醫(yī)療系統(tǒng)檔案管理模式分析

周薇

（晉江市陳埭中心衛(wèi)生院，福建 晉江 362218）

一、引言

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，對于醫(yī)院管理也越來越重視，醫(yī)院檔案的管理工作也面臨著時代發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)。在醫(yī)院的檔案管理中，主要是對于醫(yī)院的整體運(yùn)營進(jìn)行有效的記錄，更多地為臨床醫(yī)學(xué)進(jìn)行記錄，還可以通過患者的病例進(jìn)行進(jìn)一步的醫(yī)學(xué)研究，更好地促進(jìn)醫(yī)院自身的發(fā)展[1]。在對于醫(yī)院的檔案進(jìn)行管理的過程中，也需要結(jié)合現(xiàn)代化的手段，更好地進(jìn)行科學(xué)化的管理。

二、醫(yī)院檔案管理中主要問題分析

（一）檔案管理制度有待完善

在現(xiàn)階段醫(yī)院的發(fā)展方面，雖然在長期運(yùn)營發(fā)展中，管理體制和管理體制已逐步完善，為促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展提供了體制保障。但是，作為醫(yī)院管理工作的一部分，由于各種主觀客觀因素的影響，檔案管理也是重要的發(fā)展內(nèi)容，但是卻沒有隨著時間的推移取得進(jìn)展。為此，醫(yī)院檔案管理比較隨意，沒有規(guī)定[2]。同時，由于缺乏文件管理系統(tǒng)，醫(yī)院的文件管理方法和模板無法跟上時代的步伐，經(jīng)常會出現(xiàn)手動鏈接文件數(shù)據(jù)、內(nèi)部不穩(wěn)定等問題，對改進(jìn)文件管理產(chǎn)生負(fù)面影響。此外，如果沒有明確定義的文件管理系統(tǒng)的支持，醫(yī)院歸檔人員很難及時、完整地歸檔在醫(yī)院運(yùn)營期間生成的所有類型的歸檔數(shù)據(jù)，這可能會對以后的文件管理造成負(fù)面影響。

（二）檔案管理意識有待增強(qiáng)

近年來，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的有效發(fā)展，目前的大部分醫(yī)院設(shè)備完善，與此同時在存儲數(shù)量上面也大幅度的增加，檔案管理人員的工作量保持不變，而檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)又因缺乏關(guān)注以及檔案管理工作量與檔案管理人員不足之間的矛盾日益加劇而得到加強(qiáng)，這種情況下檔案管理無法為醫(yī)院的發(fā)展提供任何服務(wù)。增加了文件管理的負(fù)擔(dān)和難度。此外，文件管理人員沒有意識到意識形態(tài)層面文件管理的重要性和價值，因此在文件管理方面存在缺陷?？紤]到醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，較低層次的醫(yī)院檔案管理可能會導(dǎo)致一些重要檔案遺失或損毀。同時，文件注冊方法也存在一些缺點(diǎn)，使得文件的價值難以實(shí)現(xiàn)[3]。

（三）檔案資料完整度不高

醫(yī)院檔案資料主要來源于醫(yī)院工作發(fā)展中的各項(xiàng)活動，醫(yī)院各科室開展大量活動，這意味著檔案資料與科室相關(guān)。而在檔案數(shù)據(jù)收集過程中，存在一些漏洞，因此，各個科室在收集檔案時，往往會出現(xiàn)一些重要檔案丟失的問題，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏重大作用。此外，在醫(yī)院檔案資料管理過程中，由于管理工作缺乏針對性，檔案借閱后往往出現(xiàn)檔案不及時歸檔，與管理脫節(jié)的情況，造成檔案不斷流失，檔案的完整性難以保證。

同時，在檔案收集過程中，由于缺乏有針對性的管理工作計(jì)劃，部分檔案會因工作人員疏于收集工作或工作不規(guī)范而頻繁遺漏，這樣就影響了對于檔案的全面收集，影響檔案管理工作的順利進(jìn)行，也不利于檔案價值的開發(fā)以及利用等等。

（四）檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素質(zhì)有待提高

在醫(yī)院的檔案管理中，管理人員自身的綜合素養(yǎng)并沒有跟上信息化發(fā)展的腳步，自身的管理意識并不強(qiáng)烈，同時醫(yī)院在進(jìn)行經(jīng)營管理的過程中，更多的是進(jìn)行醫(yī)務(wù)人員自身的培養(yǎng)以及引進(jìn)，忽略了對于檔案管理人員自身的培養(yǎng)以及引進(jìn)等等。在目前的醫(yī)院檔案管理人員中，主要由年齡較大的人員組成，此類人員存在一系列不足，如知識體系不健全，計(jì)算機(jī)技能等先進(jìn)的檔案管理思想和技能嚴(yán)重缺乏，難以提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率。此外，醫(yī)院工作人員實(shí)施方案以臨床工作人員為重點(diǎn)，不包括檔案管理人員，因此醫(yī)院缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員，無法滿足當(dāng)前醫(yī)院檔案改革的發(fā)展需求。

三、檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析

（一）完善醫(yī)院檔案管理制度

醫(yī)院自身的運(yùn)營是進(jìn)行救死扶傷，因此醫(yī)院想要更好地提高自身的效率，就需要發(fā)展自身的醫(yī)療水平。對于醫(yī)院醫(yī)療水平的提升來說，主要在于醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員的水平。對此醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行經(jīng)營管理的過程中，不僅僅需要加強(qiáng)醫(yī)療水平的提升，還需要對于相關(guān)的輔助性工作重視。因此醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過程中，也需要認(rèn)識到思想成面上的重要性，并積極的學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技能以及知識，不斷地完善醫(yī)院檔案管理制度[4]。醫(yī)院也需要加強(qiáng)對于檔案管理人員的培訓(xùn)，并結(jié)合檔案管理工作的需要，具體分工管理人員的工作職責(zé)，確保檔案的完整性。并完善文件監(jiān)控管理機(jī)制，動態(tài)監(jiān)控文件使用情況，避免文件丟失問題。

（二）增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理意識

管理工作因認(rèn)知水平高而效率高。因此，醫(yī)院檔案管理員必須進(jìn)一步提高檔案管理意識，并為所有檔案管理工作提供保護(hù)。此外，醫(yī)院的部門和部門數(shù)量眾多，很可能會重復(fù)存儲的數(shù)據(jù)，這使得檔案管理活動變得多余。為了避免這些問題并提高歸檔管理效率，文件管理員將歸檔分為多個類別，并指定每個部門負(fù)責(zé)收集歸檔，以確保歸檔的完整性和可靠性。

（三）實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化

為了適應(yīng)時代的發(fā)展需要，醫(yī)院在對于檔案進(jìn)行現(xiàn)代化以及智能化的管理中，首先是從醫(yī)院單位的發(fā)展出發(fā)，有效的利用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行有效的檔案管理，目前也已經(jīng)成為智能操作系統(tǒng)代替人工機(jī)械化管理的主要管理手段之一，是隨著時間的推移醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的必然產(chǎn)物。依靠海量數(shù)據(jù)，可以實(shí)現(xiàn)高效、準(zhǔn)確的文件管理，免除員工無謂的重復(fù)性工作。與此同時在進(jìn)行醫(yī)院檔案資料的管理中，還可以讓各個部門對于檔案資料進(jìn)行共享，有效的提升檔案管理信息化的工作，進(jìn)行信息系統(tǒng)的引入，醫(yī)院通過網(wǎng)絡(luò)以及專業(yè)的設(shè)備系統(tǒng)，并對于醫(yī)院的檔案進(jìn)行有效的智能化管理以及優(yōu)化。不僅如此在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的工作中，也需要有效的加強(qiáng)對于管理人員的信息化操作培訓(xùn)，并且輕一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)工程師對于管理人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)，并深入的了解信息的操作系統(tǒng)，有效的依托大型數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，和醫(yī)院檔案部門相結(jié)合，進(jìn)行檔案資料的共享，更好地提升工作效率，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。

在大數(shù)據(jù)時代，不僅需要加強(qiáng)軟硬件的使用，還需要大量地進(jìn)行資金的投入，并且進(jìn)行現(xiàn)代化的器材以及使用工具進(jìn)行檔案文件的保護(hù)，并根據(jù)實(shí)際的檔案管理需要，進(jìn)行設(shè)備的采買，并且根據(jù)現(xiàn)有的軟件設(shè)施不斷地進(jìn)行升級與改造，更好地實(shí)現(xiàn)了文化管理的現(xiàn)代化水平，有效地提高醫(yī)院的管理服務(wù)。不僅如此在進(jìn)行醫(yī)院的檔案信息化管理過程中，還可以進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，使其有效地進(jìn)行整合，并通過網(wǎng)絡(luò)平臺對其檔案用戶進(jìn)行檔案的在線服務(wù)，更好地提高醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理水平。

（四）提升管理人員能力

在當(dāng)前的衛(wèi)生系統(tǒng)中，檔案管理人員自身的素質(zhì)以及能力，也影響著檔案管理的水平。在目前的醫(yī)療衛(wèi)生發(fā)展中，信息化的需要以及信息化的管理水平在不斷地提升，對于檔案管理人員的要求也越來越嚴(yán)格。在很多地區(qū)，由于醫(yī)院管理缺乏數(shù)字化，在進(jìn)行實(shí)際的管理中，并不能對于檔案的管理以及信息化管理軟件進(jìn)行有效的使用。為了適應(yīng)衛(wèi)生改革和發(fā)展的需要，醫(yī)院認(rèn)真研究和集中精力，解決醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理創(chuàng)新工作面臨的新條件、新發(fā)展，使得醫(yī)院可以更好地適應(yīng)新時代的發(fā)展。這就要求及時監(jiān)督檔案管理任務(wù)，不斷地提升檔案管理人員自身的綜合素養(yǎng)，并將先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行引用，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理人員結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)檔案管理人員，有效的提升現(xiàn)有工作人員的技術(shù)水平。不僅如此，在進(jìn)行發(fā)展的同時也需要根據(jù)信息化的發(fā)展需要，醫(yī)院需要采辦先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的效率以及質(zhì)量，更好地提高醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平以及競爭力。

（五）規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作方法與步驟

對于醫(yī)院檔案的管理人員來說，想要更好地進(jìn)行醫(yī)院檔案的管理，就必須對于現(xiàn)有的醫(yī)院檔案進(jìn)行全面的調(diào)查，主要是對于醫(yī)院的一些檔案資料進(jìn)行無效性的處理，防止這些無效以及過期的檔案占用公共資源，這樣也可以減少檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)。與此同時在進(jìn)行這些檔案處理的過程中，也更好地提升了檔案管理的工作效率以及質(zhì)量的提升。除此之外在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的過程中，檔案管理的工作人員也需要嚴(yán)格遵守時間順序，結(jié)合檔案內(nèi)容進(jìn)行分類,必須進(jìn)行排序和歸檔，加強(qiáng)醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。另外，對于內(nèi)容混亂、文件過厚的文件，有必要進(jìn)行分割，按照一定的要求和時間順序重新總結(jié)。這是為了便于檔案管理員在具體操作中查找相關(guān)檔案資料，大大提高醫(yī)院檔案利用率。除此之外，文件管理員在文件重組過程中，必須對沒有文件卷的標(biāo)題、標(biāo)題的模糊性以及文件卷內(nèi)沒有目錄等文件卷進(jìn)行重新填寫。檔案的管理員在進(jìn)行文件標(biāo)題的書寫時，也需要注意填寫的規(guī)范性，也為日后的文件檢索提供了準(zhǔn)確性。與此同時對于標(biāo)題的規(guī)范化，也可以避免在進(jìn)行文件資料檢索的過程中，產(chǎn)生無法識別的問題，為了避免產(chǎn)生這些問題，保證效率，也更好地為檔案的使用奠定了一定的基礎(chǔ)。

（六）重視醫(yī)院檔案的開發(fā)和利用

檔案管理的最終目的就是開發(fā)利用，檔案部門要樹立服務(wù)意識，緊緊圍繞醫(yī)院中心開展工作，積極拓展醫(yī)院檔案服務(wù)領(lǐng)域，更好地為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)；積極開展多種編研活動，使檔案編研工作與醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研工作緊密結(jié)合，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，為利用者提供多層次、多方面、有實(shí)效的信息，讓檔案信息資源在深化醫(yī)院改革、提高醫(yī)療質(zhì)量中發(fā)揮重要作用，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位，為促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

通過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，檔案工作必須更新管理理念、開拓創(chuàng)新思維，與時俱進(jìn)，抓住改革創(chuàng)新的機(jī)會，深化醫(yī)院檔案管理改革，加大信息化、數(shù)字化管理的步伐，提升醫(yī)院檔案管理效率，改變傳統(tǒng)落后的被動服務(wù)模式，積極主動服務(wù)。

四、總結(jié)

隨著信息化時代的不斷發(fā)展，在進(jìn)行醫(yī)院檔案發(fā)展的過程中，想讓更多的人參與到現(xiàn)代的社會生產(chǎn)生活中，檔案自身的發(fā)展也是極其寶貴的資源，也在醫(yī)院的以后的發(fā)展中有著一定的重要地位。因此對于醫(yī)院的現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展中，也需要不斷地提升信息化的建設(shè)，進(jìn)行制度化、系統(tǒng)化以及專業(yè)化的醫(yī)院檔案管理體系，更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息化管理，促進(jìn)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展與建設(shè)。