行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對(duì)策

白玉梅

摘要：隨著我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，行政事業(yè)單位檔案管理工作不斷加強(qiáng)和擴(kuò)大，在信息時(shí)代要有效管理檔案，明確檔案工作的期限，組織妥善管理檔案，確保檔案管理各階段的協(xié)調(diào)，優(yōu)化行政效率。檔案管理過程實(shí)際上是各種資源的集中規(guī)劃過程，行政單位的重要資產(chǎn)主要體現(xiàn)在檔案資源上，因此必須引進(jìn)新技術(shù)、新思路、新思維，不斷推進(jìn)行政管理單位管理向更高層次發(fā)展.為避免當(dāng)前檔案管理工作的浪費(fèi)和混亂，本文概述了提高檔案管理水平的一些措施。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;行政事業(yè)單位;檔案管理;

近年來，我國行政管理單位檔案管理發(fā)生了巨大變化，而檔案管理已成為其管理的重要內(nèi)容之一，檔案管理應(yīng)按照管理流程進(jìn)行更新和簡化，考慮到時(shí)間的消耗、科技的發(fā)展，亦應(yīng)令檔案管理符合當(dāng)今科技的發(fā)展趨勢，并隨著進(jìn)一步的研究創(chuàng)新提出了改進(jìn)行政單位檔案管理的相應(yīng)措施。

一、行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1、行政事業(yè)單位科技檔案集中統(tǒng)一管理比較滯后

行政部門檔案管理的一個(gè)突出特點(diǎn)是集中管理滯后，缺乏完整、適當(dāng)?shù)闹贫却_定具體檔案保管期限同時(shí)檔案收集難度大，而許多行政單位的檔案管理過于分散，對(duì)檔案管理的投入不足，科技檔案建設(shè)不當(dāng)，行政手段缺乏現(xiàn)代化，可能導(dǎo)致檔案科學(xué)技術(shù)保障的正常發(fā)展。

2、檔案管理人員的信息素養(yǎng)有待提高

目前，除了制度不完善的問題外，還有一個(gè)問題是管理層對(duì)檔案管理和提高管理層的認(rèn)識(shí)不夠重視，在今天的工作中，行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案不重視，大多數(shù)任務(wù)檔案管理工作不是那么重要，不用特地的出太多的費(fèi)用，嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的發(fā)展和完善，也導(dǎo)致需要才重要、說到時(shí)才重要、去做時(shí)就顯得很次要，檔案管理不需要工作時(shí)間等問題，檔案管理是組織或部門工作的一部分，管理層不重視檔案管理，也可能影響工作人員的意識(shí)、心理和態(tài)度，不利于檔案的正常長期管理。

3、檔案管理人員的信息素養(yǎng)有待提高

企業(yè)檔案信息管理與現(xiàn)代技術(shù)的支持密不可分，提高企業(yè)檔案信息管理水平，管理者必須具備高質(zhì)量的信息，檔案管理的技術(shù)水平將直接影響對(duì)檔案資料的效率和質(zhì)量，以及對(duì)一些行政機(jī)關(guān)檔案管理人員的信息技術(shù)水平低的問題，擁有先進(jìn)的智能檔案管理系統(tǒng)，因此日常檔案管理缺乏技術(shù)支持，而且在實(shí)踐中，很難運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和手段合理開發(fā)檔案信息資源，這不利于提高其價(jià)值，這也使得信息化的管理更加困難。

4、檔案管理信息化工作滯后

檔案管理的信息化往往是非常具有專業(yè)性和嚴(yán)格程序性，如果我們不及時(shí)學(xué)習(xí)，就沒有實(shí)施有效的檔案管理，這會(huì)嚴(yán)重阻礙檔案管理和檔案安全的信息化建設(shè)，特別是對(duì)于部分檔案在電子檔案儲(chǔ)存及安保管理方面的運(yùn)作能力薄弱，現(xiàn)代檔案管理方法不符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的開展和發(fā)展。

二、加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理工作的舉措

1、加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度

當(dāng)前我國正進(jìn)入一個(gè)行政管理單位檔案管理面臨新挑戰(zhàn)的重大信息時(shí)代，如果行政單位的檔案管理維持不變，這是很難解決的問題，為了與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要，行政機(jī)關(guān)檔案管理人員要更加注重檔案管理。一是更加深入地抓好檔案管理工作，能夠做出正確的檔案信息管理決策，結(jié)合時(shí)代發(fā)展，發(fā)展更加完善科學(xué)的檔案管理體系。二是加強(qiáng)財(cái)政支持，加大檔案管理投入，檔案管理自身還應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)和檔案管理創(chuàng)新的必要性，積極參與檔案管理改革，逐步將傳統(tǒng)檔案資料轉(zhuǎn)化為收集、分析、處理、歸類、利用，可以方便使用、深刻理解，檔案管理的最終目的是提高檔案利用效率與價(jià)值。

2、吸引和培養(yǎng)檔案管理專業(yè)技術(shù)人才

為了更好地發(fā)展檔案管理的計(jì)算機(jī)化，同時(shí)最大限度地發(fā)揮檔案管理計(jì)算機(jī)化的技術(shù)優(yōu)勢，就需要不同專業(yè)人員的幫助，集中于科技人員、管理人員、計(jì)算機(jī)人員和檔案管理人員等，確保檔案管理工作的發(fā)展，制定具體的發(fā)展戰(zhàn)略，行政部門在適當(dāng)時(shí)候擴(kuò)大檔案管理的培訓(xùn)課程，可以有效更新的觀念，因?yàn)闄n案管理人員道德觀、世界觀、人生觀的形成由其所在行政事業(yè)單位決定。檔案管理的職業(yè)道德水平取決于管理人員本身把所在工作單位的命運(yùn)與自己的發(fā)展聯(lián)系、融合的程度。加強(qiáng)政治教育，把提高思想性作為前提，檔案管理員才能干得好，而行政管理的發(fā)展首先取決于檔案管理員的職業(yè)道德，即使檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生也要通過了檔案管理專業(yè)考試以及道德考試才可以取得資格。要注重檔案管理質(zhì)量，從檔案管理源頭上嚴(yán)格保證檔案管理質(zhì)量，人才是所有行業(yè)的主要生產(chǎn)者，同時(shí)也是檔案管理與行政管理部門信息化相結(jié)合的推動(dòng)力，因此與檔案管理信息化相結(jié)合行政管理部門應(yīng)當(dāng)提高行政管理部門檔案管理崗位的門檻，招聘能力優(yōu)秀的人才，加強(qiáng)檔案管理人員的招聘審核流程，從個(gè)人考試、面試等方面全面評(píng)估考生的總體情況，提高行政事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)，使他們獲得專業(yè)知識(shí)，杜絕任人唯親現(xiàn)象發(fā)生。

3、完善和創(chuàng)新制度建設(shè)

重要的是從根本上彌補(bǔ)新條件下檔案管理的不足，提高創(chuàng)新管理能力，建立完善的制度，真正適應(yīng)行政部門的檔案管理工作，改變傳統(tǒng)的管理模式，不斷更新和發(fā)展，為行政部門提供符合檔案管理現(xiàn)代化要求的管理工具，在改善制度方面，應(yīng)以行政單位全體員工為目標(biāo)，不要忘記檔案管理的目的是提高檔案管理的質(zhì)量。確保加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任，還可以制定獎(jiǎng)勵(lì)和制裁措施，以確保檔案管理的價(jià)值得以體現(xiàn)。

4、增加對(duì)檔案管理工作的投入，提升檔案資源的水平

從行政事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的基本認(rèn)識(shí)和要求出發(fā)，要提升對(duì)檔案管理工作重視程度，同時(shí)更需要加大對(duì)檔案管理工作的投入。行政事業(yè)單位在這方面可以向地方政府和有關(guān)部門提出申請(qǐng)，以滿足完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的需要。與此同時(shí)，行政事業(yè)單位檔案管理工作要加強(qiáng)對(duì)檔案的收集和保存，這就需要檔案管理人員具備一定的責(zé)任心和掌握有效的管理方法，充分研究信息資源如何在行政事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值與作用。

5、提升信息化建設(shè)水平

檔案信息化的發(fā)展對(duì)傳統(tǒng)檔案管理提出了諸多挑戰(zhàn)是完善檔案管理的重要內(nèi)容，無論是數(shù)字化歸檔還是多樣化用戶需求，構(gòu)建高效完善的數(shù)字技術(shù)管理體系，將信息技術(shù)與更快更清晰的檔案整理相結(jié)合，促進(jìn)更有效地利用檔案的保存時(shí)間和格式，同時(shí)提供對(duì)辦公室系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的訪問，充分考慮到數(shù)字控制系統(tǒng)建設(shè)過程中的互聯(lián)互通問題，確保有效使用數(shù)字資源。行政事業(yè)單位要通過數(shù)字化建設(shè)發(fā)展，確保檔案管理系統(tǒng)能有效及安全地運(yùn)作管理系統(tǒng)，如文件保密和網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，確保檔案的安全和有效管理。

結(jié)語

行政事業(yè)單位的管理，是保存政府和市民所提供資料的重要部門，是該部門的重要任務(wù)之一，為了提高檔案工作的效率，必須不斷研究進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)行政手段管理中存在的問題和不足，改變傳統(tǒng)檔案管理的性質(zhì)和形式，解決新形勢下檔案管理中的矛盾和問題，能為行政事業(yè)單位管理的長遠(yuǎn)發(fā)展提供重要條件。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，檔案管理和建設(shè)過程需要進(jìn)一步發(fā)展和完善，因此研究當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理問題具有重要意義。

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