基于院科兩級(jí)質(zhì)控管理體系的終末病歷質(zhì)量督查模式探討*

——毛淋淇 楊 靜 徐婉瑛

病歷在臨床診療、醫(yī)學(xué)教學(xué)、臨床科研、醫(yī)療糾紛處理等方面有著重要作用[1]。病歷質(zhì)量督查(全面審查)作為提高病歷質(zhì)量的有效方法[2]，已成為醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量管理工作的重要內(nèi)容。隨著信息化工作的推進(jìn)，醫(yī)院紛紛探索病歷質(zhì)控新手段[3-5]。然而，醫(yī)院在病歷質(zhì)控工作中普遍面臨人員匱乏、內(nèi)涵質(zhì)量督查力度不夠、病歷覆蓋率低、科室參與度不高等問題[6-7]。為提高病歷質(zhì)控工作效率與質(zhì)量，自2018年起，上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬瑞金醫(yī)院在推進(jìn)院科兩級(jí)質(zhì)控管理體系建設(shè)工作基礎(chǔ)上，利用信息化手段構(gòu)建了具有醫(yī)院特色的終末病歷質(zhì)量督查模式。

1 管理實(shí)踐

1.1 病歷督查機(jī)制

1.1.1 督查團(tuán)隊(duì) 病歷督查團(tuán)隊(duì)基于院科兩級(jí)質(zhì)控管理體系組建。在終末病歷質(zhì)量督查工作中，43位科級(jí)質(zhì)控專員(外科21位、內(nèi)科22位)負(fù)責(zé)對(duì)本科室被抽查到的病歷進(jìn)行自查及院內(nèi)優(yōu)秀病歷評(píng)議工作,同時(shí)對(duì)職能部門病歷復(fù)核結(jié)果反饋進(jìn)行簽收、科室傳達(dá)、督促整改等。醫(yī)療質(zhì)控辦作為職能部門，對(duì)科室自查病歷進(jìn)行復(fù)核，若無特殊情況，復(fù)核結(jié)果將作為病歷質(zhì)量最終評(píng)定結(jié)果。院級(jí)質(zhì)控專員負(fù)責(zé)對(duì)臨床提出爭議的病歷進(jìn)行再次評(píng)定。

1.1.2 督查范圍與抽樣規(guī)則 終末病歷質(zhì)量督查覆蓋全院43個(gè)臨床科室，病歷類型包括出院病歷及死亡病歷。為提高督查針對(duì)性及效率，進(jìn)入督查流程的終末病歷需滿足一定條件。例如，出院病歷需為入院時(shí)間≥7 d，手術(shù)科室病歷需有本次住院手術(shù)史。針對(duì)出院病歷，結(jié)合上海市病歷質(zhì)量管理質(zhì)量控制中心相關(guān)要求(30%的抽樣比例)，基于該院2015年-2017年符合條件病歷數(shù)量，確定每個(gè)科室抽取5份病歷進(jìn)行督查；針對(duì)死亡病歷，由于文書數(shù)量多且內(nèi)容復(fù)雜，確定每個(gè)科室抽取1/2病歷進(jìn)行督查。病歷通過醫(yī)療質(zhì)量督查系統(tǒng)抽取，采取隨機(jī)抽樣方式從科室上月終末病歷中抽取。

1.1.3 督查依據(jù)與標(biāo)準(zhǔn) 依據(jù)《病歷書寫基本規(guī)范2010版》《上海地區(qū)病歷質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)2015版》對(duì)病歷相關(guān)項(xiàng)目要求，針對(duì)手術(shù)科室、非手術(shù)科室進(jìn)行結(jié)構(gòu)化督查表單設(shè)計(jì)，包括“病歷督查表”“優(yōu)秀病歷評(píng)議表”?！安v督查表”側(cè)重病歷框架質(zhì)量督查，“優(yōu)秀病歷評(píng)議表”側(cè)重病歷內(nèi)涵質(zhì)量督查。以“體格檢查”為例，在“病歷督查表”中，缺陷體現(xiàn)為“缺體格檢查”“體格檢查有明顯缺項(xiàng)、錯(cuò)項(xiàng)”，注重項(xiàng)目是否有缺漏、錯(cuò)誤；在“優(yōu)秀病歷評(píng)議表”中缺陷則為“體格檢查遺漏標(biāo)志性陽性體征”“體格檢查遺漏標(biāo)志性陰性體征”。“病歷督查表”用于科室自查與職能部門復(fù)核，每份病歷依據(jù)累計(jì)質(zhì)控分?jǐn)?shù)分為“甲級(jí)病歷≥90分，90分>乙級(jí)病歷≥75分，丙級(jí)病歷<75分”?！皟?yōu)秀病歷評(píng)議表”用于優(yōu)秀病歷篩選評(píng)議階段，依據(jù)判定結(jié)果分為“優(yōu)秀病歷=通過，非優(yōu)秀病歷=不通過”。為保證督查表單更貼近臨床實(shí)踐，兩類督查表均在試運(yùn)行后進(jìn)行優(yōu)化及調(diào)整，此后一直沿用。

1.1.4 配套獎(jiǎng)懲機(jī)制 針對(duì)科級(jí)質(zhì)控專員及院級(jí)質(zhì)控專員，依據(jù)其科室病歷自查工作量及優(yōu)秀病歷評(píng)議工作參與情況，給予相應(yīng)績效獎(jiǎng)勵(lì)。針對(duì)優(yōu)秀病歷，在給予相關(guān)三級(jí)醫(yī)師獎(jiǎng)勵(lì)基礎(chǔ)上，給予科級(jí)質(zhì)控專員額外績效獎(jiǎng)勵(lì)。針對(duì)乙級(jí)及丙級(jí)病歷，要求科室進(jìn)行整改，同時(shí)給予相關(guān)三級(jí)醫(yī)師相應(yīng)績效扣罰，并減少科級(jí)質(zhì)控專員常規(guī)績效獎(jiǎng)勵(lì)(乙級(jí)病歷無自查獎(jiǎng)勵(lì))。

1.2 病歷閉環(huán)督查系統(tǒng)

1.2.1 督查閉環(huán)流程設(shè)計(jì) 基于信息化督查系統(tǒng)，病歷督查實(shí)現(xiàn)了以下閉環(huán)：督查方案下發(fā)、科室自查、質(zhì)控復(fù)核、病歷評(píng)議、反饋確認(rèn)/整改。

(1)督查方案下發(fā)。每月5日，督查系統(tǒng)自動(dòng)向各科室下發(fā)本月病歷督查任務(wù)。督查任務(wù)包含系統(tǒng)隨機(jī)抽取的科室上月5份出院病歷及科室1/2死亡病歷。

(2)科室自查。每月15日前，由科級(jí)質(zhì)控專員依據(jù)“病歷督查表”對(duì)抽選病歷進(jìn)行督查評(píng)分。若有不合格病歷(乙級(jí)、丙級(jí))需退回讓相應(yīng)主管醫(yī)生修改，修改合格后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；若有優(yōu)秀病歷，可自薦，系統(tǒng)給予相應(yīng)標(biāo)識(shí)。

(3)質(zhì)控復(fù)核。每月30日前，醫(yī)療質(zhì)控辦督查員對(duì)完成科室自查的病歷進(jìn)行復(fù)核，出院病歷隨機(jī)抽取3份～5份復(fù)核，死亡病歷全復(fù)核。督查側(cè)重病歷框架質(zhì)量，若被推薦為優(yōu)秀病歷，則進(jìn)入優(yōu)秀病歷評(píng)議環(huán)節(jié)(科室自查階段退回修改病歷不可參評(píng)優(yōu)秀病歷)；乙級(jí)或丙級(jí)病歷則退回科室整改；病歷僅被評(píng)為合格，向科室發(fā)送督查反饋表。

(4)病歷評(píng)議。次月月初，醫(yī)療質(zhì)控辦對(duì)上月督查發(fā)現(xiàn)的符合優(yōu)秀病歷基本條件的待評(píng)病歷(科室自薦或質(zhì)控辦推薦)以及對(duì)缺陷部分有爭議的乙級(jí)病歷進(jìn)一步確認(rèn)。

針對(duì)待評(píng)優(yōu)秀病歷，科級(jí)質(zhì)控專員輪流擔(dān)任評(píng)審專家(對(duì)本科室病歷需回避)。每次評(píng)議會(huì)由3位內(nèi)科系統(tǒng)、3位外科系統(tǒng)科級(jí)質(zhì)控專員參加。評(píng)議結(jié)果采取少數(shù)服從多數(shù)原則，當(dāng)“通過”人數(shù)≥2人時(shí)，病歷被評(píng)定為“優(yōu)秀”，否則為“甲級(jí)”。

針對(duì)有爭議的乙級(jí)病歷，科室在提交申訴后交由院級(jí)質(zhì)控專員進(jìn)行再次評(píng)議。各質(zhì)控專員評(píng)議結(jié)果由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行判定生成最終結(jié)果，作為考評(píng)成績向科室反饋。

(5)反饋確認(rèn)/整改?？剖倚鑼?duì)病歷督查結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)。若為優(yōu)秀病歷、甲級(jí)病歷，在系統(tǒng)進(jìn)行確認(rèn)即可結(jié)束流程；若為乙級(jí)或丙級(jí)病歷，則需在整改完成后提交質(zhì)控辦再次復(fù)核，整改合格方可結(jié)束流程。

1.2.2 輔助功能設(shè)計(jì) 在閉環(huán)流程設(shè)計(jì)基礎(chǔ)上，系統(tǒng)新增微信消息提示、自評(píng)-復(fù)核結(jié)果分析、優(yōu)秀/甲級(jí)病歷經(jīng)驗(yàn)共享等功能。

(1)微信消息提示功能。病歷督查各環(huán)節(jié)均有相應(yīng)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，督查系統(tǒng)定期通過企業(yè)微信向科級(jí)質(zhì)控專員、醫(yī)療質(zhì)控辦督查員發(fā)送消息提示。提示內(nèi)容分為三大類：①常規(guī)提醒消息，如方案下發(fā)提醒、反饋表簽收確認(rèn)提醒。②預(yù)警提醒消息，例如，截止當(dāng)月15日前科級(jí)質(zhì)控專員未完成病歷自查，系統(tǒng)于當(dāng)月12日開始向質(zhì)控專員發(fā)送相應(yīng)消息。③超時(shí)提醒消息，例如，超過次月15日科級(jí)質(zhì)控專員未對(duì)乙級(jí)/丙級(jí)病歷進(jìn)行整改，系統(tǒng)每天向質(zhì)控專員發(fā)送整改消息，直至整改合格。

(2)自評(píng)—復(fù)核結(jié)果分析功能。系統(tǒng)每季度對(duì)科室自評(píng)結(jié)果和質(zhì)控辦復(fù)核結(jié)果進(jìn)行比對(duì)分析，并向科室反饋。分析內(nèi)容包括自查符合率、前10位扣分項(xiàng)目差異分析、自薦優(yōu)秀病歷落選原因匯總等。

(3)優(yōu)秀/乙級(jí)病歷經(jīng)驗(yàn)共享功能。每月優(yōu)秀病歷評(píng)議結(jié)果將以院內(nèi)醫(yī)療質(zhì)量簡報(bào)形式向全院公布。公布內(nèi)容包括病歷基本信息、優(yōu)秀病歷特點(diǎn)、乙級(jí)病歷問題分析等。

表1 2018年-2020年病歷督查份數(shù)統(tǒng)計(jì)(份)

表2 2018年-2020年病歷督查科室自查結(jié)果統(tǒng)計(jì)

表3 2018年-2020年病歷督查院級(jí)復(fù)核結(jié)果統(tǒng)計(jì)

2 管理成效

2.1 病歷質(zhì)控工作有序推進(jìn)

基于院科兩級(jí)質(zhì)控管理體系構(gòu)建的終末病歷質(zhì)量督查模式彌補(bǔ)了傳統(tǒng)病歷質(zhì)量督查在人員、手段、工作負(fù)擔(dān)等方面的不足，使病歷質(zhì)控工作穩(wěn)定、高效推進(jìn)。自2018年系統(tǒng)正式上線運(yùn)行后，總病歷督查份數(shù)穩(wěn)步增長，見表1。每份病歷均依照質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格自查與復(fù)核，所有扣分明細(xì)均從數(shù)量、分值、重復(fù)率等維度進(jìn)行分析并定期向科室反饋。

2.2 科室病歷質(zhì)量逐步改善

基于信息化的病歷督查閉環(huán)流程設(shè)計(jì)通過隨機(jī)抽樣、同質(zhì)化考評(píng)、多次復(fù)核等，如實(shí)、準(zhǔn)確地反映了各科室在病歷書寫及醫(yī)療質(zhì)量方面的問題，實(shí)現(xiàn)了病歷督查工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、常態(tài)化。如表2所示，隨著病歷督查工作開展，科室在自查過程中發(fā)現(xiàn)需進(jìn)行整改病歷數(shù)量(包括乙級(jí)、丙級(jí)或有其他重要錯(cuò)誤需整改病歷)及占比逐年降低。全院乙級(jí)病歷數(shù)量及涵蓋科室逐年下降，優(yōu)秀病歷數(shù)量及涵蓋科室逐年增加，見表3。醫(yī)院病歷質(zhì)量提升在上海市病歷質(zhì)量檢查評(píng)價(jià)活動(dòng)中也得到了體現(xiàn)。在2017年病歷質(zhì)量專業(yè)質(zhì)控督查中，該院在上海市18家三級(jí)甲等綜合醫(yī)院中僅列第8位；在2020年督查中上升至第1位，且在同年舉行的上海市優(yōu)秀病歷評(píng)比大賽中榮獲一等獎(jiǎng)。

3 討論

3.1 院科兩級(jí)質(zhì)控管理體系是病歷質(zhì)控工作有效推進(jìn)的基礎(chǔ)

高質(zhì)量的病歷不僅是醫(yī)療機(jī)構(gòu)醫(yī)療質(zhì)量評(píng)價(jià)和持續(xù)改進(jìn)的重要工具，也是公共衛(wèi)生領(lǐng)域決策的重要參考[8]。鑒于臨床診療工作的復(fù)雜性，機(jī)械、簡單的電子化監(jiān)控并不能有效促進(jìn)病歷質(zhì)量提升，尤其是內(nèi)涵質(zhì)量提升。在病歷質(zhì)控工作中，專家質(zhì)控仍是不可或缺的手段。然而，質(zhì)控專家團(tuán)隊(duì)組建始終是各大醫(yī)院在病歷質(zhì)控工作推進(jìn)中的障礙。質(zhì)控專家團(tuán)隊(duì)通常由病案科或質(zhì)控科以及退休醫(yī)師組成，一方面人員專業(yè)知識(shí)有限，偏于老齡化，權(quán)威性受到質(zhì)疑[9]；另一方面督查工作任務(wù)繁重，團(tuán)隊(duì)工作負(fù)荷較大[5]。完善的院科兩級(jí)質(zhì)控管理體系為解決以上問題提供了條件?？萍?jí)質(zhì)控專員為高年資主治以上職稱醫(yī)師，是科室臨床工作的中堅(jiān)力量。醫(yī)療質(zhì)控辦督查專員為正式在職人員，有著豐富的病歷質(zhì)控和管理經(jīng)驗(yàn)。兩者在病歷自查和復(fù)核階段形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、高效協(xié)作，保障了病歷督查工作的質(zhì)量。在優(yōu)秀病歷評(píng)議階段，輪流評(píng)議制度一方面保障了優(yōu)秀病歷評(píng)議結(jié)果的公正性、權(quán)威性，另一方面也為各科級(jí)質(zhì)控專員學(xué)習(xí)提供了契機(jī)。在病歷整改階段，醫(yī)療質(zhì)控辦督查專員和科級(jí)質(zhì)控專員緊密合作，確保整改措施得到落實(shí)。研究表明，激勵(lì)措施對(duì)于醫(yī)師病歷記錄的準(zhǔn)確性、完整性有影響[10]。獎(jiǎng)懲措施將責(zé)任與激勵(lì)落實(shí)到了病歷三級(jí)醫(yī)師、科室質(zhì)控專員等具體責(zé)任人，有助于病歷質(zhì)控工作推進(jìn)。

3.2 信息化手段促進(jìn)了病歷閉環(huán)管理的實(shí)現(xiàn)

當(dāng)前，信息化已成為醫(yī)院持續(xù)發(fā)展與創(chuàng)新的重要突破口。該院醫(yī)療質(zhì)量督查系統(tǒng)的有效應(yīng)用，極大地推進(jìn)了病歷質(zhì)控工作邁向精細(xì)化。從督查方角度，督查系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了針對(duì)性督查。如，在病歷抽選階段，通過限定病歷入選條件和隨機(jī)化抽取方式，在限定督查范圍的同時(shí)保證了被抽取病歷具有代表性。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了病歷質(zhì)控工作閉環(huán)。如，在科室自查環(huán)節(jié)及質(zhì)控辦復(fù)核環(huán)節(jié)，若病歷被評(píng)為不合格病歷(乙級(jí)、丙級(jí))需退回科室整改，整改合格后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了督查全流程閉環(huán)。此外，提高了工作效率。如，通過結(jié)構(gòu)化電子督查表、定時(shí)提醒等功能，質(zhì)控專員和督查員均嚴(yán)格遵守評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、流程時(shí)間設(shè)置，促進(jìn)了工作效率提升。

從科室角度，系統(tǒng)應(yīng)用促使科室重視病歷質(zhì)量?；陂]環(huán)流程設(shè)計(jì)的病歷督查模式，使科室在病歷質(zhì)控工作中需不斷對(duì)不合格病歷做出相應(yīng)整改，并積極防范乙級(jí)、丙級(jí)病歷出現(xiàn)。系統(tǒng)也為科室改善病歷質(zhì)量提供了參考。如，通過自評(píng)與復(fù)核的評(píng)分差異、優(yōu)秀病歷特點(diǎn)、乙級(jí)/丙級(jí)病歷扣分情況等分析，科室在被督查過程中加深了對(duì)病歷書寫要求的印象。盡管系統(tǒng)允許科室對(duì)被選中病歷在自查階段進(jìn)行返修，導(dǎo)致乙級(jí)病歷率較實(shí)際偏低，但自查階段病歷返修占比及復(fù)核階段乙級(jí)病歷率均呈逐年下降趨勢(shì)，反映了病歷質(zhì)量隨著系統(tǒng)應(yīng)用得到了切實(shí)提升。