“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校文書檔案管理的困境及應(yīng)對(duì)措施

趙雪梅

摘 要：高校的文書檔案能夠反映高校的整個(gè)發(fā)展歷程，同時(shí)還會(huì)折射出高校管理建設(shè)的現(xiàn)實(shí)狀況。本文將探討在“互聯(lián)網(wǎng)+”的模式下高校文書檔案管理所遇到的困境，并且在此基礎(chǔ)上提出應(yīng)對(duì)方案，期望能夠?qū)ξ覈?guó)高校的教育工作以及科研工作提供一些有效建議。

關(guān)鍵詞：高校;“互聯(lián)網(wǎng)+”;文書檔案管理

引言

文書檔案管理對(duì)推進(jìn)高校健康、平穩(wěn)向前發(fā)展起到重要支撐作用[1 ]。而把目光聚焦于“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的高校文書檔案管理，分析其現(xiàn)狀以及未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，有利于提升高校文書檔案管理效率，促進(jìn)高校教學(xué)、科研及管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校文書檔案的重要作用

“互聯(lián)網(wǎng)+”是隨著時(shí)代的發(fā)展而興起的一個(gè)新興產(chǎn)業(yè)術(shù)語(yǔ)。我國(guó)高校的文書檔案管理與“互聯(lián)網(wǎng)+”在時(shí)代的潮流中發(fā)生了碰撞，二者有了交集。高校文書檔案管理是高等院校在進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)、教研活動(dòng)以及學(xué)校行政管理等過(guò)程中所產(chǎn)生的一種檔案。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下文書檔案管理在高校里發(fā)揮著它獨(dú)特的重要作用。首先，它具有憑證的作用。高校文書檔案資料是對(duì)高校過(guò)去所發(fā)生的事情真實(shí)、客觀的記錄，是高校歷史發(fā)展、歷史變遷的不可忽視的重要見證者。其具有真實(shí)性及客觀性的特征。其次，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下文書檔案管理有利于高效地查詢研究各種工作，對(duì)高校各種活動(dòng)提供參考及借鑒的作用。最后，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下文書檔案管理可以推動(dòng)高校教學(xué)工作、科研工作以及行政管理等工作的可持續(xù)發(fā)展。高校的文書檔案管理一五一十地記錄著高校在教學(xué)、科研以及行政管理工作等領(lǐng)域中取得的重大成果，同時(shí)也記錄著以往的不足，這對(duì)今后的各項(xiàng)工作開展具有參考及借鑒作用。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校文書檔案管理目前存在的困境

文書檔案管理對(duì)于高校來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)異常繁復(fù)的工作。尤其是浩瀚的科研和人事等重要檔案，如果出現(xiàn)損毀或丟失，會(huì)對(duì)高校管理帶來(lái)不可估量的損失。目前很多高校對(duì)于文書檔案的管理沒(méi)有建立起一套科學(xué)的、系統(tǒng)的、規(guī)范的管理方式，沒(méi)有充足的經(jīng)濟(jì)作為強(qiáng)大支撐，導(dǎo)致文書檔案管理工作滯后，基礎(chǔ)設(shè)施跟不上現(xiàn)實(shí)需求。這些弊端將會(huì)直接或間接地導(dǎo)致多數(shù)高校的文書檔案管理對(duì)人力操作異常依賴，從而導(dǎo)致高校文書檔案管理模式跟不上網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的速度，使之與電子化信息時(shí)代相脫節(jié)，文書檔案管理模式也將陷入僵局。

2.1 文書工作與檔案管理的銜接力低下

對(duì)于文書人員和檔案管理人員來(lái)說(shuō)，具備熟練處理工作的能力是對(duì)他們基本的業(yè)務(wù)要求，在如今信息高速發(fā)展的“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代更是如此。文書工作與檔案管理工作之間具有很緊密的關(guān)聯(lián)，而目前大多數(shù)高校的文書工作與檔案管理工作之間是涇渭分明的，實(shí)行的是分塊化管理的制度[2 ]。盡管此舉能夠給文書工作與檔案管理工作充足的空間來(lái)各自獨(dú)立發(fā)展，但也可能出現(xiàn)各行其是、各自為營(yíng)的狀況，這將會(huì)對(duì)高校文書檔案管理工作的質(zhì)量造成極大隱患。

2.2 對(duì)高校文書檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)不強(qiáng)

經(jīng)過(guò)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，有些單位對(duì)文書檔案管理工作并不重視，投入人力、財(cái)力及技術(shù)設(shè)備都很有限。依照這種思維，覺(jué)得文書檔案管理并不能帶來(lái)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益，只要在文書檔案管理上不出現(xiàn)過(guò)多疏漏就行。正是這種無(wú)所謂的態(tài)度，使文書檔案管理處于落后的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，從而產(chǎn)生一連串的蝴蝶效應(yīng)。

2.3 部分文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

因文書檔案管理在我國(guó)的發(fā)展時(shí)間不長(zhǎng)，文書檔案管理工作得不到重視。檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的、科學(xué)的技能培訓(xùn)及成熟的工作經(jīng)驗(yàn)，在觀念上陳舊落后跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐。管理人員能力達(dá)不到“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下對(duì)文書檔案管理提出的新要求，必然會(huì)導(dǎo)致文書檔案管理處于落后的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校文書檔案管理對(duì)困境的應(yīng)對(duì)措施

隨著文書檔案管理在高校中承擔(dān)著日趨重要的角色，電子類文檔管理興盛起來(lái)，并有逐漸取代傳統(tǒng)的文檔管理的發(fā)展趨勢(shì)。信息化高速發(fā)展的時(shí)代對(duì)高校文書檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展要求也被人們所重視。

3.1 規(guī)范、健全制度，使文書管理與檔案管理合理銜接

文書檔案管理的重要基石是規(guī)范、健全的文件管理制度。規(guī)范、健全的文件處理是完成高質(zhì)量的文書檔案管理的重要前提。這就要求高校建立規(guī)范、健全文書檔案管理體系，合理對(duì)文書與檔案管理的銜接進(jìn)行規(guī)劃[3 ]。同時(shí)，高校的文書工作人員要認(rèn)真完成自身的工作使命，及時(shí)、準(zhǔn)確地對(duì)文書信息進(jìn)行收集，保證高質(zhì)量的收集成果。文書工作人員需要時(shí)刻謹(jǐn)記檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性以及規(guī)范性，將文書工作與檔案工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，最終達(dá)到一個(gè)有效整合的狀態(tài)。檔案工作人員也要加強(qiáng)對(duì)文件的檢查，防止出現(xiàn)文件丟失現(xiàn)象。在文件進(jìn)行收發(fā)時(shí)，要將其收發(fā)進(jìn)行系統(tǒng)、仔細(xì)地登記以及整理。如發(fā)生文件丟失，檔案工作人員要及時(shí)追蹤其文件的走向，及時(shí)向上級(jí)及相關(guān)部門進(jìn)行報(bào)備，在最快的時(shí)間里對(duì)丟失的文件進(jìn)行處理，以免造成文書檔案管理出現(xiàn)紊亂的現(xiàn)象，避免降低文書檔案管理的質(zhì)量及效率。另外，對(duì)文書、檔案管理銜接工作規(guī)范是非常重要的一環(huán)，也關(guān)系到文書檔案檢索系統(tǒng)的完善。如果仍舊采用人工檢索模式，很大程度限制了使用者對(duì)檔案資料利用的積極性和主動(dòng)性。應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行有效共享，調(diào)動(dòng)文書管理檔案工作者對(duì)文書檔案管理工作的熱情以及積極性，加深工作者對(duì)文書檔案工作的認(rèn)同感。

3.2 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校文書檔案工作的思想認(rèn)識(shí)

高校的文書檔案是高校發(fā)展歷程的記載者，它客觀真實(shí)地記錄著高校發(fā)展史上的一言一行，在高校文化中充當(dāng)重要的組成部分。通過(guò)查閱一個(gè)高校的文書檔案，我們能夠?qū)υ撔５陌l(fā)展歷程、文化特點(diǎn)以及核心價(jià)值體系進(jìn)行深刻地了解。一段段文字、一本本書籍、一張張圖片、一幀幀影像全是高校歷史文化的重要載體，激發(fā)師生對(duì)校園的深厚情感，增強(qiáng)他們對(duì)校園的歸屬意識(shí)以及相互之間的凝聚感。高校領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變對(duì)文書檔案管理工作的思想意識(shí)，文檔工作人員要恪盡職守、做好自己的文檔工作，讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到文檔工作對(duì)單位的重要性，提高對(duì)文檔工作管理的意識(shí)。