探討干部人事檔案管理工作的安全隱患及應(yīng)對(duì)措施

王榮

（吳起縣不動(dòng)產(chǎn)登記服務(wù)中心，陜西 延安 716000）

作為記錄干部個(gè)人全面信息的資料，干部人事檔案包含著一個(gè)干部的綜合能力、政治素養(yǎng)、思想品德、個(gè)人經(jīng)歷等信息。干部人事檔案是根據(jù)政策要求結(jié)合干部部門實(shí)際工作情況填寫的，是干部展開工作的基礎(chǔ)性材料，干部人事檔案的管理能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)選賢與能，知人用人提供重要參考。同時(shí)，隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，數(shù)字化管理已經(jīng)應(yīng)用到了干部人事檔案管理工作中，加大了做好檔案管理工作的難度。因此，新時(shí)代下如何做好干部人事檔案的管理工作，排除一切安全隱患是非?，F(xiàn)實(shí)且亟待解決的問(wèn)題。

一、當(dāng)前存在于干部人事檔案管理工作中的安全隱患

（一）實(shí)體干部人事檔案存在的安全隱患

其一，不可抗力造成的實(shí)體干部人事檔案損壞，如發(fā)生水災(zāi)、火災(zāi)和地震等自然災(zāi)害造成的檔案實(shí)體受損或丟失，影響了干部人事檔案的管理水平。

其二，存儲(chǔ)不當(dāng)造成的干部人事檔案損壞，如存放干部人事檔案的倉(cāng)庫(kù)環(huán)境惡劣，基礎(chǔ)設(shè)施缺乏，存儲(chǔ)環(huán)境潮濕陰暗，清潔不到位，造成檔案遭到蟲蛀等。

其三，維護(hù)不利造成的安全隱患，如干部人事檔案自身由于存放時(shí)間久遠(yuǎn)，或者在收集整理及謄寫過(guò)程中使用了質(zhì)量較差的圓珠筆甚至鉛筆，導(dǎo)致字跡不清晰沒(méi)辦法辨別等。此外，一些存放時(shí)間久遠(yuǎn)的干部人事檔案由于使用了質(zhì)量很差的紙張，在搬運(yùn)、查閱、存儲(chǔ)等過(guò)程中逐漸破損，或者在存儲(chǔ)過(guò)程中霉變，同樣清晰度不高難以辨別。

其四，完整性不足安全隱患。雖然在各級(jí)黨組織和人事部門深化黨建過(guò)程中已經(jīng)統(tǒng)一開展過(guò)加強(qiáng)審核和管理干部人事檔案的專項(xiàng)工作，干部人事檔案的嚴(yán)肅性得到了保障。但是在專項(xiàng)審核過(guò)程中仍存在著干部人事檔案缺材料、不完整等問(wèn)題，干部人事檔案管理工作的提升空間還很大，亟待完善。

（二）干部人事檔案信息內(nèi)容面臨的安全隱患

其一，收集整理形成。干部人事檔案的收集整理形成是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，檔案中內(nèi)容會(huì)隨著時(shí)間而產(chǎn)生變化，檔案內(nèi)容的形成是一個(gè)不斷修正而豐富和完善的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，如果由于當(dāng)事人的馬虎大意或者工作人員的安全意識(shí)淡薄致使干部檔案信息遭到泄露，會(huì)導(dǎo)致干部信息被盜用等不良后果，影響信息安全和干部日常工作和生活。

其二，干部人事檔案與干部本人是捆綁關(guān)系，如果當(dāng)事人出現(xiàn)人事變動(dòng)或者個(gè)人材料出現(xiàn)更新，干部的人事檔案會(huì)隨之發(fā)生相應(yīng)的變化，這個(gè)過(guò)程中面臨著安全隱患。在提交新材料過(guò)程中，由于現(xiàn)在多數(shù)是網(wǎng)上提交材料，部分干部可能會(huì)直接委托他人代為提交紙質(zhì)版，在轉(zhuǎn)交過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)材料未進(jìn)行密封，或者郵寄過(guò)程中未選擇EMS 等安全性高的郵寄方式。同樣的，在干部進(jìn)行人事變動(dòng)時(shí)，需要將干部個(gè)人檔案移交給新單位，這個(gè)過(guò)程中也涉及到上述問(wèn)題。

其三，在查閱利用干部人事檔案的過(guò)程中也面臨著檔案信息泄露的隱患，這一隱患是由查閱干部人事檔案的規(guī)章制度不完善，缺乏規(guī)范性和系統(tǒng)性引起的。部分單位只需要?jiǎng)e的單位開具介紹信就能輕易調(diào)取一些干部的人事檔案進(jìn)行查閱利用，而不用對(duì)查閱人登記個(gè)人信息。這一過(guò)程中如果被不法分子鉆了空子，干部人事檔案就會(huì)遭到泄露，并且很難找到泄露信息者。

二、提高干部人事檔案管理安全性的有效措施

（一）完善基礎(chǔ)設(shè)施配備，建立良好的檔案庫(kù)房環(huán)境

干部人事檔案如果出現(xiàn)破損，修復(fù)難度非常大，考慮到其重要性，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備必須得到完善，盡量選擇通風(fēng)良好，防水防潮的環(huán)境作為干部人事檔案的存儲(chǔ)空間，或者對(duì)庫(kù)房環(huán)境進(jìn)行外部控制，如安裝能控制庫(kù)房環(huán)境溫濕度的儀器，安裝視頻監(jiān)控，要建立起良好的庫(kù)存環(huán)境，將出現(xiàn)因?yàn)閹?kù)存環(huán)境惡劣而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)損壞的概率降到最低。

（二）提高檔案信息安全意識(shí)，完善干部人事檔案管理制度

檔案管理人員必須具備較高的檔案信息安全意識(shí)，檔案安全管理制度也要在實(shí)踐中加以完善。管理人員必須對(duì)干部人事檔案的重要性有足夠的認(rèn)識(shí)，有高度的保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。其次為了保證干部人事檔案的信息安全，需要將檔案的收集整理成形、移交變動(dòng)和查閱利用等過(guò)程中的相應(yīng)制度加以完善，并加以落實(shí)。例如，可以制定健全的責(zé)任制度，清楚規(guī)定管理人員的權(quán)責(zé)，無(wú)論是收集整理成形、移交變動(dòng)和查閱利用哪個(gè)過(guò)程出了安全問(wèn)題都能找到相應(yīng)的責(zé)任人和信息泄露人，從根本上保證檔案信息安全。最后，在干部人事檔案管理工作中，要嚴(yán)格遵守規(guī)范，嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，提高干部人事檔案管理的總體水平，最大化保障檔案安全。

（三）做好檔案管理基礎(chǔ)性工作，完善檔案信息內(nèi)容

檔案的收集整理和形成工作是干部人事檔案的基礎(chǔ)性工作，是相當(dāng)重要的。在檔案收集過(guò)程中，應(yīng)該注重“時(shí)?！迸c“定期”的工作方法，即時(shí)常提示干部對(duì)個(gè)人信息變動(dòng)進(jìn)行填報(bào)上交，定期對(duì)干部檔案信息進(jìn)行維護(hù)。同時(shí)檔案管理人員還應(yīng)該經(jīng)常性地對(duì)檔案進(jìn)行排序分類和整理，最后進(jìn)行編碼和裝訂并制定目錄，以方便查閱和利用。

（四）注重檔案管理工作人員的技能提升，打造高素質(zhì)管理人才隊(duì)伍

檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)是管理質(zhì)量的決定性因素，因此，打造一支高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍是非常重要的。在檔案管理工作中，要加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)技能，定期安排多層次和多形式的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，了解相關(guān)的法律法規(guī)，讓相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)有法可依，有章可循。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，在其中的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該加強(qiáng)安全管理，這就要求管理人員對(duì)檔案重要性有足夠的認(rèn)識(shí)，同時(shí)有相應(yīng)的完善制度，存儲(chǔ)環(huán)境良好，同時(shí)積極對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，加快檔案數(shù)字化建設(shè)，在保證安全管理的基礎(chǔ)上提高干部人事檔案管理工作的效率。