高校教師業(yè)務(wù)檔案的綜合應(yīng)用與對策研究

馬學(xué)民

（包頭醫(yī)學(xué)院圖書館，內(nèi)蒙古 包頭 014040）

一、引言

高等院校教師業(yè)務(wù)檔案指的是教師在教育、教學(xué)、科研等方面形成的具有保存價值的各方面資料的歷史記錄。業(yè)務(wù)檔案能夠體現(xiàn)教師的專業(yè)水準、學(xué)術(shù)能力以及工作績效，不但是教師個人情況的客觀反映，亦是高等院校整體素質(zhì)、師資隊伍建設(shè)以及辦學(xué)水平的體現(xiàn)。然而，從目前來看，部分高等院校在教師業(yè)務(wù)檔案管理方面存在不足，業(yè)務(wù)檔案未得到充分利用，這方面工作亟需改進。本文分析了高校教師業(yè)務(wù)檔案的綜合應(yīng)用領(lǐng)域，指出目前這方面工作存在的不足，并提出業(yè)務(wù)檔案綜合應(yīng)用的對策。

二、高校教師業(yè)務(wù)檔案的綜合應(yīng)用領(lǐng)域

（一）利用業(yè)務(wù)檔案開展師資隊伍建設(shè)

師資隊伍建設(shè)是高校發(fā)展的重要推動力。在高等院校教師管理工作中，不僅要注重教師的人數(shù)和質(zhì)量，而且要合理調(diào)整師資結(jié)構(gòu)。在調(diào)整師資隊伍結(jié)構(gòu)時，應(yīng)科學(xué)選擇調(diào)整指標，保證師資結(jié)構(gòu)在職稱、年齡、學(xué)歷等指標方面具備科學(xué)性。高等院校要建立完善的教師崗位聘任制度，設(shè)定合理的人才招聘計劃。師資結(jié)構(gòu)調(diào)整應(yīng)當具有一定的前瞻性，考慮學(xué)校發(fā)展實際，致力于提高教師的專業(yè)化水平。同時，還要注重外部環(huán)境建設(shè)，塑造良好的團隊發(fā)展文化，為廣大教師提供優(yōu)良的教學(xué)、科研平臺。在推進這方面工作時，教師業(yè)務(wù)檔案能夠提供大量客觀、準確、全面的信息，為教師隊伍建設(shè)提供必要的支撐。

（二）利用業(yè)務(wù)檔案開展差異化考評

高等院校教師專業(yè)檔案的另一個重要用途是評價。許多高等院校現(xiàn)行的評價體系和指標設(shè)計存在一些缺陷，存在一刀切的現(xiàn)象，未考慮不同院系、不同專業(yè)的實際。無論教師的專業(yè)范圍如何，所有教師都采用統(tǒng)一的考核形式和標準。這在很大程度上造成了教師考核評價結(jié)果的不公平，從而影響了教師的積極性。通過教師業(yè)務(wù)檔案管理，高等院?？梢詫崿F(xiàn)對教師的差異化評價。例如，高?？梢葬槍Ω鱾€專業(yè)的教師設(shè)計不同的考核指標體系，針對各個院系制定有針對性的考核體系，對科研為主型的教師和教學(xué)為主型的教師應(yīng)用具有差異性的指標權(quán)重，從而實現(xiàn)教師考核評價的客觀性和公平性，協(xié)助廣大教師認識到自身的優(yōu)點和不足。在考核評價完成以后，高校應(yīng)當繼續(xù)完善教師業(yè)務(wù)檔案，尋找教師在職業(yè)發(fā)展中存在的障礙，有針對性地協(xié)助教師成長，為教師營造良好的職業(yè)晉升通道，保障教師能夠積極發(fā)揮個人優(yōu)勢，促進科研和教學(xué)發(fā)展，提升師資隊伍的綜合實力。

（三）利用業(yè)務(wù)檔案開展檢查評估

教師業(yè)務(wù)檔案是保障高等院校順利通過各方面評估的重要資料。通過教師專業(yè)檔案，評估部門能夠全面掌握高校在師資結(jié)構(gòu)、教育教學(xué)以及科研等方面的水平，由此對高等院校的辦學(xué)水平做出更精準的分析，提出有針對性的建議。對于高等院校來說，全面、客觀的教師業(yè)務(wù)檔案可以真實、動態(tài)地反映出本校的專業(yè)水準和工作能力。高校將業(yè)務(wù)檔案管理作為一項重要的管理工作，能夠保證各方面檢查和評估工作的質(zhì)量，減少學(xué)校發(fā)展中出現(xiàn)的工作混亂以及失誤，促進學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

（四）利用業(yè)務(wù)檔案開展人事管理

教師業(yè)務(wù)檔案的管理對于提升學(xué)校人事部門的工作成效以及工作質(zhì)量具有重要的指導(dǎo)意義。借助對教師業(yè)務(wù)檔案的利用，人事部門能夠進一步掌握本校師資隊伍的基本情況，進而制定科學(xué)合理的崗位設(shè)置、錄用、考核等制度，公布招聘計劃。在崗位設(shè)置方面，我們能夠按照業(yè)務(wù)檔案反映的人才需求，合理設(shè)置人員崗位，保證崗位設(shè)置能夠滿足學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展的需求，從而實現(xiàn)崗位設(shè)置的科學(xué)性和公平性，避免出現(xiàn)因人設(shè)崗現(xiàn)象。在用人方面，高校可以借助業(yè)務(wù)檔案對所有教師的教育教學(xué)水平、科研能力開展全面評價，從而做到人員和崗位相互匹配，促進不同崗位教師提升工作效率，發(fā)揮他們在工作中的積極性和主動性。在對教師進行考核評價時，通過利用教師業(yè)務(wù)檔案，高校能夠制定出更為公正、合理的評價指標體系，有利于營造出良性競爭的氛圍，改善教學(xué)科研效率，在推動師資隊伍建設(shè)的同時促進教師個人能力成長。在擬定人才招聘計劃時，高校可以將教師業(yè)務(wù)檔案與學(xué)校發(fā)展規(guī)劃緊密結(jié)合起來，找出本校緊缺的人才，并與各個院系上報的人才招聘計劃加以比較，找出不足，確保招聘計劃能夠向本校緊缺的人才傾斜，有利于師資隊伍建設(shè)。

三、高校教師業(yè)務(wù)檔案管理中存在的問題分析

（一）重視人事檔案管理而輕視業(yè)務(wù)檔案管理

在我國，大部分高校對師資隊伍已經(jīng)進行了規(guī)范化的雙檔案管理，包括人事檔案管理和業(yè)務(wù)檔案管理，可以發(fā)揮檔案在促進教育教學(xué)和人才培養(yǎng)、提升教師教學(xué)科研能力等方面的功能。人事檔案管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)在提高教育教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)方面發(fā)揮著難以替代的作用。但是，一些高等院校僅僅重視人事檔案管理工作，而忽略了教師業(yè)務(wù)檔案管理，主要表現(xiàn)為不注重對教師的過程考核，只看最終考核結(jié)果，在教師履職期間缺少年度檔案管理、考核以及獎懲措施，使部分教師形成得過且過的心理，沒有積極提升自身的教學(xué)科研能力。

（二）缺乏教師業(yè)務(wù)檔案管理意識

目前，一些高等院校缺乏業(yè)務(wù)檔案管理意識和能力，將人事檔案管理與業(yè)務(wù)檔案管理混為一談。前者是指傳統(tǒng)意義上以身份管理為特征的教師檔案管理內(nèi)容、方法或手段的總稱，強調(diào)的是對教師身份的管理以及與教師身份有關(guān)的全部事務(wù)的管理。雖然人事管理也涉及到教師的教育教學(xué)、科研以及人才培養(yǎng)工作，但畢竟是從行政管理的角度，如教師的學(xué)習(xí)經(jīng)歷檔案、工作經(jīng)歷檔案、工資檔案等。在多年的規(guī)范發(fā)展中，我國高校已經(jīng)形成了完整的人事檔案管理體系。但與之相較，高等院校教師業(yè)務(wù)檔案管理并不普遍，甚至存在雜亂無章的現(xiàn)象。高等院校教師專業(yè)檔案管理是指對教師在教學(xué)、科研以及人才培養(yǎng)方面的全面質(zhì)量管理，與人事檔案管理在目的、手段等方面有著根本的區(qū)別。但從目前來看，不少高校還沒有意識到業(yè)務(wù)檔案管理是高校全面質(zhì)量管理的重要內(nèi)容，對其功能和價值認識不足，從而影響了這方面工作的開展。

（三）重視檔案保管而輕視應(yīng)用

在教師業(yè)務(wù)檔案管理過程中，很多高校意識到收集、保管檔案的重要性，而且在這一方面建立了較為完善的制度，有效保障了檔案管理工作的順利開展。但我們也要看到，部分高校在重視對檔案收集、保管的同時，忽略了檔案的利用工作，造成業(yè)務(wù)檔案的作用未得到有效發(fā)揮。提升教師能力和工作質(zhì)量是實施業(yè)務(wù)檔案管理的最終目的。如果忽略了檔案利用環(huán)節(jié)，對業(yè)務(wù)檔案的管理將失去應(yīng)有的價值和作用。在一些高校，業(yè)務(wù)檔案管理工作實際上已經(jīng)淪為倉庫式管理，僅僅起到保管檔案的作用。因而，深入開展業(yè)務(wù)檔案管理有賴于對教師工作質(zhì)量進行分析。通過質(zhì)量分析，發(fā)現(xiàn)教師在教學(xué)和科研工作中存在的各類問題，督促教師及時彌補自身的不足。當前高等院校在檔案管理工作中存在的重保管、輕利用的現(xiàn)象，正是由于學(xué)校未明確業(yè)務(wù)檔案管理的目標，這就造成業(yè)務(wù)檔案管理失去了應(yīng)有的價值和功能。

四、加強高校教師業(yè)務(wù)檔案應(yīng)用的對策

（一）充分認識教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)利用的重要性

高等院校應(yīng)高度重視和認可業(yè)務(wù)檔案管理所具有的功能，并將其作為一項重要工作來看待。各系部要深入落實學(xué)校對這一方面工作的部署和要求，構(gòu)建科學(xué)、全面的業(yè)務(wù)檔案管理體系，提升服務(wù)意識，確保業(yè)務(wù)檔案管理工作落實到位。高校教師應(yīng)當和所在院系密切配合，及時完成本單位業(yè)務(wù)檔案的搜集、整理以及報送工作，保證上報的業(yè)務(wù)檔案具備客觀性、完整性。業(yè)務(wù)檔案管理部門應(yīng)當定期向廣大教師反饋業(yè)務(wù)檔案的應(yīng)用情況，營造有利于業(yè)務(wù)檔案利用的良好氛圍，和其他部分一起推動業(yè)務(wù)檔案的管理，保障業(yè)務(wù)檔案的收集、管理以及利用規(guī)范化。

（二）形成科學(xué)合理的教師業(yè)務(wù)檔案收集管理制度

規(guī)范、健全的制度是做好教師業(yè)務(wù)檔案管理工作的重要前提。教師業(yè)務(wù)檔案管理涉及多方面環(huán)節(jié)，如檔案的收集、分類、歸檔、存儲以及利用等。明確歸檔范圍是業(yè)務(wù)檔案收集的首要環(huán)節(jié)，能夠反映業(yè)務(wù)檔案的客觀性和完整性。高校不僅要防止因為收集范圍過寬而導(dǎo)致的盲目性，而且要防止由于收集范圍狹窄而導(dǎo)致的不完整性。檔案資料形成部門應(yīng)當全面落實教師專業(yè)檔案管理規(guī)范，對每年收集的業(yè)務(wù)檔案資料進行定期歸檔，不得拖延。學(xué)校要完善檔案登記制度，嚴格控制檔案入口，對于不應(yīng)歸檔的材料一律不歸檔，同時避免材料遺漏，保證業(yè)務(wù)檔案質(zhì)量，并做到妥善保管。為了確保所有環(huán)節(jié)做到有效銜接，高校應(yīng)當完善業(yè)務(wù)檔案管理制度，責(zé)任落實到人，保障這方面工作的順利開展。只有做到有章可循，才能保證教師專業(yè)檔案的客觀性、完整性，更好地發(fā)揮其對師資隊伍建設(shè)的作用。

（三）注重教師業(yè)務(wù)檔案存檔和利用的科學(xué)性

當前，不少高等院校在業(yè)務(wù)檔案管理方面存在形式化現(xiàn)象，其主要原因在于對業(yè)務(wù)檔案的利用價值缺少充分認識。教師們每年都會上交不完整乃至存在錯誤的檔案資料。業(yè)務(wù)檔案管理部門每年收集檔案，并進行封存保管。在實際工作中，管理者缺少分類歸檔和按人歸檔的意識，檔案利用率一直保持在較低的水平，難以協(xié)助廣大教師實現(xiàn)能力成長。要改變此種狀況，我們應(yīng)當從業(yè)務(wù)檔案的利用著手，有效利用所收集的業(yè)務(wù)檔案，對所有教師的業(yè)務(wù)水平開展評估并及時給予反饋，讓廣大教師充分意識到業(yè)務(wù)檔案所具有的重要性。高校要充分利用教師業(yè)務(wù)檔案，形成檔案管理的良性閉環(huán)，確保管理質(zhì)量的有效提升。只有科學(xué)有效地進行教師業(yè)務(wù)檔案管理，高等院校才能從這方面工作中受益，從而促進科研工作和教學(xué)工作的發(fā)展。在開展這方面工作時，要確保有關(guān)的各個部門形成統(tǒng)一認識，將管理責(zé)任具體落實到人，保障檔案收集、整理、歸檔、保管以及使用等環(huán)節(jié)做到無縫銜接。在此基礎(chǔ)上，高校要在各方面工作中有效利用檔案信息，促進師資結(jié)構(gòu)的不斷優(yōu)化，完善教師考評指標體系，提升教師的專業(yè)能力和教學(xué)水平，切實增強自身的競爭力。

五、結(jié)束語

高等院校教師業(yè)務(wù)檔案對于師資隊伍建設(shè)、推動教育教學(xué)改革具有十分重要的意義。當前，高校教師業(yè)務(wù)檔案管理存在以下問題：重視人事檔案管理而忽略業(yè)務(wù)檔案管理，缺乏教師業(yè)務(wù)檔案管理意識，重視檔案保管而忽略應(yīng)用。在這種情況下，教師業(yè)務(wù)檔案對推進學(xué)校發(fā)展發(fā)揮的作用極為有限。高等院校要充分認識教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)和利用的重要性，形成規(guī)范合理的業(yè)務(wù)業(yè)檔案收集管理體系，注重教師業(yè)務(wù)檔案歸檔利用的科學(xué)性。