大數(shù)據(jù)背景下人事檔案信息化建設(shè)問(wèn)題與對(duì)策

文/武漢工程大學(xué) 苗菁

在信息時(shí)代背景下，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日臻成熟和完善，大數(shù)據(jù)應(yīng)運(yùn)而生，一定程度上改善并優(yōu)化了人們傳統(tǒng)的生活方式，將其應(yīng)用于高校的人事檔案管理工作，能夠進(jìn)一步促進(jìn)高校人事檔案管理質(zhì)量的提升。立足于此，筆者探究大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策，以供參考。

一、大數(shù)據(jù)概述

（一）大數(shù)據(jù)的定義。大數(shù)據(jù)概念最早由麥肯錫提出，但是對(duì)于大數(shù)據(jù)的具體定義，則見(jiàn)仁見(jiàn)智了。一部分研究人員將大數(shù)據(jù)定義為依托信息技術(shù)，運(yùn)用此技術(shù)，能夠合理整理和分析數(shù)據(jù)。也有一部分研究者認(rèn)為大數(shù)據(jù)是通過(guò)借助計(jì)算機(jī)的運(yùn)作，來(lái)分析具有參考價(jià)值的信息。總而言之，迄今為止，對(duì)大數(shù)據(jù)依然沒(méi)有做出統(tǒng)一的釋義。

（二）大數(shù)據(jù)的特征。大數(shù)據(jù)雖然未做出統(tǒng)一的界定概念，但是其擁有以下三種特征。具體如下：第一，其具有大量的數(shù)據(jù)?，F(xiàn)階段，大多數(shù)人借助互聯(lián)網(wǎng)對(duì)想要的信息進(jìn)行查詢，抑或是借助于互聯(lián)網(wǎng)活動(dòng)留下關(guān)于自身較多的信息。立足于此兩點(diǎn)，計(jì)算機(jī)可以幫助取得較為繁雜的多種數(shù)據(jù)。第二，低密度價(jià)值。就過(guò)去而言，人們需要在一個(gè)限定的區(qū)域來(lái)查詢自己想要的信息，而隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，人們可以在較大區(qū)域查詢自己想要獲得的信息內(nèi)容。故此可知，大數(shù)據(jù)具有低密度價(jià)值。第三，快速的處理速度。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)資源可以接受較多的信息內(nèi)容，因此需要不斷加快信息處理速度，從而使相關(guān)用戶能夠快速獲得這些信息，進(jìn)而提升用戶的滿意度。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案信息化建設(shè)的意義

（一）提升人事檔案的管理效率。在大數(shù)據(jù)背景下，高?？梢詮?qiáng)化人事檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，對(duì)學(xué)校內(nèi)部信息內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)有效的分析，并對(duì)不同數(shù)據(jù)之間所存在的因果聯(lián)系進(jìn)行深入研究，從而使高校立足于科學(xué)的視角來(lái)預(yù)斷當(dāng)下人力資源管理的現(xiàn)狀。具體而言，高校內(nèi)部的人事檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)解決，從而使高校人力資源管理工作能夠在科學(xué)理論基礎(chǔ)上開(kāi)展，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作效率和質(zhì)量的進(jìn)一步提升。

（二）實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。以往的高校人事檔案管理工作，主要依賴于檔案工作人員的多年工作經(jīng)驗(yàn)，這為高校人力資源管理工作所提供的幫助是微乎其微的。而在大數(shù)據(jù)背景的支持下，高?？梢圆粩嘁胂冗M(jìn)的檔案管理人才，聘請(qǐng)業(yè)內(nèi)具有豐富大數(shù)據(jù)經(jīng)驗(yàn)的專家對(duì)檔案管理人員開(kāi)展培訓(xùn)工作，并能對(duì)工作人員的工作任務(wù)進(jìn)行信息化分配，將其系統(tǒng)歸檔在人事檔案中，并有效對(duì)比這些信息內(nèi)容，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理模式的優(yōu)化。在此管理模式下，高校的人事檔案管理工作會(huì)逐漸朝著科學(xué)化方向不斷發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題

（一）信息內(nèi)容來(lái)源過(guò)于簡(jiǎn)單。目前來(lái)看，信息內(nèi)容來(lái)源只依賴于人事檔案，且信息內(nèi)容也有著一定的局限性和雷同性，具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，檔案的填寫(xiě)內(nèi)容不能具體展示個(gè)人特點(diǎn)。第二，大多數(shù)教師的評(píng)價(jià)內(nèi)容失去客觀性和真實(shí)性，具有一定的抄襲問(wèn)題，不能有效體現(xiàn)個(gè)人特征。第三，檔案撰寫(xiě)內(nèi)容篇幅具有一定的局限性，大多數(shù)教師職員的工作總結(jié)報(bào)告存在單一性，不能有效展示其具體的工作履歷、個(gè)人榮譽(yù)等等，鑒于檔案管理的保密性原則，當(dāng)事人不能對(duì)自身檔案進(jìn)行及時(shí)查閱，這造成實(shí)際的檔案內(nèi)容缺乏完善性和系統(tǒng)性。

（二）資金分配不合理。目前來(lái)看，基于市場(chǎng)對(duì)人才需求量的與日俱增，導(dǎo)致高校對(duì)于生源的競(jìng)爭(zhēng)也日益激烈。因此，高校管理層主要思考的問(wèn)題是如何能夠持續(xù)發(fā)展，在此情況下，高校將更多的經(jīng)費(fèi)投入于科研實(shí)踐及人才培養(yǎng)中。此外，高校管理層并沒(méi)有有效認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，這導(dǎo)致針對(duì)資金引入檔案工作多停滯于形式化。在此影響下，大多數(shù)高校不具備相對(duì)完善的檔案設(shè)施，其檔案管理技術(shù)存在嚴(yán)重的滯后性。

（三）不能充分利用人事檔案。現(xiàn)階段，各大高校的人事檔案管理工作主要負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)學(xué)校日常管理中的信息，偶爾也能夠進(jìn)行外界信息查詢工作，且人事檔案系統(tǒng)中的主要信息都將原本的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化處理，這一定程度上縮小了信息含量。在此情況下，只能呈現(xiàn)當(dāng)下人力資源情況，不能借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)細(xì)化人力資源具體管理工作，一定程度上束縛了高校人力資源未來(lái)的發(fā)展。

（四）缺乏相應(yīng)的高校人事檔案管理人員。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入，社會(huì)各個(gè)角落都能夠展示一定商機(jī)，受此影響，大多數(shù)人不再滿足傳統(tǒng)“鐵飯碗”工作，而投身商業(yè)領(lǐng)域。大多數(shù)高校的人事檔案管理人員呈現(xiàn)極度匱乏狀態(tài)，且隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各大高校的教育也受到社會(huì)各界人士的關(guān)注，師資隊(duì)伍日益壯大，高校的檔案管理工作內(nèi)容逐漸增多?；诟咝Ｈ耸聶n案管理人員的缺乏，不少高校安排了校內(nèi)后勤人員投入檔案管理工作，其不具備相對(duì)完善和專業(yè)的檔案管理知識(shí)，一定程度上降低了檔案管理工作質(zhì)量。

（五）人事檔案內(nèi)容缺乏全面性與真實(shí)性。多年來(lái)，高校的人事檔案所收集的內(nèi)容多是展示教師的政治面貌和工作履歷，而對(duì)于其過(guò)往經(jīng)歷的收集則少之又少。此外，教職員工的考核評(píng)價(jià)內(nèi)容呈現(xiàn)單一性和雷同性，甚至部分教師為了謀得一己私利，沒(méi)有切實(shí)將自身真實(shí)經(jīng)歷填寫(xiě)在檔案中，這也導(dǎo)致高校檔案內(nèi)容造假事件層出不窮，缺乏檔案中所要求的真實(shí)性和全面性。

（六）人事檔案管理資金的投入較少。現(xiàn)階段，大部分高校的管理人員將經(jīng)費(fèi)投入科學(xué)研究及人才培養(yǎng)上，用在檔案管理工作方面的經(jīng)費(fèi)則捉襟見(jiàn)肘。甚至一部分高校不具備必要的檔案管理場(chǎng)所，且檔案設(shè)施老化嚴(yán)重，大多數(shù)高校用于人事檔案管理的辦公室不能滿足相關(guān)檔案建設(shè)要求。

四、改善高校人事檔案信息化建設(shè)工作的對(duì)策

（一）加強(qiáng)高校教職工的人事檔案管理意識(shí)。人事檔案資料對(duì)高校的發(fā)展具有至關(guān)重要的意義，因此，高校應(yīng)該從基層入手，不斷提升對(duì)人事檔案管理的重視度。具體而言，高校應(yīng)在日常工作中進(jìn)行必要的宣傳，定期為教師職工開(kāi)展座談分析會(huì)，加大對(duì)于教師職工的培訓(xùn)力度，加大對(duì)教師職工檔案管理知識(shí)的普及力度，從而使教師職工能夠加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。在此環(huán)境下，高校檔案管理工作人員能夠不斷提升對(duì)于該項(xiàng)工作的熱情，使其在今后的工作崗位中切實(shí)履行自身職責(zé)，進(jìn)而提升人事檔案管理的有效性。

（二）增強(qiáng)高校人事檔案管理的信息化程度。在大數(shù)據(jù)背景下，高校逐漸加大了對(duì)于人事檔案工作的重視程度，并對(duì)其不斷改革和完善，促使檔案管理逐漸朝著信息化方向發(fā)展。所謂的檔案管理信息化，主要是指應(yīng)用電子化載體來(lái)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行代替，將傳統(tǒng)的靜態(tài)展示模式應(yīng)用動(dòng)態(tài)管理模式代替。在高校人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要認(rèn)真聽(tīng)取檔案管理人員的意見(jiàn)，并在此基礎(chǔ)上，優(yōu)化管理模式和管理軟件的選擇，從而進(jìn)一步完善信息化建設(shè)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)工作的進(jìn)一步優(yōu)化。

（三）健全人事檔案管理數(shù)據(jù)平臺(tái)?；诟咝Ｈ耸聶n案管理工作的復(fù)雜性和綜合性，需要構(gòu)建一個(gè)相對(duì)完善的大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)全校教職工檔案同時(shí)集中存放一個(gè)平臺(tái)上，進(jìn)而提升檔案管理的效率。同時(shí)，需要將大數(shù)據(jù)技術(shù)有效應(yīng)用于該平臺(tái)上，進(jìn)而能夠有效對(duì)比相關(guān)數(shù)據(jù)。例如，可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)教師職工的博士、碩士、本科、大專學(xué)歷進(jìn)行調(diào)研分析，還可以將本校教師的學(xué)歷和其他高校做對(duì)比，進(jìn)而便于了解本校教師職工的學(xué)歷比例，實(shí)現(xiàn)人力資源管理工作的簡(jiǎn)易化，大大提升檔案管理的有效性。

（四）保證高校人事檔案內(nèi)容的全面性與真實(shí)性。全面性與真實(shí)性是人事檔案內(nèi)容的具體體現(xiàn)，也是提升人事檔案管理有效性的必然手段，能夠進(jìn)一步深化人事檔案管理工作的意義。全面性是指對(duì)一個(gè)人的成長(zhǎng)過(guò)程進(jìn)行全面跟蹤，對(duì)其個(gè)人生活情況、工作履歷以及所參加的相關(guān)實(shí)踐活動(dòng)都充分展現(xiàn)。除此之外，現(xiàn)階段，檔案信息經(jīng)常出現(xiàn)造假問(wèn)題，這就要求從事檔案管理的人員秉持真實(shí)性的原則，認(rèn)真履行檔案管理的職責(zé)，對(duì)所需材料做到有效填充，并及時(shí)甄別檔案的真?zhèn)吻闆r，保證檔案信息具有高度的真實(shí)性和可靠性。

（五）加大人事檔案管理資金投入。在大數(shù)據(jù)背景下，高校只有不斷完善檔案管理設(shè)施和場(chǎng)所，才能進(jìn)一步提升檔案管理的有效性。因此，高校要拓寬對(duì)于檔案管理方面的資金引入渠道，加大資金投入力度。配備較為健全的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。在編制年度預(yù)算過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)要對(duì)人事檔案的資金投入給予必要的支持，保證其有足夠的經(jīng)費(fèi)支持。

五、結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)背景下，高校人事檔案的信息化建設(shè)并不是一蹴而就的，而是需要一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程來(lái)不斷發(fā)展和創(chuàng)新。在此過(guò)程中，高校要意識(shí)到檔案管理的重要意義，并深入分析信息化建設(shè)過(guò)程中所出現(xiàn)的具體問(wèn)題，采取針對(duì)性的解決對(duì)策來(lái)實(shí)時(shí)解決，進(jìn)而提升檔案管理的有效性，推動(dòng)高校的持續(xù)發(fā)展。