王紅娜

摘 要：高校檔案數(shù)據(jù)不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代信息化社會發(fā)展的要求，需要以統(tǒng)一化的綜合性管理理念和方式，提升管理人員的工作能力和素養(yǎng)。本文圍繞高校檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理工作現(xiàn)狀及制約其發(fā)展的因素進(jìn)行分析，并結(jié)合高校標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)的價(jià)值，探討高校信息化改革以及檔案管理優(yōu)化的實(shí)踐策略。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理、信息化管理;工作現(xiàn)狀;實(shí)踐策略

引言：信息時(shí)代的迅速發(fā)展和電子化設(shè)備的出現(xiàn)，推進(jìn)了學(xué)校辦公自動(dòng)化發(fā)展，高校存有學(xué)生大量的學(xué)籍檔案和工作文件，為了提升工作人員的工作效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)有效整合數(shù)據(jù)信息，需要借助信息化水平，制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)歸檔、處理與運(yùn)用，科學(xué)進(jìn)行信息采集、傳輸、管理、資源共享。因此，只有加快高校檔案標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)腳步，以信息化管理理念整合資源，方能解決好高校檔案信息化管理問題。

一、實(shí)施高校檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)的價(jià)值體現(xiàn)

（一）建設(shè)高質(zhì)量管理和維護(hù)國家信息安全的必然要求

高校是我國培育高質(zhì)量、高水平人才、為國家、社會輸送數(shù)據(jù)資源、強(qiáng)化國家戰(zhàn)略科技力量的重要陣地。近年來，我國重視人才培養(yǎng)和科研項(xiàng)目展開，涉及的保密性信息內(nèi)容不斷增多，高校正面臨著愈加嚴(yán)峻和復(fù)雜的保密形勢。高校檔案在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，需要處理好涉密檔案開發(fā)利用和安全保密的關(guān)系，需要始終將維護(hù)國家信息安全和提升檔案有效管理水平作為踐行標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)的重要前提，事關(guān)國家信息安全與發(fā)展，關(guān)乎學(xué)生學(xué)籍檔案和人民群眾工作與生活的私密性，需要高校加強(qiáng)對檔案信息的重視，貫徹落實(shí)十九屆五中全會所強(qiáng)調(diào)的“統(tǒng)籌發(fā)展和安全，建設(shè)更高水平的平安中國”的必然要求。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)代化發(fā)展的重要環(huán)節(jié)

檔案信息化是現(xiàn)代檔案管理的重要特征，是結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化、信息化背景下對檔案管理模式的變革。高校檔案信息化管理不僅符合現(xiàn)代社會發(fā)展趨勢，也有利于推進(jìn)高校為廣大師生以及相關(guān)后勤保障人員提供的檔案服務(wù)。但是高校檔案包含許多教育工作以及國家信息安全相關(guān)的內(nèi)容，隨著信息技術(shù)的更新迭代，現(xiàn)代竊密技術(shù)如果被黑客、不法分子等使用于檔案管理系統(tǒng)中，會造成信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。所以，高校需要做好檔案保密管理工作，以檔案信息化管理規(guī)范工作原則和標(biāo)準(zhǔn)，一方面，可以滿足高校工作質(zhì)量與效率提升的需求，以檔案數(shù)字化管理模式接收和傳遞電子文件，并完成數(shù)字化檔案存儲、使用等相關(guān)工作，確保工作流程有序化、標(biāo)準(zhǔn)化、便捷化[1]。同時(shí)，信息化、網(wǎng)絡(luò)化對檔案管理也存在潛在威脅，無法避免信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。為了保障信息安全，就需要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)研發(fā)，投入一定的人力、物力、財(cái)力，切實(shí)維護(hù)好檔案信息的安全。

（三）維護(hù)高校師生權(quán)益的有力保障

建立高校檔案管理信息化系統(tǒng)，從綜合性層面來說，其一，便于高校對檔案信息化統(tǒng)一管理，提升處理檔案信息的效率，節(jié)省數(shù)據(jù)核查、信息錄入、采集等工作的時(shí)間，信息化技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、存儲和提供的一體化和快捷化處理，從而將有價(jià)值的信息進(jìn)行共享，為廣大師生獲取和使用各種資源，提供便利條件;其二，有助于優(yōu)化檔案管理流程，提升教育工作者對檔案信息的管控和流程處理速度。一是需要建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng);二是改進(jìn)和優(yōu)化在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程;三是按照文件處理流程，設(shè)計(jì)檔案信息系統(tǒng)所對應(yīng)的功能，完善系統(tǒng)操作路徑，保障學(xué)校和師生權(quán)益，為“智慧校園”的建設(shè)提供安全保障[2]。

二、高校標(biāo)準(zhǔn)化與信息化管理工作現(xiàn)存問題分析

（一）缺少足夠的重視，檔案信息化水平低

很多高校依然沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，造成教師處理工作信息效率不高，教育資源也無法與學(xué)生共享，數(shù)字化的優(yōu)勢發(fā)揮不出來，僅僅依靠檔案管理者人工操作、核對數(shù)據(jù)，會讓高校檔案信息管理的工作量不斷加大，降低工作質(zhì)量和檔案信息的使用效率。所以，從高校檔案管理人員對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知不足，忽略了檔案信息化管理工作的重要作用，以刻板的工作理念，認(rèn)為只要將檔案保管好，定期檢查即可，因這種信息化管理意識欠缺，長此以往，會逐漸懈怠和放松對檔案的管理，出現(xiàn)核查不到位，細(xì)節(jié)查閱與實(shí)際情況存在偏差等問題，無法為高校檔案提供科學(xué)有效的管理質(zhì)量[3]?；诖?，高校需要加快改革，轉(zhuǎn)變檔案管理思想，加強(qiáng)重視，對設(shè)備老化、信息化管理理念落后等問題，針對性解決。

（二）檔案管理人員能力有待提高

高校檔案工作者自身也暴露出一些問題。第一，部分工作者思想觀念陳舊，未能認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全保密工作的重要性，且對待檔案管理工作缺乏職業(yè)道德和責(zé)任心，保密意識淡薄，對檔案安全造成了較為嚴(yán)重的威脅。第二，很多高校只是找一些其他崗位的工作人員代理或者是兼職，這些人員對檔案管理工作缺少專業(yè)知識、專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。第三，管理人員業(yè)務(wù)能力較差。部分學(xué)校對檔案管理工作和信息化建設(shè)具有一定的認(rèn)識，會安排專業(yè)的檔案管理人員負(fù)責(zé)管理，但是工作人員對檔案管理知識不成系統(tǒng)，還有待強(qiáng)化，一方面體現(xiàn)出工作人員對知識熟練度不夠，缺少與時(shí)俱進(jìn)的工作意識，另一方面也體現(xiàn)出高校對檔案管理人員缺少相應(yīng)的培訓(xùn)與考核，造成很多人員在檔案信息收集、采集、歸檔等業(yè)務(wù)處理中會受主觀因素的影響，出現(xiàn)操作不規(guī)范、處理效率低等問題[4]。

（三）缺乏與時(shí)俱進(jìn)的規(guī)章制度

缺乏檔案管理規(guī)章制度建設(shè)，可以從兩個(gè)層面來理解：一是檔案管理者對檔案信息化建設(shè)和制度化管理意識薄弱;二是檔案管理制度落實(shí)不到位，制度內(nèi)容不完善，無法真實(shí)地反映教職工的教學(xué)水平和學(xué)校整體的教育狀況，缺少建立信息化與檔案管理工作的聯(lián)系，無法讓檔案管理工作規(guī)劃化、有序化進(jìn)行，為廣大師生提供更加有條理、更加清晰、更加完整和方便查閱的優(yōu)勢。所以，檔案管理人員對材料收集、歸檔不完整，加上對資料整理、工作模式缺少正確的態(tài)度，長期從事重復(fù)性工作內(nèi)容，會滋生檔案管理人員懶散、懈怠的情緒。