文/北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所 周智力 劉婷

一、項(xiàng)目背景

我所檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目是在“加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”的號召下有計(jì)劃地開展實(shí)施的。目標(biāo)是對十年間企業(yè)館藏的全部紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，建立檔案全文信息資源庫，進(jìn)一步提升我所檔案信息化水平和使用效率，更好地服務(wù)科研生產(chǎn)活動。

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理需要適當(dāng)?shù)臄?shù)字化系統(tǒng)與軟硬件配置、數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的工作流程基本分為檔案交接、檔案預(yù)處理、檔案掃描、圖像處理、檔案著錄、索引和圖像質(zhì)檢、掛接系統(tǒng)、裝訂還原等環(huán)節(jié)。

二、項(xiàng)目實(shí)施方案

紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的工作流程：

1.檔案交接。檔案交接是指在數(shù)字化加工過程中，加工者向負(fù)責(zé)人借出待加工的檔案原件和歸還已加工的檔案原件，分為檔案領(lǐng)取和檔案歸還兩個環(huán)節(jié)。要求：檔案的領(lǐng)取和歸還應(yīng)及時，不能出現(xiàn)工序等待和檔案堆積過多現(xiàn)象，以保證數(shù)字化的正常運(yùn)作；一般情況下，在完成圖像質(zhì)檢后，就可將裝訂完畢的案卷歸還負(fù)責(zé)人。

（1）向負(fù)責(zé)人領(lǐng)取待加工檔案。按型號、年度、案卷號等優(yōu)先排列順序依次領(lǐng)取。加工者與負(fù)責(zé)人雙方現(xiàn)場共同確定領(lǐng)取檔案的數(shù)量，并填寫《檔案交接記錄表》，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。

（2）向負(fù)責(zé)人歸還已加工檔案。確定應(yīng)歸還檔案的檔號、數(shù)量、案卷按借卷時的排列順序等應(yīng)與領(lǐng)取時保持一致。加工者與負(fù)責(zé)人雙方一起進(jìn)行現(xiàn)場清點(diǎn)檢查。確認(rèn)無誤后歸還入庫，并填寫《檔案交接記錄表》簽字確認(rèn)。

2.檔案預(yù)處理。檔案預(yù)處理是指在掃描之前，根據(jù)管理情況對檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要做出標(biāo)識。要求：保持檔案的完整性，不破壞原始檔案。主要工作內(nèi)容如下：

（1）對成冊裝訂的檔案應(yīng)拆除裝訂物，注意在拆除過程中不損害檔案。

（2）拆開案卷，將每盒檔案內(nèi)的文件逐個校對。內(nèi)容包括：文件對應(yīng)情況、文件總數(shù)、紙張的潔凈度等。

（3）按順序排列檔案，各份文件應(yīng)正面朝上。文件紙張若有折角或折疊，應(yīng)小心展開并壓平。對原件破損的檔案進(jìn)行小心修補(bǔ)或粘貼。

（4）對預(yù)處理完成的檔案，須用夾子小心夾緊，防止檔案散落。

（5）在《領(lǐng)卷單》的相應(yīng)項(xiàng)目內(nèi)填寫案卷需掃描張數(shù)。

3.檔案掃描。檔案掃描是將紙質(zhì)檔案文件通過掃描儀掃描成電子圖像，本工序是數(shù)字化加工的重要環(huán)節(jié)，其他工序均以本工序的質(zhì)量、速度為基礎(chǔ)。要求：掃描時須將各類型紙張放正，傾斜度控制在1°之內(nèi)，超過1°須重掃；檔號輸入正確、規(guī)范、無誤；確保掃描圖像內(nèi)容完整清晰；確保圖像存儲格式正確；圖像數(shù)量認(rèn)真核對，減少漏掃。

（1）檢查案卷檔號與《領(lǐng)卷單》一致后，開始掃描。對于原件表面不清晰的文件，要調(diào)整對比度和亮度等相關(guān)參數(shù)。

（2）對于不適合拆卷的檔案，應(yīng)采用成冊掃描儀掃描，以避免破損檔案并減少掃描儀對檔案造成的損害。

（3）過程中發(fā)現(xiàn)前處理整理錯誤的檔案，應(yīng)記錄在《領(lǐng)卷單》中，回退前處理工序。掃描后應(yīng)認(rèn)真填寫《領(lǐng)卷單》并登記已掃描頁數(shù)。

4.圖像處理。圖像處理是指利用計(jì)算機(jī)對掃描后形成的圖像文件進(jìn)行精細(xì)化處理，其主要內(nèi)容包括：圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)、去污等。要求：確認(rèn)任務(wù)列表檔號與圖像檔號一致；確認(rèn)圖像質(zhì)量，所有漏掃、多掃情況均查明原因并處理。

（1）掃描圖像質(zhì)檢。確認(rèn)圖像質(zhì)量準(zhǔn)確無誤后，開始進(jìn)行處理。對圖像偏斜度、清晰度、失真度、色彩模式等進(jìn)行檢查。

（2）圖像糾偏處理?？蓪D像進(jìn)行90°或180°旋轉(zhuǎn)，偏離1°以上通過圖像梳理工具對原件本身偏斜的圖像可進(jìn)行糾偏處理。

（3）圖像去污處理。對于掃描過程中出現(xiàn)的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線等應(yīng)進(jìn)行去污處理。修圖過程中對遇到圖片裝訂孔、掃描過程中產(chǎn)生的折角等應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。

5.檔案著錄。檔案著錄是指把檔案內(nèi)相關(guān)信息完整、規(guī)范和準(zhǔn)確地錄入到數(shù)據(jù)庫。要求：核對索引欄、掛接欄及檔案封面三處的檔號要一致；錄入案卷和文件的目錄，要確保無錯別字；正確填寫頁數(shù)等字段。主要工作內(nèi)容如下：

（1）打開檔案管理系統(tǒng)，選擇“著錄”選項(xiàng)，選擇需要著錄的檔案類型，如“科研檔案”，在案卷級和文件級錄入內(nèi)容。

（2）著錄一個批次后，著錄員進(jìn)行人工校對，如有不一致的地方，須找實(shí)體檔案核實(shí)，直到通過為止。

6.索引和圖像質(zhì)檢。索引質(zhì)檢是手動把系統(tǒng)條目與圖片進(jìn)行關(guān)聯(lián)后，由質(zhì)檢人員逐一檢查條目與圖像是否對應(yīng)。圖像質(zhì)檢是對掃描后的圖像進(jìn)行第二道質(zhì)量檢查。要求：確保每條條目信息與圖像一一對應(yīng)，保證掃描圖像的質(zhì)量，并及時反饋發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題。主要工作內(nèi)容如下：

（1）在質(zhì)檢時要把檔案管理系統(tǒng)里的檔號與《領(lǐng)卷單》檔號對照，確保一致，如有問題則要回退修改。

（2）逐頁翻看檢查圖像，檢查檔案封面、卷內(nèi)目錄與總頁數(shù)是否相符。檢查每頁圖像是否存在漏失、不清晰及頁碼錯誤。查明原因并將有誤的頁次重新掃描。

（3）檢查檔案管理系統(tǒng)里的檔號與檔案封面上的檔號是否相符。目錄數(shù)據(jù)相關(guān)字段與圖像內(nèi)容是否對應(yīng)錯位、是否存在不準(zhǔn)確或內(nèi)容不清楚、數(shù)量不準(zhǔn)確等情況，并在《領(lǐng)卷單》上明確標(biāo)記問題。

7.掛接系統(tǒng)。將電子文件導(dǎo)入檔案系統(tǒng)中來，通過文件導(dǎo)入功能瀏覽選中電腦文件進(jìn)行導(dǎo)入。可以通過“原文操作”添加原文。如果有多個原文的也可以在一條記錄中進(jìn)行添加，對于文件體諒比較大的原文在上傳時支持?jǐn)帱c(diǎn)續(xù)傳和文件校驗(yàn)功能，以避免文件電子損壞。

8.裝訂還原。檔案裝訂還原是數(shù)字化加工的最后環(huán)節(jié)，其工作內(nèi)容是及時將經(jīng)過拆分、掃描及完成圖像處理并經(jīng)過圖像質(zhì)檢的檔案原件按檔案保管的要求歸還負(fù)責(zé)人。要求：案卷及時裝訂，以防止紙張錯亂；案卷裝訂還原后外觀及紙張排序等須與拆卷前完全一致。不得將紙張放反、放倒及頁碼順序錯亂。A0等大幅面紙張應(yīng)按原折痕折疊好，確保裝訂后不影響對大紙張的查閱。盡可能在原有位置上進(jìn)行裝訂，以真實(shí)還原案卷拆分前原貌。

三、項(xiàng)目實(shí)施過程

本項(xiàng)目包含前期規(guī)劃、項(xiàng)目實(shí)施和項(xiàng)目驗(yàn)收三個主要階段，各階段主要工作內(nèi)容如下：1.前期規(guī)劃階段5個月：制定項(xiàng)目實(shí)施方案；開展檔案數(shù)字化工作量摸底統(tǒng)計(jì)；進(jìn)行數(shù)字化項(xiàng)目調(diào)研。2.項(xiàng)目實(shí)施階段20個月：布置項(xiàng)目加工現(xiàn)場；配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備；開展數(shù)字化加工；進(jìn)行檔案出入庫整理與登記。3.項(xiàng)目驗(yàn)收階段4個月：進(jìn)行數(shù)字化數(shù)據(jù)質(zhì)檢；完成數(shù)字化全文系統(tǒng)掛接；開展數(shù)字化成果驗(yàn)收。

（一）前期規(guī)劃階段。前期規(guī)劃階段，組織編制《檔案全文資源庫建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施方案》，進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施的可行性論證與方案論證。與此同時，對內(nèi)開展庫藏檔案摸底盤查，確定數(shù)字化檔案范圍與規(guī)模，對外進(jìn)行典型數(shù)字化項(xiàng)目進(jìn)行多方調(diào)研學(xué)習(xí)，在綜合考慮確定我所檔案數(shù)字化加工模式。

（二）項(xiàng)目實(shí)施階段。按照項(xiàng)目實(shí)施方案要求對的各門類檔案開展數(shù)字化加工工作，主要涉及掃描、圖像處理、合成雙層PDF、案卷裝訂還原等加工工序。加工過程中嚴(yán)格按照檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）的要求，將掃描設(shè)置為彩色、分辨率為300DPI，進(jìn)行后續(xù)的掃描、圖像處理以及雙層PDF批量轉(zhuǎn)化。

（三）項(xiàng)目驗(yàn)收階段。1.檔案實(shí)體質(zhì)量檢查。為保障項(xiàng)目實(shí)施過程中檔案實(shí)體的安全，避免出現(xiàn)檔案實(shí)體丟失、損壞等風(fēng)險，加工前對所有待數(shù)字化的紙質(zhì)檔案逐份開展出庫實(shí)體檢查，做好出庫登記；加工后，對所有檔案逐一進(jìn)行入庫檢查，與出庫登記做對比，做到賬實(shí)相符。2.數(shù)字化成果質(zhì)量檢查與整改。針對加工單位處理完畢的所有數(shù)字化成果，采取人工檢驗(yàn)方式，先后對檔案數(shù)字化成果開展全檢和抽樣兩次質(zhì)量審查工作，重點(diǎn)檢查圖像命名、頁面質(zhì)量、是否漏掃等問題。第一次全檢以所有數(shù)字化成果為對象，對數(shù)字化檔案進(jìn)行無差別審查；第二次抽樣檢查以10%作為抽樣比例，隨機(jī)抽取1500件數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量審查；兩次審查發(fā)現(xiàn)問題近600項(xiàng)，已完成問題整改，確保所有數(shù)字化成果質(zhì)檢合格。3.數(shù)字化全文系統(tǒng)掛接。質(zhì)檢合格后，將所有質(zhì)檢合格的檔案數(shù)字化全文批量導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，建立各門類檔案全文數(shù)據(jù)庫，配合檔案系統(tǒng)電子借閱流程，為全所提供檔案全文信息在線利用。

四、項(xiàng)目實(shí)施效果

本項(xiàng)目自2018年4月開始正式啟動，于2020年9月最終驗(yàn)收結(jié)束，歷時25個月，共完成3萬余件、40萬余頁庫藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理，庫藏檔案數(shù)字化率達(dá)到95%以上，依托檔案管理系統(tǒng)平臺，將檔案數(shù)字化全文批量導(dǎo)入，與已有的檔案條目數(shù)據(jù)庫一一匹配、全文掛接，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)全文檢索，已經(jīng)具備了開展數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作的基礎(chǔ)條件。

五、結(jié)語

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展繼承中積累的寶貴的知識財富，是按“有依據(jù)、按依據(jù)、留證據(jù)”要求進(jìn)行決策提供的關(guān)鍵憑證，充分挖掘檔案潛在價值，對于提高企業(yè)管理能力。開展檔案數(shù)字化工作，可以使原來僅夠一個人利用的紙質(zhì)檔案，數(shù)量無限制同時在多個服務(wù)端被利用。在更好地保護(hù)庫存檔案的同時，也可以實(shí)現(xiàn)資源共享，查閱利用檔案的效率和準(zhǔn)確率被大大提高。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，能夠?yàn)閹齑鏅n案更好地服務(wù)于研究奠定了基礎(chǔ)，也為企業(yè)后續(xù)開展提供檔案信息系統(tǒng)建設(shè)提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)條件，積累了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。