文/海南省人民醫(yī)院 李倩

在醫(yī)院的各類工作中，檔案管理工作算是比較邊緣化的工作，容易被大家忽略，正因如此，會(huì)衍生一些工作上的疏忽和問(wèn)題。檔案工作崗位是平凡的，但檔案本身在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的地位和作用非常重大，它關(guān)乎單位和職工個(gè)人的切身利益。檔案管理工作是一項(xiàng)受法律支持和保護(hù)的工作，開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，一些不符合法律法規(guī)的行為，會(huì)受到相應(yīng)的處分和懲治，因此我們需對(duì)檔案管理工作予以足夠的重視。

一、什么是檔案

《中華人民共和國(guó)檔案法（2020年修訂）》第二條“從事檔案收集、整理、保護(hù)、利用及其監(jiān)督管理活動(dòng)，適用本法。本法所稱檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！焙?jiǎn)而言之，檔案是活動(dòng)直接形成、具有保存價(jià)值的歷史記錄。

檔案管理工作則包含幾大環(huán)節(jié)：收集（涉及最后檔案的歸檔的齊全完整和有效利用）、鑒定、分類（對(duì)照歸檔范圍和管理期限進(jìn)行類別的劃分）、編制頁(yè)碼、裝訂（用不銹鋼釘組卷或逐件裝訂）、排序（對(duì)同一類檔案根據(jù)時(shí)間順序進(jìn)行排序）、蓋歸檔印章標(biāo)出檔號(hào)，錄入檔案管理系統(tǒng)同時(shí)進(jìn)行著錄，裝檔案盒、打印歸檔目錄，撰寫年度歸檔說(shuō)明，移交綜合檔案室集中管理，提供檔案的開(kāi)發(fā)利用。

以上體現(xiàn)的是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)工作的全過(guò)程，基本上由檔案專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)完成。但單位職工在檔案管理工作各環(huán)節(jié)，也不是完全置身度外，其中首、尾兩大環(huán)節(jié)就與各部門、各單位職工關(guān)系密切。本文著重要介紹的就是醫(yī)院職工在參與歸檔資料的收集和檔案利用兩個(gè)環(huán)節(jié)常常會(huì)出現(xiàn)的一些問(wèn)題，并提出若干條改進(jìn)措施。

二、醫(yī)院檔案管理工作的重要性

（一）憑證作用。檔案是社會(huì)活動(dòng)中直接形成的歷史記錄，是最有效的參考憑證。如：日常開(kāi)具的親屬證明，需到檔案室查個(gè)人人事檔案記錄；晉升職評(píng)時(shí)，需要到檔案室復(fù)印往年年度考核表、科研獲獎(jiǎng)情況；有業(yè)務(wù)糾紛時(shí)，需要到檔案室復(fù)印有利的證明材料或合同文件作憑證等。

（二）參與醫(yī)院管理作用。檔案工作質(zhì)量體現(xiàn)醫(yī)院管理工作水平。如：醫(yī)院迎接的巡視工作，根據(jù)要求，提供的合同臺(tái)賬、相關(guān)文件、基建項(xiàng)目的審批手續(xù)、設(shè)備購(gòu)買手續(xù)、會(huì)計(jì)憑證、科研課題報(bào)賬情況等，基本上由檔案室提供。類似的還有各類大型審計(jì)、迎接上級(jí)的檢查督查等。檔案資料收集完整與否，影響巡視、審計(jì)、迎檢等工作效果，可見(jiàn)檔案是醫(yī)院開(kāi)展工作和管理者作出決策的依據(jù)，使得醫(yī)院運(yùn)行有法可依、有章可循，在一定情況下能夠遏制官僚主義，從而提高管理工作效率。

（三）參考作用。如根據(jù)某主題編撰的文件匯編，為編撰院志提供素材等。如：2015年醫(yī)院編撰《海南省人民醫(yī)院院史》，講述了1881年到2013年醫(yī)院上百年的發(fā)展，醫(yī)院檔案室、海南省檔案館、廣東省檔案館就貢獻(xiàn)了眾多檔案資料作參考。

三、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

檔案收集工作存在的問(wèn)題。歸檔資料收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，更是檔案管理工作其他環(huán)節(jié)得以進(jìn)一步開(kāi)展的必要基礎(chǔ)，倘若沒(méi)有檔案資料收集工作，其他環(huán)節(jié)就不復(fù)存在。而且檔案在進(jìn)行收集時(shí)是否齊全，直接決定了檔案的完整系統(tǒng)性和有效性。實(shí)際工作中，醫(yī)院某些部門或職工檔案意識(shí)淡薄，手持醫(yī)院重要文件原件，不主動(dòng)交文書檔案室登記整理歸檔，沒(méi)有移交綜合檔案室集中管理的情況也客觀存在。

單位職工到外單位領(lǐng)取文件后，沒(méi)有及時(shí)或沒(méi)有交到文書檔案室進(jìn)行登記流轉(zhuǎn)，造成負(fù)面影響，一方面導(dǎo)致醫(yī)院管理層不了解文件內(nèi)容，影響相關(guān)內(nèi)容的上傳下達(dá)；同時(shí)也造成應(yīng)歸檔案資料沒(méi)有得到收集歸檔。案例1：筆者所在單位某科室曾經(jīng)到省衛(wèi)生健康委領(lǐng)回關(guān)于造血干細(xì)胞移植和采集技術(shù)的批復(fù)文件，由于缺乏檔案意識(shí)，未移交檔案部門做收文歸檔。在后來(lái)迎接衛(wèi)生執(zhí)法部門的依法執(zhí)業(yè)檢查中，需提供該項(xiàng)技術(shù)的審批手續(xù)，科室首先想到檔案部門查找批文未果，由于沒(méi)能夠提供審批手續(xù)差點(diǎn)被通報(bào)取消該項(xiàng)目。還好，該科室某同志對(duì)取文件行為有印象，終于在科室各大資料盒中翻出該批復(fù)文件，避免了被戴上不依法行醫(yī)的帽子，最后文件也得以移交檔案部門歸檔。

有些證件原件（如土地證）經(jīng)歸口職能部門辦理后，多年存放于自己部門使用，經(jīng)檔案部門工作人員多次催辦，至今未移交檔案室歸檔。案例2：筆者單位的基建部門到主管部門取回幾個(gè)土地證并多年存放自己部門使用，檔案管理部門獲知后經(jīng)多次提醒，仍未移交檔案部門歸檔，造成應(yīng)歸檔案資料沒(méi)有得到歸檔，影響醫(yī)院其他工作，需要提供相關(guān)檔案資料憑證時(shí)無(wú)法及時(shí)提供。

有些部門在履行合同蓋章事務(wù)中，醫(yī)院先蓋章送往對(duì)方單位用印，責(zé)任部門沒(méi)有及時(shí)返送已蓋章的合同協(xié)議給文書檔案室進(jìn)行歸檔，埋下檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)隱患。案例3：醫(yī)院后勤服務(wù)處于2019年12月負(fù)責(zé)與水務(wù)公司簽訂的《供用水合同》9份，在醫(yī)院現(xiàn)行蓋章，送往水務(wù)公司后在無(wú)下文，文書檔案室多次催促后勤服務(wù)處返送該合同未果，后經(jīng)核查，因時(shí)間過(guò)長(zhǎng)水務(wù)公司已將合同遺失。

有些專門檔案，職能部門沒(méi)有移交綜合檔案室集中管理。案例4：筆者所在單位截至2013年，科研項(xiàng)目檔案未曾有檔案移交到醫(yī)院綜合檔案室進(jìn)行集中保管。職工不了解科研項(xiàng)目檔案應(yīng)歸檔資料范圍，歸檔工作不理想，科研項(xiàng)目檔案移交不及時(shí)，目前醫(yī)院綜合檔案室室藏檔案不足300份。但該院應(yīng)歸檔的科研項(xiàng)目檔案不少，僅是2020年醫(yī)院各類科研立項(xiàng)將近200項(xiàng)，大量科研項(xiàng)目結(jié)題后沒(méi)有移交綜合檔案室集中保管。

四、問(wèn)題的原因分析及影響

原因：檔案宣教工作不夠充分，部門對(duì)歸檔工作不夠重視，職工檔案意識(shí)不強(qiáng)。

影響：檔案資料收集不及時(shí)、不全面，影響檔案的有效性和利用率，影響醫(yī)院管理效率提升。

該院《海南省醫(yī)療科研數(shù)字檔案一體化管理模式的創(chuàng)立及推廣研究》課題組于2020年7-9月份在院內(nèi)開(kāi)展主題為《科研項(xiàng)目檔案利用和數(shù)字化現(xiàn)狀調(diào)查》，其中有三個(gè)問(wèn)題的調(diào)研結(jié)果顯示：

問(wèn)題一：您是否了解科研項(xiàng)目檔案涵蓋的內(nèi)容（）？

A.是 138人 （24.00%）

B.否 435人 （76.00%）

答題人數(shù)：573人

問(wèn)題二：您是否了解本單位科研項(xiàng)目檔案申請(qǐng)利用的手續(xù)（）？

A.是 97人 （17%）

B.否 476人 （83% ）

答題人數(shù)：573人

問(wèn)題三：您是否在本單位利用過(guò)科研項(xiàng)目檔案（）？

A.是 53 （9.22%）

B.否 522 （90.78%）

答題人數(shù)：575人

以上數(shù)據(jù)說(shuō)明，科研項(xiàng)目檔案知曉率、利用率極低，但職工的需求欲望卻非常高。檔案管理部門開(kāi)展科研項(xiàng)目檔案的利用服務(wù)工作，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到職工的需求。

五、改進(jìn)措施

檔案管理工作受法律保護(hù)，因此我們所有提出的改進(jìn)措施，要找出法律法規(guī)依據(jù)，才能得到管理層和各部門的支持和采納。

醫(yī)院的院辦（招標(biāo)采購(gòu)）、黨辦、人力資源處、科教處、醫(yī)學(xué)裝備處、財(cái)務(wù)處、基建辦等職能部門是產(chǎn)生和收集應(yīng)歸檔文件的主要部門，要有計(jì)劃安排相關(guān)人員接受檔案知識(shí)培訓(xùn)；綜合檔案室要有針對(duì)性地開(kāi)展各類檔案知識(shí)宣教，提高職工檔案意識(shí)，指導(dǎo)職能部門做好應(yīng)歸檔資料收集工作。

《海南省檔案管理辦法》第九條明確：檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備檔案和相關(guān)專業(yè)知識(shí)，接受檔案行政主管部門定期培訓(xùn)。

綜合檔案室要指導(dǎo)職能部門做好檔案收集工作，指導(dǎo)、協(xié)助科教處科研辦，完成2013年以來(lái)科研項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔工作，盡快移交綜合檔案室集中保管利用。

《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》第十五條各衛(wèi)生機(jī)構(gòu)形成的各種門類和載體的檔案應(yīng)集中保管，任何部門和個(gè)人不得拒絕歸檔和移交。

《海南省檔案管理辦法》第十條明確：按照國(guó)家和本省檔案行政主管部門的規(guī)定，各單位及其工作人員在職務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須收集齊全，整理立卷，按時(shí)交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理。

綜合檔案室或檔案工作人員要參與項(xiàng)目驗(yàn)收工作?！逗Ｄ鲜n案管理辦法》第十二條明確：建設(shè)工程項(xiàng)目、科學(xué)技術(shù)研究和技術(shù)改造項(xiàng)目進(jìn)行竣工驗(yàn)收、鑒定時(shí)，應(yīng)當(dāng)有建設(shè)檔案、科技檔案機(jī)構(gòu)參加，對(duì)項(xiàng)目的檔案加以驗(yàn)收。

檔案工作受法律保護(hù)，檔案工作中的違法違紀(jì)行為要受相應(yīng)處理。各部門、各位職工要依法支持檔案工作，要按規(guī)定移交應(yīng)歸檔的相關(guān)資料，借閱檔案，要注意保管，及時(shí)歸還。

《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》第三條明確：將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料、資料據(jù)為己有，拒絕交檔案機(jī)構(gòu)、檔案工作人員歸檔的，對(duì)有關(guān)責(zé)任人員，給予警告處分；情節(jié)較重的，給予記過(guò)或者記大過(guò)處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予降級(jí)或者撤職處分。

第七條明確：因工作不負(fù)責(zé)任或者不遵守檔案工作制度，導(dǎo)致檔案損毀、丟失的，對(duì)有關(guān)責(zé)任人員，給予記過(guò)處分；情節(jié)較重的，給予記大過(guò)或者降級(jí)處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予撤職或者開(kāi)除處分。

以上法律條文，很明確規(guī)定，檔案收集環(huán)節(jié)，每位職工都有義務(wù)及時(shí)將公文活動(dòng)中產(chǎn)生的文件交給檔案部門；在利用環(huán)節(jié)，都有義務(wù)保護(hù)檔案的周全，否則將受到處分。

國(guó)家有法，我們必依。本文通過(guò)結(jié)合檔案法律法規(guī)，分析醫(yī)院檔案管理工作存在的不足，以實(shí)例進(jìn)行剖析，以期引起大家重視、支持檔案工作、依法參與檔案管理工作。