檔案收集整理工作常見問題與應(yīng)對(duì)策略

雷香娥

摘要：企業(yè)檔案的收集整理是檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是所有收集工作的起點(diǎn)，為接下來的工作提供可利用的內(nèi)容，也是整個(gè)檔案管理工作中承上啟下的一環(huán)。在收集的過程中，了解和檢查檔案的質(zhì)量，以此匯總并銜接給下一步的開發(fā)與利用工作。要想實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理，就需要有環(huán)環(huán)相扣的內(nèi)容，根據(jù)實(shí)際情況有序地組織工作，也能夠更加方便檔案的查找與利用，更有助于實(shí)現(xiàn)檔案安全保管。鑒于此，鑒于此，文章首先分析了當(dāng)前企業(yè)檔案收集與整理工作存在的問題，然后提出了具體的應(yīng)對(duì)策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;收集整理;問題分析;優(yōu)化對(duì)策

1檔案收集整理工作常見問題分析

1.1檔案收集不完整

檔案資料收集不全而缺少必要材料的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。一些企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)對(duì)檔案收集把關(guān)不嚴(yán)，未嚴(yán)格落實(shí)檔案歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定和制度，將一些必須歸檔的檔案作為一般材料處理，并沒有納入到檔案收集范圍之內(nèi)。一些企業(yè)對(duì)于檔案收集工作重視不夠，檔案收集工作不夠規(guī)范，有的常見的檔案資料都沒有收集齊全。特別是在企業(yè)人事考察和干部調(diào)動(dòng)時(shí)，由于檔案內(nèi)容不全，不僅影響干部提拔和人事調(diào)動(dòng)，也影響了檔案管理部門的整體工作質(zhì)量。

1.2檔案整理不規(guī)范

雖然國(guó)家針對(duì)檔案整理出臺(tái)了各項(xiàng)制度、辦法及細(xì)則，檔案部門也針對(duì)檔案整理出臺(tái)了配套措施，但仍然有基層檔案管理部門在檔案整理過程中并沒有嚴(yán)格按照各項(xiàng)制度和技術(shù)要求加以落實(shí)，檔案材料排列無序，卷內(nèi)缺少卷內(nèi)目錄，檔案材料沒有進(jìn)行系統(tǒng)排列、編號(hào)，很多檔案材料“眉毛胡子一把抓”，缺少重點(diǎn)。在材料鑒定方面，歸檔材料鑒定缺失，部分檔案材料沒有經(jīng)過嚴(yán)格鑒定，缺少關(guān)鍵要素，很多檔案材料缺少公章、意見、簽名、時(shí)間等。由于關(guān)鍵要素的缺失，很難反映出檔案材料的真實(shí)性，相關(guān)人員不得不重新對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)錄，不僅耽誤了時(shí)間，也影響檔案管理后續(xù)工作的開展。

2檔案收集整理工作優(yōu)化策略

2.1提高對(duì)檔案收集整理工作的認(rèn)識(shí)，建立完善制度

為進(jìn)一步做好檔案收集與整理工作，發(fā)揮作用，必須轉(zhuǎn)變觀念，提高對(duì)檔案收集整理工作的認(rèn)識(shí)，將檔案收集整理作為企業(yè)檔案管理工作的重要內(nèi)容來抓，歸檔制度，明確檔案分類方案、保管期限劃分，歸檔時(shí)間、范圍、要求等，全面提升效率。應(yīng)明確歸檔期限，合理分類，避免出現(xiàn)遺失。應(yīng)合理確定檔案歸檔范圍。根據(jù)企業(yè)的主營(yíng)業(yè)務(wù)、發(fā)展目標(biāo)、組織架構(gòu)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，確定企業(yè)檔案的歸檔范圍，確保檔案歸檔范圍的適應(yīng)性及針對(duì)性，保證企業(yè)檔案齊全完整。應(yīng)及時(shí)更新完善檔案管理制度，結(jié)合實(shí)際需求及企業(yè)發(fā)展情況，及時(shí)對(duì)檔案管理制度中存在的不適應(yīng)性進(jìn)行調(diào)整和更新，確保制度能夠適應(yīng)不同階段檔案收集與歸檔工作，避免出現(xiàn)與實(shí)際需求不一致的現(xiàn)象。

2.2改進(jìn)工作方式，規(guī)范和提高檔案收集與整理的有效性

進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案收集及整理的規(guī)范性，采取行之有效的措施，加大收集力度，注重加強(qiáng)基礎(chǔ)性文件材料、實(shí)物檔案等特殊載體檔案材料的收集歸檔，應(yīng)收盡收、門類齊全、整理規(guī)范。對(duì)傳統(tǒng)落后的工作方式予以改進(jìn)，提高檔案收集與整理的有效性。

2.2.1強(qiáng)化專職崗位建設(shè)

企業(yè)管理部門要對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)立專門或者兼職的管理崗位，配置專門管理人員，收集、整理、歸檔、保存階段性檔案材料，實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案管理工作，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)上報(bào)并作出有效處理，保證檔案收集整理工作的有效性。此外，還要注重工作的從被動(dòng)向主動(dòng)方式轉(zhuǎn)變。檔案管理人員應(yīng)化被動(dòng)為主動(dòng)，積極與企業(yè)其他部門溝通聯(lián)系，統(tǒng)籌安排檔案收集整理工作進(jìn)程，制定合理工作流程，定期檢查，確保完整性、真實(shí)性，滿足檔案資料高效利用需求。

2.2.2加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在多次的實(shí)踐過程中可以得到一些經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)，就一定要加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范管理，因?yàn)槠髽I(yè)檔案管理是非?；A(chǔ)的建設(shè)，在進(jìn)行建設(shè)和使用的時(shí)候要根據(jù)數(shù)據(jù)資源庫(kù)和日常管理進(jìn)行展開應(yīng)用。為了確保安全，還要安裝一些報(bào)警系統(tǒng)和能夠自動(dòng)消防的氣體設(shè)施。在此過程中還要加強(qiáng)電子設(shè)備的監(jiān)控系統(tǒng)，這樣能夠在進(jìn)行使用檔案的時(shí)候提供快捷便利的服務(wù)，進(jìn)而對(duì)檔案管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化也有了一定的保障。要想加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，最重要的一點(diǎn)還要加強(qiáng)數(shù)字化的管理模式，目前檔案的查詢和使用過程中都是運(yùn)用數(shù)字化管理的模式，它在這方面的運(yùn)用非常廣泛，所以說，將數(shù)字檔案管理的方式進(jìn)行使用是非常重要的。目前是以信息化的技術(shù)對(duì)檔案事業(yè)結(jié)合在一起進(jìn)行工作，這也將信息化技術(shù)的使用引入了檔案信息化管理建設(shè)的潮流，進(jìn)一步加強(qiáng)了企業(yè)對(duì)數(shù)字化處理的有效方法。為了保障企業(yè)所有的檔案都有一定的安全性，可以將重要的檔案資料信息進(jìn)行異地同步備份，這樣在丟失了的情況下也能夠及時(shí)找回，這對(duì)檔案規(guī)范管理的工作也有了進(jìn)一步的完善，大大提高了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中的管理效率。

2.2.3加強(qiáng)建設(shè)檔案服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)共享體系

在如今這個(gè)飛速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，要想跟上時(shí)代的步伐，就要不斷地改善檔案管理的數(shù)字化信息，可以借助于發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)檔案管理數(shù)字平臺(tái)，創(chuàng)建好企業(yè)的網(wǎng)站信息，然后把這些檔案管理數(shù)字的平臺(tái)和企業(yè)的網(wǎng)站信息融合在一起，將工作人員整理好的電子檔案分類裝在文件夾里，再將檔案服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)和平臺(tái)共享加以完善，這種形式的出現(xiàn)就大大方便了工作人員使用。共享體系可以為我們企業(yè)檔案管理提供很大的便利，當(dāng)遇到一些比較大眾化信息資源的時(shí)候，也可以通過這個(gè)平臺(tái)進(jìn)行享用，因?yàn)槊總€(gè)企業(yè)的網(wǎng)站都是不同的，但是不同的網(wǎng)站都可以通過這個(gè)平臺(tái)進(jìn)行查詢使用，這種方法的投入加強(qiáng)了企業(yè)對(duì)檔案處理的效率，正是因?yàn)檫@種共享體系的存在，使得檔案管理工作變得更加簡(jiǎn)單清晰，由于這種方法得到了大多數(shù)人的認(rèn)可，在各個(gè)企業(yè)都得以運(yùn)用，進(jìn)而也推動(dòng)了企業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展。

2.3加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)，提高企業(yè)有關(guān)人員收集整理檔案的意識(shí)及能力

企業(yè)有關(guān)人員應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，通過宣傳教育，使其正確認(rèn)識(shí)檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的重要性，不斷提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案工作責(zé)任意識(shí)，培養(yǎng)專業(yè)技能與專業(yè)素養(yǎng)，保證企業(yè)檔案收集與整理工作高效開展。

2.3.1企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的普法宣傳教育

企業(yè)應(yīng)多渠道宣傳檔案工作，普及檔案管理工作基本知識(shí)、法律法規(guī);通過生動(dòng)事例對(duì)檔案的性質(zhì)及內(nèi)容等方面知識(shí)進(jìn)行講解，讓相關(guān)人員能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性，在實(shí)際工作中自覺遵守檔案管理規(guī)章制度，積極參與檔案管理有關(guān)工作。

2.3.2加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

管理部門應(yīng)結(jié)合檔案管理人員實(shí)際工作情況及階段性績(jī)效考核目標(biāo)，健全機(jī)制，加大資金投入，采取有力措施，制定合理的、有針對(duì)性的專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃，提升檔案管理人員的管理理念，促使掌握專業(yè)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力。應(yīng)對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行必要的考評(píng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不足并予以完善。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著時(shí)代在不斷發(fā)展，對(duì)于各行各業(yè)的工作要求也在不斷提升。完整、齊全的檔案材料，通過系統(tǒng)的整理，能夠科學(xué)、有效地服務(wù)于各個(gè)企業(yè)的各部門，所以它的作用是不容忽視的。檔案管理人員要充分地發(fā)揮自身前段調(diào)控的功能，將資料有重點(diǎn)、有計(jì)劃地收集與管理，打好檔案資源服務(wù)的基礎(chǔ)，進(jìn)而為企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展做主應(yīng)有貢獻(xiàn)。

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