基于大數(shù)據(jù)視角下的事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)研究

康志峰

摘要：隨著信息技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)的的廣泛應(yīng)用，各種海量的信息衍生出巨大的數(shù)據(jù)，顛覆了“云”理念，自此我們步入了數(shù)據(jù)時(shí)代，在大數(shù)據(jù)時(shí)代各種信息數(shù)據(jù)呈爆炸式增長，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足時(shí)代發(fā)展需求，因此事業(yè)單位要抓住大數(shù)據(jù)時(shí)代所帶來的機(jī)遇，收集、存儲(chǔ)、挖掘信息、有序推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，保障事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性、完整性、滿足事業(yè)單位檔案管理的需求，為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者的科學(xué)決策提供強(qiáng)有力的參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案;信息化建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)和信息化日益更迭，大數(shù)據(jù)時(shí)代運(yùn)應(yīng)而生，極大地改變著社會(huì)大眾的思維模式和生活方法。事業(yè)單位作為公益性組織，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的沖擊下事業(yè)單位檔案管理模式，因此，事業(yè)單位要瞄準(zhǔn)自身發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，依托信息化的“東風(fēng)”全面謀劃、整體設(shè)計(jì)，通過多措并舉，有序推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，助力事業(yè)單位的行穩(wěn)致遠(yuǎn)發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案信息建設(shè)的重要性

（一）有助于提升檔案存放空間利用率

在當(dāng)前事業(yè)單位紙質(zhì)檔案依舊是主要檔案類型，由于紙質(zhì)檔案的特殊性，對(duì)環(huán)境工作要求極高，一旦保存不當(dāng)就會(huì)出現(xiàn)檔案損壞或是丟失的情況，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，能以數(shù)字湖、信息化的模式，存儲(chǔ)檔案資源和數(shù)據(jù)，保障檔案存放質(zhì)量，同時(shí)還能節(jié)約紙張、增大了檔案存放空間的利用率[1]。

（二）有助于降低信息檢索難度

在大數(shù)據(jù)時(shí)代如何快速甄別選取有價(jià)值意義信息是至關(guān)重要的，信息檢索率和使用率直接著影響著整個(gè)事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下若還是依托傳統(tǒng)檔案管理模式，在繁雜，冗余的信息中提取有價(jià)值的信息，不僅效率低，還會(huì)出現(xiàn)較高的出錯(cuò)率。推進(jìn)檔案信息建設(shè)，檔案管理人員只需在信息技術(shù)的支撐下，通過查詢就能高效、及時(shí)的檢索出所需信息，信息精準(zhǔn)無誤，顯著提升事業(yè)單位工作質(zhì)。

（三）有助于增強(qiáng)公眾參與度

公益屬性是事業(yè)單位的顯著特征，該特征決定了事業(yè)單位有部分檔案信息需對(duì)外公布[2]。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下事業(yè)單位加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，能依托信息技術(shù)，構(gòu)建檔案管理平臺(tái)，公眾可充分利用信息平臺(tái)查詢信息，了解公眾對(duì)事業(yè)單位的了解，提升其認(rèn)同感，另推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，還有助于事業(yè)單位充分利用各種電子信息資源，構(gòu)建完善全面的檔案信息化制度體系，為自身的轉(zhuǎn)型升級(jí)發(fā)展提供全新的動(dòng)力。

二、大數(shù)據(jù)視角下的事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)

（一）加強(qiáng)大數(shù)據(jù)思維宣傳教育

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理呈現(xiàn)出顯著的信息化特征，依托全新的信息化技術(shù)應(yīng)用，將有助于檔案管理思維的轉(zhuǎn)變，提升檔案管理的整體質(zhì)量及效率。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)挖掘，逐步樹立檔案管理信息化意識(shí)，強(qiáng)化現(xiàn)代化管理理念宣傳，自上而下地實(shí)施優(yōu)勢(shì)宣傳教育，切實(shí)認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)檔案管理的重要性。具體而言，事業(yè)單位在檔案管理中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人員的專業(yè)化培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案信息化管理系統(tǒng)概念、特征、優(yōu)勢(shì)及相關(guān)操作，如邀請(qǐng)專家及技術(shù)人員開展講座、培訓(xùn)等活動(dòng)，提升檔案管理人員信息化素養(yǎng)。同時(shí)，要依據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代的快速變化，持續(xù)做好信息化建設(shè)宣傳工作，灌輸大數(shù)據(jù)應(yīng)用思維，逐步滲透至各個(gè)管理層面，逐步實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)管理向信息化管理的轉(zhuǎn)化。

（二）完善檔案大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)

大數(shù)據(jù)管理的核心在于數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)開放，事業(yè)單位檔案管理具有點(diǎn)多面廣特點(diǎn)，要實(shí)現(xiàn)檔案質(zhì)量及信息化應(yīng)用的升級(jí)，勢(shì)必需要實(shí)現(xiàn)各信息資源平臺(tái)的融合，建立統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的管理平臺(tái)和渠道，使相關(guān)部門的檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)高效收、整理和歸檔。因此，一方面需要逐步加大信息化管理平臺(tái)的研究投入，持續(xù)做好硬件、軟件設(shè)施設(shè)備的完善，充分融合大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)功能，提升檔案管理的信息化技術(shù)保障能力。另一方面，需要加強(qiáng)檔案管理數(shù)據(jù)的規(guī)范，即利用大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的功能，加大檔案信息的共建共享發(fā)展力度，以便捷、快速、高效管理為原則，持續(xù)落實(shí)檔案數(shù)據(jù)信息的有效管理。如在事業(yè)單位人事檔案類管理中，能夠借助系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)各職稱占比展示，即由系統(tǒng)自動(dòng)生成數(shù)據(jù)圖表，更加直觀地幫助管理者實(shí)時(shí)、直觀地掌握相關(guān)信息。

（三）加強(qiáng)檔案資料挖掘開發(fā)工作

在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案的收集、整理與歸檔屬于繁雜的過程，受檔案管理力量及效率的局限，使諸多檔案信息難以有效收集。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，加之事業(yè)單位檔案管理需求的增加，則完全可以利用檔案信息化優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的應(yīng)收盡收，推動(dòng)各類檔案信息的有效整合，為事業(yè)單位的發(fā)展提供充足的依據(jù)。事實(shí)上，事業(yè)檔案信息化建設(shè)屬于漫長且不斷演變的過程，要想最大限度挖掘檔案資料，既需要保障檔案管理信息化的先進(jìn)性，更要結(jié)合各管理層面的檔案管理需求，持續(xù)加強(qiáng)檔案資料管理的統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性和持續(xù)性，能夠及時(shí)對(duì)所產(chǎn)生的檔案信息加以收集，并歸入對(duì)應(yīng)的檔案系統(tǒng)之中。在管理決策中，也應(yīng)注重檔案收集流程的規(guī)范，對(duì)檔案收集管理的范圍實(shí)施界定，避免傳統(tǒng)檔案管理中的隨意性問題，保障檔案資源信息的深入挖掘。

（四）提升網(wǎng)絡(luò)安全屏障的建設(shè)

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，不止于關(guān)注檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容，更應(yīng)了解現(xiàn)階段檔案信息管理的安全，這是大數(shù)據(jù)時(shí)代難以回避的話題。網(wǎng)絡(luò)安全問題無疑是檔案管理信息化的重中之重，事關(guān)事業(yè)單位重要檔案資源的安全，因此必須在信息化建設(shè)轉(zhuǎn)化過程中，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全屏障，確保事業(yè)單位檔案信息安全。首先，應(yīng)注重系統(tǒng)安全漏洞的防范，及時(shí)對(duì)查殺軟件進(jìn)行更新，防范木馬病毒、蠕蟲病毒等入侵。其次，要加強(qiáng)防火墻、信息加密、安全預(yù)警等設(shè)置，防止黑客實(shí)施的惡意攻擊行為，避免不必要的損失。最后，檔案管理人員應(yīng)提升專業(yè)技術(shù)能力，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，做好檔案管理操作的規(guī)范，避免由內(nèi)部導(dǎo)致的信息安全問題，降低檔案信息受到損害的風(fēng)險(xiǎn)。另外，針對(duì)大數(shù)據(jù)信息的持續(xù)革新，還應(yīng)當(dāng)注重新技術(shù)的開發(fā)應(yīng)用，包括數(shù)字證書、加密技術(shù)、區(qū)塊鏈等，進(jìn)一步提升檔案信息的安全性。

結(jié)語：

總而言之，伴隨大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)注重轉(zhuǎn)變思維、轉(zhuǎn)變角色、轉(zhuǎn)變方法，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，以適應(yīng)未來檔案信息管理需求。因此，事業(yè)單位必須要形成系統(tǒng)化的推進(jìn)方案，從人員思維、技術(shù)應(yīng)用、資源挖掘及安全防范等方面著手，持續(xù)構(gòu)建適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理體系，尤其是加大信息化領(lǐng)域投入，為檔案管理提供更大的便利與發(fā)展空間，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量躍升。

參考文獻(xiàn)

[1]關(guān)紹鵬. 大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與發(fā)展途徑探討[J]. 赤子：上中旬， 2016（23）：104-105.

[2]何良翠. 新時(shí)期事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017， 09：56+58.