醫(yī)院外事檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展對策研究

文/濟寧醫(yī)學院附屬醫(yī)院 孫曉霜

醫(yī)院外事檔案是醫(yī)院在同國外有關部門、組織、醫(yī)療機構及個人的各項活動中，記錄下來的具有保存利用價值的文件、圖片、音視頻及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，也是醫(yī)院參加國際交流和對外合作的憑證和依據(jù)。近年來，隨著醫(yī)院對外交流的不斷加強，醫(yī)院外事檔案的內容也在不斷豐富，作為一名外事管理人員，應當在全面了解醫(yī)院對外交流工作和檔案管理的基礎上，分析外事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，找到解決問題的方式方法，促進醫(yī)院外事檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

一、加強醫(yī)院外事檔案管理的必要性

堅持中國共產黨領導，是做好外事工作的根本政治保證。進入新時代、面對新形勢，醫(yī)院應進一步加強黨對外事工作的集中統(tǒng)一領導，堅持以新時代中國特色社會主義外交思想為指導，把黨管外事原則貫穿于外事工作全過程，將加強和規(guī)范外事工作作為一項重要的政治任務來抓。外事檔案作為醫(yī)院參加國際交流和對外合作的重要文書材料，除了可以客觀準確真實地記錄醫(yī)院開展外事工作的整個過程，也可以為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展，包括醫(yī)療科研、人才培養(yǎng)等方面提供重要支持。以黨建為引領，圍繞中心服務大局，做好外事檔案管理工作，對于提高醫(yī)院外事工作水平、推動醫(yī)院國際化發(fā)展具有重要借鑒意義。

二、外事檔案管理存在的問題

外事檔案工作的基本原則規(guī)定：外事檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準確和安全，便于開發(fā)利用。但在日常外事檔案管理工作中仍存在一些問題亟待解決。

（一）對外事檔案管理人員培訓不足。目前醫(yī)院外事部門很少設置專門的檔案管理人員，多數(shù)情況下，檔案管理工作由外事人員兼顧。由于醫(yī)院沒有針對外事人員投入必要的培訓資源，而外事人員在以往的學習中也很少接觸專業(yè)的檔案知識，沒有足夠的業(yè)務能力和專業(yè)意識去細致規(guī)范地整理外事活動材料，很多外事材料的存放是被動進行的，分類是憑經驗完成的，無法嚴格按照要求進行管理，久而久之便形成醫(yī)院外事檔案管理水平較低、標準化欠缺、實用性不強等情況，無法為醫(yī)院發(fā)展建設提供有力支持。

（二）外事檔案管理信息化建設水平較低。隨著信息化時代的快速發(fā)展，很多醫(yī)院正在逐步引進信息化的技術手段，并嘗試將其運用到醫(yī)院發(fā)展建設方方面面，包括在檔案管理中運用信息化手段改變傳統(tǒng)紙質檔案的收集和查詢模式。但是目前，對于外事檔案管理的信息化建設水平仍然較低，多數(shù)醫(yī)院尚未建立起一套完善的外事檔案數(shù)據(jù)庫，檔案的收集和存儲仍依靠傳統(tǒng)紙質方式進行，效率與質量得不到提升，無法滿足醫(yī)院外事工作需要，對于外事人員的日常工作也造成諸多不便。

（三）外事檔案收集不到位。醫(yī)院的外事檔案是在外事管理和外事活動中形成的文件材料，反應其全過程且對醫(yī)院當前及長遠發(fā)展具有參考價值和憑證作用，具體內容包括因公（私）出國（境）管理材料、本院職工外出或外籍人員來院進修訪學材料、進行學術交流和院際合作材料、參加國際會議的材料等。由于不同外事工作所涉及的責任部門不同，如涉外綜合管理、開展國際交流和外事手續(xù)的辦理等由外事部門主要負責，外出進修訪學人員的選拔和回國后的考核由人事部門負責，回國后的科研成果交流與展示等在科研管理部門，而后續(xù)與國境外組織或個人開展具體合作項目的是醫(yī)療護理主管部門和專業(yè)對口臨床科室等過程中所形成的外事檔案材料也分別由各部門、科室或職工個人分散掌握，無法做到科學收集、統(tǒng)一歸口、按時定向移交外事部門集中管理。

（四）外事檔案安全不到位。“外事無小事”，醫(yī)院外事檔案因其形成過程中的特殊背景和目的，具有明顯的政治性、較強的保密性、類別的多樣性和來源的復雜性等特點。外事人員在從事涉外工作的過程中必須嚴格做好保密工作，對于外事檔案的管理更需慎之又慎。隨著信息化技術的加速發(fā)展，電子檔案占比逐漸加重，信息安全問題也愈發(fā)凸顯，這不僅關乎外事檔案內容的保密問題，還牽涉到信息的完整性、真實性、準確性和有效性。由于電子檔案通常依賴磁盤或光盤等磁性介質作為載體，可在網(wǎng)絡環(huán)境中存儲、處理、傳輸和應用，但網(wǎng)絡環(huán)境的開放性意味著計算機系統(tǒng)在運行過程中一旦感染病毒或被黑客入侵，極易造成電子檔案存儲介質的損壞或數(shù)據(jù)信息的篡改、竊取和毀滅，外事檔案的安全難以保證。

三、改善醫(yī)院外事檔案管理的對策

醫(yī)院外事檔案管理存在的問題，對于外事工作的順利開展也會造成影響，必須采取一定的措施解決問題，切實提高外事檔案管理水平。

（一）完善外事檔案管理制度建設。嚴謹?shù)耐馐聶n案管理制度是實現(xiàn)外事檔案管理科學規(guī)范和做好外事工作的基本保證。要想把外事檔案管理好就必須依規(guī)管理，實現(xiàn)外事檔案管理的制度化、規(guī)范化。隨著醫(yī)院國際化發(fā)展步伐的不斷加快，醫(yī)院對外交流合作的渠道得以拓寬，形式日益豐富，隨之形成的外事檔案呈現(xiàn)出多樣化趨勢。醫(yī)院應該順應形勢需要，建立健全一套合理的外事檔案管理制度。制度應涵蓋外事檔案材料的收集、建立、存檔、查詢、借閱等各個環(huán)節(jié)，明確每一環(huán)節(jié)的材料來源及責任部門，確保外事檔案的時效性、完整性、準確性。同時應充分考慮外事檔案信息的安全性和保密性要求，強化保密制度，明確應用范圍，嚴格審批程序。只有建立起完善有效的制度體系，使外事檔案管理工作有法可依、有章可循，才能最大限度地為醫(yī)院高質量發(fā)展提供相對應的服務支持。

（二）完善外事檔案管理信息化建設。在當今網(wǎng)絡信息化高速發(fā)展的時代，醫(yī)院應重視外事檔案管理的信息化建設，充分利用科技帶來的便捷，建立健全信息化管理系統(tǒng)，借助技術手段進行外事檔案信息的收集、處理和歸檔，如建立起一套完備的外事檔案數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡化辦公整合各部門在外事工作中留存的檔案信息，充分實現(xiàn)信息的準確傳遞和快速提取，真正對外事檔案實行集中化統(tǒng)一管理。同時，在不違反法律法規(guī)和醫(yī)院規(guī)章制度、確保網(wǎng)絡安全的前提下，通過信息化管理系統(tǒng)，最大化實現(xiàn)外事檔案信息的資源共享，讓醫(yī)院職工能夠在權限允許的范圍內及時準確地掌握到醫(yī)院對外交流合作情況、外派項目信息以及國外前沿醫(yī)療技術和學術研究動態(tài)，打通數(shù)據(jù)壁壘，消除信息孤島。

（三）完善外事檔案管理人才隊伍建設。外事人員作為外事檔案的直接管理者，要具體負責外事材料的整理、收集、歸檔等工作，這就要求外事人員應當具有現(xiàn)代化的管理思想、專業(yè)化的知識水平和職業(yè)化的個人素質。醫(yī)院應注重加強對外事人員在檔案管理方面的培訓，不定期舉辦線上或線下檔案管理知識培訓班、專題講座，或組織外出參觀學習，多形式提高外事人員的檔案管理專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)；應經常性組織開展法律法規(guī)和規(guī)章制度的學習培訓，不斷加強外事人員的政治敏銳性和政治覺悟，避免工作中造成外事檔案信息泄露，時刻確保外事檔案信息安全。同時,要有針對性地培養(yǎng)基礎扎實、外事工作能力突出，又有檔案管理知識儲備的復合型人才，為今后的長遠發(fā)展做好現(xiàn)實和長期準備。

（四）完善外事檔案收集程序。醫(yī)院外事檔案在收集中有其特殊的規(guī)律，很多種不同的載體如文件、圖片、音視頻以及其他不同形式的歷史記錄都可以作為檔案資料進行收集，它們全面反映了醫(yī)院外事工作的整個過程。外事部門應針對各項外事活動的特點，制定科學合理的外事檔案收集程序，積極與各相關部門溝通交流，隨時做好檔案收集準備工作，各部門也應主動配合，嚴格按照程序要求向外事部門移交外事活動過程中所形成的全部材料，做到全面、認真、準確。對于一些零散文件或音視頻等在移交過程中易被忽視的材料，應視情況采取不同方式進行收集，并能夠針對不同載體材料做好明確說明，在確保檔案材料完整性的同時，充分提高其利用價值。

四、結語

隨著中國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的蓬勃發(fā)展，醫(yī)院對外交流活動日益增多，外事工作的重要性日益凸顯。醫(yī)院作為區(qū)域醫(yī)療中心、人才聚集之地，擁有充足的科技和人力資源，應當將這些可利用的資源充分運用到醫(yī)院外事檔案管理工作中去，通過技術手段切實提高醫(yī)院外事檔案管理工作的效率與質量，以黨建為引領，充分發(fā)揮外事檔案在醫(yī)院對外交流及各項管理工作中的作用，努力開創(chuàng)醫(yī)院國際交流合作新局面，為醫(yī)院高質量發(fā)展提供支持。