教學(xué)評估背景下二級學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)探究

王泉

摘要：目前國內(nèi)外針對檔案及檔案信息化管理的研究成果很多，但通過閱讀文獻(xiàn)，發(fā)現(xiàn)目前對這一主題的研究大部分僅僅停留在理論上，更多的是對其宏觀方面的研究，而有針對性且進(jìn)行詳細(xì)研究的文獻(xiàn)少之又少。然而不同地區(qū)甚至同一地區(qū)的高校各自的情況也有所不同，例如：在設(shè)施配備方面、辦學(xué)規(guī)模方面、檔案信息化人員配備等方面，各所高校都擁有自身的特征。因此，本文通過分析在教學(xué)評估背景下二級學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)的意義，剖析教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)中存在的不足，提出構(gòu)建檔案信息化管理體系有效策略，論述在教學(xué)評估背景下如何更好構(gòu)建檔案管理的信息化建設(shè)，加速高校檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：教學(xué)評估;檔案管理;信息化

為全面貫徹習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想，進(jìn)一步貫徹落實全國全省教育大會和新時代全國高等學(xué)校本科教育工作會議精神，圍繞全面振興本科教育，推進(jìn)高等教育內(nèi)涵發(fā)展，各級各類高校都在積極推進(jìn)一流專業(yè)建設(shè)，提升人才培養(yǎng)質(zhì)量，讓教育回歸立德樹人的根本任務(wù)，努力推動院校整體建設(shè)水平的提升。把現(xiàn)代信息技術(shù)手段引入二級學(xué)院檔案管理工作中，有利于促進(jìn)地方高校教育現(xiàn)代化建設(shè)，提高地方高校辦學(xué)水平。此外，地方高校的檔案管理信息化的建設(shè)，能更加便捷的、更加直觀的對教師的教學(xué)成效進(jìn)行評估，有利于教師及時調(diào)整教學(xué)模式和教學(xué)方法。信息化檔案能夠客觀全面地記錄各高校一線教學(xué)活動、教學(xué)管理、學(xué)生管理、學(xué)風(fēng)建設(shè)、黨團(tuán)建設(shè)、師生成果、科研成果等數(shù)據(jù)，反映了高校的整體素質(zhì)及辦學(xué)水平。二級學(xué)院檔案管理的信息化建設(shè)，對新形勢下高等教育改革具有重要意義。

1.教學(xué)評估背景下二級學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1為教學(xué)本科合格評估提供詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案材料及數(shù)據(jù)支撐

在本科高校教學(xué)評估常態(tài)化和基礎(chǔ)狀態(tài)數(shù)據(jù)庫填報常態(tài)化背景下，基礎(chǔ)教學(xué)狀態(tài)數(shù)據(jù)庫是本科教學(xué)評估工作的重要依據(jù)。作為高校檔案重要組成部分的二級學(xué)院的檔案，是教學(xué)審核評估和專業(yè)評估中最直接最基礎(chǔ)的支撐材料。二級學(xué)院的檔案資料進(jìn)行信息化建設(shè)能夠便于高?；A(chǔ)狀態(tài)數(shù)據(jù)庫的填報以及實時的將數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，進(jìn)而促進(jìn)教學(xué)評估及專業(yè)評估工作順利開展。此外，二級學(xué)院檔案管理的信息化建設(shè)還有助于高等院校進(jìn)行自我評價，及時發(fā)現(xiàn)教學(xué)活動及教學(xué)管理中存在的問題，充分發(fā)揮檔案對教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)督與反饋作用。

1.2有助于豐富與發(fā)展高校檔案信息化管理理論

社會在逐步進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，隨著大數(shù)據(jù)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術(shù)的出現(xiàn)，高校的檔案管理工作也受到信息化的影響，逐步向信息化管理的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)型。但在檔案信息化管理的過程中遇到了各種各樣的問題。例如：檔案管理制度不健全、檔案管理模式落后、信息化程度較低等問題。如果對其不加以管理及調(diào)整勢必會影響高效檔案信息化管理的進(jìn)程。因此，分析目前高校在檔案信息化管理過程中己經(jīng)取得的成果和制約其發(fā)展的問題，提出構(gòu)建檔案信息化管理的有效策略，不斷豐富我國檔案信息化管理理論。

2.檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1檔案信息化管理缺少標(biāo)準(zhǔn)化、制度化建設(shè)

目前大多數(shù)的檔案管理規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)是依據(jù)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作制定的，未針對信息化的教學(xué)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與完善。沒有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和有力的制度就導(dǎo)致了高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程非常緩慢。另外，檔案管理信息化建設(shè)的系統(tǒng)性不強(qiáng)，沒有規(guī)范的制度和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行約束和規(guī)范，加之對教學(xué)評估體系沒有深入的研究和參考，沒有充分的進(jìn)行匹配，使得檔案信息化管理難成體系，信息化管理系統(tǒng)難建成，即使建有信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的進(jìn)一步維護(hù)和發(fā)展滯后，系統(tǒng)功能和作用的進(jìn)一步發(fā)揮受到限制。

2.2教學(xué)檔案管理人員專業(yè)綜合素質(zhì)需提高

教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)綜合素質(zhì)主要體現(xiàn)為檔案管理、教學(xué)管理、計算機(jī)技能三個方面的專業(yè)素養(yǎng)。教學(xué)檔案管理人員的首要工作是對教學(xué)檔案進(jìn)行整理、歸檔，這就需要工作人員具備檔案管理的專業(yè)知識;其次，對教學(xué)檔案的管理也需要對教學(xué)管理的流程、內(nèi)容有一定的了解，特別是在評估背景下，教學(xué)檔案需要更好的為教學(xué)評估服務(wù)，這就更需要教學(xué)檔案管理人員具備教學(xué)管理的專業(yè)知識;最后，教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)需要用到計算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，這就需要管理人員具備一定的計算機(jī)專業(yè)技能。由此可見，教學(xué)檔案管理工作需要具備綜合專業(yè)素養(yǎng)的工作人員進(jìn)行綜合管理。

但目前二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理人員大多由學(xué)院的教學(xué)管理人員擔(dān)任，他們雖然具備教學(xué)管理和計算機(jī)的專業(yè)素養(yǎng)，但缺乏檔案管理方面的專業(yè)知識，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案管理不規(guī)范、不專業(yè)。而學(xué)校專門從事檔案管理的工作人員雖然具有檔案管理、計算機(jī)技能的專業(yè)素養(yǎng)，但缺乏學(xué)?；蚨墝W(xué)院的教學(xué)管理方面的專業(yè)素養(yǎng)，因而導(dǎo)致檔案管理工作與實際教學(xué)運行相脫離。與此同時，各類教學(xué)檔案管理人員的計算機(jī)技能普遍不高，對計算機(jī)、云計算、云存儲等基本計算機(jī)技能掌握不熟練，很難適應(yīng)信息化，也很難為信息化建設(shè)服務(wù)。

2.3信息技術(shù)運用不足

大多數(shù)高校的檔案管理還在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介存儲方式，需要耗費大量的時間和精力，由專人負(fù)責(zé)整理和存檔，還需要占據(jù)大量的空間對紙質(zhì)材料進(jìn)行存儲。有少部分高校也開始嘗試將信息技術(shù)手段運用于檔案管理工作，但在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代里，現(xiàn)行的檔案管理手段已無法滿足現(xiàn)代高校發(fā)展的需求，尤其是網(wǎng)絡(luò)檔案的需求。從當(dāng)前已經(jīng)運用的信息技術(shù)來看，當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)的功能存在單一性，技術(shù)相對滯后，不能很好的將各類檔案數(shù)據(jù)融會貫通在一起共建共享，例如，教學(xué)檔案是一套單獨的管理系統(tǒng)，其中只能查閱到與教學(xué)相關(guān)的內(nèi)容，而學(xué)生工作的檔案則是另外一套管理系統(tǒng)，無法將各個數(shù)據(jù)庫打通以后實現(xiàn)所有檔案數(shù)據(jù)的集中呈現(xiàn)。另外，網(wǎng)絡(luò)檔案信息的保護(hù)形式過于簡單，檔案管理系統(tǒng)不穩(wěn)定，容易造成檔案數(shù)據(jù)的丟失或被惡意竊取，計算機(jī)的數(shù)據(jù)修復(fù)功能仍舊需要進(jìn)一步優(yōu)化，這些因素對檔案的長期存儲十分不利。

3.二級學(xué)院構(gòu)建檔案信息化管理體系有效策略

3.1建立檔案數(shù)據(jù)庫，推進(jìn)檔案管理信息化

目前大多數(shù)高校二級學(xué)院的檔案管理還普遍采用紙質(zhì)版檔案。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有較多弊端，例如紙質(zhì)檔案存放占地量大，需要配備專門的檔案室;檔案調(diào)閱程序繁瑣，在教學(xué)檢查或者教學(xué)評估時需要人工在眾多資料中進(jìn)行查詢和調(diào)取，既對紙質(zhì)檔案材料造成了磨損，又耗費了人力成本，且準(zhǔn)確性較低?？梢劳袛?shù)據(jù)庫軟件建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、信息化發(fā)展，將紙質(zhì)的檔案制作成電子檔案后按照電子標(biāo)引統(tǒng)一編入數(shù)據(jù)庫，利用檢索規(guī)則進(jìn)行檢索調(diào)閱，簡化檔案歸檔和查詢工作。

3.2實行二級學(xué)院檔案管理信息化、共享化

在當(dāng)今大數(shù)據(jù)、云計算和信息化時代，高校二級學(xué)院的檔案管理的發(fā)展也要從學(xué)院集中統(tǒng)

一式向新的集成化管理轉(zhuǎn)型。學(xué)校應(yīng)當(dāng)引進(jìn)專業(yè)人才及設(shè)立專門經(jīng)費，把學(xué)?，F(xiàn)使用的教學(xué)、學(xué)工、黨建信息系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)結(jié)合起來，把教學(xué)活動過程中的各種數(shù)據(jù)分類保存，構(gòu)建成各種類別信息集成化的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部多種信息資源共建共享。相關(guān)的工作人員都能便捷地使用信息化的集成管理模式，提高檔案信息資源的利用率和共享率。

3.3制定檔案信息化管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

二級學(xué)院可以從檔案材料的歸檔要求、歸檔范圍、歸檔類別、存儲規(guī)范、立卷要求、存檔年限等方面建立檔案管理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。在具體的檔案信息化管理工作中，可根據(jù)教學(xué)合格評估文件要求，結(jié)合學(xué)校自身的實際情況，來確定本校本單位檔案的歸檔范圍。所有檔案材料可根據(jù)檔案管理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)實現(xiàn)紙質(zhì)文檔和電子文檔同步存檔。國家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn) GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對電子文件的存檔規(guī)范提出了明確的要求和標(biāo)準(zhǔn)，電子文檔格式須符合電子文檔的信息標(biāo)準(zhǔn)，信息化檔案資料的標(biāo)引和檢索規(guī)則應(yīng)按照文件要求規(guī)范設(shè)置，建立適合信息化發(fā)展的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。

3.4提高二級學(xué)院檔案管理人員的思想意識

首先，二級學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理者應(yīng)在思想上對檔案管理工作引起足夠重視，特別是在教學(xué)評估背景下，教學(xué)質(zhì)量、管理水平和專業(yè)發(fā)展情況都是能夠通過檔案資料來具體體現(xiàn)的，重視檔案管理工作對教學(xué)評估工作有益無害。其次，要加強(qiáng)對二級學(xué)院檔案管理工作的宣傳與培訓(xùn)，通過加強(qiáng)宣傳提高教育工作者對檔案管理工作的認(rèn)識，養(yǎng)成收集和存儲檔案的習(xí)慣。還可通過定期培訓(xùn)，針對有涉及到檔案管理工作的人員圍繞檔案管理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的信息化存儲操作，檔案存檔規(guī)范，存檔范圍等方面開展集中培訓(xùn)。從思想上到認(rèn)識上，再到業(yè)務(wù)上全方面的提升相關(guān)人員對檔案管理工作的重要性認(rèn)識。

3.5 強(qiáng)化高校檔案信息化管理安全防護(hù)

雖然通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，高校檔案管理可以規(guī)避傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介存在的各種安全隱患，但是信息化技術(shù)自身也具有安全方面的漏洞。為了應(yīng)對這種情況，增強(qiáng)高校檔案管理工作信息安全防護(hù)能力，一是需要應(yīng)用加密技術(shù)對檔案信息數(shù)據(jù)的傳輸進(jìn)行保護(hù)，防止信息在傳輸過程當(dāng)中遭到竊取，對一些敏感度和安全需求非常高的檔案信息最好是通過VPN技術(shù)建立專門的數(shù)據(jù)傳輸通道。二是需要綜合性的應(yīng)用數(shù)據(jù)溯源、訪問控制以及身份認(rèn)證等技術(shù)，對檔案館信息化管理系統(tǒng)的所有操作進(jìn)行審查與控制，防止出現(xiàn)越權(quán)調(diào)用檔案等情況。三是應(yīng)當(dāng)定時備份檔案數(shù)據(jù)，建立針對檔案信息的動態(tài)安全監(jiān)測預(yù)警機(jī)制，對檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況進(jìn)行實時監(jiān)測，并依靠人工智能等方面的技術(shù)，對異常情況、安全風(fēng)險進(jìn)行實時分析，一旦發(fā)現(xiàn)隱患立即發(fā)出預(yù)警。

在高校的建設(shè)與發(fā)展過程中，檔案是重要載體，能夠直接反應(yīng)高校的發(fā)展?fàn)顩r。在信息化社會發(fā)展背景下，為了跟隨社會發(fā)展步伐，高校需要不斷提升數(shù)字化及信息化建設(shè)，轉(zhuǎn)變以往的管理理念，對現(xiàn)有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過多種途徑引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備及技術(shù)手段，在完善的管理制度下推動高校檔案信息化建設(shè)更加快捷、全面發(fā)展。在教學(xué)評估背景下，檔案的規(guī)范性和檔案管理的信息化程度更是能直接反映出高校的管理水平，以教學(xué)評估為契機(jī)，結(jié)合具體教學(xué)運行實際，建立完善的制度和標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)信息化管理系統(tǒng);通過提高教學(xué)檔案管理人員檔案管理、教學(xué)管理、計算機(jī)技能三方面的專業(yè)綜合素質(zhì);從檔案存儲、數(shù)據(jù)保護(hù)方面加強(qiáng)信息安全保障。

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