畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作存在的問題解析

楊建偉

[摘要]人事檔案開端可以追溯到學(xué)生檔案建立，畢業(yè)生檔案記錄了學(xué)生在校階段的成長歷程，是日后社會與國家選拔優(yōu)秀人才的重要依據(jù)，對學(xué)生個人與社會都有深遠影響。學(xué)生在校期間高校負責(zé)管理學(xué)生檔案，保證在學(xué)生畢業(yè)時，要安全完整的做好檔案轉(zhuǎn)遞工作。本文就當前畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作存在的問題展開分析，并提出優(yōu)化畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的有效對策，為高校檔案工作提供參考。

[關(guān)鍵詞]畢業(yè)生檔案;管理傳遞;問題分析

檔案管理工作要保證當前內(nèi)容完整無誤，確保日后需要時發(fā)揮出檔案的價值與作用。高校畢業(yè)生檔案是國家人事檔案的重要一環(huán)，能夠為社會與國家掌握高等人才提供有效依據(jù)。人才是當今社會發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也是國家建設(shè)的重要資源，畢業(yè)生檔案是人才選拔的重要參考。但隨著高校學(xué)生數(shù)量的逐漸增多，高校檔案管理崗位的工作壓力也在逐漸加大，對畢業(yè)生檔案管理與轉(zhuǎn)遞工作都提出了更高的要求。從我國高校檔案管理與傳遞工作情況來看，并未達到的理想水平，仍需進一步改進與優(yōu)化。

一、畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作存在的問題

（一）對畢業(yè)生檔案管理與轉(zhuǎn)遞工作的重要性缺乏認識

與其他檔案管理不同，高校畢業(yè)生檔案管理工作具有流轉(zhuǎn)速度快、流動性強的特點，此項工作較為復(fù)雜。一般情況下，在學(xué)生畢業(yè)后高校都將檔案轉(zhuǎn)遞給生源地、人事錄用單位或人才交流中心。大學(xué)生跳槽的現(xiàn)象數(shù)見不鮮，也為檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作帶來了新的問題。我國大部分高校都將主要精力投放在生源選拔、科研項目攻克與學(xué)術(shù)研究等方面，沒有認識到畢業(yè)生檔案管理與轉(zhuǎn)遞工作的重要性，通常都會以粗放式的管理模式應(yīng)對此項工作，難以保證此項工作的質(zhì)量與效率。

（二）對滯留檔案處理工作不到位

畢業(yè)生檔案滯留多數(shù)是出于以下兩方面原因。一方面是由于轉(zhuǎn)遞目標地址錯誤等原因，在無人簽收的情況下會退回到高校中。另一方面是畢業(yè)生在畢業(yè)時選擇兩年內(nèi)自主擇業(yè)，將檔案存放于高校中，直至超期后沒有進行后續(xù)銜接工作，因此依舊滯留在高校。由于走入到社會工作崗位后，使用檔案的機會并不多，多數(shù)畢業(yè)生都不會主動想起滯留在高校的檔案。直至相關(guān)手續(xù)失效，高校檔案部門也難以對畢業(yè)生檔案采取轉(zhuǎn)出處理，容易影響畢業(yè)生日后使用。大多情況下高校對滯留檔案的處理都較為被動，只能等畢業(yè)生或其他單位主動與高校取得聯(lián)系，進行檔案轉(zhuǎn)遞操作。滯留在高校的檔案耗費了一定的空間與管理資源，同時也影響了畢業(yè)生檔案的應(yīng)用，畢業(yè)生在日后進行檔案調(diào)出時會面對一系列問題。

（三）難以及時掌握檔案轉(zhuǎn)遞信息

在高校應(yīng)屆畢業(yè)生較多的情況下，檔案部門的工作壓力也相對較大，在有限的時間內(nèi)需要完成檔案轉(zhuǎn)遞工作，能夠提供的檔案轉(zhuǎn)遞查詢服務(wù)也是非常有限的。此外，有些高校檔案管理部門在工作中缺乏確認結(jié)果的意識，認為畢業(yè)生檔案寄出便是檔案轉(zhuǎn)遞的終點站。在高校檔案轉(zhuǎn)遞工作依托EMS進行后，便可在一定范圍內(nèi)進行檔案追蹤，但由于難以保證EMS終端投遞工作的質(zhì)量，容易發(fā)生快件滯留在代售站的情況，如不及時追蹤查詢則容易造成檔案丟失。很多高校檔案部門在檔案轉(zhuǎn)遞后并不確認目標簽收機構(gòu)，在沒有收到回執(zhí)的情況下，不對后續(xù)結(jié)果進行繼續(xù)跟蹤，而是認為畢業(yè)生檔案已經(jīng)成功送達。學(xué)生方面無法了解檔案轉(zhuǎn)遞過程中哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，只能默默承擔(dān)結(jié)果，即使EMS根據(jù)條款內(nèi)容對畢業(yè)生履行經(jīng)濟賠償，但難以彌補檔案丟失造成的損失[1]。

二、畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作改進與優(yōu)化的對策

（一）提高對畢業(yè)生檔案管理與傳遞工作的認識

為進一步提升畢業(yè)生檔案管理與傳遞工作質(zhì)量，需要提升對相關(guān)工作的認識，并在日常工作中認真完成相關(guān)工作，不斷改進并提升日常檔案管理與轉(zhuǎn)遞工作質(zhì)量，為相關(guān)工作開展創(chuàng)造有利條件，積極嘗試將信息技術(shù)應(yīng)用到畢業(yè)生檔案管理與轉(zhuǎn)遞工作中，以現(xiàn)代化、信息化工作方式，提升畢業(yè)生檔案管理與轉(zhuǎn)遞工作質(zhì)量與效率，以此確保畢業(yè)生檔案的完整性、安全性[2]。

（二）主動督促滯留檔案轉(zhuǎn)遞

采取事前防范的方式可以有效避免畢業(yè)生檔案滯留現(xiàn)象發(fā)生。畢業(yè)生檔案意識缺乏是造成高校畢業(yè)生檔案滯留的主要因素之一，因此在畢業(yè)生離校前留存好畢業(yè)生的聯(lián)系方式，并做好相關(guān)問題的溝通，深化學(xué)生對檔案的印象與重視，從而推動滯留檔案傳遞。不僅要與學(xué)生本人積極取得聯(lián)系，對于選擇檔案托管的畢業(yè)生，要認真核對相關(guān)手續(xù)，并明確告知學(xué)生具體的時間期間，將學(xué)生的聯(lián)系方式與備用方式記錄好，便于日后與學(xué)生取得聯(lián)系。若臨近保管期限后依舊沒有進行檔案轉(zhuǎn)遞，則要及時與學(xué)生進行溝通聯(lián)系，確定檔案轉(zhuǎn)遞地址，完成檔案郵寄工作。另外，需要將相關(guān)信息大范圍擴散。若無法根據(jù)學(xué)生當時預(yù)留的練習(xí)方式聯(lián)系到學(xué)生本人，則可以與其在校時的輔導(dǎo)員取得聯(lián)系，將檔案轉(zhuǎn)遞消息通過校友群等平臺進行發(fā)布?？梢栽谖⑿呕蛭⒉┑葘W(xué)校官方賬號上公布畢業(yè)生檔案滯留信息，擴散相關(guān)消息的宣傳范圍，促進畢業(yè)生主動與學(xué)校檔案部門取得聯(lián)系[3]。

（三）借助信息化技術(shù)促進檔案轉(zhuǎn)遞信息查詢

可以嘗試通過以下途徑及時擴散畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息。其一，提高高校檔案部門的服務(wù)意識與責(zé)任意識，通過教育培訓(xùn)使檔案管理部門工作人員認識到檔案郵寄工作并不是檔案轉(zhuǎn)遞的最終一環(huán)，要確定檔案是否安全送達到指定地址。并且要指定具體的負責(zé)人對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的各個節(jié)點進行監(jiān)管。其二，要借助網(wǎng)絡(luò)信息提升畢業(yè)生檔案查詢效率，大幅度減輕檔案部門工作人員的工作壓力?？梢耘cEMS建立聯(lián)動關(guān)系，在快件追蹤的基礎(chǔ)上將畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞信息及時發(fā)布到網(wǎng)站上，便于學(xué)生自行查詢跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞進程，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與移動終端技術(shù)高速發(fā)展的時代背景下，可以通過微信公眾號、微信小程序等掌握檔案轉(zhuǎn)遞情況。高校檔案部門可以在微信小程序上導(dǎo)入檔案郵寄信息，實現(xiàn)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息共享便于學(xué)生自行登錄信息設(shè)備進行查詢。利用信息技術(shù)的先進性與便利性能夠支持學(xué)生實時掌握檔案動態(tài)，在檔案轉(zhuǎn)遞過程中一旦發(fā)現(xiàn)問題，便于及時追溯處理，確保檔案安全及時轉(zhuǎn)遞到位[4]。

結(jié)束語

綜上所述，高校檔案畢業(yè)生檔案管理與轉(zhuǎn)遞工作直接關(guān)系到學(xué)生日后就業(yè)與發(fā)展，是學(xué)生參與各項社會活動的重要憑借，高校要提升對畢業(yè)生檔案管理與轉(zhuǎn)遞工作的重視，在信息化時代背景下采取各種方式與檔案滯留的畢業(yè)生取得聯(lián)系，并提升檔案轉(zhuǎn)遞過程的公開性與透明性，提升高校畢業(yè)生檔案管理與轉(zhuǎn)遞人員的責(zé)任意識，切實有效做好畢業(yè)生檔案管理與轉(zhuǎn)遞工作。

[參考文獻]

[1]萬妍，施佳. 高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作實踐與探究[J]. 文化創(chuàng)新比較研究，2018，002（015）：140-141.

[2]余子丹. 畢業(yè)季學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞問題分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2019，No.323（18）：148+180.

[3]高璨. 高校大學(xué)生檔案管理及轉(zhuǎn)遞工作探析[C]// "決策論壇——區(qū)域發(fā)展與公共政策研究學(xué)術(shù)研討會"論文集（下）. 0.

[4]陳均海. 完善我國高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞措施分析[J]. 廣東教育：職教版，2017，000（004）：20-21.