互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下的醫(yī)院會計檔案管理

陳幸蘭 河南中醫(yī)藥大學(xué)第一附屬醫(yī)院

引言

互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下，醫(yī)院會計檔案逐步由紙質(zhì)檔案模式向電子檔案模式過渡，會計檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中也實現(xiàn)了資源共享，這不僅提高了會計檔案的利用率，同時，也節(jié)省了大量的人力資源成本。而對會計檔案管理人員來說，受到傳統(tǒng)思想觀念的影響，一時間難以接受這種新型的信息化管理模式，檔案資料的收集、歸檔、建目、借閱、檢索、保管等工作流程依然沿用傳統(tǒng)的手工操作模式，這嚴重影響了會計檔案管理工作效率，給醫(yī)院其他各項工作的順利開展制造了障礙。因此，為了快速適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)信息化大環(huán)境，醫(yī)院應(yīng)當從轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念著手，建立一套科學(xué)完善的會計檔案信息化管理體系，使會計檔案的實際應(yīng)用價值得到切實體現(xiàn)。

一、醫(yī)院會計檔案管理在互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下的顯著特點

（一）省時省工，減少投入成本

醫(yī)院會計檔案管理是一項工作內(nèi)容煩瑣、管理流程復(fù)雜的基礎(chǔ)性工作，過去，在人工管理模式下，檔案資料的收集、整理、歸檔、查閱、審核、保管等流程需要耗費大量的人力資源，無形當中使工作效率大打折扣。而在互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下，會計憑證、會計報表、各種單據(jù)等檔案資料都建立了電子檔案，管理人員只需要登錄檔案信息管理系統(tǒng)便可以完成煩瑣的工作流程。比如以檔案檢索工作為例，過去在檢索查閱會計檔案資料時，管理人員需要對紙質(zhì)檔案的保管區(qū)域進行確認，然后再逐一按照檔案編碼目錄進行查找，這一過程，需要耗費大量的時間。而檔案信息系統(tǒng)建立以后，管理人員可以直接在檢索界面輸入所要查找的檔案資料的關(guān)鍵字即可快速檢索到相關(guān)的電子檔案資料，給醫(yī)院節(jié)省了大量的人力資源成本[1]。

（二）推進了檔案規(guī)范化管理進程

由于醫(yī)院在經(jīng)營發(fā)展過程中，資金往來賬目頻繁，形成的會計憑證以及各種財務(wù)會計資料相對較多，如果依然采取過去傳統(tǒng)的檔案管理模式，大量的紙質(zhì)資料將占用一個較大的存儲空間，受保管條件的影響，檔案資料極易出現(xiàn)丟失、受潮、受損甚至燒毀的情況，進而給醫(yī)院造成巨大的損失。而在互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下，紙質(zhì)的會計檔案轉(zhuǎn)變成為易保管、易查閱、易建檔的電子檔案，這就使得檔案管理流程變得清晰化和規(guī)范化，同時，也能夠節(jié)省大量的紙質(zhì)檔案存儲空間，無形當中為醫(yī)院減少了大量的支出成本。

二、互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下醫(yī)院會計檔案管理存在的問題

（一）檔案存儲介質(zhì)的不安全因素

眾所周知，當醫(yī)院的計算機接入互聯(lián)網(wǎng)以后，極易受到網(wǎng)絡(luò)病毒、木馬程序的侵蝕或者黑客的攻擊，而存儲會計檔案資源的數(shù)據(jù)庫的安全風險系數(shù)也不斷攀升，在這種情況下，醫(yī)院一些重要的會計核算數(shù)據(jù)以及會計報表等關(guān)系重大的檔案資料極易出現(xiàn)丟失、被盜的情況，雖然系統(tǒng)管理人員定期對系統(tǒng)進行殺毒處理，但是，網(wǎng)絡(luò)病毒與木馬程序攻擊的不確定性，使得會計檔案資料仍然要面對損壞與被盜的風險。比如外來人員隨意接入U盤或者移動硬盤等外部存儲介質(zhì)，這些存儲介質(zhì)如果自帶木馬程序，將極易在計算機系統(tǒng)內(nèi)傳播，進而波及會計檔案資料的存儲數(shù)據(jù)庫[2]。

（二）信息系統(tǒng)管理標準不統(tǒng)一

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種系統(tǒng)應(yīng)用軟件也呈現(xiàn)出多元化發(fā)展態(tài)勢，甚至一些應(yīng)用軟件并沒有經(jīng)過權(quán)威的IT部門的審批，并流入市場，以至于醫(yī)院的會計檔案系統(tǒng)也五花八門，沒有一個統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范和標準。而對于醫(yī)院的會計檔案管理工作而言，本身就是一項嚴謹性與嚴密性較高的工作，但是，在建立檔案應(yīng)用系統(tǒng)時，由于相關(guān)技術(shù)人員缺乏對軟件專業(yè)性與權(quán)威性的認知，使醫(yī)院內(nèi)部所使用的檔案管理系統(tǒng)的功能性嚴重缺失，甚至對一些會計檔案的報表格式也無法兼容，這不僅影響了工作進程，而且也使檔案信息化建設(shè)嚴重滯后。

（三）檔案管理人員綜合素養(yǎng)亟待提升

檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平、各項管理制度的執(zhí)行力以及個人職業(yè)素養(yǎng)與檔案管理工作績效的高低存在密切關(guān)聯(lián)，然而，就目前醫(yī)院會計檔案的管理隊伍來說，在學(xué)歷、學(xué)識、經(jīng)驗、專業(yè)技能等方面表現(xiàn)的參差不齊，尤其在互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下，一些管理人員仍然沿用過去的工作模式，對檔案信息系統(tǒng)的操作功能一知半解，甚至對電子文檔、電子報表的制作等一些基礎(chǔ)性工作，也難以勝任，以至于檔案管理涉及的工作內(nèi)容也無法正常銜接。

三、互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下醫(yī)院會計檔案管理策略

（一）增強安全防范意識，健全安全保障體系

醫(yī)院會計檔案涉及醫(yī)院內(nèi)部的各項財務(wù)數(shù)據(jù)，一旦泄露或者丟失，將給醫(yī)院帶來巨大的損失。因此，醫(yī)院的各級管理層領(lǐng)導(dǎo)以及會計檔案的管理人員應(yīng)當進一步增強安全防范意識，在原有安全保障機制的基礎(chǔ)上，構(gòu)筑一道堅固的安全防護屏障。首先，針對電子會計檔案資料數(shù)據(jù)庫進行加密處理，通過設(shè)置安全防火墻，在醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)之間建立一個安全綠色防護屏障，以抵御計算機病毒、木馬程序以及網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。其次，針對會計檔案信息管理系統(tǒng)，應(yīng)當結(jié)合醫(yī)院各科室以及決策層領(lǐng)導(dǎo)的職責權(quán)限，設(shè)置一個界面登錄權(quán)限，在進入會計檔案操作界面以后，需要經(jīng)過身份認證或者復(fù)雜密碼的輸入才能瀏覽到相關(guān)的檔案資源。最后，由于互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下，計算機病毒的入侵路徑呈現(xiàn)出多樣化特點，因此系統(tǒng)管理人員應(yīng)當定期下載安裝漏洞補丁，同時，應(yīng)當嚴禁外來人員攜帶外部存儲介質(zhì)登錄醫(yī)院內(nèi)部的計算機系統(tǒng)，以保障會計檔案資源的安全性[3]。

（二）增強信息意識，統(tǒng)一管理標準

進入21世紀后，互聯(lián)網(wǎng)信息化建設(shè)步伐逐年加快，在這一背景下，醫(yī)院也順應(yīng)當下時代的前進節(jié)奏，相繼建立了會計檔案信息管理系統(tǒng)，并在實際運行過程中收到了良好的應(yīng)用效果。因此，會計檔案管理人員應(yīng)當始終秉持一種與時俱進的態(tài)度，進一步增強信息意識，快速適應(yīng)高效快捷的信息化管理流程，及時摒棄過去老套的思想觀念。同時，為了提升醫(yī)院會計檔案資源的利用率，醫(yī)院在優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)時，應(yīng)當建立一套標準化、規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一執(zhí)行標準，在保證系統(tǒng)兼容性的同時，使醫(yī)院會計檔案管理系統(tǒng)的功能性保持一致，以便于各項工作的高效展開。比如以管理系統(tǒng)的檔案檢索功能為例，醫(yī)院各科室的檢索界面應(yīng)當具有相同的風格，而且在檢索過程中，只需要輸入簡短的關(guān)鍵字或者關(guān)鍵詞組即可查詢到所需的檔案資源，這種標準統(tǒng)一的管理系統(tǒng)既可提升檔案管理績效，同時，也給醫(yī)院各科室的醫(yī)護人員與管理人員提供了便捷的人性化服務(wù)。

（三）抓好培訓(xùn)再教育工作，提高管理人員綜合素養(yǎng)

人才是醫(yī)院會計檔案管理工作高效展開的先決保障，尤其在互聯(lián)網(wǎng)信息化背景之下，檔案管理工作對人才的專業(yè)技能水平的要求越來越高，基于此，醫(yī)院的人力資源部門應(yīng)當結(jié)合會計檔案管理崗位的職責權(quán)限，編制一個科學(xué)系統(tǒng)的內(nèi)部培訓(xùn)方案，將會計檔案管理工作涉及的財務(wù)基礎(chǔ)知識、系統(tǒng)操作方法、醫(yī)院規(guī)章制度等內(nèi)容納入培訓(xùn)方案當中，并通過集中培訓(xùn)、專家講座和遠程互動等方式，對會計檔案的管理人員進行培訓(xùn)再教育，使管理人員能夠清醒地認識到會計檔案信息化管理的重要性，進而切實履行自身的崗位職責與工作義務(wù)。與此同時，醫(yī)院可以定期舉辦一些崗位大練兵活動、信息管理系統(tǒng)操作大賽等活動，挖掘出更多優(yōu)秀人才，為會計檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)注入源源不斷的驅(qū)動力。

結(jié)語

在互聯(lián)網(wǎng)信息化環(huán)境下，醫(yī)院會計檔案管理逐步向信息化、標準化、規(guī)范化方向過渡，因此，檔案管理人員應(yīng)當充分發(fā)揮自身的主觀能動性，并依托于先進的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，構(gòu)建一個服務(wù)高效、管理便捷的會計檔案信息系統(tǒng)，在提高檔案資源利用率的同時，為醫(yī)院的健康持續(xù)發(fā)展添油加薪。