業(yè)財一體化背景下高校內(nèi)部控制體系建設(shè)探究

蔣方聞

摘 要：隨著科技和社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，業(yè)財一體化在當(dāng)今時代背景下已經(jīng)成為可能。絕大部分高校目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了全面的信息化管理，實(shí)現(xiàn)業(yè)財一體化也勢在必行。高校的業(yè)財一體化建設(shè)必然也會對高?，F(xiàn)有的內(nèi)部控制體系帶來一系列沖擊。從高校的內(nèi)部控制角度切入，探究業(yè)財一體化背景下高校現(xiàn)有內(nèi)部控制體系的優(yōu)化策略，以期為高校的業(yè)財一體化和內(nèi)部控制體系建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞：業(yè)財一體化;內(nèi)部控制體系;高校

中圖分類號：G647.5? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2021）28-0122-03

高校的內(nèi)部控制體系是一套復(fù)雜全面的管理系統(tǒng)，它包含了高校的業(yè)務(wù)、財務(wù)、部門崗位設(shè)置等各個方面，其主要職能是保證高校的各項(xiàng)活動有序規(guī)范地開展，提升整個學(xué)校資源的利用效率。但目前高校的內(nèi)部控制體系在設(shè)計(jì)和管理上存在較多的缺陷，其中較大的一部分原因是高校內(nèi)部業(yè)務(wù)和財務(wù)的管理還是相互獨(dú)立的，這樣的模式也導(dǎo)致了高校整體的效率較為低下。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為了優(yōu)化高校的內(nèi)部控制體系，最有效的方法便是推動高校的業(yè)務(wù)管理和財務(wù)管理趨于一體化。利用業(yè)財一體化來推動高校內(nèi)部控制體系的方法主要是將財務(wù)部門的職能從事后評價轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮泻褪虑翱刂?，讓財?wù)部門能夠最大限度地監(jiān)督業(yè)務(wù)部門的運(yùn)行，及時糾正業(yè)務(wù)部門的資源錯配和違規(guī)行為，最大限度提升高校內(nèi)部的管理和運(yùn)作效率。

一、高校內(nèi)部控制體系的缺陷

（一）不同部門間溝通存在阻礙

高校內(nèi)部存在眾多學(xué)院以及其他的管理職能部門，這些不同的部門之間時常會存在業(yè)務(wù)上的交集和溝通。但是由于不同部門間的職能存在差別，每個部門內(nèi)部對其他部門的具體狀況也不了解，因此當(dāng)部門間發(fā)生交集時，往往會由于對其他部門職能和相關(guān)規(guī)定并不了解而導(dǎo)致合作效率低下和資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。例如由于高校內(nèi)部的政府采購部門、預(yù)算編制部門和資產(chǎn)管理部門間缺乏溝通，往往導(dǎo)致高校的預(yù)算編制存在不合理，從而導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。

（二）控制活動設(shè)計(jì)不合理

盡管高校在提升控制活動的有效性和嚴(yán)謹(jǐn)性上做出了許多努力，例如在對貨幣資金的管控上推出了財政集中支付、財政收支一體化平臺等措施;在預(yù)算約束上實(shí)行自下而上的預(yù)算制度以及增量預(yù)算制度;建立政府采購體系，采用招標(biāo)的方法來降低成本和提升效率。但是高校的部分控制活動依然存在設(shè)計(jì)不合理的現(xiàn)象，例如現(xiàn)在高校與外部企業(yè)的聯(lián)系變得越發(fā)緊密，高校的業(yè)務(wù)也變得越發(fā)復(fù)雜，由于企業(yè)和高校所適用的會計(jì)準(zhǔn)則不同，財務(wù)部門的壓力也變得更大，時常需要處理由于相關(guān)會計(jì)準(zhǔn)則規(guī)定不同而導(dǎo)致的差異，這也增加了高校財務(wù)部門的工作量和出錯率，大大降低了高校的內(nèi)部控制質(zhì)量。高校中資源浪費(fèi)和配置效率低下的狀況也時常發(fā)生，這大多是由于高校內(nèi)部控制活動設(shè)計(jì)不合理導(dǎo)致，部分控制活動需要隨著高校業(yè)務(wù)模式的改變而改變。

（三）內(nèi)部控制監(jiān)督力度不夠

高校的內(nèi)部控制體系中最重要的一環(huán)便是監(jiān)督體系，然而目前大部分高校都只重視高校的制度建設(shè)，卻忽視了根據(jù)制度設(shè)置績效評價體系和監(jiān)督體系。不完善的監(jiān)督體系就導(dǎo)致了高校內(nèi)部控制制度無法落實(shí)，許多約束制度就變得形同虛設(shè)。例如，高校內(nèi)部控制體系中極為重要的內(nèi)部審計(jì)部門主要負(fù)責(zé)對高校的內(nèi)部控制工作進(jìn)行監(jiān)督，但許多高校的內(nèi)部審計(jì)部門的職能由財務(wù)部門來執(zhí)行，并且同用一套人員，這樣做不僅無法增加內(nèi)部審計(jì)部門的獨(dú)立性，而且會導(dǎo)致內(nèi)部審計(jì)部門形同虛設(shè)，無法發(fā)揮監(jiān)督能力。同時，高校人員的績效考核也是重要的內(nèi)部監(jiān)督手段，但許多高校人員的績效考核指標(biāo)中并沒有包含內(nèi)部控制體系的建設(shè)和實(shí)施狀況，這也導(dǎo)致了高校的人員缺乏對內(nèi)部控制體系的重視，從而難以有效發(fā)揮內(nèi)部控制體系的作用。

二、業(yè)財一體化的優(yōu)勢

（一）提升部門間的溝通效率

部門間辦事流程不規(guī)范和相關(guān)制度不統(tǒng)一導(dǎo)致的溝通效率低下的情況經(jīng)常發(fā)生，這種情況在財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門間最為普遍，這也是導(dǎo)致高校內(nèi)部控制體系缺乏有效的執(zhí)行力極為重要的原因之一。業(yè)財一體化通過將更多的業(yè)務(wù)搬到線上處理，規(guī)范簡化業(yè)務(wù)處理流程，實(shí)現(xiàn)部門間信息的共享。這將有效避免高校內(nèi)部部門間信息孤島的出現(xiàn)，提升信息傳輸?shù)挠行?，提升部門間信息溝通的效率。

同時，業(yè)財一體化的推進(jìn)實(shí)現(xiàn)了財務(wù)部門的職能轉(zhuǎn)變，財務(wù)部門將預(yù)算系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)等系統(tǒng)和不同的業(yè)務(wù)部門間建立了信息化的聯(lián)系。使財務(wù)部門能夠及時明白業(yè)務(wù)部門的需求和存在的問題，并在最短時間提供支持和解決方案，業(yè)務(wù)部門也對財務(wù)部門的工作有了更加深刻的認(rèn)識。部門間的交流變得更加頻繁，統(tǒng)一的規(guī)范流程和更加緊密的聯(lián)系則讓溝通效率有效提升。財務(wù)部能夠?yàn)闃I(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)的開展提供數(shù)據(jù)支持，幫助業(yè)務(wù)部門進(jìn)行決策，促進(jìn)業(yè)務(wù)活動的開展。

（二）提升內(nèi)部控制體系的有效性

高校內(nèi)部實(shí)現(xiàn)業(yè)財一體化將推動高校內(nèi)部控制體系的變革，這種變革不僅表現(xiàn)在內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，而且表現(xiàn)在崗位設(shè)置更加科學(xué)合理以及部門間的隔閡被打破。業(yè)財一體化通過物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)將高校的不同業(yè)務(wù)部門或項(xiàng)目劃分為一個個子系統(tǒng)，并將這些不同的子系統(tǒng)通過一定的關(guān)系形成一個集成的管理系統(tǒng)，高校的所有部門都在這個集成的管理系統(tǒng)中開展工作，實(shí)現(xiàn)資源和信息的共享。其中，各個子系統(tǒng)之間如何聯(lián)系，由一個系統(tǒng)進(jìn)入下一個系統(tǒng)的觸發(fā)機(jī)制是什么等規(guī)則都預(yù)先在系統(tǒng)中設(shè)置完成，這些也就構(gòu)成了業(yè)財一體化下高校的內(nèi)部控制體系。例如財務(wù)部門和后勤部門，兩個部門都是在統(tǒng)一的系統(tǒng)規(guī)則下開展工作，后勤部門向財務(wù)部門申報預(yù)算和提交采購申請，如果有任何一個節(jié)點(diǎn)存在不合理和違規(guī)情況，系統(tǒng)將會自動報錯，導(dǎo)致接下來的工作步驟無法進(jìn)行。這也就迫使高校所有的部門都按照統(tǒng)一的規(guī)章制度辦事，大大提升整體的效率。在這樣的情況下，高校的內(nèi)部控制體系的有效性將大大增加，技術(shù)部門也能夠及時監(jiān)控到規(guī)則設(shè)置不合理的節(jié)點(diǎn)，并及時進(jìn)行修正，保證整體工作高效有序地進(jìn)行。

在業(yè)財一體化的情況下，高校的內(nèi)部控制體系的管理成本也大大降低，因?yàn)樗械囊?guī)則都已預(yù)先在系統(tǒng)中設(shè)置清楚，發(fā)現(xiàn)有不合理和需要更改的地方只需要在系統(tǒng)中進(jìn)行簡單的更改即可，極大地節(jié)省了人力和資金成本。

（三）增強(qiáng)內(nèi)部控制體系的監(jiān)督職能

業(yè)財一體化實(shí)現(xiàn)了部門間信息的共享，財務(wù)部門由原先的記錄和評價部門，轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€監(jiān)督和決策部門，財務(wù)部門的職能也從事后前移到事前。因此，財務(wù)部門在事前能夠?qū)Ω鱾€項(xiàng)目的預(yù)算及明細(xì)進(jìn)行查詢，在事中能夠通過預(yù)算系統(tǒng)能夠?qū)Ω鱾€項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，隨著項(xiàng)目的進(jìn)行及時調(diào)整相關(guān)的資源配置，避免資源的浪費(fèi)。財務(wù)部門還能夠在事后通過設(shè)置的績效評價指標(biāo)對項(xiàng)目進(jìn)行評價。因此在這種情況下，財務(wù)部門實(shí)現(xiàn)了對項(xiàng)目的事前、事中、事后的全過程控制，既完成了以最低的成本實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目的有效監(jiān)督，又保證了資金以最有效的方式使用。實(shí)現(xiàn)業(yè)財一體化之后，所有的相關(guān)活動都在綜合的管理系統(tǒng)中被規(guī)范化，因此各種業(yè)務(wù)發(fā)生舞弊的風(fēng)險也會極大地降低，內(nèi)部控制體系的大部分監(jiān)督職能通過系統(tǒng)內(nèi)部提前預(yù)設(shè)的規(guī)則就能完成，從而降低了監(jiān)督成本。

三、業(yè)財一體化在高校內(nèi)部控制中的運(yùn)用

（一）在預(yù)算管理方面的運(yùn)用

實(shí)現(xiàn)業(yè)財一體化后，高校將有能力推進(jìn)全面預(yù)算管理，實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理從事前到事中最后到事后的全方位閉環(huán)管理，這種管理方式有效避免了高校傳統(tǒng)的增量預(yù)算模式和部門自主上報模式形成的預(yù)算制定不合理導(dǎo)致的資金浪費(fèi)現(xiàn)象。業(yè)財一體化背景下，預(yù)算管理在事前階段根據(jù)高校整體的年度預(yù)算設(shè)置年度內(nèi)不同項(xiàng)目的預(yù)算金額;在事中階段通過項(xiàng)目上報的支出狀況評估項(xiàng)目的執(zhí)行情況，并對項(xiàng)目預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行控制;在事后階段將所有與項(xiàng)目實(shí)施相關(guān)的預(yù)算使用狀況通過會計(jì)記錄反映出來，并通過績效評價體系和預(yù)算完成狀況進(jìn)行事后的分析和評價。

（二）在資產(chǎn)管理方面的運(yùn)用

高校的資產(chǎn)管理是高校內(nèi)部控制體系中極為重要的環(huán)節(jié)，因?yàn)楦咝５闹饕蝿?wù)是教育學(xué)生，因此高校中各項(xiàng)資產(chǎn)的狀況都需要及時更新，避免由于設(shè)備陳舊和故障影響教師的教學(xué)質(zhì)量以及學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活質(zhì)量。但在傳統(tǒng)的高校資產(chǎn)管理體系中，資產(chǎn)的盤點(diǎn)和清理等需要專門的人員進(jìn)行手工管理，這種傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理模式就導(dǎo)致了高校的資產(chǎn)信息更新不及時、資產(chǎn)信息缺失等問題。

然而在業(yè)財一體化背景下，所有資產(chǎn)在被采購到學(xué)校時就會被賦予特定的標(biāo)簽，并被記錄在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，系統(tǒng)中記錄了資產(chǎn)所在的位置以及使用期限。對不同類型的資產(chǎn)設(shè)置不同的信息更新周期，定期利用專業(yè)的設(shè)備對資產(chǎn)進(jìn)行掃描便能準(zhǔn)確獲得資產(chǎn)的信息和資產(chǎn)的使用狀況。相關(guān)資產(chǎn)的信息也被上傳到管理系統(tǒng)中，可以實(shí)現(xiàn)不同部門之間的共享，從而在一定程度上保證資產(chǎn)的安全。這樣的管理模式大大降低了資產(chǎn)的管理成本，同時幾乎所有的工作都能夠在線上完成，也降低了資產(chǎn)管理人員的工作量，同時也保證了高校的資產(chǎn)信息的準(zhǔn)確性。

（三）在項(xiàng)目資金管理方面的運(yùn)用

高校中的項(xiàng)目資金十分復(fù)雜且繁多，除了存在學(xué)校層面的項(xiàng)目資金，還存在學(xué)院和個人的項(xiàng)目資金。因?yàn)楦咝５难芯繖C(jī)構(gòu)和教師會進(jìn)行研究課題申報，不同研究課題的項(xiàng)目資金也統(tǒng)一由財務(wù)部門進(jìn)行管理。在實(shí)現(xiàn)業(yè)財一體化的過程中，高校預(yù)先對項(xiàng)目管理系統(tǒng)的使用規(guī)定和方法向各部門和教師進(jìn)行通報，統(tǒng)一規(guī)范使用流程。部門和教師在進(jìn)行項(xiàng)目的報銷時，僅需要按照規(guī)定在線上進(jìn)行操作，上傳相關(guān)憑證即可完成費(fèi)用的報銷，如果操作不符合規(guī)定系統(tǒng)將自動報錯且無法進(jìn)行下一步。這樣操作規(guī)范了不同項(xiàng)目的資金管理，也極大減少了以往項(xiàng)目報銷導(dǎo)致的不同部門間的矛盾，同時也提高了高校整體的工作效率。

（四）在采購活動方面的運(yùn)用

在高校傳統(tǒng)的采購活動管理中，部門采購商品需要預(yù)先報告財務(wù)部門進(jìn)行審批，財務(wù)部門審批通過之后部門才能夠按規(guī)定進(jìn)行采購。由于業(yè)務(wù)部門對財務(wù)部門的規(guī)定并不熟悉，這就導(dǎo)致了部門的采購活動往往缺乏規(guī)范和存在滯后性，提升了管理的成本和降低了部門運(yùn)轉(zhuǎn)的效率。然而實(shí)現(xiàn)業(yè)財一體化之后，高校的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行采購僅需要在系統(tǒng)上提交采購申請，系統(tǒng)則根據(jù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的資產(chǎn)的使用狀況，以及該部門的日常業(yè)務(wù)狀況評估該采購業(yè)務(wù)是否合理，若合理則直接上報財務(wù)部門審批，財務(wù)部門審批完成后，業(yè)務(wù)部門在指定的供應(yīng)商完成采購，完成采購后在系統(tǒng)上填報資產(chǎn)項(xiàng)目，然后財務(wù)部門將資金直接通過網(wǎng)銀轉(zhuǎn)給供應(yīng)商。

結(jié)語

綜合前文的分析，高校目前內(nèi)部控制體系存在較多漏洞和設(shè)計(jì)不合理的地方。業(yè)財一體化的推進(jìn)盡管會對現(xiàn)有高校內(nèi)部控制體系產(chǎn)生巨大的沖擊，導(dǎo)致高校內(nèi)部控制體系的重構(gòu)，但是業(yè)財一體化能夠有效增強(qiáng)高校的內(nèi)部控制體系，將高校的財務(wù)和業(yè)務(wù)結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)資源和信息共享，讓各部門的職能都能最有效率地發(fā)揮出來。這對于提升高校的內(nèi)部治理水平，提升教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生培養(yǎng)質(zhì)量都有著至關(guān)重要的作用，是高校實(shí)現(xiàn)治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要舉措。

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Research on Internal Control System Construction of Universities under

the Background of Business and Finance Integration

JIANG Fang-wen

（Shanghai Normal University，Shanghai 200234，China）

Abstract：With the continuous development of technology and society，Integration of Business and Finance has become possible.Most of universities have achieved comprehensive information management，and it is imperative to realize the Integration of Business and Finance.The construction of business and Finance Integration in universities will inevitably bring a series of impacts to the existing internal control system of universities.This article starts from the perspective of the internal control of universities，explores the optimization strategy of the existing internal control system in universities under the background of business and finance integration，and provides references for the construction of business and finance integration and internal control system in universities.

Key words：business and finance integration;internal control system;university

[責(zé)任編輯 馬 學(xué)]