李翠香
(山東省教育科學(xué)研究院,山東 濟(jì)南 250002)
有效防控會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)能夠更好地促成財(cái)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),助推行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作高效開(kāi)展。因此,辨析會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)并有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)成了行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作的重要職責(zé)之一。從發(fā)展實(shí)際情況來(lái)看,行政事業(yè)單位之所以出現(xiàn)會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn),是因?yàn)橄嚓P(guān)工作參與者在處理數(shù)據(jù)時(shí)出現(xiàn)了信息的錯(cuò)報(bào)、漏報(bào)等,導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息反映不真實(shí),失去了原有的功能作用,進(jìn)而給行政事業(yè)單位相關(guān)財(cái)務(wù)管理帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)[1]。由此可見(jiàn),會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生與財(cái)務(wù)人員密切相關(guān)。
制度、規(guī)章雖然能夠規(guī)范員工的行為,但若落實(shí)不到位,不能正常執(zhí)行,則形同虛設(shè),難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。目前行政事業(yè)單位按照規(guī)定對(duì)內(nèi)出臺(tái)了相關(guān)控制制度、會(huì)計(jì)管理制度、內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制,但由于執(zhí)行不嚴(yán)或制度覆蓋不全面,出現(xiàn)了管理漏洞,造成了內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn),出現(xiàn)了如個(gè)人小金庫(kù)、虛假發(fā)票報(bào)賬等問(wèn)題。完善、嚴(yán)格的內(nèi)部控制體系對(duì)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)核算有著不可或缺的作用[2]。此外,由于單位業(yè)務(wù)量大、涉及面廣,而專(zhuān)業(yè)財(cái)務(wù)人員有限,一些財(cái)會(huì)人員可能身兼數(shù)職,這就違背了會(huì)計(jì)崗位不相容原則,使得財(cái)會(huì)人員違法違紀(jì)的概率有所增加,相應(yīng)的潛在會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)增加。由此可見(jiàn),人員管理不完善、制度執(zhí)行不到位都會(huì)帶來(lái)內(nèi)控制度方面的風(fēng)險(xiǎn)。
目前,國(guó)家會(huì)計(jì)改革已進(jìn)入深水區(qū),很多新的制度出臺(tái),一些業(yè)務(wù)行為也發(fā)生了改變。新的業(yè)務(wù)事項(xiàng)出現(xiàn),行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)人員應(yīng)在工作中作出相應(yīng)的調(diào)整,而有些時(shí)候單位會(huì)計(jì)制度沒(méi)有及時(shí)更新,使得一些會(huì)計(jì)行為不規(guī)范、存在失誤,卻不能及時(shí)被發(fā)現(xiàn)、被糾正,也沒(méi)能規(guī)范會(huì)計(jì)人員的行為,增加了會(huì)計(jì)制度方面的風(fēng)險(xiǎn)。例如,缺乏對(duì)員工行為的規(guī)范制度,員工容易出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)行為;資產(chǎn)管理制度不完備,容易出現(xiàn)國(guó)有資產(chǎn)流失、賬實(shí)不符等問(wèn)題;會(huì)計(jì)監(jiān)督制度不完善則容易導(dǎo)致監(jiān)督功能缺失,加上部分會(huì)計(jì)工作人員素質(zhì)不高、責(zé)任心不強(qiáng)、缺乏職業(yè)道德等必然會(huì)帶來(lái)一定的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
會(huì)計(jì)核算是社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基礎(chǔ)管理工具,能反映行政事業(yè)單位的相關(guān)工作情況,是執(zhí)行決策、開(kāi)展公共服務(wù)的重要依據(jù),對(duì)行政事業(yè)單位執(zhí)行國(guó)家職能、提供社會(huì)服務(wù)具有相當(dāng)重要的作用[3]。目前,行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)核算工作還存在很多不良情況,會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)較為突出。例如,一些單位只核算總收入與總支出,核算工作做得不夠細(xì)化,不夠規(guī)范,財(cái)務(wù)處理不到位;部分財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行核算時(shí),對(duì)于工作準(zhǔn)則與制度存在理解與運(yùn)用方面的問(wèn)題,不能依據(jù)相關(guān)規(guī)定開(kāi)展會(huì)計(jì)核算工作,從而引發(fā)了會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)。總之,會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)是普遍存在的,多由財(cái)務(wù)人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不夠、業(yè)務(wù)能力不足、相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)能力差、不能科學(xué)合理地進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃造成,因此需要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的管理與培訓(xùn),進(jìn)而降低人為因素造成的會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)。
信息科技的進(jìn)步在各領(lǐng)域都產(chǎn)生了重大影響,會(huì)計(jì)工作也逐步向信息化建設(shè)靠攏,會(huì)計(jì)信息化管理拓展了會(huì)計(jì)工作的廣度與深度,會(huì)計(jì)信息化也成了當(dāng)前會(huì)計(jì)工作的普遍狀態(tài)。但是,會(huì)計(jì)信息化建設(shè)還存在一定的不足,如單位疏于管理,會(huì)計(jì)信息化工作不系統(tǒng),未按規(guī)定錄入信息,未及時(shí)更新信息,對(duì)于重要數(shù)據(jù)信息未做保密處理,導(dǎo)致信息遭到篡改與泄露,病毒侵犯、黑客攻擊造成系統(tǒng)癱瘓等等,這些都會(huì)造成會(huì)計(jì)信息的錯(cuò)誤與缺失,對(duì)會(huì)計(jì)核算工作產(chǎn)生影響,從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。
行政事業(yè)單位屬于國(guó)家基本工作機(jī)構(gòu),所履行的職能與國(guó)計(jì)民生息息相關(guān),工作經(jīng)費(fèi)一般由國(guó)家財(cái)政撥付。相關(guān)單位在進(jìn)行國(guó)有資產(chǎn)管理時(shí)還存在“采購(gòu)積極,管理懈怠”的現(xiàn)象,采購(gòu)多由政府部門(mén)集中采購(gòu),也有一部分為單位自主采購(gòu),所購(gòu)買(mǎi)的物品存在登記造冊(cè)不及時(shí)、記錄不全等問(wèn)題,老舊資產(chǎn)往往閑置浪費(fèi),未做折舊處理,有的雖然計(jì)提折舊了,但計(jì)算籠統(tǒng),造成了一定的資產(chǎn)損失。此外,國(guó)有資產(chǎn)在使用過(guò)程中還存在資源浪費(fèi)、維護(hù)不到位等問(wèn)題,資產(chǎn)流失現(xiàn)象較為嚴(yán)重。同時(shí),由于缺乏定期盤(pán)點(diǎn)方面的制度,還存在資產(chǎn)遺失、毀壞與破損等問(wèn)題,使得一些行政事業(yè)單位的國(guó)有資產(chǎn)賬實(shí)不符、資產(chǎn)信息失實(shí)、國(guó)有資產(chǎn)流失的情況較為常見(jiàn)[4]。上述問(wèn)題都容易導(dǎo)致國(guó)有資產(chǎn)管理出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。
一方面,單位領(lǐng)導(dǎo)不重視會(huì)計(jì)工作,風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄。一些行政事業(yè)單位存在重業(yè)務(wù)、輕財(cái)務(wù)的現(xiàn)象,不重視會(huì)計(jì)工作,不了解單位財(cái)務(wù),更沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),自然會(huì)造成財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的增加。另一方面,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄,有的會(huì)計(jì)人員認(rèn)為自己作為下屬,只要按照領(lǐng)導(dǎo)的安排開(kāi)展工作就行,對(duì)可能發(fā)生的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)視而不見(jiàn)。此外,一些行政事業(yè)單位不注重對(duì)員工會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的培養(yǎng),相關(guān)培訓(xùn)不到位,難以引起財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的重視。同時(shí),部分行政事業(yè)單位多注重結(jié)果管理而輕視過(guò)程管理,過(guò)程監(jiān)督不到位,風(fēng)險(xiǎn)防范未加強(qiáng)。
行政事業(yè)單位對(duì)內(nèi)形成合理高效的控制制度,是加強(qiáng)會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)防范和促進(jìn)單位穩(wěn)定發(fā)展的有效措施之一[5]。但是目前部分行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制還缺乏健全合理的內(nèi)部控制體系,各部門(mén)之間存在信息交流不通暢、工作脫節(jié)、職責(zé)不清等問(wèn)題,也缺乏有效的監(jiān)督、獎(jiǎng)懲、考核機(jī)制,致使單位許多內(nèi)部控制制度沒(méi)能有效落實(shí)。另外,一些制度的制定由于缺乏基層財(cái)務(wù)人員的參與,制度條例與實(shí)際財(cái)務(wù)工作情況存在一定的差異,不能在實(shí)際工作中起到規(guī)范員工行為和指導(dǎo)工作的作用。除此之外,由于行政事業(yè)單位的工作覆蓋面較廣,存在多個(gè)部門(mén)或科室,雖然各部門(mén)都會(huì)出臺(tái)部門(mén)規(guī)章制度,但在各工作環(huán)節(jié)還是會(huì)存在一些制度上的盲區(qū),內(nèi)部控制制度的覆蓋不夠全面,極易影響財(cái)務(wù)工作的有效開(kāi)展,進(jìn)而帶來(lái)一定的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
開(kāi)展會(huì)計(jì)監(jiān)督工作能及時(shí)發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算執(zhí)行工作中存在的違法違紀(jì)行為,減少會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。在行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)工作中,既要有單位內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)委監(jiān)督,還必須受到社會(huì)組織機(jī)構(gòu)、人大代表、政協(xié)委員、社會(huì)輿論等的外部監(jiān)督,同時(shí)還應(yīng)受到其他機(jī)構(gòu)的監(jiān)督,形成交叉式監(jiān)督[6]。但目前一些行政事業(yè)單位并未構(gòu)建完善的會(huì)計(jì)監(jiān)督體系,致使會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程各環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理不到位,而外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)往往更注重行政事業(yè)單位的業(yè)務(wù)開(kāi)展是否合規(guī),忽視了對(duì)內(nèi)部管理工作的監(jiān)督,對(duì)單位的會(huì)計(jì)執(zhí)行工作關(guān)注不夠,這也會(huì)提高會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。另外,各外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)之間還沒(méi)有建立有機(jī)聯(lián)系,不能形成監(jiān)管合力,也就難以充分發(fā)揮對(duì)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作的外部監(jiān)督作用。
引發(fā)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)重要原因還在于財(cái)務(wù)部門(mén)分工不合理,會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)不明確,一些財(cái)務(wù)人員身兼數(shù)職,違背了會(huì)計(jì)基本崗位不相容原則,容易造成會(huì)計(jì)工作的混亂。財(cái)務(wù)部門(mén)缺乏規(guī)范的工作流程,也會(huì)造成內(nèi)部各項(xiàng)工作受阻。此外,相應(yīng)的會(huì)計(jì)職能崗位缺乏高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)會(huì)計(jì)人員,員工專(zhuān)業(yè)能力不強(qiáng),難以勝任所分配的工作,還有一些員工工作不積極,只是被動(dòng)地完成上級(jí)安排的工作,不履行內(nèi)部監(jiān)控職責(zé),這也會(huì)對(duì)行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)工作造成一定的影響。簡(jiǎn)而言之,若會(huì)計(jì)工作者缺失責(zé)任心與專(zhuān)業(yè)化技能,會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的概率就會(huì)增加[7]。
信息化建設(shè)是當(dāng)前辦公應(yīng)用的主要趨勢(shì),行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作也已實(shí)現(xiàn)了辦公信息化,有效實(shí)現(xiàn)了信息資源的整合,提高了財(cái)務(wù)管理工作效率。但是,當(dāng)前行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)還存在部分不足。一是缺乏頂層設(shè)計(jì),導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)不夠合理和完善;二是內(nèi)部信息系統(tǒng)與其他部門(mén)單位的關(guān)聯(lián)性不強(qiáng),信息數(shù)據(jù)更新緩慢,信息獲取不及時(shí),信息利用率不高,形成了“信息孤島”;三是管理技術(shù)手段滯后,智能辦公應(yīng)用不夠普及,AI技術(shù)、聯(lián)網(wǎng)管理、自動(dòng)控制、移動(dòng)應(yīng)用等技術(shù)運(yùn)用不足,信息化管理機(jī)制也不完善,難以高效開(kāi)展財(cái)務(wù)信息化管理。此外,財(cái)務(wù)信息化管理的安全建設(shè)不到位,密鑰管理、安全軟件應(yīng)用、誤操作提示等工作做得還不到位,這些都是引發(fā)會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的重要原因。
一方面,行政事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)管理知識(shí)的培訓(xùn),要針對(duì)會(huì)計(jì)人員開(kāi)展專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、職業(yè)道德培訓(xùn),通過(guò)在線學(xué)習(xí)、部門(mén)工作人員交流探討、高校委培、專(zhuān)家講座、專(zhuān)業(yè)知識(shí)考核等多種方式督促領(lǐng)導(dǎo)重視會(huì)計(jì)工作,促進(jìn)財(cái)務(wù)人員加強(qiáng)自我學(xué)習(xí),提高綜合素養(yǎng)。另一方面,相關(guān)單位和部門(mén)還應(yīng)清楚認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生與內(nèi)部人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄有關(guān),要通過(guò)周例會(huì)、月例會(huì)、部門(mén)會(huì)議、工作事故通報(bào)、專(zhuān)項(xiàng)工作總結(jié)等多種方式拉緊風(fēng)險(xiǎn)“緊箍咒”,讓單位領(lǐng)導(dǎo)及會(huì)計(jì)人員時(shí)時(shí)、事事不忘風(fēng)險(xiǎn)防控。同時(shí),相關(guān)部門(mén)還應(yīng)加強(qiáng)員工對(duì)會(huì)計(jì)法律法規(guī)以及部門(mén)規(guī)章制度的學(xué)習(xí),并定期對(duì)學(xué)習(xí)情況展開(kāi)評(píng)估,對(duì)員工的工作執(zhí)行情況展開(kāi)定期考核,以有效增強(qiáng)會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),使風(fēng)險(xiǎn)防控工作落到實(shí)處。
一方面,要完善部門(mén)的會(huì)計(jì)管控制度,制定工作流程,并嚴(yán)格責(zé)任到崗、責(zé)任到人,落實(shí)崗位風(fēng)險(xiǎn)防控職責(zé),使員工養(yǎng)成工作自查的習(xí)慣,并設(shè)置內(nèi)審部門(mén),定期審核,督促各項(xiàng)工作都按照相關(guān)會(huì)計(jì)法律法規(guī)嚴(yán)格執(zhí)行,以確保內(nèi)部控制工作做實(shí)、做好。另一方面,要與外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)進(jìn)行有效的信息溝通,積極接受外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)的監(jiān)督管理,形成監(jiān)管合力,及時(shí)知曉財(cái)會(huì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題與漏洞,進(jìn)而有效防范會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
行政事業(yè)單位要對(duì)本單位的財(cái)務(wù)工作人員有充分的了解,熟悉各工作人員的專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)和能力特點(diǎn),并根據(jù)崗位需要合理分配工作任務(wù),實(shí)現(xiàn)人盡其用、各司其職,從而保證會(huì)計(jì)工作的高效開(kāi)展。此外,為加大工作執(zhí)行力度,行政事業(yè)單位還可設(shè)置相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制,對(duì)工作認(rèn)真、有實(shí)效的員工予以獎(jiǎng)勵(lì),對(duì)工作懶散、造成損失的員工施以懲戒,對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出解決方案的員工加大獎(jiǎng)勵(lì)力度,通過(guò)靈活管理強(qiáng)化工作行為,減少會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。
加強(qiáng)資產(chǎn)管理,減少資產(chǎn)的損毀與浪費(fèi),能在一定程度上減少會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。一方面,對(duì)于單位固定資產(chǎn),應(yīng)安排專(zhuān)人登記造冊(cè),加強(qiáng)對(duì)資產(chǎn)的記錄和清查,弄清家底,對(duì)于現(xiàn)有固定資產(chǎn)的存量、問(wèn)題、使用情況都要做到有據(jù)可查,并設(shè)置相關(guān)臺(tái)賬,做好資產(chǎn)的集中管理與核算。另一方面,要對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行區(qū)別與分類(lèi)管理,同時(shí)跟進(jìn)資產(chǎn)使用情況,對(duì)于資產(chǎn)維修、報(bào)廢等也要做好核算工作,真實(shí)記錄相關(guān)情況。此外,對(duì)于資產(chǎn)的折舊處理要設(shè)置明細(xì)賬目,報(bào)廢處理有殘值的資產(chǎn),及時(shí)回收資金,避免發(fā)生資產(chǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)。
財(cái)務(wù)信息化建設(shè)系統(tǒng)性很強(qiáng),行政事業(yè)單位要認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn),通過(guò)頂層設(shè)計(jì)構(gòu)建完善的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng),將各項(xiàng)業(yè)務(wù)都納入信息板塊中,構(gòu)建系統(tǒng)工程,如此才能為后續(xù)工作的開(kāi)展打好基礎(chǔ)。相關(guān)單位可以與軟件公司合作,根據(jù)自身工作實(shí)際研發(fā)適宜的工作軟件,并保證后續(xù)維護(hù)管理工作的跟進(jìn),避免因信息技術(shù)人員素養(yǎng)不夠而影響財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。此外,行政事業(yè)單位還應(yīng)保證計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的配置能夠滿足系統(tǒng)運(yùn)行需求,升級(jí)硬件設(shè)備,為相關(guān)工作的開(kāi)展提供良好的軟硬件設(shè)施。同時(shí),信息化管理制度也要同步跟進(jìn),通過(guò)合理有效的財(cái)務(wù)信息化管理機(jī)制促進(jìn)各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。
行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理部門(mén)還應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律規(guī)章做好內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作,根據(jù)內(nèi)部控制目標(biāo)合理開(kāi)展相關(guān)工作,并按照相關(guān)原則要求部門(mén)工作人員做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作,列出風(fēng)險(xiǎn)等級(jí),分析可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)及其誘因,出具評(píng)估報(bào)告,共同探討解決方案。同時(shí),還應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果制定會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警防范機(jī)制,利用先進(jìn)的技術(shù)對(duì)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)開(kāi)展科學(xué)預(yù)測(cè),以有效規(guī)避會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn),使財(cái)務(wù)工作提質(zhì)增效。
會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)在行政事業(yè)單位是客觀存在的,相關(guān)工作人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的這一特征,加強(qiáng)行為管理與信息核對(duì),做好內(nèi)部控制,明確職責(zé)分工,通過(guò)共同努力有效規(guī)避會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn),促進(jìn)工作高效開(kāi)展。