新時期如何做好人事檔案管理工作

宋曉慧

（龍江縣財政局，黑龍江 齊齊哈爾 161100）

對于新時期的企業(yè)發(fā)展而言，人事檔案以信息的形式完整地記錄了企業(yè)員工的實際工作狀態(tài)，包括其工作完成的主要績效，工作經(jīng)驗的積累以及工作范圍和工作能力的提升，業(yè)務(wù)水平的提高等等，以人事檔案作為企業(yè)衡量員工能力和工作態(tài)度以及和企業(yè)適配度的基本指標(biāo)是重要且必要的。

一、新時期企業(yè)人事檔案管理工作開展的現(xiàn)狀

（一）企業(yè)缺少完善的人事檔案管理體系

其一，對于企業(yè)的實際發(fā)展而言，人事檔案管理是每一個員工的基本信息記錄的統(tǒng)計，更是企業(yè)人才信息庫和人事構(gòu)成的骨架，所以對于企業(yè)而言，每一個企業(yè)在基礎(chǔ)建設(shè)管理的時候都不能忽視人事檔案管理的工作，但是目前來看，存在中小企業(yè)面對人事檔案管理工作的開展會缺少一定的重視，很多企業(yè)沒有完善的人事檔案體系和人事檔案管理的技術(shù)部門，人事檔案很多都是隨意放置，沒有獨立成冊或者成一個規(guī)范化的體系，對于企業(yè)內(nèi)部的基本人事變動甚至都沒有具體編寫在人事檔案中，更有存在企業(yè)的內(nèi)部工作架構(gòu)進(jìn)行比較多的調(diào)整，但是檔案管理的技術(shù)人員沒有進(jìn)行系統(tǒng)的記錄人員變動信息。

（二）人事檔案記錄的人事信息不完整且缺乏一定真實性

其次，就是人事檔案的信息真實性問題，很多中小企業(yè)，特別是在短時間下人員流動比較大的情況下，企業(yè)會對于這類員工的人事檔案記錄比較潦草，企業(yè)會縱容其在基層員工的檔案信息記錄上存在造假的行為，除此之外，企業(yè)對于員工自己填寫的人事信息沒有進(jìn)行基本的查驗，換句話說，對于一些認(rèn)為在年齡和學(xué)歷以及工作經(jīng)歷上可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷暮兔阑膯T工檔案信息，企業(yè)沒有進(jìn)行最基本的查驗，對于企業(yè)的基層人事信息體系而言就存在很大 的不真實性。

（三）企業(yè)人事檔案管理隊伍建設(shè)不規(guī)范

再次，就是企業(yè)人事檔案管理的隊伍建設(shè)不規(guī)范且不完善的問題，目前來看，我國的企業(yè)人事檔案管理隊伍的存在社會非專業(yè)對口人才招聘的情況，一般來說，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理會存在長時間接觸不同人的觸摸，其表面的字跡就會變得不是特別清晰甚至有紙張發(fā)黃的現(xiàn)象，所以長時間后，專業(yè)的人事檔案管理人員需要重新記錄一遍已經(jīng)發(fā)黃模糊的檔案信息并且重新打印，編寫在冊，但是非專業(yè)的人事檔案管理人員并不了解基本的專業(yè)信息，對于檔案信息的記錄沒有敏感度，甚至?xí)?dǎo)致企業(yè)人事檔案管理中存在單頁檔案丟失的情況，這種情況直接導(dǎo)致其工作效率低下，對于企業(yè)員工以及企業(yè)發(fā)展的基本信息都可能直接存在泄露的風(fēng)險。

二、如何針對新時期下的企業(yè)人事檔案管理問題提出解決策略

（一）提高企業(yè)對于人事檔案管理的重視

其一，應(yīng)該從企業(yè)的角度出發(fā)，從整體開始提高對于人事檔案管理的重視，從管理形式上來看，企業(yè)應(yīng)該單獨設(shè)置一個或多個人事檔案管理的體系及部門，涉及并包括企業(yè)內(nèi)部的所以組織架構(gòu)，每一個組織及架構(gòu)，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是基層員工，涉及到員工的人事信息變動都應(yīng)該及時的記錄在人事檔案上，企業(yè)需要從基層員工到上級領(lǐng)導(dǎo)都需要完整的調(diào)研檔案信息，以詳細(xì)且真實檔案信息進(jìn)行更新管理。企業(yè)在進(jìn)行人事檔案信息更新管理的時候需要嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行，以專業(yè)的檔案信息管理人員進(jìn)行人事檔案的管理，體系內(nèi)可以有不同的管理人員分別管理企業(yè)內(nèi)部不同部門的檔案管理，最終在進(jìn)行匯總，以此提升企業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量，盡可能地減少企業(yè)尤其是大型企業(yè)人事檔案管理一人身兼多職的情況。

（二）建立完善的人事檔案管理體系

再次，建立完善的人事檔案管理體系，對于大型企業(yè)而言，企業(yè)內(nèi)部涉及到的組織架構(gòu)比較豐富，比如說包括職能部門，生產(chǎn)部門，后勤部門等等，不同的企業(yè)部門的人事檔案都需要分別進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，每一個員工的檔案信息都需要專門的管理人員進(jìn)行總結(jié)收集，確保收集信息的真實性，然后根據(jù)檔案信息的類別總結(jié)，分門別類，可以以時間的順序進(jìn)行人事檔案管理和總結(jié)，也可以以事件的形式統(tǒng)計和總結(jié)人事檔案信息的所有內(nèi)容，這樣按順序整理可以方便后續(xù)檔案查閱和總結(jié)的時候節(jié)省時間提高效率，此外，信息化的管理形式以線上的檔案形式，可以將企業(yè)的人事檔案信息全部公開展示給所有的員工，管理透明化更方便企業(yè)員工之間互相了解，共同進(jìn)步。也能夠起到企業(yè)員工對于人事檔案信息內(nèi)容實時監(jiān)督的作用。

（三）信息化人事檔案管理增加信息真實性

再次，信息化手段進(jìn)行人事檔案管理是目新時代下的推動產(chǎn)物，傳統(tǒng)情況下人事信息的總結(jié)和統(tǒng)計整理，紙質(zhì)版的檔案形式需要人工打字整理和打印，其本身工作量和工作的難度比較大，而且對于打印后的人事信息整理也比較繁瑣，在后期的單獨人事信息查找也比較浪費時間，降低工作效率。從信息化的線上人事檔案管理形式提供給企業(yè)一個向所有員工公開展示人事檔案信息及人事變動的平臺。此外，企業(yè)內(nèi)部有單獨的人事檔案管理人員可以定期更新人事檔案的變化，確保每一個基層員工的檔案信息都是真實全面的。

三、結(jié)語

如今，新時期背景下，企業(yè)的人事檔案管理工作對于企業(yè)的實際發(fā)展和員工的職業(yè)規(guī)劃都有直接的影響，在傳統(tǒng)人事檔案管理的問題中，尋找新時期人事檔案管理的新方法，使得人事檔案管理工作開展的高效且高質(zhì)量。