薛陽
(哈爾濱好民居建設(shè)投資發(fā)展有限公司,黑龍江 哈爾濱 150001)
面對(duì)新的改革發(fā)展形勢,國企對(duì)檔案管理工作的要求進(jìn)一步提高。要真正提升檔案管理的質(zhì)量水平,需要在實(shí)際工作中,轉(zhuǎn)變思想觀念,創(chuàng)新工作方式,從整體上提高管理創(chuàng)新的質(zhì)量水平。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理的觀念比較陳舊,管理的方式也存在著不夠科學(xué)等問題。為能從整體上提高檔案管理的質(zhì)量,改變傳統(tǒng)的檔案管理作法,創(chuàng)新工作方式成為實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新目標(biāo)的重要舉措。
在國企深化改革發(fā)展背景下,企業(yè)在檔案管理創(chuàng)新方面要給予充分重視,從整體上提升現(xiàn)代化管理的質(zhì)量水平。檔案管理作為企業(yè)管理中的重要組成部分,對(duì)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著很大的影響。為能真正促進(jìn)檔案管理的質(zhì)量提升,需要企業(yè)管理者能從創(chuàng)新的角度出發(fā),融入新管理理念和高新技術(shù),與時(shí)代發(fā)展的要求相契合,從整體上提升企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展進(jìn)程,在這一基礎(chǔ)工作方面得以強(qiáng)化,才能真正提升檔案管理的質(zhì)量水平。企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展是企業(yè)現(xiàn)代化管理發(fā)展的重要體現(xiàn),通過實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新目標(biāo),也能影響和促進(jìn)企業(yè)其他業(yè)務(wù)的管理發(fā)展。
企業(yè)的檔案是企業(yè)生存發(fā)展的重要資源,將檔案管理工作按照相關(guān)要求進(jìn)行落實(shí)完善,才能真正促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,為企業(yè)市場競爭力的提升起到積極作用。企業(yè)檔案記錄著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中各項(xiàng)重大活動(dòng)的原始情況,也是企業(yè)發(fā)展中積累管理經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新發(fā)展歷程的珍貴資料。通過做好這些記錄性資源的管理,能從整體上提升企業(yè)發(fā)展的質(zhì)量,促進(jìn)企業(yè)競爭力有效提高。同時(shí),企業(yè)檔案也是國企深化改革的重要證明,能夠?qū)μ岣咂髽I(yè)管理水平起到參考作用。所以,創(chuàng)新檔案管理機(jī)制,能夠?yàn)槠髽I(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
在國企改革背景下,企業(yè)檔案管理工作需要積極創(chuàng)新,融入新的思想觀念,以及管理的方式,才能有助于將檔案管理的質(zhì)量得以有效提升[4]。但從實(shí)際檔案管理創(chuàng)新的現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn),部分國有企業(yè)在檔案管理工作開展當(dāng)中沒有從思想觀念方面加強(qiáng)重視,領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作的重視度不夠,只注重將精力放在生產(chǎn)經(jīng)營上,而忽視了檔案方面的管理,在這一基礎(chǔ)性工作方面沒有加強(qiáng)重視,這就必然會(huì)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的整體質(zhì)量提升產(chǎn)生不利影響。
國有企業(yè)的檔案信息化建設(shè)從 21 世紀(jì)初開始萌芽,短短20年經(jīng)歷了多個(gè)發(fā)展階段,從最初的 Office 辦公軟件管理,到 Access 數(shù)據(jù)庫管理,再到以B/S和 C/S 相結(jié)合的數(shù)字檔案系統(tǒng)管理,現(xiàn)在又發(fā)展到以云服務(wù)+智能化的數(shù)字檔案館,隨著檔案信息化建設(shè)的過程產(chǎn)生了大量的歷史數(shù)據(jù),不同的發(fā)展階段檔案著錄格式以及產(chǎn)生的文件類型等都發(fā)生了較大變化。因此,要將不同歷史階段的檔案數(shù)據(jù)匯總整合,需要對(duì)前期的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行充分的梳理,不同的著錄字段需進(jìn)行重新匹配。這些工作要花費(fèi)大量的人力成本和時(shí)間成本,而且隨著時(shí)間的推移,企業(yè)檔案工作者也經(jīng)歷了更新?lián)Q代,新接手的檔案管理人員對(duì)前期的歷史數(shù)據(jù)難以摸清,這就造成部分檔案歷史數(shù)據(jù)無法整合的困局。
現(xiàn)有的產(chǎn)品質(zhì)量檔案以紙質(zhì)為主,為確保檔案資料安全,《檔案法》要求對(duì)存放檔案的庫房的溫濕度進(jìn)行控制,做好防潮、防霉、防蟲、防塵、防有害氣體、防光、防盜、防磁等工作,檔案庫房與辦公室和閱覽室分開。但是,我們現(xiàn)有存放檔案的庫房面積小,沒有辦法單獨(dú)分割出辦公室和閱覽室,造成人員與檔案同處一室的情況。同時(shí),我們也沒有配備相應(yīng)的檔案防護(hù)設(shè)施設(shè)備,如消防器材、防蟲劑、防蟲紗窗、溫濕度計(jì)等。如果一旦有突發(fā)性情況危害文件安全時(shí),我們沒有防護(hù)措施可以保護(hù)文件不受損壞。
國有企業(yè)檔案管理效能的提升,也是現(xiàn)代國有企業(yè)制度建立的內(nèi)在要求。因此,國有企業(yè)經(jīng)營者、管理者要切實(shí)在思想上高度重視國有企業(yè)檔案管理工作,加大檔案管理所需人財(cái)物的投入力度,改善檔案管理的現(xiàn)代化、信息化水平,為提升國企檔案管理效能提供必要的技術(shù)支持。要根據(jù)國有企業(yè)檔案管理實(shí)際需要,嚴(yán)格按照國有企業(yè)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和要求,改善檔案管理環(huán)境,為國有企業(yè)檔案管理配置先進(jìn)的管理設(shè)備和器材。提前做好國有企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)規(guī)劃、科學(xué)研究檔案館建筑結(jié)構(gòu)和布局要求,因地制宜地做好功能分區(qū),嚴(yán)格按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求,確保檔案庫房安全。探索利用網(wǎng)絡(luò)云、辦公自動(dòng)化App、檔案檢索網(wǎng)絡(luò)化、智能化等,切實(shí)改善國有企業(yè)檔案管理軟硬件條件。
要從創(chuàng)新的角度出發(fā),將新的技術(shù)引入檔案管理工作中,為實(shí)現(xiàn)既定發(fā)展目標(biāo)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在企業(yè)檔案管理工作的開展中,要融入新的技術(shù)以及思維,將信息化技術(shù)和檔案管理工作緊密結(jié)合起來,實(shí)現(xiàn)信息化的管理目標(biāo)。在信息化時(shí)代背景下,企業(yè)檔案管理信息化也是必然的發(fā)展趨勢,這是提升檔案管理質(zhì)量以及效率的重要保障措施。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要在檔案信息化建設(shè)方面加大投入,滿足檔案管理信息化在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面的實(shí)際需要。信息化技術(shù)的融入要能和企業(yè)檔案管理的實(shí)際需要進(jìn)行有機(jī)結(jié)合,把企業(yè)檔案信息全部錄入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫,紙質(zhì)檔案資料在技術(shù)手段應(yīng)用下轉(zhuǎn)變成影像資料進(jìn)行存檔,保障檔案管理的信息化,從整體上提升檔案管理工作的效率。只有從這些基礎(chǔ)工作方面得以強(qiáng)化,才能真正實(shí)現(xiàn)既定的工作目標(biāo)。
健全的國有企業(yè)檔案管理制度體系是提升企業(yè)檔案管理效能的重要外在保障??茖W(xué)、規(guī)范的國有企業(yè)檔案管理體系能夠促使國有企業(yè)檔案管理環(huán)節(jié)、流程更加規(guī)范、更加科學(xué),有利于管理效能的提升。具體來說,就是要針對(duì)國有企業(yè)檔案管理實(shí)際,制定具體的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施規(guī)范和細(xì)則。當(dāng)前,要根據(jù) 《企業(yè)檔案管理辦法》,制定《×××國有企業(yè)檔案管理人員考核細(xì)則》 《×××國有企業(yè)檔案管理保密實(shí)施辦法》 《×××國有企業(yè)檔案庫房管理制度》 《×××國有企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》,等等,相關(guān)的規(guī)章制度要隨著國有企業(yè)檔案管理形勢的發(fā)展和變化,不斷地進(jìn)行補(bǔ)充、修繕,要始終保持國有企業(yè)檔案管理制度的可操作性、可執(zhí)行力。
企業(yè)紙質(zhì)檔案資源整合應(yīng)采用邏輯整合與物理整合相結(jié)合的方法。所謂物理整合就是檔案的實(shí)體集中存放于同一庫房內(nèi),而邏輯整合可以不改變檔案的物理存放位置,只將重要的紙質(zhì)檔案的電子信息如檔案目錄信息等進(jìn)行整合。對(duì)于企業(yè)總部產(chǎn)生的檔案,除了由企業(yè)總部檔案部門保管的檔案外,還有分布在不同部門的人事、財(cái)務(wù)檔案等,在總部庫房條件允許的情況下,可以將這些門類的檔案統(tǒng)一整合到企業(yè)總部的檔案部門中,實(shí)行物理上的集中管理。對(duì)于各下屬公司形成的紙質(zhì)檔案,鑒于下屬公司利用檔案會(huì)比較頻繁,整合時(shí)可以先整合檔案信息資源的目錄或電子文件,再有選擇、有重點(diǎn)地進(jìn)行實(shí)體檔案的物理整合。
面對(duì)復(fù)雜的發(fā)展環(huán)境,企業(yè)在檔案管理方面面臨的挑戰(zhàn)也較大,為促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的有效提升,需要從檔案管理模式的創(chuàng)新應(yīng)用方面加強(qiáng)重視。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層以及檔案管理人員,要樹立現(xiàn)代化的發(fā)展思維,將現(xiàn)代化的理念融入檔案管理工作當(dāng)中,探索新的檔案管理模式。隨著當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用,檔案管理模式的創(chuàng)新應(yīng)與大數(shù)據(jù)進(jìn)行緊密結(jié)合,通過融入大數(shù)據(jù)技術(shù),改變傳統(tǒng)檔案管理的模式,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理服務(wù)新模式,提高管理的成效。
整合企業(yè)檔案部門是保管檔案的中心,其職能和性質(zhì)就決定了檔案部門不會(huì)像企業(yè)的生產(chǎn)、銷售部門一樣產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益,檔案信息資源整合還會(huì)花費(fèi)大量的資金和人力,但恰恰是這些投入可以為企業(yè)的經(jīng)營決策與生產(chǎn)提供更為快捷、高效的知識(shí)化服務(wù)。因此企業(yè)管理者應(yīng)立足長遠(yuǎn),加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)并加大檔案信息化的資金投入。
提高職工的檔案意識(shí)是規(guī)范檔案工作的重要一步大部分職工對(duì)在工作過程中形成的各種資料是否歸檔還沒有意識(shí),這從一定程度上可能會(huì)造成資料丟失的情況。完整的檔案對(duì)以后工作的開展提供了借鑒的作用。因此,我們要不定期的宣傳檔案資料的重要性,普及歸檔范圍和要求,大家一起共同努力完善資料的整理工作。另一方面,我們也要加強(qiáng)對(duì)檔案的借閱的管理,保證資料的完整性。
綜上所述,國有企業(yè)在檔案管理工作中,面對(duì)新的挑戰(zhàn),應(yīng)通過優(yōu)化管理工作,融入新的管理理念以及服務(wù)思維,運(yùn)用新的技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展,實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理模式,真正為檔案管理工作的良好推進(jìn)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ),從而更好地服務(wù)于國企的深化改革與發(fā)展。