提升檔案管理有效性策略

陳鴻雁

（大同區(qū)商務(wù)糧食服務(wù)中心，黑龍江 大慶 163515）

一、引言

檔案管理和企事業(yè)單位的發(fā)展密切相關(guān)，充分有效地利用檔案可以促進(jìn)企業(yè)的健康成長。如何確保檔案管理的有效性，發(fā)揮檔案管理效用最大化，推動企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，是值得關(guān)注的問題和重點(diǎn)。

二、檔案管理的重要性

第一，作為決策的依據(jù)。有效的檔案管理可以讓各個事業(yè)單位的調(diào)查、行動有各項(xiàng)依據(jù)。檔案與其他材料不同，具有一定的法律效力，因此作決策的過程中，檔案的管理能夠讓記錄更具有客觀說服力。尤其是在進(jìn)行各項(xiàng)調(diào)查過程中，可以作為有效的證據(jù)、決策的依據(jù)。

第二，檔案可以作為參考的材料。檔案記錄了企事業(yè)單位的各種信息，比如圖片、紙質(zhì)文件、光盤、硬盤數(shù)據(jù)等，這些介質(zhì)的可靠性極強(qiáng)，能夠充分反映出企事業(yè)單位的歷史信息。無論是作為決策材料、還是作為歷史回顧，良好的檔案管理能夠讓用戶輕松地查找到過去的資料信息。

第三，檔案還可以作為企事業(yè)單位歷史沿革的信息依據(jù)。企事業(yè)單位的發(fā)展過程可以得到檔案的記錄，這些能夠?yàn)閱挝晃磥淼陌l(fā)展提供完整、可信的參考資料，對于企事業(yè)單位未來的規(guī)劃設(shè)計(jì)、戰(zhàn)略藍(lán)圖制定非常有利。

所以，在社會不斷發(fā)展的過程中，企事業(yè)單位必須更新觀念，順應(yīng)時代要求，對管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化。

三、檔案管理存在的問題

（一）管理制度不健全

有不少企事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)存在漏洞、未成體系，是因?yàn)楣芾砣藛T通常對于直接產(chǎn)生效益的部門和業(yè)務(wù)單位比較重視，對于檔案管理重視程度不夠。有些檔案管理人員的綜合素質(zhì)、專業(yè)能力不足，兼職較多，無法較好的理解管理制度、很好地執(zhí)行管理制度。單位的檔案管理體制不夠健全、管理人員的能力弱，導(dǎo)致干擾信息、垃圾資料多，重要信息無法實(shí)現(xiàn)較好的篩選和分類歸檔。

（二）管理方式落后

有些企事業(yè)單位的檔案管理方式比較落后，完全脫節(jié)于信息化時代的管理需求。檔案的搜集、存檔、使用、管理不能很好的運(yùn)用信息化數(shù)字化的手段。很多管理人員還在沿用傳統(tǒng)的手工搜集、手工管理來進(jìn)行，無法很好的使用信息化工具進(jìn)行管理。這就造成了工作效率大大降低、管理人員的搜集、分類、歸檔、使用、管理的難度大大增加。許多物理介質(zhì)的檔案信息，如圖紙、文件，由于得不到很好地保存，損毀、丟失的情況較多，管理效率低下。

（三）信息化系統(tǒng)不完善

對于檔案管理有效性的提升來說，完善的信息化管理系統(tǒng)能夠?yàn)闄n案管理提供一個良好的支撐平臺。從當(dāng)前的檔案信息管理現(xiàn)狀來看，檔案信息化管理不能形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不夠完善，這些都導(dǎo)致數(shù)字化、信息化實(shí)現(xiàn)的 難度大。尤其是在創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的過程中，各個單位的檔案管理缺乏協(xié)調(diào)，信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不完善，業(yè)務(wù)單元之間不能形成良好的協(xié)作。在對檔案信息搜集過程中，一旦出現(xiàn)丟失、遺漏，沒有網(wǎng)絡(luò)信息平臺系統(tǒng)進(jìn)行檢查比對，很容易造成信息準(zhǔn)確性、完整性、及時性的丟失，檔案管理不能形成有效性。

（四）工作人員的業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)

檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力水平高低，對于整體檔案管理水平的提升很重要。檔案管理的工作人員綜合素質(zhì)有限，就容易導(dǎo)致責(zé)任意識淡薄、管理不到位、能力短板制約業(yè)務(wù)水平提升等等，人員水平不高制約了檔案管理工作的順利開展。

四、提升檔案管理工作有效性的策略

（一）制定科學(xué)合理的檔案管理制度

檔案管理工作要順利開展，就必須依賴有效的檔案管理制度。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理價(jià)值的最大化，企事業(yè)單位對于檔案管理工作應(yīng)當(dāng)高度重視，積極探索新的業(yè)務(wù)路子，結(jié)合企事業(yè)單位的實(shí)際情況，因地制宜創(chuàng)建適合本企事業(yè)單位的檔案工作需求。作為企事業(yè)單位的管理者、領(lǐng)導(dǎo)，也應(yīng)當(dāng)重視檔案管理的工作，提供充足的資源，強(qiáng)化管理監(jiān)督職責(zé)，尤其是對于檔案管理的合規(guī)性建設(shè)和完善檔案管理考評機(jī)制等內(nèi)容，真正促進(jìn)檔案管理工作人員的工作積極性，促進(jìn)檔案管理制度水平的不斷提升。

（二）提升檔案管理信息化水平

信息化是各行各業(yè)發(fā)展的大勢所趨，檔案管理也不例外。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，朝著效率和質(zhì)量雙提升進(jìn)行，企事業(yè)單位就應(yīng)當(dāng)通過創(chuàng)建和完善信息集成系統(tǒng)的方向努力，從硬件、軟件兩個方面共同加強(qiáng)。借助5G 網(wǎng)絡(luò)、人工智能、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，促進(jìn)檔案管理水平的提高。同時，強(qiáng)化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和管理，強(qiáng)化信息檢索功能的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)人工智能在線服務(wù)等，促進(jìn)檔案服務(wù)的7*24*366 的全天候在線，提升響應(yīng)能力，促進(jìn)檔案管理水平的進(jìn)一步提升。

（三）打造高素質(zhì)綜合能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍

應(yīng)當(dāng)根據(jù)各單位的實(shí)際情況，開展形式多樣、因材施教的培訓(xùn)、繼續(xù)教育，促進(jìn)檔案管理人員的素質(zhì)提升、綜合能力提高。組織開展系統(tǒng)化的培訓(xùn)、繼續(xù)教育，豐富檔案管理人員的專業(yè)知識，促進(jìn)他們能夠適應(yīng)信息化時代的知識理論體系，尤其應(yīng)當(dāng)重視計(jì)算機(jī)技能、信息技術(shù)的培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠充分自如的使用檔案管理工具。

（四）創(chuàng)建有效的獎懲激勵機(jī)制

檔案管理屬于重要不緊急的管理事項(xiàng)，尤其是涉及到一些安全問題、保密問題，顯得這些工作很重要。必須要有有效的獎懲激勵機(jī)制以促進(jìn)檔案管理工作的開展，要明確檔案管理人員對于檔案負(fù)責(zé)的責(zé)任制度，充分做好檔案管理的安保工作。另外，要關(guān)注信息安全性，尤其是網(wǎng)絡(luò)病毒的防范、系統(tǒng)崩潰的預(yù)防、構(gòu)建有效的后備機(jī)制等，避免檔案信息被惡意損毀和泄露。

五、小結(jié)

隨著社會發(fā)展、科技進(jìn)步，檔案管理的改革和發(fā)展日益重要。如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效性，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況，因地制宜、順勢而為，促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。