信息技術(shù)背景下高校行政教育管理的創(chuàng)新研究

張秋霞

（福建船政交通職業(yè)學(xué)院，福建 福州 350007）

自1999 年以來，擴(kuò)招政策的實(shí)行讓我國高校的數(shù)量不斷向上攀升，導(dǎo)致各高校間的競爭也日益加大。在對(duì)教育體制進(jìn)行改革的大背景下，各高校為了增強(qiáng)自身在教育行業(yè)中的競爭力，創(chuàng)新管理路徑是勢在必行的。近幾年，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，為各行各業(yè)在工作管理上都提供了便利，高校也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代潮流，積極引進(jìn)信息技術(shù)，構(gòu)建“數(shù)字化校園”。行政教育管理工作對(duì)于高校的發(fā)展而言，其作用是舉足輕重的。高校對(duì)信息技術(shù)的引進(jìn)，在為行政教育管理工作帶來便捷的同時(shí)，也意味著行政管理工作人員必須擁有更專業(yè)的工作能力。通過信息管理系統(tǒng)平臺(tái)的構(gòu)建，極大地提高了高校在行政教育管理工作中的辦公效率。

一、信息技術(shù)在高校行政教育管理中的作用

（一）獲取信息更加方便

信息的傳播需要以介質(zhì)為物質(zhì)載體。在信息進(jìn)行傳播時(shí)，其起點(diǎn)、過程及結(jié)果的參考意義都是極其重要的。學(xué)校在進(jìn)行信息決策時(shí)，行政部門可以通過信息化的技術(shù)，對(duì)與決策內(nèi)容有關(guān)的信息進(jìn)行及時(shí)的捕捉，并且要科學(xué)規(guī)劃信息傳播的節(jié)點(diǎn)。這些對(duì)于提高學(xué)校決策的準(zhǔn)確性是極具價(jià)值的，反之，將會(huì)導(dǎo)致學(xué)校在決策過程中，出現(xiàn)對(duì)信息判斷的偏差或者是找不到頭緒等問題。多元化的信息在千萬個(gè)服務(wù)器中進(jìn)行傳播，人們可以不受時(shí)間和空間的限制，隨時(shí)隨地對(duì)信息進(jìn)行檢索、瀏覽與下載。各類信息的匯聚，有利于信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，以便于人們能更快速地獲取信息。

（二）行政效益明顯提高

學(xué)校行政效益水平的高低與行政管理體系的構(gòu)建有密切的聯(lián)系，其行政管理體系獨(dú)特的運(yùn)行規(guī)律，關(guān)系到行政運(yùn)營水平是否高質(zhì)高效以及行政效益是否發(fā)揮到最大。信息技術(shù)背景下的行政教育管理體系能減少信息傳播過程中的阻礙，讓信息在上傳下達(dá)或者是下傳上達(dá)時(shí)能實(shí)現(xiàn)“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)”的傳播，提高了信息傳播的速度，且讓信息在傳播過程中不留死角。在這種工作狀態(tài)下，高校的行政政策及指令都能實(shí)現(xiàn)快速傳播，從而讓各部門之間、各工作人員之間的協(xié)調(diào)機(jī)制及合作機(jī)制更加科學(xué)。與此同時(shí)，各類信息通過信息平臺(tái)進(jìn)行傳播，進(jìn)而形成信息共享中心。這不僅有利于提高信息傳播的速度，還有利于提高工作人員檢索搜集信息的能力，進(jìn)而將行政效益的質(zhì)量水平實(shí)現(xiàn)最大化。

（三）調(diào)查分析更加便捷

學(xué)校在實(shí)行每個(gè)決策時(shí)，都必須保證決策的正確性，而正確的前提就是要對(duì)影響決策的因素進(jìn)行充分的調(diào)查。在這種情況下，調(diào)查的數(shù)據(jù)從何而來呢？信息從何處搜集的呢？相關(guān)群體又秉持著怎樣的態(tài)度呢？這些問題都是急需解決的。在進(jìn)行調(diào)查分析的過程中，要重點(diǎn)關(guān)注相關(guān)群體的反應(yīng)和態(tài)度，特別是在校的學(xué)生及教師，他們的意見對(duì)于決策的正確性有很大的參考價(jià)值。通過對(duì)教師及學(xué)生的意見進(jìn)行分析，也能了解到該項(xiàng)決策在他們心中的形象是正面的還是負(fù)面的。高校在對(duì)意見信息進(jìn)行搜集時(shí)，可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。這樣不僅能提高工作人員搜集信息的效率，還能使數(shù)據(jù)分析變得更加精準(zhǔn)、便捷。

二、信息技術(shù)下高校行政教育管理中存在的問題

（一）缺乏信息化建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高校行政教育管理工作中的運(yùn)用，大大提高了辦公的效率，致使行政管理信息化成為必然趨勢。近幾年，各高校努力探索行政教育管理方面的信息化建設(shè)。到目前為止，90%的高校都已經(jīng)建立了屬于自己的電子化校務(wù)系統(tǒng)。由于在管理制度方面，一直缺乏一套專業(yè)且完備的機(jī)制，沒有進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，導(dǎo)致高校在信息化建設(shè)的過程中進(jìn)度非常緩慢，大部分高校的信息化管理水平較低，真正實(shí)現(xiàn)校務(wù)管理信息化的高校只有不到二分之一，而對(duì)行政管理信息化平臺(tái)構(gòu)建成功的高校只有十分之一。這具體表現(xiàn)為，為了提高高校各職能部門的工作效率，研發(fā)及引進(jìn)為學(xué)生管理、財(cái)務(wù)管理、教學(xué)科研管理等方面服務(wù)的信息管理系統(tǒng)。由于信息在各系統(tǒng)上的集成化水平不高，導(dǎo)致信息在各部門之間的共享程度較低。部分部門在工作過程中有時(shí)需要調(diào)動(dòng)其他部門的資料信息，但因?yàn)槟壳靶畔⒒到y(tǒng)管理沒有形成統(tǒng)一的模式，并且在使用過程中造成的混亂，導(dǎo)致在大部分情況下，還是通過人工操作來完成信息資料的搜集。信息化建設(shè)在統(tǒng)籌規(guī)劃方面的缺乏，讓各部門之間在業(yè)務(wù)協(xié)作上有很大的困難，還降低了工作的效率。

（二）軟硬件設(shè)施配備不足

對(duì)于校園網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，我國大部分高校都秉持積極參與的態(tài)度，努力將校園營造出數(shù)字化的學(xué)習(xí)環(huán)境。在這個(gè)過程中，高校在硬件和軟件方面都存在建設(shè)不足的問題。首先，就硬件建設(shè)方面，隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，科技水平也在不斷提高，電子化辦公設(shè)備也在不停地更新?lián)Q代。盡管高校在數(shù)字資源的推廣方面，一直都是采取積極的方式，多媒體教學(xué)也實(shí)現(xiàn)了廣泛的普及，但是由于高校在設(shè)備更新上的預(yù)算有限，行政管理信息化的電子設(shè)備也逐漸滯后于社會(huì)上硬件更新?lián)Q代的速度，是行政教育管理信息化的進(jìn)程中非常值得注意的阻礙因素。其次，就軟件建設(shè)方面，高校自主研發(fā)及引進(jìn)的數(shù)字化軟件只能在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)的單個(gè)部門中使用，其對(duì)軟件的利用率極低，對(duì)日常的行政教育管理工作根本沒有起到實(shí)質(zhì)性的作用，沒有發(fā)揮出提高工作效率的作用。除此之外，高校在日常的管理工作中，已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化辦公，對(duì)數(shù)字化辦公軟件的使用頻率并不高，導(dǎo)致其實(shí)質(zhì)效果并沒有得到發(fā)揮。傳統(tǒng)辦公模式下的紙質(zhì)化信息，容易出現(xiàn)更新滯后、準(zhǔn)確率降低等問題。

（三）信息化建設(shè)智能水平較低

高校擴(kuò)招，導(dǎo)致各高校之間的競爭不斷加大。行政管理工作的質(zhì)量，在很大程度上取決于信息化建設(shè)水平的高低。然而，大部分高校缺乏對(duì)信息化重要程度的認(rèn)識(shí)。在高校信息化建設(shè)的推動(dòng)下，大多數(shù)高校都引入了信息化的技術(shù)設(shè)備。但他們沒有因此加強(qiáng)其日常教學(xué)管理中的建設(shè)，也沒有與網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營建立聯(lián)系，更沒有對(duì)使用效率進(jìn)行有針對(duì)性的應(yīng)對(duì)，從而降低了信息化的發(fā)展速度。雖然引進(jìn)了先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，但也并沒有改變高校信息建設(shè)水平較低的現(xiàn)狀。行政管理人員在信息化過程中，工作負(fù)擔(dān)并沒有減輕，工作效率也同樣沒有得到提高，因此，他們對(duì)信息化建設(shè)的積極性并不高。一些工作部門在網(wǎng)絡(luò)信息更新方面的速度較慢，因此，在日常工作中，仍然依賴紙質(zhì)媒介，并沒有發(fā)揮管理信息化實(shí)質(zhì)性的成效，其工作方式依舊以傳統(tǒng)的管理模式為主。

三、信息技術(shù)下開展高校行政管理創(chuàng)新的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)利用的重視

要想在高校的行政管理中提高信息技術(shù)的使用率，最先要做到的就是摒棄傳統(tǒng)思想，轉(zhuǎn)變思維方式，提高對(duì)信息技術(shù)的重視程度。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須深入了解信息技術(shù)的便利性，提高對(duì)信息技術(shù)設(shè)備的投資力度，提供一定的財(cái)務(wù)支持，并構(gòu)建全面的信息網(wǎng)絡(luò)。其次，有必要加強(qiáng)行政管理人員對(duì)于技術(shù)設(shè)備的使用信息方面的認(rèn)知水平。同時(shí)，在高校各種會(huì)議上，要不斷明確信息技術(shù)的發(fā)展趨勢及作用。只有通過各種方式普及信息技術(shù)知識(shí)，才能使高校行政管理人員提高在日常管理工作過程中對(duì)信息技術(shù)的使用意識(shí)。最后，在行政管理工作中，有必要刺激相關(guān)工作人員的積極性，以便他們?cè)谛姓芾砉ぷ鬟^程中，能夠更好地發(fā)揮自己的才能。

（二）完善高校信息化建設(shè)規(guī)劃

高校信息化建設(shè)不是一個(gè)一蹴而就的過程，而是要經(jīng)過不斷地發(fā)展和完善，才能對(duì)行政教育管理工作起到實(shí)質(zhì)性的幫助作用。因此，在通過信息技術(shù)來提高行政管理工作的質(zhì)量和水平時(shí)，高校應(yīng)該站在全局角度，從整體上進(jìn)行戰(zhàn)略部署，從宏觀層面對(duì)高校的信息化建設(shè)進(jìn)程進(jìn)行規(guī)劃，明確規(guī)定每個(gè)階段的工作目標(biāo)。同時(shí)，在行政教育管理工作過程中，如果要運(yùn)用信息技術(shù)，應(yīng)該對(duì)其有明確的計(jì)劃和步驟。在進(jìn)行高校信息化建設(shè)時(shí)，要保證各個(gè)部門使用的信息技術(shù)是一致的。這樣有利于信息行政管理體系的搭建，實(shí)現(xiàn)各部門之間的信息共享，發(fā)揮信息化管理體系的實(shí)質(zhì)性作用，提高行政管理人員的工作效率。

（三）改進(jìn)信息系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展速度越來越快，信息技術(shù)的更新?lián)Q代的頻率也越來越高。因此，高校在對(duì)信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行升級(jí)時(shí)，不僅要注意對(duì)硬件設(shè)施的更換，還要讓軟件系統(tǒng)也跟上更新的速度，對(duì)其進(jìn)行定期的升級(jí)，從而使信息技術(shù)設(shè)備能夠維持穩(wěn)定的運(yùn)行。在對(duì)信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行使用的過程中，高校應(yīng)該以自身的使用情況為依據(jù)，有針對(duì)性地制定出嚴(yán)格的維護(hù)制度，并找專業(yè)的維護(hù)人員對(duì)其設(shè)備進(jìn)行定期更新升級(jí)，保證行政管理系統(tǒng)始終處于高速運(yùn)行的狀態(tài)。

（四）改進(jìn)高校行政管理流程

為了使行政管理模式與信息系統(tǒng)能夠相互適應(yīng)，高校在運(yùn)用信息技術(shù)來保障行政管理工作能夠順利開展時(shí)，要對(duì)行政管理工作中的每個(gè)流程對(duì)進(jìn)行不斷地優(yōu)化。只有通過對(duì)流程的不斷改進(jìn)，才能使行政管理流程更加的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，高校對(duì)內(nèi)部資源應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的整合，并且明確各管理部門的職能，促進(jìn)行政管理系統(tǒng)與信息化系統(tǒng)更好地融合，幫助管理系統(tǒng)向有序的方向前進(jìn)，進(jìn)而提高高校的行政管理水平。

結(jié)束語：綜上所述，高校的行政教育管理水平要想向現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)邁進(jìn)，就必須通過信息化建設(shè)的方式，來提高行政教育管理工作的工作效率。從高校的角度來看待問題，在行政教育管理系統(tǒng)中引進(jìn)信息技術(shù)，不僅能提高高校內(nèi)部的信息傳播速度，促進(jìn)高校行政管理工作人員在信息方面的交流和溝通更加順暢，同時(shí)還能通過對(duì)信息更加科學(xué)化地整理和分析，為高校在進(jìn)行決策時(shí)提供準(zhǔn)確科學(xué)的數(shù)據(jù)，讓高校的決策有了有力的支持。高校在行政教育管理的工作過程中引進(jìn)信息技術(shù)，是一種在管理模式上的改進(jìn)和創(chuàng)新。同時(shí)，由于經(jīng)驗(yàn)的不足，信息系統(tǒng)在與傳統(tǒng)的行政教育管理系統(tǒng)進(jìn)行磨合的過程中，依然存在很多問題。面對(duì)這些問題的出現(xiàn)，高校要在認(rèn)真分析原因的基礎(chǔ)上，找出有針對(duì)性的解決方法，創(chuàng)新發(fā)展路徑，從而促進(jìn)行政管理效率得到有效的提高。