房產(chǎn)檔案管理中的風險與控制

孫瑤

（哈爾濱市三開房地產(chǎn)開發(fā)有限公司，黑龍江 哈爾濱 150001）

城市房屋管理部門在針地于房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移和變更等工作中形成的具有保持價值的文字、圖表和聲像等資料，是房產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實記錄。其在解決房產(chǎn)糾紛、舊城改造及住房制度改革等方面都發(fā)揮著重要的作用。而且在社會經(jīng)濟活動中房產(chǎn)檔案的重要性更為突出，因此需要重視房產(chǎn)檔案管理工作。

一、房地產(chǎn)檔案管理過程中的風險

（一）房產(chǎn)信息安全性風險

房地產(chǎn)檔案管理工作運用信息化技術(shù)，可以將大量的檔案信息經(jīng)過計算機程序處理后再遞交給用戶，進而提升用戶的使用體驗，由于互聯(lián)網(wǎng)本身具備一定的開放性，因此用戶信息容易受到相關(guān)病毒的攻擊，導致其安全性降低。除此之外，儲存設(shè)備的使用壽命收到一定的限制，儲存空間也有一定的限制，儲存設(shè)備如果在使用過程中出現(xiàn)問題，會導致檔案信息受到損害，無法正常使用。

（二）檔案保存突發(fā)風險

房地產(chǎn)檔案具有多種形式，大多以紙質(zhì)檔案和相關(guān)的文字記錄為主，房地產(chǎn)檔案管理過程中，如果出現(xiàn)不可抗力因素引起的災害情況，會導致房地產(chǎn)檔案出現(xiàn)毀滅性的危機，房地產(chǎn)檔案作為房地產(chǎn)交易信息的主要記錄方式，能夠在房地產(chǎn)糾紛問題過程中給予一定的依據(jù)，在目前的房地產(chǎn)檔案管理工作過程中雖然已經(jīng)進行了一定的風險防范措施，但是仍舊無法從根本上解決風險問題。

（三）房產(chǎn)檔案的技術(shù)風險

房地產(chǎn)檔案管理是房地產(chǎn)行業(yè)中必須開展的一部分工作，給予互聯(lián)網(wǎng)展開的互聯(lián)網(wǎng)檔案管理不僅存在互聯(lián)網(wǎng)信息泄露方面的隱患，也會由于操作人員自身操作不當導致問題發(fā)生，引發(fā)一定的風險。在檔案錄入過程中，如果出現(xiàn)設(shè)備停電或故障燈情況，也會引發(fā)相應的問題或潛在的隱患。

（四）房產(chǎn)檔案的投資風險

由于房產(chǎn)檔案面臨的突發(fā)風險較多，所以各地政府為了保證房產(chǎn)檔案的安全，投入大量的財力、物力、人力進行房產(chǎn)檔案保護建設(shè)。但是在投資的同時，需要考慮投資力度以及是否能夠和回報持平。房產(chǎn)檔案信息化管理是依據(jù)計算機網(wǎng)絡平臺進檔案信息化建設(shè)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理差距很大。在建設(shè)房產(chǎn)檔案信息化管理前，需要購買大量的設(shè)備，包括電子計算機、復印設(shè)備、打印設(shè)備、掃描儀器等，需要聘請專家和技術(shù)人員進行管理操作，這就需要大量的資金投入，因此，房產(chǎn)檔案在發(fā)展中存在一定的投資風險。

二、房產(chǎn)檔案管理風險的控制措施

（一）樹立房產(chǎn)檔案風險意識

在房地產(chǎn)檔案管理過程中，由于相關(guān)部門的風險管理意識不夠重視，導致其在日常工作過程中的風險防范工作不到位，因此，相關(guān)檔案管理部門應當建立正確的風險防范意識，增強風險防范意識培訓，幫助相關(guān)工作人員提升自身的風險管理意識。保證工作人員在遇到風險時能夠及時采取正確的措施應對，提升自身工作過程中的防范能力，提升檔案管理的安全性。

（二）加強房產(chǎn)檔案信息化管理

提升檔案管理信息化建設(shè)，需要提升領(lǐng)導對于本宮做的重視，因此，相關(guān)單位應當提升本單位領(lǐng)導的知識架構(gòu)，提升對于檔案管理工作的理解和重視，進而更好地展開相關(guān)軟硬件設(shè)備的更新，全面提升檔案管理的信息化水平。

（三）積極做好風險防范措施

在檔案信息資源庫的使用過程之中，要明確保證與包括局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫等在內(nèi)的其他領(lǐng)域進行相應的隔離，以免外來入侵。在開放數(shù)據(jù)庫以及檔案庫的時候，需要做到分別建設(shè)。此外，檔案網(wǎng)站在使用的過程之中，還要加裝好一定的殺毒軟件與防火墻軟件，保證使用安全。單位必須使用高度智能化的管理軟件，保證電子化檔案使用的快捷。在庫房的設(shè)置上，還要配備有專門的電子化設(shè)備，從根本上保證相關(guān)工作的質(zhì)量以及效率。

（四）強化檔案技術(shù)風險管控

強化檔案技術(shù)風險管控應當提升相關(guān)管理人員與工作人員的風險意識，在日常工作過程中由于工作人員自身的風險管理意識不強，導致無法提升自身的防范能力。因此，有關(guān)部門應當重視相關(guān)工作人員的風險防范意識的提升，除此之外，還應當提升本行業(yè)整體的抗風險意識，幫助整個房地產(chǎn)檔案提升自身的抗風險能力，通過提升本行業(yè)的戰(zhàn)略層次，更好地進行檔案信息化管理。

（五）培養(yǎng)和提高檔案管理團隊的專業(yè)水平

在我國社會發(fā)展以及城市建設(shè)過程中，總會形成大量的房產(chǎn)檔案，而對于房產(chǎn)檔案的管理，最根本的問題就是管理團隊的老齡化太過嚴重。很多老員工雖然資歷深厚，工作經(jīng)驗豐富，但是由于其思想保守，仍然會不自覺地沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法及模式，對新鮮事物的接受度較低，甚至于抵觸或者排斥先進的數(shù)字化管理技術(shù)。而年輕員工則大多年輕氣盛、心浮氣躁，總想將自己知道的秘密透露給他人，使得房產(chǎn)檔案的保密性得不到保障。所以，為了進一步提高當前房產(chǎn)檔案管理效率，加快數(shù)字化建設(shè)，相關(guān)部門就必須要強化管理人員的專業(yè)水平以及職業(yè)素養(yǎng)。房產(chǎn)檔案管理人員的數(shù)字化管理能力，除了在大學期間可以得到培養(yǎng)之外，更重要的是在工作實踐中增強。作為新時代的房產(chǎn)檔案管理人員，應該嚴格要求自己，注重工作中的每一個細節(jié)，認真熟悉工作環(huán)境及工作流程，從基層做起，不斷提高自己的個人素質(zhì)以及品格。另外，作為檔案從業(yè)人員，首先要提高自身的保密意識，嚴格遵循相關(guān)的法律法規(guī)，不得以損害他人利益為自己謀福利，同時在工作之余也要不斷更新自己的知識與技能，爭取學習和掌握更多更先進的數(shù)字化技術(shù)及技巧，從而為房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理提供強有力的人才支撐。

（六）實現(xiàn)傳統(tǒng)與現(xiàn)代數(shù)字化管理相融合

研發(fā)和應用房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，并不意味著需要完全摒棄傳統(tǒng)檔案管理以及文件保存模式。在實際工作中，對于那些機密性較高或者具有重要紀念意義的檔案資料，可以選擇使用傳統(tǒng)與現(xiàn)代兩種管理方式，如果紙質(zhì)檔案缺失還可由數(shù)字檔案進行補救，反之亦然。這種管理模式可以進一步保證歷史資料的完整性、真實性以及安全性，以降低檔案管理風險。

（七）加大對軟硬件資源建設(shè)的投入力度

想要實現(xiàn)和加強房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，需要一個完備的房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)作支撐，而這需要投入大量的人力、物力、財力。所以，相關(guān)部門需要結(jié)合自身經(jīng)濟實力及房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀，研發(fā)一個符合自身工作需求且功能完善的分布式房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。在完成這項研發(fā)工作后，就要購置相應的網(wǎng)絡服務器、防火墻服務器、計算機終端以及數(shù)據(jù)庫服務器等，為該管理系統(tǒng)的正常運行建設(shè)部署一個標準化的運行機房。然后針對運行機房配備專業(yè)的防雷器、消防器材、防塵器以及空調(diào)等設(shè)備，確保房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的運行環(huán)境，比如空氣濕度、溫度以及消防安全等指標滿足要求。另外，建立房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，其目的不僅是為了提高檔案管理人員的工作質(zhì)量以及工作效率，同時還需要向用戶提供相應的檔案查詢等服務。為此，應配置一個健全的、易于擴展的局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)，以便用戶可以從外界進入系統(tǒng)進行訪問，從而保證了整個房產(chǎn)檔案管理信息的共享性。

三、結(jié)束語

綜合本文研究內(nèi)容，房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是我國檔案管理發(fā)展的必然趨勢，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化能夠提高房產(chǎn)檔案管理整體效率，同時還可以降低檔案管理成本。另外，在現(xiàn)代化檔案管理的前提下，數(shù)字化檔案管理也開始普及，相關(guān)部門以及管理者要強化相關(guān)軟件、硬件的建設(shè)，根據(jù)實際需求優(yōu)化和升級軟件、硬件，以此確保房產(chǎn)檔案管理有效性。