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      論新時期檔案管理工作規(guī)范化的新途徑

      2021-11-29 16:16:05羅小平
      魅力中國 2021年11期

      羅小平

      (云南省麗江市華坪縣檔案館,云南 麗江 674800)

      引言:在現(xiàn)階段的檔案管理工作中,還存在著一些問題,主要表現(xiàn)在人員能力偏、制度體系缺失、安全隱患較多等,導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量較低,嚴(yán)重阻礙各機關(guān)企事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。那么在今后的發(fā)展中,就要針對這些問題,展開詳細(xì)深入的分析,然后提出切實可行的解決策略。

      一、新時期檔案管理工作規(guī)范化的重要作用

      在新時期下,檔案已經(jīng)成為各項工作開展的主要依據(jù)與保障,對于社會發(fā)展、國家建設(shè),也發(fā)揮著不可替代的作用。在這一背景下,就要做好檔案管理工作的規(guī)范化,才能充分發(fā)揮檔案的價值與作用。其作用主要表現(xiàn)在:第一,檔案管理工作的規(guī)范化,可實現(xiàn)檔案資料信息的客觀真實。將規(guī)范化運用在各檔案管理中,就可以充分發(fā)揮管理人員的能力與優(yōu)勢,以及信息技術(shù)特有的應(yīng)用廣泛、普及率高、滲透性強等優(yōu)勢,從檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)出發(fā),充分考慮其特點與內(nèi)容,建立高效的管理系統(tǒng),進(jìn)行各種資料信息的收集、傳輸、分析、存儲等,保障整個檔案管理工作的準(zhǔn)確性。從而減輕工作負(fù)擔(dān)與任務(wù)量,避免檔案資料泄露與丟失等問題發(fā)生[1]。第二,檔案管理工作的規(guī)范化,可實現(xiàn)檔案信息技術(shù)現(xiàn)代化。這樣就可以準(zhǔn)確的接收市場信息,掌握市場環(huán)境等,然后根據(jù)其信息數(shù)據(jù)展開決策。比如大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運用,還能夠?qū)⒏鳈C關(guān)企業(yè)單位內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息全部都進(jìn)行匯總存儲,這樣就可以將復(fù)雜繁瑣的信息進(jìn)行集合,編制出迅速有效的檔案資料,保障檔案管理工作的時效性,有利于機關(guān)企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)持續(xù)發(fā)展。第三,檔案管理工作的規(guī)范化,可實現(xiàn)規(guī)?;?、高效化發(fā)展。這時就需要保障檔案資料信息的全面、準(zhǔn)確、可靠,才能滿足社會需求與發(fā)展。而通過規(guī)范化工作的開展,不僅改變了傳統(tǒng)的思維方式,還為人們的生活帶來了很多便利。并且可以將大量零散、復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行關(guān)聯(lián),構(gòu)建一個功能強大的信息網(wǎng)絡(luò),保障檔案資料信息的全面性、準(zhǔn)確性。

      二、檔案管理工作存在的問題

      (一)檔案管理人員能力偏低

      現(xiàn)如今,信息化技術(shù)已經(jīng)滲透在人們生活生產(chǎn)的方方面面,為人們帶來了很大的便利。將其運用在檔案管理中,也提高了管理工作的質(zhì)量與效率。然而在實際工作中,還存在著一些問題。其中人員能力偏低,就是主要問題之一,具體表現(xiàn)在:第一,信息化技術(shù)已經(jīng)逐步改變?nèi)藗兊膫鹘y(tǒng)工作方式,為檔案管理人員的就業(yè)也帶來了一些沖擊。然而很多檔案管理人員,仍舊依賴傳統(tǒng)的經(jīng)驗與方法,信息化操作不夠熟練,導(dǎo)致工作效率低下[2]。第二,很多機關(guān)企事業(yè)單位的檔案管理部門,其人員結(jié)構(gòu)不夠合理,人員能力水平低下。

      (二)檔案管理制度體系缺失

      檔案管理工作的規(guī)范化開展,離不開健全的制度與體系。然而在實際工作中,還存在著制度體系缺失的問題,主要表現(xiàn)在:第一,很多機關(guān)企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及管理層,對于檔案管理的重視力度不足[3]。既沒有組建專門的管理人員,也沒有建立相應(yīng)的制度體系,無法引起基層工作人員的思想認(rèn)知,全身心參與到檔案管理中。第二,在檔案管理工作的監(jiān)管中,缺乏信息技術(shù)的投入,導(dǎo)致實效性與規(guī)范性低下。無法及時找出檔案管理工作存在的問題與隱患,然后展開深入分析,提出相應(yīng)的解決策略與應(yīng)急預(yù)案。第三,在人員的培訓(xùn)教育、崗位職責(zé)、能力考核等制度體系中,還有待健全與完善。因此工作人員的責(zé)任心較低,增加了檔案管理的難度。

      (三)檔案管理安全隱患較多

      雖然很多機關(guān)企事業(yè)單位在檔案管理中運用了信息化技術(shù),但是缺乏有力保障與維護,導(dǎo)致安全隱患較多。其具體表現(xiàn)在:第一,將信息化技術(shù)運用在檔案管理中,雖然可以高效地完成檔案數(shù)據(jù)信息的收集整理與分析運用,提高信息資源的綜合利用率。然而也存在著一些風(fēng)險隱患,比如數(shù)據(jù)安全有待保障,經(jīng)常存在信息泄露與丟失等現(xiàn)象[4]。

      三、新時期檔案管理工作規(guī)范化的策略

      (一)提高人員綜合素質(zhì)

      新時期下的檔案管理工作規(guī)范化,離不開管理人員的付出與努力。因此還需要不斷提高人員的綜合素質(zhì),組建一支優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才隊伍,才能為檔案管理工作的規(guī)范化開展,打下堅實可靠的保障。第一步,通過崗前培訓(xùn)、離職培訓(xùn)、繼續(xù)教育、相互學(xué)習(xí)、小組研討等方法,為檔案管理人員提供多元的培訓(xùn)深造機會。促使管理人員完善自身理論,豐富工作經(jīng)驗,轉(zhuǎn)變思想觀念,強化自身的綜合素質(zhì),熟悉檔案管理工作的流程與內(nèi)容,熟練操作信息化系統(tǒng)與軟件,保障檔案管理工作的規(guī)范化、高效化。第二步,機關(guān)企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及管理層,要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。主動參與到培訓(xùn)學(xué)習(xí)中,提高自身的綜合能力。并利用多種途徑與機會,進(jìn)行宣傳引導(dǎo),提高基層人員的認(rèn)知。還要要求各部門、人員,加強互動聯(lián)系,在相互協(xié)調(diào)、相互幫扶中,保障檔案工作的規(guī)范化與高效化開展。

      (二)健全制度體系

      實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化,還可以縮短工作時間,節(jié)省更多的人力、物力與財力,滿足人們的個性化與多元化需求。而健全的制度體系,是檔案管理工作規(guī)范化的重要保障之一。第一步,各機關(guān)企事業(yè)單位要嚴(yán)格遵循國家的相關(guān)政策與法律,結(jié)合內(nèi)部的實際情況,進(jìn)行制度體系的完善與優(yōu)化。然后加強宣傳指導(dǎo),要求各工作人員全面熟知與嚴(yán)格遵循。第二步,通過崗位責(zé)任制的建立,要求檔案管理人員明確自身職責(zé),清楚自身使命,做好自身本職工作。并與其他部門人員保持密切的聯(lián)系,及時找出檔案管理工作的風(fēng)險與問題,然后展開深入分析,進(jìn)行檔案管理方法與模式的創(chuàng)新與改革。第三步,通過獎懲、考核激勵制度的建立,將檔案管理人員的工作能力,與其薪資報酬直接掛鉤,調(diào)動其工作積極性與參與性,保障檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

      (三)加強管理維護

      將信息化技術(shù)運用在檔案管理中,已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然趨勢?,F(xiàn)如今,很多大中型企業(yè),也正在慢慢引進(jìn)信息化技術(shù)與手段,獲得了更多的優(yōu)勢與便利。因此在今后的發(fā)展中,還需要更多的企業(yè)抱著積極接受的心態(tài),去看待并且接受信息化技術(shù)對檔案管理工作的影響,并且充分挖掘其價值與內(nèi)涵。只有緊跟時代發(fā)展的步伐與潮流,積極運用信息化技術(shù)與系統(tǒng),才能促使企業(yè)獲得長遠(yuǎn)持續(xù)發(fā)展。第一步,機關(guān)企事業(yè)單位要緊跟市場變化,根據(jù)內(nèi)部實際情況,制定科學(xué)合理的檔案管理工作目標(biāo)與計劃。如初級目標(biāo)為實現(xiàn)管理流程的自動化。主要是因為很多大中型的企業(yè),檔案數(shù)據(jù)資料較多,管理流程較為復(fù)雜,這時就可以將信息化技術(shù)應(yīng)用其中,展開規(guī)范化管理。通過人工智能、大數(shù)據(jù)等工具的使用,對現(xiàn)階段的檔案管理工作流程中的斷裂點之間建立聯(lián)系,實現(xiàn)管理流程的自動化。進(jìn)而簡化工作內(nèi)容,優(yōu)化工作流程,實現(xiàn)檔案資料信息的自動收集、傳遞、分析、存儲[5]。中級目標(biāo)為轉(zhuǎn)變檔案管理認(rèn)知,機關(guān)企事業(yè)單位的檔案管理人員或者高級管理者,都應(yīng)當(dāng)高度重視信息化技術(shù)在檔案管理管理工作中的應(yīng)用,認(rèn)識到規(guī)范化管理的價值與作用。然后自動從區(qū)塊鏈或者云端存儲器中提取所需要的數(shù)據(jù)信息,進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和重構(gòu),再對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理和分析,最終構(gòu)建完整的檔案資料。

      結(jié)語:綜上所述,本文針對新時期檔案管理工作規(guī)范化的重要價值,以及檔案管理工作存在的問題與有效策略,展開了詳細(xì)深入的分析,希望為后續(xù)的實際工作提供堅實可靠的依據(jù)。那么在今后的檔案管理工作中,就可以通過提高人員素質(zhì);健全制度體系;加強管理維護等策略,保障實際工作的規(guī)范化,提高工作質(zhì)量與效率。

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