辦公室檔案管理工作淺談

李林靈

（河北省淶源縣自然資源和規(guī)劃局，河北 淶源 074300）

一、信息化檔案管理工作定義與特點(diǎn)

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為辦公室檔案管理工作帶來(lái)了全新的改變和機(jī)遇，其中最為顯著的便是互聯(lián)網(wǎng)體系在檔案管理工作過(guò)程中的應(yīng)用。信息化檔案管理指的是將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案采集保存管理工作之中?？傮w來(lái)說(shuō)，信息化檔案管理能夠打破傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄的方式，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化記錄管理模式。這一工作模式的轉(zhuǎn)變應(yīng)在檔案執(zhí)行機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上進(jìn)行。通常情況下，信息化檔案管理包括如下特點(diǎn)：第一，信息化檔案管理工作的開展應(yīng)以相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，這是最基礎(chǔ)的特點(diǎn)。在信息化檔案工作管理過(guò)程中，應(yīng)該遵循國(guó)家相關(guān)部門及企業(yè)所制定的政策和法律法規(guī)。第二，信息化檔案管理形式由傳統(tǒng)的實(shí)物管理轉(zhuǎn)向?yàn)榧夹g(shù)管理，這是信息化檔案管理最為顯著的特點(diǎn)，電子檔案能夠代替以往實(shí)質(zhì)檔案，應(yīng)用在企業(yè)的各個(gè)部門，這是信息化檔案工作開展的首要條件。第三，信息化檔案管理能夠?qū)⒕W(wǎng)絡(luò)化管理落實(shí)，為辦公室信息檔案管理路徑的創(chuàng)新夯實(shí)了基礎(chǔ)。

二、信息化辦公室檔案管理創(chuàng)新途徑

（一）檔案管理工作人員的創(chuàng)新

信息化辦公室檔案管理工作的開展需要具有專業(yè)素養(yǎng)的工作人員作為基礎(chǔ)。在實(shí)際工作過(guò)程中，工作人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)素養(yǎng)作為決定辦公室檔案管理工作開展質(zhì)量的主觀因素。首先，辦公室檔案管理人員質(zhì)量的主觀因素。應(yīng)對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，檔案管理工作者不光要具備熟練的專業(yè)技能。除此之外，還要掌握一些圖書管理、管理學(xué)等其他專業(yè)的知識(shí)。在當(dāng)前時(shí)代，檔案管理需要以電子信息管理系統(tǒng)為依據(jù)。這樣一來(lái)，要求檔案管理工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行熟練操作，在招收檔案管理工作人員時(shí)，應(yīng)提升計(jì)算機(jī)操作的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，并在人員招聘成功之后，要對(duì)其進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，使其適應(yīng)日后信息管理工作。辦公室檔案管理工作的理念應(yīng)該進(jìn)行創(chuàng)新，檔案管理工作人員應(yīng)改變自身工作思維，自主學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)等新型檔案管理方式，自主找尋檔案管理有效模式。檔案管理工作人員不光要具備專業(yè)素養(yǎng)，還要提升軟實(shí)力，在對(duì)辦公室檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理策略應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。只有這樣，才能夠使工作效率得以提升。

（二）建設(shè)信息化檔案管理

辦公室檔案管理工作涉及的信息復(fù)雜，任務(wù)繁瑣，需要對(duì)涉及的檔案進(jìn)行妥善的管理、歸類，從而在下次使用時(shí)能夠在最短的時(shí)間內(nèi)找到。隨著時(shí)間的沉淀，檔案數(shù)量隨之增多，致使檔案管理工作效率低下，不能夠滿足企業(yè)發(fā)展需求。近年來(lái)，信息技術(shù)不斷更新，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代飛速發(fā)展，辦公室檔案管理工作有了全新的契機(jī)。信息技術(shù)在辦公室檔案管理工作過(guò)程中的應(yīng)用，能夠使檔案管理工作人員的效率和質(zhì)量得以提升，不光能夠加快信息查找速度，節(jié)約勞動(dòng)力，還能夠節(jié)省檔案存放空間，減少檔案管理成本。將信息化檔案管理方式和紙質(zhì)檔案管理進(jìn)行比較，信息化檔案管理能夠使信息的持久性和安全性得以提升。而科學(xué)合理的改革，可以推動(dòng)辦公室檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，檔案工作者應(yīng)在企業(yè)的支持下，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)?？梢酝ㄟ^(guò)安裝安保系統(tǒng)的方式確保檔案安全性，檔案安全并非獨(dú)立的，將其與檔案管理人員的工作內(nèi)容相結(jié)合，才能夠?qū)n案管理的創(chuàng)新得以體現(xiàn)。與此同時(shí)，能夠?qū)n案通過(guò)信息的方式串聯(lián)在各個(gè)部門創(chuàng)建共享性資源平臺(tái)，以便不同部門對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)的更新儲(chǔ)存。不光能夠使不同部門之間的關(guān)聯(lián)性得以提升，還能夠有效節(jié)約不同部門因信息溝通所耽誤的時(shí)間，最終達(dá)到提升企業(yè)工作效率及經(jīng)濟(jì)收益的目的。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式

傳統(tǒng)檔案管理模式文件丟失是經(jīng)常發(fā)生的事情。此外，辦公人員會(huì)因?yàn)椴荒軌蚣皶r(shí)找到所需要的文件對(duì)工作的正常運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生消極的影響，從而降低企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。在當(dāng)前環(huán)境下，辦公室檔案管理工作人員應(yīng)創(chuàng)新工作模式，針對(duì)已經(jīng)接收存入的文件而言，建立一個(gè)完善的檔案管理系統(tǒng)，以不同檔案的內(nèi)容及性質(zhì)為依據(jù)對(duì)其進(jìn)行合理分類并為其編排序號(hào)，準(zhǔn)確存放。針對(duì)新收集記錄的文件檔案管理，工作人員對(duì)其進(jìn)行備份，并采用電子信息系統(tǒng)的方式記錄之后進(jìn)行存檔編號(hào)。這樣一來(lái)，在需要查找文件時(shí)，并可以采用計(jì)算機(jī)的方式查找類別編號(hào)，在最短的時(shí)間內(nèi)找到所需要的文件。為了確保其安全性，應(yīng)創(chuàng)建備份系統(tǒng)，預(yù)防出現(xiàn)文件丟失的情況對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益帶來(lái)?yè)p失。在對(duì)檔案進(jìn)行管理過(guò)程中，會(huì)因?yàn)樘厥獾脑驅(qū)е聶n案記錄模糊，這些情況會(huì)對(duì)信息檔案的安全性產(chǎn)生威脅，對(duì)檔案工作的開展產(chǎn)生消極影響，因此應(yīng)該對(duì)檔案管理方式進(jìn)行改革，創(chuàng)新檔案管理工作人員應(yīng)明確自身職責(zé)。舉例來(lái)說(shuō)，接收到新的文件后，應(yīng)該全面了解其中的信息，確保檔案的安全，方法是建立分工制度，明確工作人員的個(gè)人責(zé)任，科學(xué)合理地規(guī)劃工作內(nèi)容，這樣也能有效地減少文件出錯(cuò)的機(jī)會(huì)，并在檔案管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后及時(shí)處理。