張學(xué)芳 濟(jì)寧市公路管理局兗州公路局

引言

新中國(guó)第一部民法典辯證地總結(jié)了國(guó)內(nèi)外最新的理論成果，全方位系統(tǒng)性地規(guī)定了合同相關(guān)制度。對(duì)于合同的訂立、效力、履行、保全、轉(zhuǎn)讓、終止、違約責(zé)任等一般性規(guī)則進(jìn)行了調(diào)整和完善。第533條從法律意義上肯定了情勢(shì)變更對(duì)于合同的確定性帶來(lái)的不確定性影響。因此，加強(qiáng)合同管理，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，不僅是企業(yè)內(nèi)部控制的要求，也是企業(yè)生存、發(fā)展、成長(zhǎng)的必然選擇。

現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響的估計(jì)有了具體而翔實(shí)的數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)提供了一個(gè)比主觀判斷更加客觀的判斷依據(jù)。這種定量技術(shù)的廣泛采用必將倒逼合同管理人員盡可能地拋棄主觀臆斷，而更理性更數(shù)據(jù)化地分析判斷合同的走向?！皵?shù)據(jù)化代表著人類(lèi)認(rèn)識(shí)的一個(gè)根本性轉(zhuǎn)變。有了大數(shù)據(jù)的幫助，不會(huì)再將世界看作一連串我們認(rèn)為或是自然或是社會(huì)現(xiàn)象的事件，反而會(huì)意識(shí)到本質(zhì)上世界是由信息構(gòu)成的?！?/p>

一、合同管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，大多數(shù)企業(yè)還或多或少地存在著合同管理混亂、合同格式不規(guī)范、監(jiān)管不到位以及管理人員不專(zhuān)業(yè)、過(guò)多依賴(lài)法務(wù)人員的主觀判斷等狀況，滯后于企業(yè)的需求和時(shí)代的發(fā)展。

第一，合同管理數(shù)據(jù)化程度低。合同沒(méi)有根據(jù)其性質(zhì)（擔(dān)保、勞務(wù)、委托、技術(shù)等）分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，或是汗牛充棟，沒(méi)有按照一定的邏輯歸檔排列，直接影響查閱的效率。

第二，格式不規(guī)范。每一類(lèi)合同都有其規(guī)定的格式，擬定合同應(yīng)該嚴(yán)格遵照格式執(zhí)行。由于企業(yè)對(duì)于格式要求不嚴(yán)謹(jǐn)，加之撰寫(xiě)人員沒(méi)有認(rèn)真研習(xí)規(guī)范要求，很多企業(yè)的正式合同存在起草不規(guī)范、條款不明確等情況，不符合合同的嚴(yán)謹(jǐn)性。

第三，合同監(jiān)管不到位。部分企業(yè)的合同管理工作沒(méi)有明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)，幾乎是單個(gè)科室（部門(mén)）各自為政，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于合同管理的重視遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于業(yè)務(wù)工作，在這方面的投入也少，沒(méi)有科學(xué)合理的管理方法與之相配套。

第四，合同管理人員不專(zhuān)業(yè)。合同管理相關(guān)人員，包括撰寫(xiě)、執(zhí)行、存放都由業(yè)務(wù)人員兼任，相關(guān)人員大多沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，法律知識(shí)和文字水平?jīng)]有達(dá)到相應(yīng)水準(zhǔn)，對(duì)合同的擬定及后期執(zhí)行都是一個(gè)隱患。

二、建立合同管理的數(shù)據(jù)化模式的必要性

隨著法制化的加強(qiáng)，合同管理呈現(xiàn)出多元化、多種類(lèi)、涉及范圍廣、風(fēng)控要求高的特點(diǎn)。企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)主要來(lái)源于對(duì)未來(lái)預(yù)測(cè)不足和對(duì)方的機(jī)會(huì)主義行為。強(qiáng)化傳統(tǒng)的合同管理機(jī)制盡管有助于針對(duì)以上兩點(diǎn)作出有效回應(yīng)，但大數(shù)據(jù)背景下仍然有不足之處：一是傳統(tǒng)的合同管理方式更多依賴(lài)企業(yè)分工部門(mén)人員的責(zé)任感和自覺(jué)性，在設(shè)置較多管理部門(mén)或職能制組織結(jié)構(gòu)中，由于職能劃分過(guò)細(xì)導(dǎo)致各自為政，起草、簽定、履行合同有明顯的脫節(jié)，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)缺乏日常預(yù)警；二是對(duì)合同管理的具體形式仍然取決于人們的自我判斷和模糊性處理，由于受個(gè)人經(jīng)驗(yàn)、學(xué)識(shí)和自身偏好的影響，合同管理往往在流程中形式化，無(wú)法對(duì)內(nèi)部有效控制產(chǎn)生積極影響。導(dǎo)致公司財(cái)務(wù)失敗的原因很多，既有主觀原因也有客觀原因。公司財(cái)務(wù)失敗的主觀原因主要是關(guān)鍵管理者缺少管理經(jīng)驗(yàn)和管理才干；三是傳統(tǒng)的合同管理較少采用或進(jìn)行外部信息預(yù)警，更多地關(guān)注合同管理的內(nèi)部流程，這種忽視大數(shù)據(jù)影響的行為可能導(dǎo)致合同失敗的風(fēng)險(xiǎn)不能及時(shí)得到預(yù)警。

因此，利用大數(shù)據(jù)強(qiáng)化合同管理機(jī)制，企業(yè)可以迅速通過(guò)大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)現(xiàn)狀和未來(lái)預(yù)期進(jìn)行深度分析和研究，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的相對(duì)人進(jìn)行資信審查和預(yù)警，對(duì)潛在的合作伙伴進(jìn)行預(yù)估和合作的前景進(jìn)行評(píng)估。通過(guò)建立合同管理新模式可以做到：

第一，實(shí)現(xiàn)合同管理程序流程的量化管理。通過(guò)明確大數(shù)據(jù)下合同草擬、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求，進(jìn)一步對(duì)流程進(jìn)行梳理和完善，明確合同管理流程，特別是合同的草擬、審批和執(zhí)行的工作程序，明確合同管理流程中每一環(huán)節(jié)的工作要求，以強(qiáng)化合同的流程管控，以使該流程更直觀適用，增加便捷性，滿(mǎn)足企業(yè)降低成本、控制風(fēng)險(xiǎn)的追求。合同管理新模式有利于企業(yè)做到事前預(yù)測(cè)、事中控制、事后減損，有利于企業(yè)進(jìn)行正確的決策。通過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)，充分了解合同對(duì)方主體資格、信用狀況、履約能力等有關(guān)情況，確保簽約時(shí)當(dāng)事人具備預(yù)期履約能力。可以對(duì)潛在合作伙伴或者競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手進(jìn)行資信調(diào)查，準(zhǔn)確把握對(duì)方的真實(shí)意圖，正確評(píng)判合同簽訂、履行的風(fēng)險(xiǎn)程度；同時(shí)也可以通過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)了解產(chǎn)品的技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r，市場(chǎng)供需情況和市場(chǎng)價(jià)格等，在合同的談判中作出最有利的決策。

第二，加強(qiáng)合同參與與管理人員培訓(xùn)。首先要對(duì)企業(yè)內(nèi)部的合同管理機(jī)構(gòu)和合同管理人員進(jìn)行合同法、公司法、會(huì)計(jì)法等法律法規(guī)的專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，特別要對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)人員和管理層進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的合同管理意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，自覺(jué)地將養(yǎng)成的大數(shù)據(jù)合同管理習(xí)慣運(yùn)用到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，使企業(yè)能夠克服被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，主動(dòng)進(jìn)行合同管理，提高合同為主業(yè)服務(wù)的層次和效率。其次，建立一支綜合性的團(tuán)隊(duì)，這個(gè)團(tuán)隊(duì)包括企業(yè)的法律顧問(wèn)、主要科室的負(fù)責(zé)人、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員等，在簽訂合同前，可以幫助企業(yè)提升合同管理與防范法律風(fēng)險(xiǎn)提出有價(jià)值的建議。

第三，通過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)，企業(yè)管理和業(yè)務(wù)部門(mén)可以進(jìn)行更高效的會(huì)商。對(duì)于影響重大、關(guān)系復(fù)雜并可能對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展有較大影響的合同，能夠及時(shí)組織相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員參與談判，利用其不同的專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行整合分析，其談判過(guò)程的重要事項(xiàng)和談判人員的主要意見(jiàn)，可以得到記錄和妥善保存。對(duì)于內(nèi)控相關(guān)部門(mén)的出的不同意見(jiàn)，負(fù)責(zé)部門(mén)能夠及時(shí)進(jìn)行評(píng)估。

三、合同管理新模式模型

風(fēng)險(xiǎn)小于5%極小可能發(fā)生違約風(fēng)險(xiǎn)，標(biāo)注為綠色；風(fēng)險(xiǎn)大于5%且小于50%的中度風(fēng)險(xiǎn)，標(biāo)注為黃色；風(fēng)險(xiǎn)大于50%且小于95%為較高風(fēng)險(xiǎn)，標(biāo)注為橙色；風(fēng)險(xiǎn)大于95%小于100%為較高風(fēng)險(xiǎn)，標(biāo)注為紅色。對(duì)所有合同的風(fēng)險(xiǎn)管理，借鑒這四種判斷，在數(shù)據(jù)平臺(tái)上各以不同顏色標(biāo)記分類(lèi)：紅色合同，即風(fēng)險(xiǎn)最高，基本確定發(fā)生違約或履行合同將造成較大損失，將對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生較大的不利影響。合同在履行過(guò)程中，由于各種原因發(fā)生合同糾紛時(shí)，合同承辦部門(mén)和承辦人員應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，盡快收集相關(guān)證據(jù)，在規(guī)定的時(shí)效內(nèi)與合同對(duì)方進(jìn)行溝通。相應(yīng)措施：一是事前采用提示方式。增加免除責(zé)任、限制責(zé)任等條款，可以在免除責(zé)任、限制責(zé)任的字體要更加醒目，加下劃線等進(jìn)行明示；二是事中會(huì)計(jì)對(duì)此類(lèi)合同提取按一定比例提取壞賬準(zhǔn)備；三是事后及時(shí)向合同管理部門(mén)通報(bào)，并依照規(guī)定的權(quán)限和程序向企業(yè)負(fù)責(zé)人進(jìn)行報(bào)告；建議解除合同。

橙色合同，表示風(fēng)險(xiǎn)較大，合同很可能發(fā)生違約或履約問(wèn)題，會(huì)計(jì)部門(mén)需要確認(rèn)或有負(fù)債并在年終報(bào)表中予以披露，此時(shí)，合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)該情形及時(shí)進(jìn)行研判，并按照規(guī)定權(quán)限向企業(yè)負(fù)責(zé)人或部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告。相應(yīng)措施：一是事前可以在合同增加約定“特別提示條款”，該條款約定雙方已特別注意到本合同中的特別提示條款，對(duì)此項(xiàng)無(wú)任何異議。二是事中對(duì)于金額較大的合同，可以提供抵押物或質(zhì)押權(quán)，加入第三方，如銀行、保險(xiǎn)公司等，以便雙方更加清楚自已的義務(wù)和權(quán)利。三是事后在法律法規(guī)范圍內(nèi)，需要專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)認(rèn)真斟酌，提出有價(jià)值的變更方案或解決措施，以有效的降低風(fēng)險(xiǎn)率。

黃色合同，表明合同可能具有可控范圍內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)，但企業(yè)必須采取相應(yīng)的措施加強(qiáng)合同管理，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，采取適當(dāng)措施降低風(fēng)險(xiǎn)。相應(yīng)措施：一是事前提供擔(dān)保并繳納合同金額5%～10%質(zhì)保金。二是事中在合履行過(guò)程中會(huì)計(jì)可以先提取風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)備金。三是事后使用先履行抗辯權(quán)或不安抗辯權(quán)或同時(shí)履行抗辯權(quán)，以保證企業(yè)的利益不受損失。

綠色合同，表示合同極小可能發(fā)生違約或履行問(wèn)題，履行合同是安全并且能夠帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益的，這也是企業(yè)應(yīng)當(dāng)大力提倡并積極尋求簽訂的一類(lèi)合同。

建立合同管理新模式的預(yù)警機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了合同的全過(guò)程封閉管理，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者可以更從容地進(jìn)行商業(yè)談判和決策。

結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)社會(huì)治理模式中，公眾參與經(jīng)濟(jì)、社會(huì)生活的意愿更加強(qiáng)烈，每個(gè)人都可以發(fā)布各種信息，同時(shí)通過(guò)更便捷的渠道獲得各種信息，這種信息的激烈碰撞性，為合同管理提供了重要的戰(zhàn)略機(jī)遇。民法典系統(tǒng)修改和完善了各種合同，對(duì)于企業(yè)合同管理工作提出了新的要求并指明了新的方向。加強(qiáng)合同管理的線上預(yù)警，有利于企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同簽訂、履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，及時(shí)采取內(nèi)控措施，為財(cái)務(wù)工作增強(qiáng)安全保障，企業(yè)經(jīng)營(yíng)才能夠在風(fēng)浪中博取利益而立于不敗之地。