淺談電子檔案對疾控檔案管理發(fā)展的推動作用

莉偉

（內(nèi)蒙古通遼市疾病預防控制中心，內(nèi)蒙古 通遼 028000）

本文重點論述的是檔案管理創(chuàng)新給疾控中心檔案管理工作帶來的幫助，以及電子檔案的融入從多方面提高了疾控檔案管理的服務質(zhì)量。電子檔案管理工作對人疾控中學的檔案管理有著非凡的意義，電子檔案管理在很大程度上改變了傳統(tǒng)管理的弊端，也是疾控中心檔案管理的未來重要發(fā)展方向。因此，疾控檔案管理向電子檔案管理的轉變是當前最為重要的一項任務，需要得到高度重視。

一、目前疾控中心檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度需要重新調(diào)整

近幾年來，隨著電子檔案的全面融入，檔案管理信息化已經(jīng)全面融入疾控中心的管理工作中，之前的傳統(tǒng)管理模式中，管理部門缺乏電子檔案管理制度，對檔案管理信息化建設沒有充分認識與全面的投入，更沒有統(tǒng)一的科學化標準。因此，電子檔案管理仍然存在許多的問題沒有得到解決，電子檔案在管理過程中，管理制度非常重要，如果電子檔案在管理過程中不夠嚴謹細致，就會出現(xiàn)許多疏漏與不規(guī)范的情況，有關部門需要盡快建立完整的管理機制來規(guī)范電子檔案管理，電子檔案的融入，不但可以減輕檔案管理的壓力，同時也可以提高服務質(zhì)量，拓展服務范圍，這對于檔案管理標準化有著非常重要的作用[1]。

（二）電子檔案開放過程中的人為影響因素

電子檔案只是將檔案進行存放、甄選和調(diào)取，但是在操作的過程中仍需要人工完成，計算機的職能只是負責存取檔案和調(diào)取檔案，并且對檔案進行分類和更新。所以，不管是哪一類的操作，都離不開人為因素的操作。在疾控中心電子檔案保存的過程中，需要將檔案統(tǒng)一保存到后臺，然后通過計算機再對疾控中心檔案進行分類和保存。在這個過程中，計算機服務器并不會自動對檔案進行保存，而是需要人為操作將檔案進行甄選，然后將所需要的檔案發(fā)布到相應的服務器上，而在人接觸到檔案的過程中，就會對檔案有了一定記憶，造成安全隱患，因為人只要一旦接觸了信息，就有信息泄露的可能，這些就是人為造成的電子檔案開放過程中安全隱患。

二、電子檔案對疾控檔案管理發(fā)展的策略

（一）建立一套完善的電子檔案管理制度

眾所周知，一套完整的管理體系與管理制度是確保電子檔案的安全性與隱蔽性的前提基礎與重要條件，因此，在疾控中心電子檔案管理的前期，首先要明確電子檔案的規(guī)范化與標準化，這也是網(wǎng)絡安全性與注意事項的重要體現(xiàn)。對于管理制度的建立，要首先明確歸檔的范圍，對檔案資料有明確統(tǒng)一的規(guī)定，并且還要審時度勢調(diào)整管理人員的工作內(nèi)容，將檔案資料的管理做到統(tǒng)一化與完整化。在建立電子檔案管理制度的同時，還可以對檔案內(nèi)容做出分析與歸類，確保內(nèi)容的安全性與完整性。在內(nèi)容上的分類，不但可以方便管理人員的整理與查閱，同時還可以提高整個部門的工作效率，對疾控中心檔案管理的開發(fā)也有著非常重要。

（二）樹立牢固的安全觀念

樹立電子檔案管理人員本身的安全觀念是十分有必要的，如果電子檔案管理人員對自己的工作沒有一個正確的認知，不知道檔案信息安全的重要性，那么就有可能在疾控中心檔案管理的過程中造成信息泄露，為電子檔案開放過程中帶來安全隱患。因此，電子檔案管理人員本身就應該有清晰的工作認知，并且對電子檔案安全有著強烈的意識，因此在電子檔案管理過程中應該建立安全的管理體系，這樣可以在一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時立刻采用緊急安全的管理措施，防止問題擴大。

（三）建立疾控中心電子檔案中心

對于疾控中心而言，為了實現(xiàn)對電子檔案資源信息的有效共享，需要重視對電子檔案中心的建立和使用。要在國家教育部門的帶領下，制定適用于全國疾控中心的電子檔案集中管理網(wǎng)絡體系，確保建立的疾控中心電子檔案集中管理中心不受地域的限制，在全國范圍內(nèi)都可以應用，同時，還要從來自全國各地的不同疾控中心檔案館中集中管理同一類型的電子檔案，以起到共享電子檔案資源的作用，更好體現(xiàn)出電子檔案的高效性和經(jīng)濟性，實現(xiàn)電子檔案資源的統(tǒng)一管理，大大提高電子檔案管理規(guī)模和經(jīng)濟效益。另外，用戶可以通過電子檔案中心對感興趣的檔案信息進行在線查找和閱讀，同時，還可以直接下載那些公開的檔案信息，從而保證良好的用戶體驗，提高電子檔案集中管理的質(zhì)量和效率。

（四）培養(yǎng)電子檔案管理技術型人才

信息化建設在疾控中心檔案管理工作中占據(jù)著非常重要的位置，而對于檔案管理人員來說，電子檔案的管理是十分重要的一項任務，在檔案創(chuàng)新工作中有著十分重要的意義，電子檔案管理人才的缺乏已經(jīng)成為影響電子檔案管理工作進程發(fā)展的一個重要因素，導致了電子檔案管理止步不前。培養(yǎng)掌握先進信息技術的檔案管理人員，是電子檔案管理穩(wěn)步發(fā)展的關鍵。因此，疾控中心檔案管理部門應挑選符合條件的人員，對他們進行專項技術培訓，熟悉掌握電子檔案管理系統(tǒng)，熟練電子檔案操作流程。同時，轉變思想也是電子檔案管理工作正確開展的關鍵?？梢酝ㄟ^開展有關電子檔案宣講會，幫助一些不能及時轉變管理思路的管理人員正確認識電子檔案管理的重要性。設立切實有效的電子檔案管理制度，要求管理人員嚴格遵循。同時，應加強對電子檔案管理人員的管理，對于一些故意或重大過失毀損電子檔案，致使電子檔案毀損、滅失的行為，給予相應的處罰。逐漸規(guī)范電子檔案的管理。