關(guān)于規(guī)劃資源數(shù)字審批檔案在線歸檔的研究與實踐

張向群

摘要：隨著我國經(jīng)濟和信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作是重要的工作。數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢在于能夠整體化地將檔案信息做好記錄，建設(shè)更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的應(yīng)用軟件管理模式，確保檔案的收集、整理、保管等各個環(huán)節(jié)都能維持科學(xué)的模式。在統(tǒng)籌規(guī)劃要求下，數(shù)字化運作模式能夠幫助檔案管理部門更新現(xiàn)有的工作模式，強化業(yè)務(wù)監(jiān)督和信息預(yù)測，確保各項流程的操作符合工作要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理;檔案數(shù)字化;數(shù)字化發(fā)展對策

引言

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作迎來了新的發(fā)展機遇，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)可以大大提升檔案信息管理的現(xiàn)代化和信息化。就數(shù)字檔案的優(yōu)勢來說，其可以簡化和改變傳統(tǒng)檔案信息記錄的方式，借助錄音、視頻等新型手段將文字信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，直接存儲于計算機中，不僅提升了檔案信息的獲取速度，也保證了信息的安全性。但在取得良好成效的同時，數(shù)字檔案管理也面臨著一些亟需解決的問題，比如數(shù)字檔案管理缺乏安全性和科學(xué)性，未能充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢。為進一步推動數(shù)字檔案管理工作的高效開展，必須針對現(xiàn)存問題制定可行性的應(yīng)對策略，以此強化數(shù)字檔案管理質(zhì)量。

1數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的必要性

1.1保障經(jīng)濟效益

現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展速度明顯加快，傳統(tǒng)的檔案管理方式和龐大的信息量之間明顯形成了比較尖銳的矛盾，而信息化管理檔案模式和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用則給矛盾解決提供了比較穩(wěn)定的發(fā)展方案，以傳統(tǒng)紙質(zhì)載體為基礎(chǔ)的檔案信息可以直接被轉(zhuǎn)換為機讀檔案，且即便是紙質(zhì)檔案，在經(jīng)過數(shù)字化管理之后也可以進行統(tǒng)一整合，在經(jīng)濟角度而言大幅降低了檔案管理的成本，也延長了檔案的使用壽命?，F(xiàn)代檔案數(shù)字化工作的原則本身也體現(xiàn)在投入和產(chǎn)出的規(guī)劃方面。在數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用之后，可以大幅節(jié)約管理維護費用，將更多的人力、物力、財力投入到其他方面，始終秉承經(jīng)濟性原則，避免資源浪費或是重復(fù)投資等現(xiàn)象。

1.2檔案信息管理安全性增強

紙質(zhì)檔案往往數(shù)量巨大，占地面積較廣，且需要工作人員定期整理，若檔案室基礎(chǔ)設(shè)施不到位，極易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案發(fā)生變質(zhì)問題，導(dǎo)致重要的檔案信息丟失，對單位自身利益產(chǎn)生較大的影響。另外，紙質(zhì)檔案管理過程中若存在責(zé)任制度不明確的問題，則勢必會導(dǎo)致重要檔案信息外泄、紙質(zhì)檔案丟失與缺損現(xiàn)象的發(fā)生，影響整個檔案管理工作的質(zhì)量。而數(shù)字檔案管理模式下，工作人員可以借助計算機技術(shù)來構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，按照檔案信息的重要性分類管理，執(zhí)行不同的安全保護措施，比如可以通過設(shè)置密碼、指紋識別、面部識別等方式來確保檔案信息的安全性。

2數(shù)字審批檔案在線歸檔流程研究與實踐

2.1業(yè)務(wù)電子文件收集

在收集與整理之前，局業(yè)務(wù)部門先制定業(yè)務(wù)電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集、歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn);保管期限、分類、排序、命名、利用范圍和權(quán)限等工作標(biāo)準(zhǔn)。在行政審批和業(yè)務(wù)管理過程中，局業(yè)務(wù)部門根據(jù)已制定的電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集、歸檔范圍和整理標(biāo)準(zhǔn)，通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件在線歸檔模塊，自動完成業(yè)務(wù)電子文件及其元數(shù)據(jù)的完整收集，并進行分類、排序、命名、利用范圍和權(quán)限確定及保管期限確定。遇有特例情況，由人工整理。值得關(guān)注的是，應(yīng)對電子文件、紙質(zhì)文件進行同步整理，保證兩者之間內(nèi)容信息一致。

2.2檔案采集與處理

檔案的采集和處理是進行數(shù)字化管理的實際操作環(huán)節(jié)，也是進行檔案轉(zhuǎn)化的核心技術(shù)組成部分。以當(dāng)前的檔案類型來說，一方面是以文書類檔案為主，另一方面是以圖紙類檔案為主，檔案的采集處理過程中也需要采取不同的掃描模式。對于數(shù)量龐大且可以拆分的文書類檔案而言，可以借助高速掃描儀進行文件的處理，并且避免遺漏現(xiàn)象的產(chǎn)生，在后期也可以利用軟件來完成掃描的成像工作。對于圖紙檔案而言，可以通過高速掃描模塊完成檔案的歸類、整合等，也便于開展后期的掃描校對、圖像處理。

2.3業(yè)務(wù)電子文件封裝與固化

電子文件整理組卷后應(yīng)采用規(guī)范的信息包組織架構(gòu)，應(yīng)用數(shù)字簽名（簽章）等技術(shù)手段生成歸檔格式包，格式包包括“項目基本信息”、“案卷目錄”、“卷內(nèi)目錄”、“元數(shù)據(jù)信息”及電子文件夾等。（1）項目基本信息：描述此項歸檔事項的基本要素數(shù)據(jù);（2）案卷目錄：描述此項歸檔事項所有案卷目錄數(shù)據(jù);（3）文件目錄：描述此項歸檔事項所有卷內(nèi)文件目錄數(shù)據(jù);（4）文件元數(shù)據(jù)：描述此項歸檔事項主體信息、辦理流程及其他相關(guān)數(shù)據(jù)信息;（5）電子檔案文件夾：存放此項歸檔事項中全部電子全文，并以多級文件夾方式組織;（6）文件校驗碼.md5：歸檔格式包中所有文件及子目錄生成的校驗碼，保存到電子歸檔登記表，保證對應(yīng)的電子檔案的真實性。

2.4打造專業(yè)的檔案數(shù)字化管理隊伍

掌握管理知識和信息技術(shù)的人才是建立檔案數(shù)字化管理團隊的關(guān)鍵，要想打造專業(yè)化的、高素質(zhì)的檔案數(shù)字化管理隊伍，首先，要做的就是加強人才引進，為檔案管理工作引入優(yōu)秀的人才，為人才提供福利，吸引人才加入檔案數(shù)字化管理工作中，為檔案的數(shù)字化建設(shè)貢獻力量，構(gòu)建和優(yōu)化檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。其次，高水平的檔案管理隊伍還需要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行信息技術(shù)方面的專業(yè)培訓(xùn)，充分利用現(xiàn)有的人員資源，通過專業(yè)培訓(xùn)提高檔案管理人員的管理水平和技術(shù)水平，讓檔案管理人員熟悉數(shù)字化管理的方式，熟練使用數(shù)字化管理系統(tǒng)，切實提高檔案數(shù)字化管理團隊的整體水平。最后，可以根據(jù)檔案數(shù)字化管理工作制定科學(xué)的績效評估方式，使檔案管理人員明確自身發(fā)展的目標(biāo)和規(guī)劃，將時間和精力全部投入到檔案的數(shù)字化建設(shè)中，積極主動地推進檔案數(shù)字化建設(shè)。

結(jié)語

為了進一步順應(yīng)時代發(fā)展要求改進檔案工作方式，我國的檔案行業(yè)已經(jīng)將數(shù)字化檔案應(yīng)用與運作視為今后的主流工作方向，具有關(guān)鍵的歷史價值和社會價值。數(shù)字化應(yīng)用是社會發(fā)展的必然趨勢，具有動態(tài)化和真實性特征，切實提升工作效率做好技術(shù)支持，實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化，增強檔案的生命力和活力也是今后工作的關(guān)鍵點。檔案管理人員需要在工作實踐當(dāng)中不斷摸索信息技術(shù)的應(yīng)用方式，將發(fā)展成果進行有效應(yīng)用，推動數(shù)字化工作的進步。

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