強化發(fā)電廠檔案的管理信息化建筑的方法

呂新艷

山東南山鋁業(yè)股份有限公司 山東龍口 265713

在發(fā)電廠發(fā)展中，檔案管理工作發(fā)揮著舉足輕重的地位，因此管理人員要朝著信息化建設方向努力，使檔案管理工作健康發(fā)展。在日常檔案管理工作中，要著重提升工作人員綜合水平，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，細致劃分檔案管理工作，從根本上提升發(fā)電廠經濟收入。

1 發(fā)電廠檔案管理信息化建設中存在的問題

1.1 對信息化建設工作缺乏重視

目前，我國大部分發(fā)電廠對檔案管理工作缺乏重視，還有一些發(fā)電廠實施扁平化管理方式，通過收縮檔案機構，分流檔案管理人員來減低管理成本，這種操作模式會給檔案信息管理工作帶來諸多負面影響。

1.2 檔案管理設施落后

發(fā)電廠在開展檔案管理工作中要想實現(xiàn)現(xiàn)代化，需要先進的軟件和硬件設備的支持。但是部分發(fā)電廠的實力有限，它們將資金用于市場的開拓和新產品的研發(fā)中，忽視了檔案管理工作?，F(xiàn)階段，部分發(fā)電廠對檔案管理工作的認可度較低，嚴重缺乏硬件設施，投入的資金量較少，這阻礙了檔案信息化管理工作的順利開展。

1.3 技術投入力度較小

互聯(lián)網(wǎng)技術是發(fā)電廠檔案信息化管理的重要基礎，傳統(tǒng)的紙質資料雖然存放的時間較長，但是管理方法嚴重缺乏專業(yè)性，導致檔案信息不夠健全和完善。如果使用人工查詢的方式，會耗費大量的時間和精力，不僅需要技術支撐，而且需要大量資金支持和專業(yè)人員的指導。很多發(fā)電廠沒有高度重視檔案信息化管理工作，導致檔案管理信息化管理進程緩慢。

1.4 在整體規(guī)劃上缺乏指導力度

我國部分發(fā)電廠在檔案管理信息化建設中，沒有做好信息部門與其他部門的溝通和交流工作，這導致信息化處理系統(tǒng)僅僅流于形式，無法充分發(fā)揮其真正作用，更無法體現(xiàn)其功能的強大性。

2 強化發(fā)電廠檔案的管理信息化建設的策略

2.1 增強工作人員檔案管理信息化意識

發(fā)電廠在檔案管理中，要以自身發(fā)展情況為基礎，提升員工的檔案管理信息化意識，提升工作人員對檔案管理信息化建設重視程度[1]。在具體管理過程中，要做好檔案信息化宣傳工作，讓每一位員工充分認知和了解檔案信息化知識點，掌握檔案管理信息化意義。除此之外，領導人員要發(fā)揮自身的積極作用，了解檔案的價值，制定完善的管理規(guī)劃，促進發(fā)電廠健康長遠發(fā)展，提升發(fā)電廠的核心競爭力。發(fā)電廠要定期開展工作人員培訓工作，不斷增強工作人員專業(yè)素質。

2.2 優(yōu)化和升級檔案信息化管理平臺

紙質文件管理工作比較繁瑣、復雜，需要耗費大量的時間和精力，嚴重降低了檔案信息化管理質量和效率[2]。為了有效解決這一問題，發(fā)電廠要做好檔案信息化管理平臺的升級和優(yōu)化工作，在實際的檔案管理工作中有效整合工作流程，使用整合管理方法，有效提升檔案信息化管理效率。檔案管理人員要使用先進的計算機技術搜索和收集相關文件，優(yōu)化收集流程，簡化檔案管理，從根本上提升管理效率。除此之外，在具體檔案管理工作中，要利用計算機科學整理檔案，然后做好歸檔工作，這樣不僅提升檔案收集工作的有效性，而且可以節(jié)省大量的人力資源，降低人工成本支出。

2.3 及時更新使用的設備

在檔案信息化管理中，需要先進硬件設備的支撐，這與紙質檔案管理工作相比具有較大差異性[3]。通過調查和分析我們會發(fā)現(xiàn)，發(fā)電廠信息化管理設備情況與檔案管理工作有著密切聯(lián)系，為此要保證使用的信息化設備跟上時代發(fā)展步伐。首先，要發(fā)電廠檔案管理部門提供先進的硬件設備，比如計算機、打印機等等。其次，要嚴格遵循高效、節(jié)約、實用的原則，積極優(yōu)化和升級發(fā)電廠的軟件設備，提升設備的安全性。最后，做好檔案管理信息化建設工作的總結工作，收集各種數(shù)據(jù)和信息，擴大信息化工作覆蓋范圍，做好相關軟件的引入工作。

2.4 加強管理部門人才建設工作

任何一項工作的順利開展都需要專業(yè)人才的支持，因此發(fā)電廠在檔案信息化管理工作開展中，需要具備現(xiàn)代化能力人才的支持。首先，發(fā)電廠要提升對工作人員的審核標準，豐富他們基礎知識，加強計算機操作技術培訓，為檔案信息化管理工作的開展奠定基礎。同時發(fā)電廠要積極建立完善的考核制度，從多個方面考察工作人員的專業(yè)能力，合理安排員工的工作崗位和工資。

3 強化發(fā)電廠檔案管理信息化建設必要性

3.1 有效保護檔案原件

現(xiàn)階段，通過考察可以發(fā)現(xiàn)紙質檔案存在較大弊端，很容易出現(xiàn)損壞和丟失的現(xiàn)象。因此要充分發(fā)揮計算機技術的作用，合理掃描庫存的紙質檔案，做好電子備份工作。這樣不僅可以大幅度降低檔案原件遭到破壞的可能性，而且可以避免檔案丟失，延長檔案保存時間。

3.2 電子文件便捷性更高

在從傳統(tǒng)檔案管理模式下，員工使用手動操作，這種檔案管理工作具有很強的復雜性和繁重的工作量。工作人員在日常管理中，需要花費大量精力進行檔案歸檔，并且發(fā)生失誤的概率較大，給后續(xù)工作帶來較大影響。而利用計算機技術可以有效避免以上問題，節(jié)約大量的時間和精力，提升員工信息處理工作方便性和快捷性。

3.3 能夠快速檢索出需要的檔案信息

在沒有使用計算機開展檔案管理工作前，工作人員需要檢索紙質檔案，查找每一本檔案的目錄，將各種信息有效結合，這樣的查找效率較低。而合理利用計算機后，工作人員可以快速檢索需要的信息，在短時間內精準的獲取，這樣將會大大降低檔案管理人員的工作強度，提升檔案管理效率。

4 結語

現(xiàn)階段，檔案信息化管理工作得到社會各界的廣泛認可，并且成為發(fā)電廠日后發(fā)展的重要方向。傳統(tǒng)的檔案管理方式過于簡單，無法滿足發(fā)電廠的長遠發(fā)展。為此發(fā)電廠要順應時代發(fā)展步伐，積極改革和優(yōu)化檔案管理工作方式，從整體上提升管理效率。