衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理探析

高翔

摘要：在當(dāng)前的這個(gè)發(fā)展階段，隨著社會的發(fā)展和國家政策的實(shí)施，越來越多的人關(guān)注醫(yī)療監(jiān)督檔案的管理問題。衛(wèi)健局積極改革和創(chuàng)新衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理，優(yōu)化檔案管理方法。然而，目前衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的推行與實(shí)施仍舊存在著許多的問題，如衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理不充足，監(jiān)管體制不完善，檔案的利用率不高，管理工作不受重視等問題。因此，改善衛(wèi)生監(jiān)督領(lǐng)域的檔案管理仍有許多工作要做。本文旨在討論如何改進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理問題，以促進(jìn)檔案管理工作的長久發(fā)展。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督;檔案管理;創(chuàng)新

1衛(wèi)生監(jiān)督檔案概述分析

衛(wèi)生監(jiān)管檔案是一種工作的記錄形式。衛(wèi)生監(jiān)督檔案是相關(guān)機(jī)構(gòu)運(yùn)用文字、表格、圖像等方式對衛(wèi)生監(jiān)督檢查等各個(gè)方面的記錄。衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理在衛(wèi)生監(jiān)督部門發(fā)揮著重要的作用，一方面，衛(wèi)生監(jiān)督檔案是對相關(guān)機(jī)構(gòu)工作過程的記錄與證明材料，在一定程度上可以提高衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的工作效率，優(yōu)化衛(wèi)生監(jiān)督工作制度;另一方面，衛(wèi)生監(jiān)督檔案是對衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)工作人員工作內(nèi)容的記錄，數(shù)據(jù)的保存也同時(shí)可以作為對衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)中工作人員的績效考核的參考。

2衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理方面存在諸多問題

2.1衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理不規(guī)范

我國當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)管機(jī)構(gòu)的現(xiàn)狀，大多數(shù)的衛(wèi)生監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)都存在著衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作不規(guī)范的問題。機(jī)構(gòu)內(nèi)部的職責(zé)分配模糊，工作規(guī)范管理制度不夠完善，監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)對檔案的管理不夠重視，這都是造成衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的質(zhì)量不高，工作效率低下的重要原因。

2.2衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備不夠完善

衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)沒有足夠的重視衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理工作，導(dǎo)致檔案管理的工作環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施不完善。工作環(huán)境的限制和人員素質(zhì)水平的低下，導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理工作水平的衛(wèi)生監(jiān)督不符合時(shí)代發(fā)展的需求[1]。運(yùn)行衛(wèi)生監(jiān)督檔案文件管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，增加了工作中對衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的難度和復(fù)雜性。

2.3衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中對數(shù)字技術(shù)的利用率不高

縱觀衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在檔案管理方面的建設(shè)，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)普遍存在衛(wèi)生監(jiān)督保管檔案文件管理信息化程度不高的問題，監(jiān)督機(jī)構(gòu)工作人員對保管文件的管理和機(jī)構(gòu)記錄仍然停留在實(shí)物收集和記錄的層面上。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)對紙質(zhì)版檔案管理工作效率低，不能適應(yīng)數(shù)字時(shí)代發(fā)展變化的要求，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理不能采用數(shù)字技術(shù)，也對衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的發(fā)展、創(chuàng)新和改善提出了挑戰(zhàn)。

3如何有效優(yōu)化衛(wèi)生監(jiān)管檔案的管理工作

3.1完善衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的工作機(jī)制

當(dāng)前，衛(wèi)生監(jiān)管檔案管理工作存在諸多的問題，導(dǎo)致這些問題的根源是衛(wèi)生監(jiān)管機(jī)構(gòu)對衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的不重視。因此，想要改善衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的現(xiàn)狀要從根源入手，完善衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的工作機(jī)制與運(yùn)營體系。作為衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)，首先要進(jìn)行合理的工作分工，將責(zé)任明確到個(gè)人。每個(gè)工作崗位，每位工作人員的職責(zé)明確，一方面可以提升檔案監(jiān)管機(jī)構(gòu)的工作人員的工作效率，另一方面責(zé)任歸于個(gè)人，也可以增加檔案管理人員的責(zé)任心[2]。明確好檔案整理的具體步驟，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理分為搜集，整理，鑒別，統(tǒng)計(jì)等步驟，每一個(gè)過程分配到不同的工作部門。管理衛(wèi)生監(jiān)督文件要注重管理模式和服務(wù)質(zhì)量的提高，檔案管理和整理過程非常復(fù)雜、繁瑣，為了提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和要求，進(jìn)行積極的制度創(chuàng)新和改革。在制度健全的同時(shí)，對檔案的管理、保存等各個(gè)步驟也應(yīng)進(jìn)行規(guī)范化的管理，對檔案的查閱過程進(jìn)行制度化的規(guī)范。制度化的管理方式能夠讓衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的工作更加有序，提升檔案管理的工作效率。

例如，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理在近幾年涉及的種類越來越多樣化，檔案數(shù)量的增大，是衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的工作量增大，相關(guān)機(jī)構(gòu)可以采用電子檔案與紙質(zhì)檔案共存的管理方式，并設(shè)置專職的崗位負(fù)責(zé)檔案的整理與搜索，并定期對儲存的檔案進(jìn)行檢查與更新。紙質(zhì)檔案延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理方式，電子檔案能夠?yàn)闄n案的整理，儲存與讀取提供更加便利的通道。檔案管理機(jī)構(gòu)明確對員工和各個(gè)崗位的在職責(zé)分配，使每位工作人員能夠清淅的認(rèn)知到自己的職責(zé)，使檔案管理機(jī)構(gòu)工作運(yùn)行更加有序化。

3.2將數(shù)字媒體技術(shù)與衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作相結(jié)合

隨著時(shí)代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案整理方式與儲存方式的弊端日漸凸顯。傳統(tǒng)的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理依靠人工搜集數(shù)據(jù)與資料，人工的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)的梳理與統(tǒng)計(jì)，在整個(gè)工作過程中耗費(fèi)大量的人力物力與財(cái)力，已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)今的數(shù)字化時(shí)代。檔案管理機(jī)構(gòu)想要跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，要勇于嘗試與數(shù)字技術(shù)的結(jié)合，將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的工作中[3]。當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理涉及的領(lǐng)域越來越多元化，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)為解決信息量增大的問題，要對檔案管理的方式進(jìn)行積極的探索與創(chuàng)新。將現(xiàn)代科技與檔案管理有機(jī)結(jié)合，在相當(dāng)程度上可以提高檔案管理的效率，優(yōu)化檔案管理的服務(wù)水平，利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)字化備份，有效保障檔案的存儲安全可以優(yōu)化文件的管理過程，同樣可以為客戶提供更好的使用感覺，享受更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)將保管檔案管理的過程數(shù)字化可以最大限度地挖掘數(shù)字技術(shù)對保管檔案文件資源的利用率。

例如，檔案管理部門可以設(shè)立專門的檔案查詢和管理網(wǎng)站，建立網(wǎng)上數(shù)字檔案儲存庫。網(wǎng)絡(luò)電子檔案庫能夠給檔案調(diào)取和查詢者提供更加便利的服務(wù)，將檔案查詢的工作簡化。在線的檔案庫一方面可以減輕檔案管理工作人員的工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案搜索、整理和查詢的一體化;另一方面也能夠?yàn)闄n案查詢者節(jié)省時(shí)間，免去繁雜的操作步驟，足不出戶實(shí)現(xiàn)一鍵檔案查詢。數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作是社會進(jìn)步和技術(shù)發(fā)展的大勢所趨，兩者的結(jié)合能夠優(yōu)化檔案管理的工作制度，同時(shí)也能夠提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.3改善工作環(huán)境，吸引相關(guān)專業(yè)的高素質(zhì)人才

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的優(yōu)化升級與創(chuàng)新，離不開優(yōu)秀的專業(yè)人才。行業(yè)的不景氣會導(dǎo)致相關(guān)專業(yè)人才數(shù)量的減少，因此為提升衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的行業(yè)發(fā)展，相關(guān)的檔案管理部門需要優(yōu)化內(nèi)部的工作環(huán)境，提升檔案管理工作人員的福利待遇，吸引相關(guān)的高素質(zhì)人才前來就業(yè)。人才是行業(yè)發(fā)展源源不斷地驅(qū)動力，一個(gè)行業(yè)想要得到長久的發(fā)展必須要重視對人才的引進(jìn)。衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人才的選拔除了要求應(yīng)試人員具有過硬的專業(yè)素養(yǎng)和扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)外，還需要應(yīng)試人員具有良好的道德素養(yǎng)和政治素養(yǎng)。檔案監(jiān)督部門想辦法引進(jìn)高素質(zhì)專業(yè)人才的同時(shí)，也應(yīng)該加大對現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)。隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，檔案管理工作越來越趨向于數(shù)字化和智能化，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對已有員工進(jìn)行數(shù)字設(shè)備和技術(shù)的培訓(xùn)，從內(nèi)部提升員工的整體素養(yǎng)與技術(shù)水平。

例如，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門對員工進(jìn)行具體的職責(zé)分配和部門的劃分，為每個(gè)部門設(shè)立相應(yīng)的辦公場所，用實(shí)際環(huán)境吸引人才就業(yè)。在進(jìn)行人才選拔的過程中，檔案管理部門要提升門檻，做好人才引進(jìn)的把關(guān)工作。不僅要對應(yīng)聘者的專業(yè)知識進(jìn)行測試，同樣也要對應(yīng)聘者的政治思想和道德修養(yǎng)進(jìn)行測試。檔案管理工作具有嚴(yán)謹(jǐn)性，對檔案的儲存和管理要求私密性，因此員工必須具備良好的道德素質(zhì)與政治意識。檔案監(jiān)督部門在每年可以對員工進(jìn)行思想政治和技能培訓(xùn)，保證員工及時(shí)的接觸新的專業(yè)知識和技術(shù)，培養(yǎng)員工的專業(yè)技能與責(zé)任心，這也是對檔案管理工作的負(fù)責(zé)。

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