大數(shù)據(jù)視域下國企單位人事檔案管理的探討

李增敏

（山東高速臨沂發(fā)展有限公司，山東 臨沂 276000）

引言

人事檔案信息資源要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，檔案管理要嚴(yán)格遵從網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。唯有如此，才能夠充分發(fā)揮人事檔案管理的重要功能，才能進(jìn)一步推行的人才戰(zhàn)略，提升人事檔案信息的安全性、全面性。

一、人事檔案大數(shù)據(jù)管理的重要作用

（一）有利于推動(dòng)無紙化管理，提高人事檔案管理效率。

隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟，無紙化管理已經(jīng)成為人事檔案管理的必然趨勢，同時(shí)這也是人事檔案電子信息化管理的必然要求?？梢宰畲笙薅鹊毓?jié)省管理資源、降低管理成本。大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案電子信息化管理能夠竭盡所能地刪繁就簡，最為準(zhǔn)確、高效地實(shí)現(xiàn)的人事檔案管理目標(biāo)，不僅以提高人事檔案管理的時(shí)效性，還能夠提升管理效率。

（二）提高人事檔案管理的安全性

將人事檔案中的具體數(shù)據(jù)與智能技術(shù)相結(jié)合，能夠幫助資料中的相關(guān)數(shù)據(jù)得到妥善的安置與處理，并且避免傳統(tǒng)檔案中資料磨損、遺失等情況出現(xiàn)，給人事管理工作帶來不便。此外，電子信息化管理技術(shù)通過設(shè)置數(shù)字化的人事檔案，可以進(jìn)行加密與授權(quán)訪問的相關(guān)操作，進(jìn)而幫助擴(kuò)大檔案的收集范圍，使得檔案的管理與維護(hù)更加具有實(shí)質(zhì)性意義，能夠有效提升人事檔案資料管理的快捷性與完整性，同時(shí)保證的人事檔案信息更具安全性。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案信息化管理缺乏技術(shù)人才

人事檔案管理想要實(shí)現(xiàn)信息化，不能只注重對(duì)于軟硬件設(shè)備的投入，還應(yīng)當(dāng)配備技術(shù)型人才，對(duì)人事檔案信息化管理提供應(yīng)有的技術(shù)指導(dǎo)。然而，在當(dāng)前部分的機(jī)構(gòu)設(shè)置中，檔案管理部門處于相對(duì)邊緣的位置，并且其員工普遍存在素質(zhì)較低、專業(yè)技能不完善的尷尬境地，不能進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和對(duì)資源的有效利用，也不能對(duì)相關(guān)的電子信息管理知識(shí)進(jìn)行深入了解，因此不利于開展人事檔案信息化管理工作，不能幫助的人事檔案管理工作邁向智能化與專業(yè)化的發(fā)展道路。

（二）人事檔案信息更新不及時(shí)

高層領(lǐng)導(dǎo)通常側(cè)重于征聘和職位，技術(shù)的培訓(xùn)，科學(xué)研究和學(xué)科建設(shè)方面密切相關(guān)的機(jī)構(gòu)生存和發(fā)展，人事檔案管理意識(shí)淡薄，加之各職能部門的不重視，常常使得材料的收集難以在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)歸檔，不能夠及時(shí)更新信息。企業(yè)的檔案管理方面依然處在文件管理工作的傳統(tǒng)階段，過時(shí)的檔案管理方法和設(shè)備遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)檔案信息的增加和新媒體應(yīng)用的增加。人事檔案管理工作重視材料收集整理，檔案材料的收集范圍限定在十大類。檔案管理方式方法陳舊落后，工作人員檔案管理員的工作方式仍然以手工輸入為主，工作繁瑣、重復(fù)性高。

（三）數(shù)字化、信息化程度低

隨著信息化技術(shù)的不斷普及，加快推進(jìn)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程已提上日程。但當(dāng)前，很少有企業(yè)能夠真正落實(shí)這一政策，企業(yè)高層管理人員不能及時(shí)意識(shí)到人事檔案信息化管理的重要性，進(jìn)而使得企業(yè)人事檔案管理部門現(xiàn)有的人事檔案管理制度普遍存在著數(shù)字化、信息化程度較低的現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)人事檔案管理部門相關(guān)工作的順利開展。企業(yè)實(shí)體人事檔案龐大，內(nèi)容復(fù)雜，為檔案信息數(shù)字化建立，人事的工作人員需要大量的人力、物質(zhì)和財(cái)政努力。但在企業(yè)的數(shù)字人事檔案記錄的發(fā)展水平上，他們的大部分人力資源記錄的建立和投資是不夠的，人事檔案缺乏人力、資源、財(cái)務(wù)輸入、軟硬體和硬件設(shè)施，數(shù)據(jù)和信息水平非常低，導(dǎo)致人事檔桿管理工作中出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫不完整、基礎(chǔ)性設(shè)施缺失、系統(tǒng)功能不完善等諸多現(xiàn)象，使得檔案管理部門檔案利用率長期處于一個(gè)低下的水平，人事部門的生產(chǎn)力也大幅下降。

三、大數(shù)據(jù)視域下國企單位人事檔案管理的措施

（一）深入分析戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，密切聯(lián)系實(shí)際情況

在國企單位中，人事檔案管理員應(yīng)深入分析當(dāng)前我國關(guān)于信息化建設(shè)的發(fā)展戰(zhàn)略方向，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注云計(jì)算、信息化、大數(shù)據(jù)、電子商務(wù)等未來規(guī)劃，建設(shè)全新的管理模式、規(guī)范制度、人事檔案基礎(chǔ)設(shè)備等。人事檔案管理應(yīng)將重點(diǎn)發(fā)展目標(biāo)立足于“大數(shù)據(jù)+人事檔案管理”的基礎(chǔ)上，推動(dòng)檔案管理部門向信息化升級(jí)轉(zhuǎn)型。同時(shí)，人事檔案部門還要建設(shè)出可行性、創(chuàng)新性的發(fā)展目標(biāo)，利用科學(xué)規(guī)劃的方法，將各種信息資源有機(jī)整合，積極攻破當(dāng)前大數(shù)據(jù)視域下的種種難關(guān)。首先，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織部門員工，深入學(xué)習(xí)國家最新頒布的人事檔案管理相關(guān)指導(dǎo)文件，使所有檔案管理內(nèi)部員工深刻感悟檔案管理工作的發(fā)展道路。其次，人事檔案管理部門在向大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型升級(jí)時(shí)，應(yīng)以人事檔案部門當(dāng)前的實(shí)際軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施為主，避免大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型升級(jí)超越實(shí)際，只是“空談”。最后，人事檔案管理員應(yīng)針對(duì)當(dāng)前大數(shù)據(jù)發(fā)展形勢，定期整理工作人員提出的建議，以實(shí)際工作問題為重點(diǎn)改進(jìn)方向。

（二）積極完善數(shù)據(jù)制度，有規(guī)可循有據(jù)可依

人事檔案部門在建設(shè)大數(shù)據(jù)化管理工作時(shí)，還應(yīng)重視規(guī)章制度的建設(shè)工作。基于大數(shù)據(jù)視域下，相較于以往的人事檔案管理工作，將“戰(zhàn)線”從線下管理不斷推向了線上管理，這就要求人事檔案管理部門積極完善大數(shù)據(jù)化管理制度，以此約束檔案管理員的工作行為。首先，檔案部門應(yīng)健全規(guī)范制度，將傳統(tǒng)的人事檔案管理密切融合大數(shù)據(jù)化人事管理，要求檔案管理員認(rèn)真控制好“人事檔案進(jìn)出關(guān)口”。其次，還應(yīng)積極優(yōu)化人事檔案管理規(guī)定，以我國頒布的《人事檔案管理法》為基點(diǎn)，結(jié)合國企單位的具體情況，設(shè)計(jì)國企單位專屬的《人事檔案管理規(guī)定》，要求人事檔案管理內(nèi)部員工在完成日常工作時(shí)，嚴(yán)格參照相關(guān)規(guī)定，以制度要求約束收集信息、檢索、轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)、鑒別歸納、審核等工作行為。最后，人事檔案管理部門應(yīng)引導(dǎo)管理員樹立安全意識(shí)，面對(duì)外界誘惑時(shí)，堅(jiān)守廉潔品質(zhì)，不為眼前利益泄露國企單位人事信息。

（三）提升管理人員綜合素質(zhì)

基于新形勢下，企業(yè)人事檔案管理相關(guān)人員需要具備較高的信息技術(shù)能力，同時(shí)需要具備一定的專業(yè)理論能力和實(shí)踐操作能力，但是目前企業(yè)缺乏一定的專業(yè)管理人員，人事檔案管理相關(guān)人員缺乏一定的大數(shù)據(jù)認(rèn)識(shí)，難以滿足大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)人事檔案管理的實(shí)際需求?；谌耸聶n案管理的基本現(xiàn)狀，企業(yè)內(nèi)部人事檔案相關(guān)管理人員需要增強(qiáng)自身的專業(yè)水平，提升大數(shù)據(jù)信息技術(shù)水平，在人事檔案管理過程中，充分借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)，提升人事管理工作的效率。企業(yè)需要重視對(duì)人事部門相關(guān)人員的培訓(xùn)和教育，提升管理人員以及基層員工的大數(shù)據(jù)素養(yǎng)，同時(shí)可以引進(jìn)先進(jìn)的大數(shù)據(jù)管理人才，完善企業(yè)內(nèi)部人力資源結(jié)構(gòu)，提升人事管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)水平。

結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時(shí)代雖然給國企單位的人事檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)，但同樣也給人事檔案管理帶來了一定的發(fā)展契機(jī)，希望國企單位管理層與相關(guān)工作人員能意識(shí)到人事檔案信息化發(fā)展的重要意義，積極學(xué)習(xí)各項(xiàng)信息化技術(shù)和業(yè)內(nèi)的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，為人事檔案管理工作跟上時(shí)代發(fā)展的步伐貢獻(xiàn)自己的力量。