淺論醫(yī)院檔案信息化管理現(xiàn)狀及對策

林倩

（廣東省東莞市鳳崗醫(yī)院，廣東 東莞 523695）

計算機問世以來，人們開始接觸到數(shù)據(jù)、信息給人類文明帶來的強大沖擊，直至現(xiàn)在越來越完善越來越適應(yīng)人類的生活，這推動著人類文明走向了一個嶄新的信息化時代。而檔案作為各行各業(yè)發(fā)展的印記，成為前進路上不可或缺的動力，順應(yīng)時代的信息化管理檔案才能發(fā)揮其最大的價值。對于醫(yī)院而言，檔案管理的信息化所占據(jù)的重要地位不言而喻，所以一定要充分了解、掌握檔案信息化管理，從而提升醫(yī)院的整體工作效率以及醫(yī)療水平。

一、發(fā)展醫(yī)院檔案信息化管理的必要

（一）社會形勢所需

當前社會是信息化的時代，醫(yī)院的檔案不僅是醫(yī)療人員工作的記錄，也是這個時代的組成部分，如果因為做不好檔案的記錄就無法進行檔案的準確性分析，更不要說讓其成為醫(yī)院發(fā)展前進道路上的鋪路石。而檔案信息化的前提是檔案數(shù)字化，如果醫(yī)院在保存檔案時仍舊按照傳統(tǒng)的方式，背離現(xiàn)在社會所認可所需要的檔案數(shù)字化，那么醫(yī)院如何去適應(yīng)這個社會，檔案如何更好地為人類發(fā)展服務(wù)呢？想要檔案管理工作不被這個時代拋棄，就必須在收集、保管、保護和利用等方面做出順應(yīng)時代的調(diào)整，因此，檔案的信息化管理迫在眉睫。

（二）檔案安全保障

醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理基本上都是紙質(zhì)化的，這樣的管理方式被最開始的醫(yī)療工作人員所認可，在最初的時候也確實保留住了很大一部分的信息，為醫(yī)院發(fā)展做出了一些貢獻，但在信息發(fā)展如此快速的今天，海量的數(shù)據(jù)已經(jīng)超出傳統(tǒng)檔案管理的極限，且以前的紙質(zhì)檔案隨著時間的推移，損壞、丟失的現(xiàn)象越來越難以控制，因此，從檔案的安全性及完整性出發(fā)，進行檔案的信息化管理才是可行之法。

（三）社會強烈需求

在智能不斷替代人工的今天，人們對于時間的觀念逐漸增強，以前人們來醫(yī)院看病都是先到了醫(yī)院后才排隊掛號，再到診室門口排隊看病，這樣大部分的時間都花在了等待上面，甚至一些病人的家距離醫(yī)院較遠當天都看不上病。所以，從根本上保證信息在病人與醫(yī)院之間的傳遞及記錄的快速性和及時性就顯得尤為重要。

二、醫(yī)院檔案信息化驅(qū)使檔案數(shù)字化

（一）數(shù)字化工作是檔案信息化的大前提

醫(yī)院要想做到檔案信息化管理，就要先做到檔案數(shù)字化，而要產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)就要先進行檔案數(shù)字化工作。這就要求我們的醫(yī)療工作人員在日常的工作中做到數(shù)字化，避免以前的紙質(zhì)化辦公，把工作內(nèi)容及時地記錄為數(shù)據(jù)，輸入數(shù)據(jù)庫，成為更方便保存的信息化檔案。

（二）將傳統(tǒng)檔案變成數(shù)字化檔案

傳統(tǒng)的檔案管理工作要先準備好記錄檔案的載體，在記錄時都按照人工手寫或者機器打印的方式進行，記錄好后再進行整理，編目，統(tǒng)計，封存等各項工作，這樣無疑加大了檔案整理工作人員的工作量，且極易出現(xiàn)錯誤，醫(yī)院工作本就繁忙，如果沒有專人負責(zé)檔案的記錄保存那么很多檔案就會被擱置一旁，等需要時再去尋找也十分困難。如果最開始的時候就把這些內(nèi)容轉(zhuǎn)變數(shù)據(jù)，進行數(shù)字化保存，這樣不僅降低了記錄工作的難度，在查找起來的時候也更方便快捷。

三、醫(yī)院檔案信息化過程中出現(xiàn)的問題

（一）認識程度偏低

檔案信息化過程本質(zhì)上是改傳統(tǒng)的手工為先進的智能，但是，很多醫(yī)院對檔案信息化認識非常片面，覺得檔案信息化并不會帶來什么實質(zhì)性好處，只是增加了日常工作的難度，甚至不少人員認為檔案管理就一個可有可無的輔助性的部門，只是起一個接收、保管檔案的作用而已，而自己只要做好分內(nèi)工作就已經(jīng)對得起自己的工作崗位，少部分人就算做也只是停留在記錄上面，不注重信息潛在價值的深入研究和開發(fā)利用，并且認為檔案信息化等同于將相應(yīng)地紙質(zhì)檔案簡單的通過一些手段轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，無需分門別類，深入分析。

（二）檔案人員素質(zhì)普遍不高

眾所周知，不管是多么完善的檔案管理系統(tǒng)，最終都要人去操作，這樣就對醫(yī)院的檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能提出了要求。要知道，檔案工作并不是簡單地行接收、整理及保管檔案。一個合格的檔案管理人員必須熟練使用計算機和相關(guān)的檔案管理軟件，更要懂得檔案管理規(guī)范等等，但是因為醫(yī)院工作人員其本身工作內(nèi)容的專業(yè)性，如果是要讓他們來完成這一工作的話，是肯定不行的，這就要求醫(yī)院在規(guī)范檔案信息化管理時不僅要招聘一些專業(yè)的人才，更要將檔案信息化管理進行宣傳，慢慢培養(yǎng)起院內(nèi)醫(yī)療工作人員對于檔案管理工作的重視程度及專項技能。

（三）管理體制滯后

現(xiàn)如今，檔案信息化管理已經(jīng)深入人心，大家或多或少都知道了這項工作的重要性，但是，知道是一方面，實施是另一方面，在檔案信息化管理方面大家都缺乏經(jīng)驗，也不知道如何去制定相關(guān)的合乎要求的體制和規(guī)定。因此，在一定程度上，大多醫(yī)院的檔案信息化管理體制都較為落后。

（四）基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

醫(yī)院檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，很多時候從硬件和軟件兩方面來說都達不到要求。這是因為醫(yī)院建成后，各項設(shè)施都已經(jīng)固定，醫(yī)院的運行也已經(jīng)達到一個穩(wěn)定的狀態(tài)，要想更新成能達到要求的狀態(tài)需要花費相當大的人力物力和財力，也許還會給日常的醫(yī)療工作帶來不便，所以，如果一開始檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施沒有建設(shè)好，想要再建就會有很大的困難。

四、醫(yī)院檔案信息化進程出現(xiàn)問題的對策

（一）提高對檔案管理的認識

針對醫(yī)院檔案管理而言，首先醫(yī)院管理者應(yīng)該提高對檔案管理的認識，并且檔案管理人員也應(yīng)當重視提高自己對檔案管理的認識。醫(yī)院檔案管理的每部分內(nèi)容都需要管理者不同程度的參與。作為醫(yī)院管理者應(yīng)當明確提出檔案質(zhì)量、規(guī)格及限制需求，基于在不斷提高管理者對檔案認識的基礎(chǔ)上，提高相應(yīng)管理人員對檔案管理工作的認識，進而能夠在一定程度上促進檔案管理工作的順利開展。

（二）加強檔案隊伍建設(shè)

時代在改變，檔案信息化管理的技能和要求都在發(fā)生變化，如果檔案信息化管理的團隊還是一成不變，那么，醫(yī)院的檔案信息化管理也將落后于社會，因此，信息化檔案管理的關(guān)鍵是建設(shè)人才隊伍。這可以從兩方面對其進行改善，一是醫(yī)院可以對外進行檔案信息化管理的專業(yè)人員招聘，讓其為醫(yī)院的檔案信息化管理注入新的血液和思想，二是醫(yī)院應(yīng)當加強院內(nèi)工作人員在檔案信息化管理方面的專業(yè)技能培訓(xùn)。在日常的檔案信息化管理工作中還可加大信息化工作的考核力度，做到有獎有罰，調(diào)動各個部門對檔案信息化管理工作的積極性，從根本上保證人人重視檔案信息化管理，人人有能力做到檔案信息化管理。

（三）檔案信息化管需要制度做保障

無規(guī)矩不成方圓，凡事有了可遵循的制度才更有可能往完善的方向發(fā)展。檔案信息化管理工作也不例外，只有制定好檔案信息化管理工作方方面面的制度，給檔案工作人員一個規(guī)范，才能保證信息化工作按照所預(yù)想的那樣完整進行，為醫(yī)院的發(fā)展輸送源源不斷的動力。

結(jié)語：檔案信息化工作實際操作起來遇到各種各樣的問題和挑戰(zhàn)在所難免，但做好檔案信息化管理這個工作是信息時代對我們提出的新要求，只要我們做好了這個工作不論是我們個人還是醫(yī)院都會更上一層樓。