國土規(guī)劃檔案管理系統(tǒng)問題分析及對策探討

和桂芬

云南省香格里拉市自然資源局 云南香格里拉 674499

國土規(guī)劃檔案管理是記錄國土資源在利用、規(guī)劃過程中形成的文字、圖片、聲像等形式的資料，對國土資源的開發(fā)和利用都有重要的數(shù)據(jù)參考作用，但是在實際工作的開展中，還存在一定不足，制約著國土規(guī)劃檔案管理工作的發(fā)展，下文圍繞國土規(guī)劃檔案管理系統(tǒng)建設過程中存在的問題和解決對策展開詳細的探討與分析，希望為國家發(fā)展貢獻綿薄之力。

1 國土規(guī)劃檔案管理的必要性

能有效緩解部門的日常工作壓力。為促進社會經(jīng)濟的發(fā)展，國土資源的變動更加頻繁，部門運行中產(chǎn)生的信息呈直線上漲趨勢[1]。通過檔案管理將各類信息進行有效的分類，能使部門工作的秩序性更強，即便出現(xiàn)突發(fā)狀況，也能根據(jù)需要迅速查找相關檔案，大幅提高部門的工作效率，緩解部門日常運行的工作壓力。為部門的工作提供必要的數(shù)據(jù)參考。由于國土資源管理工作具有涉及部門多、工作量大、數(shù)據(jù)信息量大等特點，并且做出的決策往往具有較深的影響，通過國土規(guī)劃檔案管理，能為相關人員提供必要的數(shù)據(jù)參考，使其作出的工作決策更加客觀、準確。準確記錄部門工作歷史數(shù)據(jù)。國土規(guī)劃檔案管理除記錄國土資源信息外，還會對部門內(nèi)部工作歷史、成長歷程、政策制度等進行記錄，幫助國土資源局在發(fā)展的過程中不斷總結經(jīng)驗，及時發(fā)現(xiàn)前期工作中的漏洞，并結合社會發(fā)展趨勢對自身工作進行不斷優(yōu)化[2]。

2 目前國土規(guī)劃檔案管理工作中存在的問題

2.1 管理觀念有待優(yōu)化

對國土規(guī)劃檔案管理部門的領導來說，長期的工作中已經(jīng)形成了既有工作習慣，雖然對國土規(guī)劃檔案管理工作的了解較深，但是存在管理觀念較為落后的弊端，并且由于長期投身工作崗位中，自身專業(yè)素養(yǎng)未能及時得到更新與優(yōu)化，造成在實際國土規(guī)劃檔案管理工作中，各項工作未能有效落地，檔案管理工作的質量不能得到保證。對部門員工來說，長久以來，國土規(guī)劃檔案管理工作在部門中的受重視程度不高，管理人員容易產(chǎn)生懈怠心理，在工作中一直沿用傳統(tǒng)管理模式和工作理念，未能結合社會的發(fā)展需求進行更新，造成業(yè)務檔案劃分不細致、資料殘缺或堆積嚴重的問題，不利于后續(xù)工作的開展。

2.2 管理模式有待升級

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，國土資源管理工作量不斷加大，不僅部門運行中會產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)，前期工作的不到位還會造成資料堆積的情況，加之管理模式科學性不足，工作效率低下，使得國土規(guī)劃檔案管理工作的工作量和工作壓力不斷提升。

科技的發(fā)展日新月異，網(wǎng)絡信息技術已經(jīng)在各個行業(yè)中都得到了不同程度的普及，若能完全實現(xiàn)網(wǎng)絡信息管理，勢必會從本質上提高國土規(guī)劃檔案管理工作的效率。但是目前部分基層國土局還未能完全進行信息化改革，傳統(tǒng)國土資源信息依然采用紙質檔案，而運行中產(chǎn)生的新國土資源信息則采用電子檔案，改革的不徹底使得檔案管理人員需要在實際工作進行雙向查閱，使國土規(guī)劃檔案管理工作的工作難度和工作量都大幅提升。造成此種局面的原因主要就是因為領導部門的重視程度不足，使得內(nèi)部硬件設施和軟件平臺配備不齊，打亂了檔案管理人員的正常工作節(jié)奏，反而降低了國土規(guī)劃檔案管理工作的效率。

2.3 欠缺電子檔案管理經(jīng)驗

隨著網(wǎng)絡信息技術的在國土規(guī)劃檔案管理工作中的普及程度不斷加深，電子檔案的數(shù)量不斷上漲，檔案管理人員的工作模式發(fā)生了根本性的變化。但部分檔案管理人員受傳統(tǒng)檔案管理工作的影響較深，并且欠缺電子檔案管理經(jīng)驗，對電子檔案管理設備和管理平臺的操作存在障礙，使得電子檔案管理工作未能有效落實。

2.4 檔案管理人員的綜合素質有待提升

國土規(guī)劃檔案管理工作枯燥性較強，且工作量大、工作內(nèi)容繁瑣，對檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)要求較高[3]。部門基層國土局未能在工作過程中對檔案管理人員進行定期培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)水平，未能制定有效的激勵政策，使檔案管理人員工作的積極性不高。各種因素都有可能影響檔案管理工作的效率，一旦發(fā)生誤差，還會影響其他部門人員對檔案的查閱效率。

3 優(yōu)化國土規(guī)劃檔案管理工作的對策

3.1 提高部門領導對國土規(guī)劃檔案管理工作的重視程度

部門領導重視程度的高低，會直接影響部門工作的積極性，是提高國土規(guī)劃檔案管理工作質量的重要基礎。部門領導應緊跟時代發(fā)展步伐，不斷更新自身管理觀念，積極學習最新的檔案管理知識，充分認識到國土規(guī)劃檔案管理工作對促進國家發(fā)展的重要性，采取有效的措施促進部門國土規(guī)劃檔案管理工作效率的提升，督促部門檔案管理人員保障工作質量，使國土規(guī)劃檔案管理工作能在社會經(jīng)濟發(fā)展過程中充分發(fā)揮其自身的應用價值。

3.2 建立功能完備的網(wǎng)絡檔案管理平臺

管理人員應加強對網(wǎng)絡信息技術的重視度，推動行業(yè)向網(wǎng)絡信息化方向發(fā)展，積極購入先進的硬件設備，招納網(wǎng)絡人才，建立功能完備的網(wǎng)絡檔案管理平臺。同時，結合網(wǎng)絡檔案管理平臺的建設進程制定相應的管理制度，為檔案管理人員日常工作的開展提供指導，使其在統(tǒng)一管理制度的要求下不斷優(yōu)化國土規(guī)劃檔案管理工作效率，使國土規(guī)劃檔案管理工作更加標準、規(guī)范、系統(tǒng)。

3.3 根據(jù)國土資源檔案的特性進行科學分類、整理和歸檔

國土資源分類、整理、歸檔的效率都會對國土規(guī)劃檔案管理工作的整體效率產(chǎn)生直接的影響。目前在國家相關規(guī)定中，國土資源的類型共分為九類，分別是：①綜合類；②計劃財務類；③地籍管理類；④土地利用規(guī)劃類；⑤建設用地類：⑥土地監(jiān)察類：⑦宣傳科技類；⑧聲像材料類；⑨礦產(chǎn)資源類[4]。這九種類別幾乎涵蓋了國土資源的所有變動類型，但建設用地的報批和由聲像材料形成的文件非常容易在資料的分類、整理和歸檔過程中被忽略，一旦資料遺失，對會后續(xù)建筑工程的有序開展產(chǎn)生不同程度的影響。因此，檔案管理人員應結合國土資源檔案的特性，嚴格按照規(guī)定的工作流程，及時將相關材料進行整理和歸檔，才能最大化保證國土資源檔案的完整性，保障國土規(guī)劃檔案管理的工作質量。

3.4 提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)

檔案管理人員是國土規(guī)劃檔案管理工作中的一線執(zhí)行人員，其綜合素養(yǎng)的高低會直接影響國土規(guī)劃檔案管理工作的質量[5]。因此，國土局需要結合社會需求的變化、行業(yè)的發(fā)展動態(tài)和工作內(nèi)容的變化對檔案管理人員進行定期或必要的培訓，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。培訓內(nèi)容不僅包含專業(yè)知識，還應包含政治教育和職業(yè)素養(yǎng)教育，為檔案管理人員樹立正確的價值觀和職業(yè)思維，加強檔案管理人員對自身工作的認同感和榮譽感，肯定檔案管理人員的價值，使其能更好地開展國土規(guī)劃檔案管理工作。同時，應制定獎懲制度，明確檔案管理人員的工作職責，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)問題，需要對問題起因追查到底，提高檔案管理人員的責任意識，規(guī)范其工作行為，提高國土規(guī)劃檔案管理工作質量；根據(jù)檔案管理工作的效率和質量對檔案管理人員進行相應的獎勵，獎勵內(nèi)容包含榮譽獎勵和獎金獎勵，提高檔案管理人員工作的積極性。

3.5 做好檔案利用過程中的保密工作

檔案管理是國土資源管理的基礎，對規(guī)劃、保護和合理利用國土資源、查處違法用地等方面具有非常重要的作用[6]。實際建檔過程中，會將國土資源信息詳細記錄在檔案中，保護國土資源檔案的私密性對保護國家安全具有重要的意義。因此，國土局應不斷完善檔案利用過程中的保密工作，加強保密工作的強度，對不同級別的工作人員進行檔案查閱范圍和管理范圍的限制，在網(wǎng)絡信息化改革過程中，對登入網(wǎng)絡檔案管理平臺的人員進行訪問權限、查閱權限、拷貝權限等方面的限制，確保國土資源檔案不會遺失、泄露。

檔案管理人員在日常工作中需要留下詳細的工作日志，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理工作出現(xiàn)問題，能迅速鎖定責任人，領導人員還應組織專門人員，對不同管理人員的工作進行監(jiān)督，對經(jīng)過查閱的檔案完整度進行檢查，避免出現(xiàn)信息丟失的情況[7]。

3.6 積極探索檔案管理的新方法

第一，國土局應積極借鑒國內(nèi)外先進的檔案管理經(jīng)驗，學習電子檔案管理方式，優(yōu)化電子檔案管理的工作流程，加強對電子檔案的形成、積累、分類、歸檔、保管和利用等全過程的統(tǒng)籌力度，使國土資源檔案的管理和利用效率更高。

第二，應積極應用先進的科學技術，在國土規(guī)劃檔案管理網(wǎng)絡平臺的建設中，積極應用5G信息技術、云技術等，使國土規(guī)劃檔案管理工作的智能化水平更高，使檔案管理人員和檔案使用人員能在移動客戶端對相關檔案進行管理和使用。國土局應為國土規(guī)劃檔案管理工作的智能化發(fā)展提供便利條件，積極引入升級所需設備，提高國土資源檔案的儲存和利用效率。

第三，國土規(guī)劃檔案管理工作在向信息化方向發(fā)展的同時，也為檔案管理人員的工作提出了新的要求[8]。國土局應結合國土規(guī)劃檔案管理網(wǎng)絡平臺的建設程度，對檔案管理人員進行必要的技術培訓，相關人員應克服自身障礙，積極學習先進的信息管理技術，優(yōu)化自身國土資源檔案信息管理水平，依托自身的過硬技術，更好地適應新形勢下的國土規(guī)劃檔案管理工作，更好地為社會服務。

4 結語

綜上所述，國土規(guī)劃檔案管理是國土資源管理的基礎，對提高土地利用率、促進社會經(jīng)濟發(fā)展都具有非常重要的意義。但是部分人員未能充分認識到國土規(guī)劃檔案管理工作的重要性，在國土規(guī)劃檔案管理工作的實際開展中存在一系列問題，相關人員應深入分析問題的起因，在實際工作中進行針對性整改和優(yōu)化，積極建立國土規(guī)劃檔案管理網(wǎng)絡平臺，推動國土規(guī)劃檔案管理工作向智能化、信息化方向發(fā)展，才能在不斷變化的社會形勢下，更好的服務社會。