淺析高校院系黨政辦公室提升工作效率的技術(shù)解決路徑

錢宏宇

摘要：高校院系黨政辦公室提升行政工作效率在技術(shù)層面存在著傳統(tǒng)固有經(jīng)驗不足、工作完成時限缺失、信息共享障礙等問題，針對這些問題，提出了制作工作指南、工作完成時限可視化、實現(xiàn)信息自由共享等三個技術(shù)解決路徑。

關(guān)鍵詞：院系 ?黨政辦公室 ?工作效率 ?技術(shù)

院系黨政辦公室是高校二級院系的中樞部門，它承擔(dān)著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務(wù)等功能，處于協(xié)調(diào)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，是學(xué)院的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心和指揮中心，具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等職能，代表著院系的行政管理水平，其行政工作效率的高低直接制約和影響著全院各項工作開展的好壞。

一、高校院系黨政辦公室提高行政工作效率面臨的技

術(shù)層面困境

1.傳統(tǒng)固有工作經(jīng)驗的不足帶來挑戰(zhàn)

高校院系黨政辦公室的工作雖然繁多，但是卻有著較強的規(guī)律性，并且對工作的效果要求非常高。一直以來，高校院系黨政辦公室工作人員在開展工作時，憑借的是存在腦海里的既有工作經(jīng)驗，這種工作經(jīng)驗來自上級的指示、自我工作經(jīng)驗總結(jié)，對完成工作起到了很好的促進作用。然而，這種工作經(jīng)驗并非完美無缺，首先，這種工作經(jīng)驗并沒有經(jīng)過第三方的論證，而個人在能力方面是存在缺陷的，所以在一定程度上這種工作經(jīng)驗是不科學(xué)的;另外，這種沒有經(jīng)過文字化的工作經(jīng)驗，在每次使用時都是不全面、不一致的，受到當(dāng)時各種因素的影響，反映在工作效果上面也是不一致的。

2.工作完成時限的缺失帶來障礙

工作完成時限的缺失在院系黨政辦公室很常見。一種情況是沒有設(shè)定工作完成時限，由于工作內(nèi)容繁多，很多任務(wù)都是領(lǐng)導(dǎo)口頭布置給下屬完成，并沒有交待工作的完成時限;另外一種情況是雖然設(shè)定了工作完成時限，但是從領(lǐng)導(dǎo)到普通成員都沒有重視，只因為“設(shè)定了完成時限”這個事實就感到滿足了，原因可能是對工作完成時限的監(jiān)督需要耗費大量的精力和時間，所以很多領(lǐng)導(dǎo)在布置了工作完成時限后就將其拋之腦后。還有一種情況是即使設(shè)置了工作完成時限，也會有人不遵守，有的成員就算工作任務(wù)不是很重，往往也很難按時完成，給出的理由是“因為別的工作需要忙”或者“突然有人找他做別的事情”。

3.信息孤島的存在帶來不利影響

信息的不對稱以及信息溝通不及時或信息獲取所需時

間長是阻礙院系黨政辦公室行政工作效率提升的一個障礙。高校院系黨政辦公室主要職責(zé)可以分為黨建、組織、人事、財務(wù)、后勤保障等等，各類工作由專人負(fù)責(zé)，產(chǎn)生了大量的文字材料，這些文字材料是關(guān)于各項工作的寶貴信息，對其的良好運用能夠提升工作的質(zhì)量和效率。而事實上，并非每個成員都愿意把自己掌握的信息共享出來，同時院系黨政辦公室也缺乏一個共享信息的機制，這樣就大大增加了信息獲取的時間，加大了信息獲取的難度。比如辦公室經(jīng)常會遇到這樣的場景，當(dāng)緊急需要某項材料時，恰好材料的提供人出差在外，或者當(dāng)某位成員在工作調(diào)動時由于材料檔案的交接產(chǎn)生信息的丟失。

二、提升高校院系黨政辦公室行政工作效率的技術(shù)解

決路徑

1.制作科學(xué)的工作指南

制作工作指南對提升高校院系黨政辦公室行政工作效

率有很多好處，一是優(yōu)秀的工作經(jīng)驗得以讓全體辦公室成員共享，個人經(jīng)驗變成集體的財富;二是制作工作指南使工作標(biāo)準(zhǔn)化，無論由什么人來執(zhí)行，都能達到同樣的標(biāo)準(zhǔn)，通過不斷改善，能夠促進集體的整體進步;三是工作指南同時也是不斷傳達集體理念的工具，只要不斷傳達，就能統(tǒng)一團隊成員的目標(biāo);四是制作指南的過程中，能夠讓人重新審視平時不太注意的一些工作，比如審視每一項工作的意義，也就得到了深入探討工作方法和態(tài)度的機會。鑒于以上好處，制作工作指南對提升辦公室成員的行政工作效率就顯得非常有必要。但是制作一個優(yōu)秀的工作指南，并非簡單的工作總結(jié)，而是一個科學(xué)的過程。首先，工作指南的制作不應(yīng)是“自上而下”，而應(yīng)該是“自下而上”，同時指南的制作還不能由某個人員獨自負(fù)責(zé)，必須是辦公室全體人員參與其中，這樣才算是一個成功的指南;其次，指南制作完畢后，還需要聽取師生的意見，同時還應(yīng)該隨時由全體成員進行內(nèi)容的更新;最后，指南不能太過復(fù)雜，而是需要達到“容易理解”的終極狀態(tài)。

2.設(shè)定可視化的工作完成時限

讓工作完成時限可視化是提升高校院系黨政辦公室行政工作效率的另外一個路徑。第一種機制是“時限公告”，張貼在辦公室或者會議室內(nèi)，辦公室主任每次向成員分配工作時，都將負(fù)責(zé)人和工作內(nèi)容、完成時限記錄在時限公告上，對是否在規(guī)定的時限內(nèi)完成工作進行不同的標(biāo)記。這樣一來，就能夠一目了然地看出誰正在進行什么工作，并且進行到了什么程度，給負(fù)責(zé)人帶來了一定程度的緊張感。另外一種機制是在辦公室內(nèi)部建立一個DINA系統(tǒng)，所謂DINA系統(tǒng)，是Deadline（時限）、Instruction（指示）、Notice（聯(lián)絡(luò)）、Agenda（日程）的首字母縮寫，這個系統(tǒng)能讓辦公室內(nèi)部共享所有的業(yè)務(wù)指示和聯(lián)絡(luò)事項等內(nèi)容。比如每次會議結(jié)束后，辦公室主任制作工作事項內(nèi)容，上傳到DINA系統(tǒng)，供全體人員進行瀏覽，若辦公室成員沒有瀏覽任務(wù)內(nèi)容，畫面上會有相應(yīng)的符號提示，若工作按時完成或者臨近工作時限還沒有完成，系統(tǒng)就會給工作負(fù)責(zé)人發(fā)送相應(yīng)的提醒，而這一切都是全員可視化。這些機制能夠達到兩種效果，第一個效果是可以更好地執(zhí)行PDCA周期，第二個效果是確保工作內(nèi)容不被遺忘。到達時限規(guī)定的日期后，辦公室主任向成員確認(rèn)工作的完成情況，若沒有完成，則檢討問題背后的原因，以便探討詳細的應(yīng)對措施。

3.實現(xiàn)信息的自由共享機制

為了避免信息獨占或是信息孤島現(xiàn)象，就不能將“個

人”與“工作”聯(lián)系起來，而是要將“個人”與“組織”相聯(lián)系，因此要養(yǎng)成信息共享和積極溝通的習(xí)慣。文件材料生成后，在內(nèi)容可以分享的前提下，將其電子版上傳到共享的文件夾內(nèi)，給辦公室的每個成員授權(quán)可以查看文件材料的權(quán)利，這些文件材料的內(nèi)容可以由辦公室成員自由拿來使用，這樣就徹底實現(xiàn)了信息的可視化，當(dāng)辦公室成員在工作中需要某些信息時，可以以最快的速度迅速找出來。只要能夠讓信息實現(xiàn)共享，就能簡化同事之間的交流，也能增強信息的流動能力。

參考文獻

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