(tǒng)存儲設(shè)備的影響，因此必須加強對于電子發(fā)票信息工作人員的綜合技術(shù)水平的提升，保證達到綜合素質(zhì)可達到相應(yīng)的標準，能夠熟練地使用相關(guān)軟件，遵守規(guī)章制度，將各項工作落到實處，如果出現(xiàn)相應(yīng)的問題，應(yīng)該及時反映并配合采取應(yīng)急預案立即補救。首先，要保證工作人員的專業(yè)化水平，能夠通過網(wǎng)絡(luò)以及多渠道的學習，進一步了解電子發(fā)票等相關(guān)系統(tǒng)的應(yīng)用方法和具體的操作技能。其次，要加大專業(yè)知識的培訓，保證工作人員能夠?qū)﹄娮影l(fā)票的開具和報銷形成正確的準確的認知，有效降低錯誤的發(fā)生，進一步增強電子發(fā)票管理的規(guī)范性，進一步增強鑒別的能力。最后，要加強工作人員風險防控意識的提升，必須全面認識到風險可能產(chǎn)生的巨大危害，并具備一定的應(yīng)變能力能夠采取相應(yīng)措施來有效防止或者減少風險。

6.財政、稅務(wù)等主管部門利用信息技術(shù)推動電子發(fā)票的內(nèi)控管理。近年來，“電子稅務(wù)局”和“稅務(wù)App”得到了廣泛應(yīng)用，大大方便了納稅人，節(jié)省了企業(yè)財務(wù)人員的時間和交通成本。財稅部門具有大數(shù)據(jù)和信息化的天然優(yōu)勢，更有資格開展電子發(fā)票開具后報銷流程的信息化建設(shè)，幫助企業(yè)建立電子發(fā)票內(nèi)控的工具和手段，同時，要防止國家稅收流失。在本文中，以下三種方法可供借鑒。

首先，財務(wù)部門利用財務(wù)軟件ERP軟件上審計監(jiān)督的便利條件，強制要求軟件企業(yè)開發(fā)電子發(fā)票功能模塊，作為企業(yè)免費升級的基本功能。電子發(fā)票可用于“假標識”、“重復檢查”，電子發(fā)票的原始單據(jù)可以存檔和存儲。稅務(wù)部門開發(fā)一個用于調(diào)用電子發(fā)票“大數(shù)據(jù)”的API（應(yīng)用程序編程接口），財務(wù)軟件和ERP廠商免費調(diào)用API實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。這可以大大降低企業(yè)軟件系統(tǒng)的投資和財務(wù)人員審計壓力。

其次，國家稅務(wù)總局將建立類似增值稅專用發(fā)票查驗認證平臺。電子普通發(fā)票和電子專用發(fā)票的所有信息都可以通過稅務(wù)系統(tǒng)推送到企業(yè)。發(fā)票的所有細節(jié)都可以在企業(yè)看到。檢查時，可以進行“假鑒定”和“重復檢查”。杜絕虛假報銷和重復報銷，杜絕企業(yè)資產(chǎn)和國稅流失。

最后，針對信息基礎(chǔ)薄弱的中小企業(yè)，國家稅務(wù)總局開發(fā)“電子發(fā)票報銷系統(tǒng)”的全過程。企業(yè)業(yè)務(wù)人員經(jīng)授權(quán)后，登錄“電子發(fā)票報銷系統(tǒng)”，從微信卡包、郵箱等導入電子發(fā)票原件，經(jīng)“認證”和“查重”后，通過系統(tǒng)歸檔打印，然后進入企業(yè)報銷流程。這就解決了中小企業(yè)不具備自查、查重和電子存儲原件能力的問題。

五、總結(jié)

目前，電子發(fā)票已經(jīng)在各行各業(yè)廣泛應(yīng)用，在其持續(xù)發(fā)展的進程中，相關(guān)法律法規(guī)還將不斷完善，企業(yè)在應(yīng)用電子發(fā)票的具體過程中，針對可能出現(xiàn)的一些風險問題要全面布局，從企業(yè)層面以及員工層面出發(fā)，不斷優(yōu)化電子發(fā)票管理的模式。同時在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，要進一步將互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢有效應(yīng)用，進一步提高工作的速度和效率，最大程度地發(fā)揮電子發(fā)票的優(yōu)勢，并打造業(yè)務(wù)素質(zhì)強的財務(wù)工作審核人員，能夠?qū)Τ杀拘б孢M行更全面的綜合考量，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營的具體情況制定更為詳細的風險防控方案，促進企業(yè)獲得更好發(fā)展。

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作者簡介：章君芬（1976.02- ），女，籍貫：上虞，學歷：本科，單位：浙江寶廈建設(shè)有限公司，副總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)，職稱：高級會計師，研究方向：財務(wù)管理、稅收管理