事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施探討

崔榮耀

摘要：隨著社會(huì)不斷地發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)已是時(shí)下最新熱點(diǎn)話題。事業(yè)單位屬于國(guó)家直屬部門，檔案管理任務(wù)繁重，新時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化建設(shè)的要求，檔案管理依附于信息技術(shù)實(shí)行管理已是勢(shì)在必行。傳統(tǒng)檔案管理方法不僅需要大量的人力物力，管理效率也并不理想，因此，將信息化手段融入事業(yè)單位檔案管理模式中是新時(shí)代對(duì)于檔案管理提出的新要求。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);措施探討

引言

當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理主要以信息化手段為主，不僅能解放管理者的雙手，還能提升管理效率，很大程度上減輕了人力物力投入力度。由此可見，信息技術(shù)融入檔案管理是當(dāng)前最符合時(shí)代發(fā)展的方式。但是當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理信息化踐行上，并未發(fā)揮信息化管理工作的實(shí)效性，在管理過程中總會(huì)出現(xiàn)不同程度的問題。鑒于此，接下來筆者對(duì)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀展開分析，根據(jù)現(xiàn)存問題進(jìn)一步研究出應(yīng)對(duì)措施。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）檔案管理信息化意識(shí)薄弱

事業(yè)單位檔案管理工作受傳統(tǒng)思想影響，導(dǎo)致信息化管理手段難以踐行，管理者對(duì)于信息化管理意識(shí)淡薄，無法正視信息技術(shù)應(yīng)用的重要性。管理者在新時(shí)代從事檔案管理工作應(yīng)創(chuàng)新工作方式，徹底將信息技術(shù)依附于管理，提升工作實(shí)效性[1]。但當(dāng)前管理者往往以傳統(tǒng)工作方式為主，始終停留在采集信息、整理資料、信息保管等方式開展檔案管理工作，并未全面執(zhí)行信息化管理模式，致使無法推動(dòng)新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作。

（二）缺乏有效的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

事業(yè)單位檔案管理工作冗雜零散，建設(shè)檔案信息庫(kù)能對(duì)于零散化的信息資料進(jìn)行整合歸納，將大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集，這些信息數(shù)據(jù)庫(kù)是事業(yè)單位在新時(shí)代發(fā)展的關(guān)鍵。應(yīng)充分挖掘和處理隱形的檔案數(shù)據(jù)，將有用資源規(guī)劃入單位發(fā)展的路徑中，利用收集的大數(shù)據(jù)信息結(jié)合事業(yè)單位內(nèi)部的發(fā)展情況，建設(shè)其獨(dú)有的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。但是，當(dāng)前部分事業(yè)單位對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的認(rèn)識(shí)不足，在建設(shè)方面并未與時(shí)代接軌。

（三）檔案管理信息化水平落后

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案管理在融入信息化發(fā)展的過程中，對(duì)于信息技術(shù)應(yīng)足夠重視，強(qiáng)化管理者信息化管理技術(shù)的應(yīng)用能力。此外，檔案欲實(shí)現(xiàn)信息化管理手段對(duì)于設(shè)備的要求較高，并且具有極強(qiáng)的依賴性。事業(yè)單位檔案管理涉及國(guó)家機(jī)構(gòu)重要文件、資料等，因此在實(shí)現(xiàn)信息化管理模式的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)防御系統(tǒng)，確保信息技術(shù)的應(yīng)用的安全性。檔案管理信息化是一場(chǎng)持久戰(zhàn)，需要在不斷的實(shí)踐中創(chuàng)新管理模式，提升信息化管理效率。但是當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理信息化水平上還有一定的提升空間，必須在新時(shí)代推動(dòng)下繼續(xù)強(qiáng)化信息技術(shù)應(yīng)用能力。

（四）檔案管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

檔案管理信息化對(duì)于管理者綜合素質(zhì)要求較高，因此應(yīng)首先加強(qiáng)管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)，打造專業(yè)化管理隊(duì)伍，為檔案管理信息化夯實(shí)基礎(chǔ)。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理者受傳統(tǒng)思想影響，綜合素質(zhì)亟待加強(qiáng)[2]。此外，部分管理者在新時(shí)代依然使用老舊的管理方式，難以滿足新時(shí)代檔案管理信息化的需求。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)措施

（一）提高檔案管理信息化意識(shí)

信息化時(shí)代的到來，各個(gè)事業(yè)單位在工作上亟須實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，檔案管理作為單位內(nèi)部最為重要的一項(xiàng)工作，對(duì)于單位運(yùn)轉(zhuǎn)不可或缺。因此管理者應(yīng)高度重視檔案管理信息化在新時(shí)代的發(fā)展，樹立以信息手段提升檔案管理質(zhì)量的理念，充分研究事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)信息化管理的工作路徑。事業(yè)單位管理者應(yīng)充分了解內(nèi)部檔案管理存在的問題，再結(jié)合信息技術(shù)開展管理任務(wù)，從本質(zhì)上提升檔案管理工作質(zhì)量[3]。此外，事業(yè)單位對(duì)于檔案管理信息化工作應(yīng)加大投入力度，解決現(xiàn)存的管理困難，研發(fā)信息技術(shù)，夯實(shí)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化工作基礎(chǔ)。

（二）完善事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)設(shè)施

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先對(duì)于單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，其他服務(wù)設(shè)備應(yīng)達(dá)到輔助規(guī)范，方可實(shí)現(xiàn)信息的共享與傳輸。對(duì)于事業(yè)單位檔案管理而言，其操作設(shè)備還包括打印機(jī)、掃描儀器、電腦及軟件等其他信息化設(shè)備，對(duì)于這些基本的工作設(shè)施應(yīng)定期檢修或更換，避免因?yàn)榉?wù)器問題導(dǎo)致管理工作無法順利開展。此外，設(shè)備之間應(yīng)實(shí)現(xiàn)兼容，有利于統(tǒng)一管理和統(tǒng)一升級(jí)配置。單位的局域網(wǎng)是信息技術(shù)開展的基本設(shè)施，應(yīng)從這一板塊入手，提取和收集單位內(nèi)部檔案，實(shí)現(xiàn)管理一體化。圍繞檔案管理相關(guān)的信息網(wǎng)絡(luò)，利用高質(zhì)量服務(wù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的采集和共享，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息化系統(tǒng)的構(gòu)建。

（三）建立事業(yè)單位檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)

從檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程來看，管理標(biāo)準(zhǔn)亟須完善，根據(jù)單位內(nèi)部檔案管理基本情況，建立符合時(shí)代發(fā)展的檔案管理制度，提升管理工作效率。站在事業(yè)單位視角上，欲實(shí)行信息化管理手段，應(yīng)制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步研究討論，確定踐行方式，發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)價(jià)值。此外，在信息錄入過程中，制定符合單位運(yùn)轉(zhuǎn)的錄入程序，確保整個(gè)過程精細(xì)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。在信息技術(shù)相關(guān)軟件開發(fā)過程中，應(yīng)統(tǒng)一操作，實(shí)現(xiàn)檔案之間的互動(dòng)性，充分依托有效信息實(shí)現(xiàn)共享，進(jìn)而提升管理效率。

（四）加大對(duì)于事業(yè)單位檔案管理者培訓(xùn)力度

工作人員作為檔案管理的主力，是實(shí)現(xiàn)信息化管理建設(shè)的方向，加大對(duì)于管理者的培訓(xùn)力度，提升責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理信息化工作的重視性。新時(shí)代工作手段是循序漸進(jìn)的，在管理中逐漸提升效率，創(chuàng)新工作手段，提高服務(wù)質(zhì)量[4]。相關(guān)部門對(duì)于檔案管理者應(yīng)定期培訓(xùn)，制定考核標(biāo)準(zhǔn)，多方位提升其工作積極性。在考核中檢驗(yàn)管理者學(xué)習(xí)成果，以便盡快將新理念應(yīng)用于檔案管理工作。

三、結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理手段已經(jīng)無法滿足新時(shí)代檔案管理要求，因此信息化管理模式已是勢(shì)在必行。雖然當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理信息化存在諸多問題，但在不斷地踐行中，將會(huì)克服一切困難，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化模式。本文根據(jù)當(dāng)前檔案管理信息化存在的問題進(jìn)行了詳細(xì)的分析，建立在現(xiàn)狀之上進(jìn)一步論述了檔案管理信息化建設(shè)策略，為事業(yè)單位提供參考方向。

參考文獻(xiàn)：

[1]張雨婷. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J]. 科學(xué)與財(cái)富， 2020， 000（008）：41.

[2]彭翠玲. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)分析[J]. 締客世界， 2019， 000（007）：P.1-1.

[3]劉迎迎. 信息化建設(shè)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析[J]. 城建檔案， 2018， No.223（04）：60-61.

[4]宋慧敏. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的問題分析與策略研究[J]. 科學(xué)與財(cái)富， 2019， 000（019）：135.