文/陜西能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院 李軍；陜西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 張娟

在教育教學(xué)工作中，檔案管理能夠如實記錄教學(xué)活動開展情況，作為有效的反饋信息，教師亦可以在此基礎(chǔ)上改進教學(xué)方法，完善教學(xué)模式，進而不斷提高二級學(xué)院教學(xué)與管理質(zhì)量。因此，二級學(xué)院必須認識到檔案管理在教育管理工作中的重要作用和地位，并在實踐管理過程中加以利用，凸顯檔案管理的價值，為高職院校的教育管理工作順利開展奠定堅實基礎(chǔ)。

一、二級學(xué)院檔案管理的含義、類別和特征

（一）含義。檔案管理在二級學(xué)院的實質(zhì)性含義，是指二級學(xué)院實施教學(xué)活動和管理的過程中，將各專業(yè)教師教學(xué)組織活動以完整的形式記錄下來，并將這些記錄的內(nèi)容進行系統(tǒng)整理、保管，納入二級學(xué)院檔案管理系統(tǒng)。二級學(xué)院檔案管理的主要內(nèi)容不僅僅包含各科教師組織的教學(xué)活動內(nèi)容，同時還包括日常管理，通過翻閱檔案均能夠獲取較為完整的信息資料。其中最為重要的檔案內(nèi)容則是教學(xué)管理計劃、學(xué)生學(xué)籍檔案、課堂教學(xué)規(guī)劃、課堂教學(xué)內(nèi)容、實踐活動教學(xué)內(nèi)容和方案以及學(xué)生畢業(yè)論文等。二級學(xué)院檔案管理容納種類豐富的檔案資料，為二級學(xué)院開展教育教學(xué)和管理工作提供有效依據(jù)，發(fā)揮著不可替代的重要作用。

（二）類別。我國高職院校設(shè)置了豐富的專業(yè)種類，且不同專業(yè)之間存在著顯著的差異性，呈現(xiàn)在教學(xué)檔案管理的內(nèi)容均有所不同，所以通常情況下，二級學(xué)院檔案管理的內(nèi)容可進行以下分類：第一，教育綜合類檔案管理，這部分內(nèi)容主要涉及二級學(xué)院上級領(lǐng)導(dǎo)部門頒發(fā)的教學(xué)工作計劃、戰(zhàn)略部署命令、規(guī)章制度體系等等，以及一些教學(xué)實施的工作細節(jié)，均以檔案管理的形式進行儲存。這部分內(nèi)容主要是二級學(xué)院教學(xué)工作的指導(dǎo)材料，具有零散化的特點，但同時也是不可或缺的基礎(chǔ)性內(nèi)容，每個二級學(xué)院在檔案管理過程中，均會將綜合類內(nèi)容納入其中。第二，教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案，這部分內(nèi)容主要是針對任課教師，包括其對教學(xué)內(nèi)容的整體規(guī)劃、授課的具體安排、授課內(nèi)容、教學(xué)日志以及具體課節(jié)的授課教案。這部分內(nèi)容是教師組織教學(xué)活動的基礎(chǔ)材料，是引導(dǎo)教學(xué)活動開展的重要內(nèi)容。所以在二級學(xué)院檔案管理過程中，教師教學(xué)的業(yè)務(wù)檔案是最為核心的管理內(nèi)容。第三，實驗資料檔案，當(dāng)前職業(yè)教育的核心是培養(yǎng)高技能型人才，不斷推進教育教學(xué)改革工作，實驗教學(xué)已經(jīng)成為二級學(xué)院重要的課程體系，是培養(yǎng)學(xué)生時間應(yīng)用能力的重要途徑，亦能夠?qū)W(xué)生知識掌握情況進行綜合檢驗，全面掌握二級學(xué)院人才培養(yǎng)現(xiàn)狀，鍛煉學(xué)生的動手操作能力，此外，涵蓋實驗所得出的結(jié)論、報告等文件，是后續(xù)實驗教學(xué)查詢資料的重要基礎(chǔ)。

（三）特征。1.專業(yè)性。各二級學(xué)院通常設(shè)定不同類別的專業(yè)體系，以此來培育不同類型和不同專業(yè)的人才，與之相對應(yīng)的則是每個專業(yè)均會形成獨立性的檔案管理資料，這些具有專業(yè)性的檔案資料，均是各個專業(yè)教師組織教學(xué)活動過程中的原始記錄，通過查閱這些教學(xué)檔案，能夠了解不同專業(yè)體系的教育教學(xué)情況與教學(xué)管理質(zhì)量。檔案管理的專業(yè)性特征，還體現(xiàn)在檔案資料的專業(yè)分類、整合以及管理方面，這些專業(yè)性的檔案資料為高職院校二級學(xué)院教育管理提供了有效依據(jù)。2.多元性。檔案管理的多元性，主要包括儲存形式的多元性和參與人員的多元性。一方面，二級學(xué)院在踐行檔案的儲存過程中，通常會根據(jù)不同的專業(yè)類別和學(xué)科性質(zhì)，將檔案資料進行分類儲存，納入不同的板塊。例如針對理科專業(yè)，教育資料的儲存通常包含大量的圖紙和數(shù)據(jù)信息，所以儲存的內(nèi)容和種類相對較多，但是一些文科專業(yè)則僅儲存文檔以及一些圖片和文章。檔案管理人員可以根據(jù)不同的專業(yè)特點，以及檔案儲存的實際需求，運用紙質(zhì)文件、Word文檔、光碟或視頻等形式進行儲存。另一方面，檔案管理人員的多元性，主要指的是在檔案管理庫中儲存的資料來源于不同的專業(yè)教師，同時也包括學(xué)生以及家長個人資料。3.系統(tǒng)性。二級學(xué)院學(xué)生檔案的儲存和管理通常是依據(jù)生命周期進行，二級學(xué)院檔案管理的系統(tǒng)性，主要體現(xiàn)在完整地保管教學(xué)活動和學(xué)生的檔案資料。其中包含新生入學(xué)至畢業(yè)的檔案信息，如高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。4.周期性。開展教育教學(xué)和人才培養(yǎng)工作過程中，教學(xué)主要以學(xué)年制進行，按照每學(xué)年的教學(xué)任務(wù)，分割為每個學(xué)期的教學(xué)任務(wù)，同時也需要根據(jù)具體的小周期進行教學(xué)任務(wù)的劃分，包括周周期、日周期、學(xué)制周期，教學(xué)檔案的管理同樣是根據(jù)教學(xué)周期進行，不同周期的檔案管理資料既有密切關(guān)聯(lián)，同時具有分界線，共同形成了高職院校二級學(xué)院檔案管理的大循環(huán)周期。

二、檔案管理在高職二級學(xué)院工作中的作用與地位

檔案管理以其自身顯著的特征和優(yōu)勢，在高職院校二級學(xué)院教育管理中占據(jù)至關(guān)重要的地位，發(fā)揮著不可忽視的作用。因此，高職院校二級學(xué)院開展教育管理的過程中，應(yīng)對此予以高度重視，充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢作用，不斷優(yōu)化高職院校二級學(xué)院教育管理工作流程，提高工作效率與工作質(zhì)量。

（一）為教育活動提供保障。國家和高等教育部門會根據(jù)高職院校的實際情況，下發(fā)相關(guān)的教學(xué)通知，教務(wù)部門人員根據(jù)國家發(fā)布的通知進行總結(jié)歸納，形成針對性的教學(xué)部署，教師開展教學(xué)活動，則需要根據(jù)教務(wù)部門部署的教學(xué)任務(wù)，整個連貫性的過程均需要教學(xué)檔案的支撐，檔案管理對于促進教學(xué)活動的順利開展具有保障作用。有了檔案管理工作提供的教學(xué)材料和信息，能夠為職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)改革提供制度指引，促進教學(xué)秩序的和諧化穩(wěn)定化發(fā)展，進一步提高二級學(xué)院教學(xué)管理工作的質(zhì)量和效果，為學(xué)院教育教學(xué)以及人才培養(yǎng)工作質(zhì)量的提高提供源源不斷的推動力。

（二）為教學(xué)過程提供反饋。檔案管理工作能夠?qū)⒔虒W(xué)過程如實記錄，體現(xiàn)出強大的儲存功能，主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究等活動的文件材料。檔案管理中能夠容納各二級學(xué)院科研和教學(xué)的智慧結(jié)晶，教學(xué)改革創(chuàng)新的成功經(jīng)驗或教訓(xùn)，以及開展教學(xué)活動遇到的問題和解決措施，記錄學(xué)生不同學(xué)習(xí)階段存在的思想困惑和學(xué)習(xí)困難，所以檔案管理工作，對于教育管理工作具有十分重要的參考價值，能夠為其提供諸多的有效反饋信息。在開展課堂教學(xué)活動、社會實踐活動過程中，教師可以運用檔案管理的方式，將不同教學(xué)活動的基本信息如實記錄，并且在教學(xué)結(jié)束后，將這些檔案管理資料作為有效的反饋信息，及時了解實際的教學(xué)活動中，學(xué)生存在的問題和取得的成績，作為制定下一階段教學(xué)計劃的依據(jù)。除此之外，檔案管理工作能夠采集豐富多樣的資源，包括圖片和文字，這些皆是學(xué)生參與教學(xué)活動所取得的教學(xué)成果，可以作為日后二級學(xué)院周期性教學(xué)的重要資源。

（三）為家園互通提供工具。每個學(xué)生在學(xué)校的學(xué)習(xí)和成長過程中，家長均體現(xiàn)出過多的關(guān)心，希望了解孩子在校的學(xué)習(xí)情況和生活情況。但是由于許多學(xué)生的生源地離學(xué)校相對較遠，學(xué)生家長也由于工作忙碌的原因，很難定期到學(xué)校了解學(xué)生的實際學(xué)習(xí)和生活狀態(tài)。家長作為最了解學(xué)生的人，是學(xué)校教育管理工作的重要輔助者，為了進一步加強學(xué)校與學(xué)生家長之間的聯(lián)系，使其能夠?qū)崟r了解學(xué)生在校學(xué)習(xí)和成長的狀態(tài)。各科教師在組織教學(xué)活動過程中應(yīng)以文件或書面、視頻等形式，完整記錄每個學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)和學(xué)習(xí)成果，并定期在家長群或互動平臺進行公布。這樣家長則可以利用碎片化時間翻閱教學(xué)檔案，通過檔案的階段性記錄，了解學(xué)生不同時期出現(xiàn)的學(xué)習(xí)和生活問題，及時給予孩子正確的引導(dǎo)和關(guān)懷，推動家校共育取得更加顯著的效果，這也是學(xué)生檔案管理在二級學(xué)院教育管理工作中的重要價值體現(xiàn)。

（四）為辦學(xué)評估提供依據(jù)。教學(xué)檔案管理是基于教學(xué)實踐活動所形成的信息資料，所以，其最顯著的特征則是能夠真實記錄教學(xué)內(nèi)容，將所有的教學(xué)信息資料形成完善的匯總模式，通過教學(xué)檔案管理，能夠全面了解學(xué)生學(xué)習(xí)過程中存在的問題以及教師所講解的各項知識內(nèi)容，這也是體現(xiàn)教師教學(xué)水平、教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)特色的重要基礎(chǔ)信息。所以，職業(yè)教育相關(guān)部門在針對高職院校的工作審查過程中，通常會依賴檔案管理的原始資料，通過仔細審查，則能夠了解學(xué)校在特定周期內(nèi)的教學(xué)實際情況，以此來評價二級學(xué)院教育管理綜合質(zhì)量水平。同時，這些專業(yè)教學(xué)反饋信息，還能夠作為完善二級學(xué)院專業(yè)教學(xué)模式、人才培養(yǎng)體系的有效依據(jù)，保證專業(yè)調(diào)整以及教學(xué)改革的科學(xué)性與合理性。由此可見，檔案管理在二級學(xué)院教育管理工作中占據(jù)著十分重要的地位，在評估教學(xué)質(zhì)量以及辦學(xué)水平過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理在教學(xué)活動以及教育管理過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，同時也占據(jù)著重要地位。能夠為教學(xué)活動提供保障、為教學(xué)過程提供反饋、為家園互通提供工具、為辦學(xué)評估提供依據(jù)，是提高高職院校教育教學(xué)管理質(zhì)量的重要手段。所以，長期以來，二級學(xué)院均高度注重檔案管理工作，采取有效措施提高檔案管理質(zhì)量對于二級院校意義深遠。