林倩
(廣東省東莞市鳳崗醫(yī)院,廣東 東莞 523695)
計算機問世以來,人們開始接觸到數(shù)據(jù)、信息給人類文明帶來的強大沖擊,直至現(xiàn)在越來越完善越來越適應(yīng)人類的生活,這推動著人類文明走向了一個嶄新的信息化時代。而檔案作為各行各業(yè)發(fā)展的印記,成為前進路上不可或缺的動力,順應(yīng)時代的信息化管理檔案才能發(fā)揮其最大的價值。對于醫(yī)院而言,檔案管理的信息化所占據(jù)的重要地位不言而喻,所以一定要充分了解、掌握檔案信息化管理,從而提升醫(yī)院的整體工作效率以及醫(yī)療水平。
當前社會是信息化的時代,醫(yī)院的檔案不僅是醫(yī)療人員工作的記錄,也是這個時代的組成部分,如果因為做不好檔案的記錄就無法進行檔案的準確性分析,更不要說讓其成為醫(yī)院發(fā)展前進道路上的鋪路石。而檔案信息化的前提是檔案數(shù)字化,如果醫(yī)院在保存檔案時仍舊按照傳統(tǒng)的方式,背離現(xiàn)在社會所認可所需要的檔案數(shù)字化,那么醫(yī)院如何去適應(yīng)這個社會,檔案如何更好地為人類發(fā)展服務(wù)呢?想要檔案管理工作不被這個時代拋棄,就必須在收集、保管、保護和利用等方面做出順應(yīng)時代的調(diào)整,因此,檔案的信息化管理迫在眉睫。
醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理基本上都是紙質(zhì)化的,這樣的管理方式被最開始的醫(yī)療工作人員所認可,在最初的時候也確實保留住了很大一部分的信息,為醫(yī)院發(fā)展做出了一些貢獻,但在信息發(fā)展如此快速的今天,海量的數(shù)據(jù)已經(jīng)超出傳統(tǒng)檔案管理的極限,且以前的紙質(zhì)檔案隨著時間的推移,損壞、丟失的現(xiàn)象越來越難以控制,因此,從檔案的安全性及完整性出發(fā),進行檔案的信息化管理才是可行之法。
在智能不斷替代人工的今天,人們對于時間的觀念逐漸增強,以前人們來醫(yī)院看病都是先到了醫(yī)院后才排隊掛號,再到診室門口排隊看病,這樣大部分的時間都花在了等待上面,甚至一些病人的家距離醫(yī)院較遠當天都看不上病。所以,從根本上保證信息在病人與醫(yī)院之間的傳遞及記錄的快速性和及時性就顯得尤為重要。
醫(yī)院要想做到檔案信息化管理,就要先做到檔案數(shù)字化,而要產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)就要先進行檔案數(shù)字化工作。這就要求我們的醫(yī)療工作人員在日常的工作中做到數(shù)字化,避免以前的紙質(zhì)化辦公,把工作內(nèi)容及時地記錄為數(shù)據(jù),輸入數(shù)據(jù)庫,成為更方便保存的信息化檔案。
傳統(tǒng)的檔案管理工作要先準備好記錄檔案的載體,在記錄時都按照人工手寫或者機器打印的方式進行,記錄好后再進行整理,編目,統(tǒng)計,封存等各項工作,這樣無疑加大了檔案整理工作人員的工作量,且極易出現(xiàn)錯誤,醫(yī)院工作本就繁忙,如果沒有專人負責(zé)檔案的記錄保存那么很多檔案就會被擱置一旁,等需要時再去尋找也十分困難。如果最開始的時候就把這些內(nèi)容轉(zhuǎn)變數(shù)據(jù),進行數(shù)字化保存,這樣不僅降低了記錄工作的難度,在查找起來的時候也更方便快捷。
檔案信息化過程本質(zhì)上是改傳統(tǒng)的手工為先進的智能,但是,很多醫(yī)院對檔案信息化認識非常片面,覺得檔案信息化并不會帶來什么實質(zhì)性好處,只是增加了日常工作的難度,甚至不少人員認為檔案管理就一個可有可無的輔助性的部門,只是起一個接收、保管檔案的作用而已,而自己只要做好分內(nèi)工作就已經(jīng)對得起自己的工作崗位,少部分人就算做也只是停留在記錄上面,不注重信息潛在價值的深入研究和開發(fā)利用,并且認為檔案信息化等同于將相應(yīng)地紙質(zhì)檔案簡單的通過一些手段轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案,無需分門別類,深入分析。
眾所周知,不管是多么完善的檔案管理系統(tǒng),最終都要人去操作,這樣就對醫(yī)院的檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能提出了要求。要知道,檔案工作并不是簡單地行接收、整理及保管檔案。一個合格的檔案管理人員必須熟練使用計算機和相關(guān)的檔案管理軟件,更要懂得檔案管理規(guī)范等等,但是因為醫(yī)院工作人員其本身工作內(nèi)容的專業(yè)性,如果是要讓他們來完成這一工作的話,是肯定不行的,這就要求醫(yī)院在規(guī)范檔案信息化管理時不僅要招聘一些專業(yè)的人才,更要將檔案信息化管理進行宣傳,慢慢培養(yǎng)起院內(nèi)醫(yī)療工作人員對于檔案管理工作的重視程度及專項技能。
現(xiàn)如今,檔案信息化管理已經(jīng)深入人心,大家或多或少都知道了這項工作的重要性,但是,知道是一方面,實施是另一方面,在檔案信息化管理方面大家都缺乏經(jīng)驗,也不知道如何去制定相關(guān)的合乎要求的體制和規(guī)定。因此,在一定程度上,大多醫(yī)院的檔案信息化管理體制都較為落后。
醫(yī)院檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施薄弱,很多時候從硬件和軟件兩方面來說都達不到要求。這是因為醫(yī)院建成后,各項設(shè)施都已經(jīng)固定,醫(yī)院的運行也已經(jīng)達到一個穩(wěn)定的狀態(tài),要想更新成能達到要求的狀態(tài)需要花費相當大的人力物力和財力,也許還會給日常的醫(yī)療工作帶來不便,所以,如果一開始檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施沒有建設(shè)好,想要再建就會有很大的困難。
針對醫(yī)院檔案管理而言,首先醫(yī)院管理者應(yīng)該提高對檔案管理的認識,并且檔案管理人員也應(yīng)當重視提高自己對檔案管理的認識。醫(yī)院檔案管理的每部分內(nèi)容都需要管理者不同程度的參與。作為醫(yī)院管理者應(yīng)當明確提出檔案質(zhì)量、規(guī)格及限制需求,基于在不斷提高管理者對檔案認識的基礎(chǔ)上,提高相應(yīng)管理人員對檔案管理工作的認識,進而能夠在一定程度上促進檔案管理工作的順利開展。
時代在改變,檔案信息化管理的技能和要求都在發(fā)生變化,如果檔案信息化管理的團隊還是一成不變,那么,醫(yī)院的檔案信息化管理也將落后于社會,因此,信息化檔案管理的關(guān)鍵是建設(shè)人才隊伍。這可以從兩方面對其進行改善,一是醫(yī)院可以對外進行檔案信息化管理的專業(yè)人員招聘,讓其為醫(yī)院的檔案信息化管理注入新的血液和思想,二是醫(yī)院應(yīng)當加強院內(nèi)工作人員在檔案信息化管理方面的專業(yè)技能培訓(xùn)。在日常的檔案信息化管理工作中還可加大信息化工作的考核力度,做到有獎有罰,調(diào)動各個部門對檔案信息化管理工作的積極性,從根本上保證人人重視檔案信息化管理,人人有能力做到檔案信息化管理。
無規(guī)矩不成方圓,凡事有了可遵循的制度才更有可能往完善的方向發(fā)展。檔案信息化管理工作也不例外,只有制定好檔案信息化管理工作方方面面的制度,給檔案工作人員一個規(guī)范,才能保證信息化工作按照所預(yù)想的那樣完整進行,為醫(yī)院的發(fā)展輸送源源不斷的動力。
結(jié)語:檔案信息化工作實際操作起來遇到各種各樣的問題和挑戰(zhàn)在所難免,但做好檔案信息化管理這個工作是信息時代對我們提出的新要求,只要我們做好了這個工作不論是我們個人還是醫(yī)院都會更上一層樓。