大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新

邰喆 白潔

（通遼市地方病防治站，內(nèi)蒙古 通遼 028000）

事業(yè)單位檔案管理工作必須充分挖掘大數(shù)據(jù)信息技術(shù)優(yōu)勢，積極開展檔案管理工作信息化建設(shè)，將大數(shù)據(jù)信息技術(shù)融入檔案管理工作中，在順應(yīng)時代發(fā)展的基礎(chǔ)上，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理水平，為事業(yè)單位提供良好的檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)。

一、推進事業(yè)單位檔案管理改革的意義

信息化的普及應(yīng)用，給檔案工作單位帶來了新的發(fā)展機遇。充分利用信息技術(shù)開展工作，運用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)以及采用先進的大規(guī)模信息技術(shù)保存檔案，能更有效地整合各方面資源，更清晰地展現(xiàn)出單位發(fā)展脈絡(luò)，從而明確思路，做好長遠規(guī)劃，促進事業(yè)單位有序發(fā)展。

（一）提升信息化檔案管理水平

大數(shù)據(jù)時代下，事業(yè)單位可以運用科學技術(shù)提高檔案管理工作效率，這是檔案管理改革的重要路徑之一。信息技術(shù)的發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理改革指明了方向，幫助工作人員更加便利地開展檔案管理工作，推動檔案管理朝向智能化、信息化、實時化方向發(fā)展，更加有效發(fā)揮檔案對于事業(yè)單位的重要作用，化解傳統(tǒng)檔案管理模式下的管理弊端，提高管理工作的科學性和有效性。

（二）實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化

做好事業(yè)單位檔案管理改革工作有利于提高檔案管理的整體效率，通過檔案管理改革，形成標準、系統(tǒng)、完備的檔案管理模式，將能夠大大降低人為因素對檔案管理工作的影響，形成規(guī)范有效的檔案管理運轉(zhuǎn)體系機制，促進檔案管理工作邁向現(xiàn)代化，推動管理順應(yīng)時代發(fā)展需求。深入實行檔案管理改革，運用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，能夠不斷強化事業(yè)單位檔案管理水平。

（三）滿足檔案社會化服務(wù)需求

事業(yè)單位檔案不僅屬于事業(yè)單位，還屬于全社會共同所有，近年來，我國在不斷強化公共服務(wù)體系建設(shè)力度，事業(yè)單位公共服務(wù)能力日趨進步，社會公眾對公益事業(yè)相關(guān)信息資料的關(guān)注度在不斷提高，事業(yè)單位內(nèi)部管理的日益公開透明化，需要不斷提高自身價值，將大數(shù)據(jù)運用到檔案管理工作中，推動其公共服務(wù)能力全面改革深化。

二、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位信息化檔案管理存在的問題

（一）單位對檔案管理重視度不高

在事業(yè)單位中，傳統(tǒng)檔案管理模式之所以長期得不到改進和發(fā)展，主要是因為對其重視度不夠，造成這一現(xiàn)象的原因主要有三個方面：第一，單位工作難度大，檔案數(shù)量多，工作量大，收集處理時間長，短期內(nèi)檔案管理效益不明顯，因而單位檔案管理工作不受重視。第二，檔案的有效管理需要更多的財力、人力、物力，但短期收益不夠，無法為事業(yè)單位帶來明顯的直接效益。第三，檔案管理工作呈現(xiàn)出封閉性、邊緣性特點，檔案管理工作不受重視，單位對檔案管理積極性不高[1]。

（二）檔案管理機制不完善

當前部分事業(yè)單位在檔案管理制度建設(shè)方面還存在一些不足，一方面，事業(yè)單位檔案管理制度相對落后，很多檔案管理制度已經(jīng)運行了十多年，很難滿足當前事業(yè)單位檔案管理工作開展的具體要求。特別是在檔案管理信息化建設(shè)背景下，對事業(yè)單位檔案管理效率提出更高要求，但當前事業(yè)單位所運行的檔案管理制度更契合傳統(tǒng)管理模式，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)的新問題、新情況缺少制度依據(jù)，無章可循。另一方面，部分事業(yè)單位雖然對檔案管理制度進行了調(diào)整和完善，但所做出的調(diào)整和完善只局限在某一方面，只能算是對制度的修修補補，沒有對事業(yè)單位檔案管理制度進行創(chuàng)新性的改革，不能規(guī)范和約束新時代事業(yè)單位的檔案管理工作。

（三）檔案管理信息化程度不高

現(xiàn)代化信息技術(shù)領(lǐng)域的進步，引起了各個領(lǐng)域工作方式的變化，各單位都在逐步采用現(xiàn)代化要素，但對信息技術(shù)的應(yīng)用卻進展緩慢。有的單位在日常工作中不使用計算機，在檔案管理數(shù)字化、信息化發(fā)展過程中，如果沒有充分利用計算機，就不可能創(chuàng)造提高信息化水平的基本條件。一方面，相關(guān)的信息和信息設(shè)備并不適合系統(tǒng)開發(fā)，系統(tǒng)訪問受到嚴格限制，如果訪問人數(shù)偏多，就會造成卡頓，甚至出現(xiàn)癱瘓；而另一方面就是事業(yè)單位缺乏相應(yīng)的現(xiàn)代化技術(shù)支持，現(xiàn)代化意識不強，直接導(dǎo)致了檔案管理工作的低效和落后。

（四）檔案管理人員信息化素質(zhì)和意識有待增強

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)會對檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響，因而推動檔案管理的信息化發(fā)展同樣離不開高素質(zhì)的檔案管理人員。在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當逐步完善自身的專業(yè)素質(zhì)，并且具備良好的計算機檔案管理技術(shù)。但從現(xiàn)階段的事業(yè)單位狀況來看，大多數(shù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)都不是很高，在信息化檔案管理方面的實踐能力整體較弱。一些檔案管理人員甚至認為，檔案管理在事業(yè)單位的整體運營發(fā)展中發(fā)揮的作用非常小，因而缺失應(yīng)有的責任意識，致使很難推動檔案管理的科學發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度

首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認識到檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性，嚴格按照國家政策指向、法律規(guī)定推進檔案管理信息化建設(shè)工作。要轉(zhuǎn)變過去對檔案管理工作存在的一些錯誤認識，提高重視程度，并對專職人員的隊伍建設(shè)及工作質(zhì)量提質(zhì)提效提供更多人、物、財?shù)荣Y源支持，尤其是信息化建設(shè)所需要的相關(guān)硬件設(shè)施。第二，事業(yè)單位應(yīng)深入開展調(diào)研，結(jié)合調(diào)研結(jié)果制定推進本單位檔案管理信息化建設(shè)的具體規(guī)劃。不僅要有長期目標的綱領(lǐng)，還要有實踐指導(dǎo)價值的短期目標，并配套設(shè)計相關(guān)的管理辦法和工作監(jiān)督體系，確保各項信息化建設(shè)工作有序、按期推行[2]。

（二）優(yōu)化管理機制，完善工作制度

事業(yè)單位中的檔案管理工作的有效開展，對于管理人員的實際業(yè)務(wù)能力、專業(yè)素質(zhì)等方面，都提出了比較嚴格的要求，在實際工作中，需要通過不斷完善相關(guān)管理機制，健全檔案管理工作制度，才能夠確保各項工作有效地開展。因此，針對事業(yè)單位中的檔案管理工作來說，需要從管理體系入手，制定出針對性的管理制度，細化管理辦法，確保管理工作能夠更加有序地開展。首先，需要從統(tǒng)籌規(guī)劃、整體局勢等方面，制定出全新的制度框架，對現(xiàn)有的檔案管理工作制度進行全面調(diào)整，提升管理制度的完善程度和制約能力，為后續(xù)各項工作更加有效地開展提供基礎(chǔ)支持。同時，在實際工作中，相關(guān)管理人員需要注重完善“持續(xù)管控”相關(guān)工作，保證檔案管理工作更加可靠地開展。

（三）引入信息化管理方案

首先開展宣傳教育工作，轉(zhuǎn)變對檔案管理的傳統(tǒng)認識，強化管理者對檔案管理信息化建設(shè)的支持，使其充分意識到檔案管理信息化是目前的大趨勢，信息化的檔案管理是事業(yè)單位管理中非常重要的一環(huán)，單位的檔案不再是單純的文書，而是技術(shù)、知識、信息的傳承和共享。通過信息化與檔案的有效結(jié)合，檔案更能發(fā)揮出它的作用。其次是為信息化建設(shè)提供充足的技術(shù)硬件的保障和資金經(jīng)費的保障，包括應(yīng)用一些比較高端或者先進的技術(shù)管理機制。傳統(tǒng)的檔案管理是應(yīng)用實物存儲，也就是紙質(zhì)文本存儲，而如今引入信息化后，更多的是采用無紙化的，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字化管理，使得檔案管理者更加系統(tǒng)地整理、保存檔案，使查閱者更加方便快捷查閱到所需資料。同時對信息化建設(shè)做較為詳細的資金計劃，用于向上級申請預(yù)算經(jīng)費，其中包括后續(xù)的維護和更新資金，確保檔案的技術(shù)保障處于長期穩(wěn)定狀態(tài)。最后是加強檔案信息化的安全管理。事業(yè)單位在加強檔案信息化安全管理時首先要重視檔案數(shù)據(jù)資料的儲存形式，積極利用數(shù)字化信息技術(shù)將檔案資料進行虛擬轉(zhuǎn)化儲存，并進行備份另存。在檔案儲存的過程中要嚴格把控其規(guī)格、位置和儲存路徑，保證檔案資料的信息化儲存環(huán)境安全穩(wěn)定。其次，要加強對病毒和黑客的防范，利用信息安全技術(shù)建立防火墻，并提升局域網(wǎng)建設(shè)限制IP 范圍，從而保證事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站的訪問受到保護，從而有效預(yù)防檔案重要信息的丟失和泄露，為事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)增加安全有效性[3]。

（四）構(gòu)建信息資源共享平臺，挖掘檔案資料潛在價值

事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理不僅是檔案管理方法的現(xiàn)代化創(chuàng)新，還包括檔案管理模式的整體性優(yōu)化。為此，事業(yè)單位應(yīng)針對自身檔案管理存在的不足之處，采取針對性的應(yīng)對措施，提高檔案管理的科學合理性，推動檔案管理機制的規(guī)范化。在實際的檔案管理工作中，檔案管理部門應(yīng)當確保檔案現(xiàn)代化管理完全符合檔案的標準，如對分類、編號以及案卷目錄等項目都要做到標準化，且符合相關(guān)檔案管理規(guī)定。同時，檔案規(guī)范化管理應(yīng)當做到有法可依，確保檔案管理機制覆蓋到檔案管理的所有環(huán)節(jié)，從基礎(chǔ)的檔案信息收集整理到最后的檔案歸檔，都做到嚴謹細致，避免出現(xiàn)檔案信息遺漏的狀況。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位可以逐步構(gòu)建信息資源共享平臺，將所有的信息資源放到共享平臺上，全面實現(xiàn)檔案信息的共享，提高服務(wù)水準，挖掘檔案資料潛在價值。

（五）強化檔案管理信息化服務(wù)水平

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，為了優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理服務(wù)效率，必須要加快檔案管理信息化建設(shè)，將大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)融入檔案管理工作當中，最大程度挖掘檔案信息。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案服務(wù)方式，充分借助計算機技術(shù)、信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，對龐大的檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)容進行及時查找、傳遞、復(fù)印，第一時間為有需求的部門提供檔案數(shù)據(jù)信息支持。此外，積極引入大數(shù)據(jù)整合技術(shù)、大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，將單位各個層面、各個領(lǐng)域的歷史發(fā)展數(shù)據(jù)進行分析，挖掘出歷史檔案當中潛在的價值，以便于為單位制定發(fā)展戰(zhàn)略打下數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，協(xié)助單位各個部門實施管理創(chuàng)新。全面提升事業(yè)單位檔案管理工作的信息化水平，真正實現(xiàn)檔案管理服務(wù)優(yōu)化，使檔案管理服務(wù)更加具備針對性、高效性。

（六）提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)

檔案管理人員的信息化素養(yǎng)將對檔案管理質(zhì)量有直接的影響，因此事業(yè)單位應(yīng)當加強檔案管理人員的信息化培訓(xùn)工作，提高其專業(yè)素養(yǎng)。為了引導(dǎo)檔案管理人員形成良好的自主學習意識與能力，事業(yè)單位可以采取激勵策略，通過獎懲機制來引導(dǎo)檔案管理人員參與到日常的信息化檔案管理學習活動中，并對表現(xiàn)良好的檔案管理人員提供適當?shù)母＠酮剟?。除了專業(yè)素養(yǎng)方面的培育外，還應(yīng)關(guān)注檔案管理人員的道德修養(yǎng)，培養(yǎng)其責任意識，要求其學習先進的檔案管理理念，為形成更加良好的檔案服務(wù)體系貢獻一己之力[4]。

結(jié)束語：在大數(shù)據(jù)背景下，信息化水平不斷提高，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)很難迎合時代發(fā)展的需求，因而有必要朝著信息化管理的方向發(fā)展。信息化檔案管理對事業(yè)單位的發(fā)展有著直接的推動作用，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)文字信息的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，還可以減輕檔案管理人員的工作壓力，延長檔案信息的保存時間，利于集中整合檔案管理信息。