新時(shí)期電子檔案在檔案管理中的應(yīng)用探究

文/國(guó)家廣播電視總局二〇二二臺(tái) 張燕

對(duì)于企事業(yè)單位而言，檔案管理工作屬于其中一項(xiàng)繁瑣細(xì)碎的業(yè)務(wù)，要對(duì)其投入大量的工作精力。通過(guò)引進(jìn)電子信息化管理模式，采取電子檔案管理方式，可以有效提高工作效率，確保檔案信息的儲(chǔ)存安全，保證查詢便捷并發(fā)揮多方面的優(yōu)勢(shì)和作用。針對(duì)電子檔案在檔案管理中的應(yīng)用策略進(jìn)行探究分析，有極大的必要性與現(xiàn)實(shí)意義。

一、構(gòu)建安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

（一）注重科學(xué)采取網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施。要針對(duì)保存好的電子檔案予以實(shí)時(shí)更新備份，防止由于計(jì)算機(jī)中毒、網(wǎng)絡(luò)安全等問(wèn)題導(dǎo)致檔案資料泄露丟失；注意強(qiáng)化計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)施的安全性能，針對(duì)所使用的軟件、硬件定期實(shí)行升級(jí)處理，做好電子檔案的維護(hù)和整理工作，進(jìn)而有效提高電子檔案存儲(chǔ)設(shè)施的穩(wěn)定性能。除此之外，相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)增設(shè)指紋識(shí)別技術(shù)、身份核對(duì)技術(shù)，開(kāi)設(shè)計(jì)算機(jī)防火墻、及時(shí)備份文件、設(shè)置讀寫(xiě)文件、開(kāi)啟閃電殺毒、數(shù)字簽名等手段，以此防止其他用戶非法訪問(wèn)電子文檔，從而提升電子檔案的安全性能，避免電子檔案發(fā)生外泄或是被盜取。

（二）無(wú)論是企業(yè)、事業(yè)單位還是各級(jí)院校領(lǐng)導(dǎo)，都必須提高對(duì)電子檔案管理的重視程度。要注重將信息化技術(shù)同檔案管理工作有機(jī)結(jié)合起來(lái)，從而確保檔案管理工作有序進(jìn)行；與此同時(shí)，要遵循具體問(wèn)題具體分析的原則，聯(lián)系具體工作的實(shí)際情況展開(kāi)全方位分析，將信息技術(shù)模式高效運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中，從而確保各項(xiàng)工作穩(wěn)定有序進(jìn)行。

（三）應(yīng)當(dāng)定期邀請(qǐng)?jiān)擃I(lǐng)域的專業(yè)人員召開(kāi)專業(yè)知識(shí)講座。為企事業(yè)單位所開(kāi)展的檔案管理工作提供專業(yè)化指導(dǎo)與意見(jiàn)，將其同當(dāng)下資料情況結(jié)合起來(lái)，針對(duì)各類檔案資料進(jìn)行分類歸檔；要提高對(duì)加密設(shè)施建設(shè)的重視程度，確保重要文件和資料不會(huì)發(fā)生遺失問(wèn)題。相比于紙質(zhì)檔案資料，經(jīng)過(guò)信息化技術(shù)掃描保存好的電子檔案資料，其保存壽命更長(zhǎng)、更方便進(jìn)行查詢管理，能夠優(yōu)化管理模式，進(jìn)一步提升檔案管理效率；還能夠有效節(jié)省人力資源，降低數(shù)據(jù)遺失泄露的幾率，實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。

二、注重檔案規(guī)范化操作

各級(jí)企事業(yè)單位，通過(guò)科學(xué)制定電子檔案操作規(guī)范，能夠確保檔案管理工作向著規(guī)范化趨勢(shì)發(fā)展，避免在操作期間出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)。

（一）完善相關(guān)規(guī)章制度。在引進(jìn)、運(yùn)用電子檔案的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)建立并完善相關(guān)規(guī)章制度。比如常用的檔案總結(jié)制度、身份識(shí)別制度、信息加密措施等，以此加強(qiáng)電子檔案管理的規(guī)范性和安全性。

（二）健全電子檔案管理機(jī)制。應(yīng)當(dāng)不斷健全電子檔案管理機(jī)制，使其朝向統(tǒng)一規(guī)范化趨勢(shì)發(fā)展。在此過(guò)程中，要注意針對(duì)所存儲(chǔ)檔案文件予以分類、統(tǒng)一登記管理，從檔案等級(jí)、記錄、分類、存儲(chǔ)、操作以及處理等多項(xiàng)流程，都必須實(shí)施規(guī)范化管理；針對(duì)每一個(gè)單元的文件存儲(chǔ)，都應(yīng)當(dāng)采用相同格式處理軟件予以處理，避免因?yàn)楦袷睫D(zhuǎn)換、兼容性等問(wèn)題導(dǎo)致文檔被損壞。通過(guò)采取上述方式，可以防止電子檔案在管理期間發(fā)生信息資料被外泄、登記錯(cuò)誤的問(wèn)題；與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子檔案后期查詢及加密的管理工作。

（三）要注重逐漸推進(jìn)人事檔案信息管理。在此過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，在整體計(jì)劃的基礎(chǔ)上，按照規(guī)定來(lái)設(shè)置安裝計(jì)劃；要重視檔案管理中的全部環(huán)節(jié)，通過(guò)構(gòu)建系統(tǒng)平臺(tái)和標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，來(lái)達(dá)成內(nèi)部自動(dòng)化辦公目標(biāo)。要提供足夠的資金，在此當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)資金，注重將人事檔案管理信息建設(shè)作為資金預(yù)算的重要部分；要為相關(guān)電子設(shè)施提供充足的經(jīng)濟(jì)支持，以此確保人事檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)安全運(yùn)行。

三、科學(xué)開(kāi)展數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)力度，是有效推動(dòng)檔案管理工作的重要策略。在此過(guò)程中，依靠全方位調(diào)整并完善以往傳統(tǒng)的管理方式，為檔案管理工作打造數(shù)據(jù)庫(kù)模式，有利于推動(dòng)檔案資料管理工作同信息化技術(shù)之間的有效結(jié)合，推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)檔案管理工作的高效實(shí)施。

（一）加強(qiáng)檔案內(nèi)容及相關(guān)數(shù)據(jù)的管理力度。各級(jí)企事業(yè)單位，應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)下自身發(fā)展的實(shí)際情況，加強(qiáng)檔案內(nèi)容、相關(guān)數(shù)據(jù)的管理力度，將其同信息化社會(huì)融合起來(lái)；幫助資料管理工作打造信息化管理平臺(tái)與管理部門(mén)，依托高效的信息技術(shù)工作，保障檔案管理工作成效。

（二）科學(xué)建設(shè)數(shù)據(jù)信息庫(kù)。通過(guò)科學(xué)建設(shè)數(shù)據(jù)信息庫(kù)，便于管理人員及時(shí)查找、搜集相應(yīng)的學(xué)習(xí)資料，便于運(yùn)用信息化技術(shù)整合重要種類、重要區(qū)域等檔案資料，從而在無(wú)形之中提高檔案管理工作效率。

（三）注重相互之間的信息共享。信息化技術(shù)是各單位、各部門(mén)之間連通的重要橋梁，是實(shí)現(xiàn)相互交流與溝通的重要紐帶?；谛畔⒒夹g(shù)的運(yùn)行，各部門(mén)之間應(yīng)當(dāng)依托數(shù)據(jù)信息庫(kù)，注重相互之間的信息共享，通過(guò)溝通與交流相互學(xué)習(xí)，科學(xué)調(diào)整、完善自身區(qū)域性工作方式；注重運(yùn)用信息量豐富的網(wǎng)絡(luò)資源，完善檔案管理的信息化內(nèi)容，合理開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作。

四、加強(qiáng)硬件與軟件管理

就電子檔案管理工作而言，軟件、硬件設(shè)施極具重要性，先進(jìn)的設(shè)備可以提升信息歸檔處置水平，依托視頻、圖像、電子文件等方式有效呈現(xiàn)資料與數(shù)據(jù)，充分發(fā)揮資料的應(yīng)用功能，便于使用人員更好地解讀資料。

（一）軟件與硬件設(shè)施要匹配。為了確保電子檔案管理工作順利穩(wěn)定運(yùn)行，應(yīng)當(dāng)提供與之相匹配的軟件與硬件設(shè)施，以此確保大量信息被有效收集、存儲(chǔ)以及傳遞，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與智能化效果。在此過(guò)程中，各級(jí)企事業(yè)院校單位應(yīng)當(dāng)運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，將整理保存好的電子檔案?jìng)浞萏幚?，依靠刻盤(pán)的方式對(duì)電子檔案進(jìn)行永久性儲(chǔ)存；要加大資金投入與制度鼓勵(lì)，注重對(duì)相關(guān)技術(shù)實(shí)施研究和開(kāi)發(fā)，以此提升計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理能力，強(qiáng)化電子檔案管理平臺(tái)的安全性與實(shí)用性。

（二）要定期更新、維護(hù)電子檔案管理硬件設(shè)施。要按照自身的經(jīng)濟(jì)狀況，采購(gòu)實(shí)用性較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備。通過(guò)加強(qiáng)軟件、硬件設(shè)備的管理力度，可以為電子檔案管理工作創(chuàng)設(shè)良好的工作環(huán)境，確保電子信息錄入及時(shí)準(zhǔn)確，存儲(chǔ)更加安全且查詢更為便捷。

五、提高職員專業(yè)化水平

通常情況下，電子檔案管理工作的主要內(nèi)容有檔案的收集、整理與分類，就目前形勢(shì)而言，我國(guó)多數(shù)企事業(yè)單位的檔案管理人員，普遍存在電子設(shè)備操作能力較差、辦公軟件操作水平較低的問(wèn)題，造成電子檔案管理工作難以發(fā)揮其高效性與便捷性，工作成果收效甚微。針對(duì)上述問(wèn)題，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)應(yīng)當(dāng)提高其重視程度，要重點(diǎn)針對(duì)檔案管理人員展開(kāi)專業(yè)化培訓(xùn)與教育，不斷提升其專業(yè)能力。

（一）要注重為電子檔案管理人員提供學(xué)習(xí)平臺(tái)。培訓(xùn)與教育的主要內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作練習(xí)、辦公室軟件操作練習(xí)、檔案網(wǎng)站管理操作等領(lǐng)域。要遵循理論聯(lián)系實(shí)際的原則，在豐富職員理論知識(shí)的同時(shí)，強(qiáng)化其實(shí)踐操作能力，以此確保培訓(xùn)成效。

（二）應(yīng)當(dāng)定期召開(kāi)專業(yè)化知識(shí)講座、研討會(huì)議。邀請(qǐng)?jiān)擃I(lǐng)域的專業(yè)人士進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，并加強(qiáng)電子檔案管理人員之間的技術(shù)交流，引導(dǎo)其樹(shù)立高度的職業(yè)責(zé)任感，重視電子檔案管理工作的意義，從而提高檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)能力。

六、其他電子檔案應(yīng)用策略

（一）做好歸檔管理。針對(duì)電子檔案所開(kāi)展的歸檔工作，主要是指檔案管理人員依靠系統(tǒng)性、科學(xué)性的整理，將具備價(jià)值的電子文檔、圖片以及影像材料，由計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器或是網(wǎng)絡(luò)復(fù)制到存儲(chǔ)載體當(dāng)中，從而達(dá)到長(zhǎng)期存儲(chǔ)與歸檔的效果。由此可知，在對(duì)電子檔案實(shí)行歸檔期間，想要排除所有對(duì)設(shè)備運(yùn)行產(chǎn)生的干擾因素比如病毒等，就必須做好電子檔案鑒定環(huán)節(jié)。在此過(guò)程中需要對(duì)電子檔案實(shí)施殺毒，在保證無(wú)病毒入侵的前提下，才可以開(kāi)展歸檔操作。

除此之外，還應(yīng)當(dāng)保證電子檔案完整無(wú)誤，未遭到損壞和遺失。針對(duì)重要文件予以掃描及存檔期間，要注重將文件轉(zhuǎn)化為PDF文檔再實(shí)施存檔處理。想要確保檔案能夠?yàn)槭褂谜咛峁└鼮闇?zhǔn)確、真實(shí)的數(shù)據(jù)與信息，應(yīng)當(dāng)妥善保存好紙質(zhì)文件，科學(xué)實(shí)施檔案歸檔雙軌制度，否則紙質(zhì)文件的流失和泄露，會(huì)嚴(yán)重威脅到信息數(shù)據(jù)的安全性與可靠性。

（二）拓展服務(wù)功能。一方面，各級(jí)企事業(yè)單位中的檔案管理人員，需要充分挖掘館藏資源，注重對(duì)其進(jìn)行加工處理，科學(xué)運(yùn)用多媒體技術(shù)、信息技術(shù)以及光盤(pán)制作等技術(shù)，將館藏資源文件信息以電子文件的形式，遵循便于查找管理的原則儲(chǔ)存下來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)電子資源安全共享的效果；另一方面，電子文件信息既可以運(yùn)用ZIP予以保存，也可以運(yùn)用CD予以存儲(chǔ)，要努力構(gòu)建在線服務(wù)系統(tǒng)，為電子文件用戶提供在線咨詢等服務(wù)，堅(jiān)持以人文本的服務(wù)原則。

七、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，各級(jí)各類企事業(yè)院校單位在開(kāi)展電子檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)綜合考慮多方面的因素。要根據(jù)單位自身的實(shí)際情況，提高對(duì)電子檔案管理模式的重視程度，不斷健全相關(guān)管理機(jī)制；加強(qiáng)相關(guān)軟件硬件設(shè)備管理力度，注重檔案的規(guī)范性操作與數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，不斷提高電子檔案管理人員的專業(yè)能力。以此提高檔案管理工作效率，促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)高效穩(wěn)定發(fā)展。