煙草公司費用預(yù)算編制改進(jìn)研究

劉斯密

（湖南省煙草公司株洲市公司，湖南 株洲 412000）

一、煙草公司費用預(yù)算編制現(xiàn)狀

（一）主要采用增量預(yù)算法編制預(yù)算

煙草公司各責(zé)任中心由預(yù)算管理員根據(jù)各自工作職責(zé)，結(jié)合當(dāng)年目標(biāo)任務(wù)編制費用預(yù)算。由于信息的不對稱性，預(yù)算管理員并不了解本責(zé)任中心的任務(wù)目標(biāo)和全部工作計劃，對當(dāng)年新增項目，未及時到市場進(jìn)行調(diào)查和采取可行性效果論證，僅憑經(jīng)驗或者“摸腦袋”得出預(yù)算數(shù)據(jù)。在編制預(yù)算時，缺乏費用指標(biāo)預(yù)算定額的標(biāo)準(zhǔn)，大多是參照上年費用開支的實際情況為基數(shù)，再根據(jù)當(dāng)年業(yè)務(wù)量適當(dāng)小幅度調(diào)整編制預(yù)算。為了保證當(dāng)年費用預(yù)算金額充裕，各責(zé)任中心懷著貪多求全的思想，小幅度調(diào)整基本上都是調(diào)增預(yù)算。

（二）采用三年平均數(shù)為預(yù)算定額值

按照煙草行業(yè)統(tǒng)一要求，煙草公司逐步建立預(yù)算定額指標(biāo)體系，部分費用預(yù)算采用預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)為編制依據(jù)，計算得出相應(yīng)費用預(yù)算金額。但大多數(shù)情況下，費用預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)是采用該項費用指標(biāo)前三年實際發(fā)生額的平均數(shù)為標(biāo)準(zhǔn)。預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)獲取的方式較為簡單，使得預(yù)算結(jié)果與實際執(zhí)行數(shù)偏差較大，導(dǎo)致費用預(yù)算匯總數(shù)據(jù)與實際執(zhí)行脫節(jié)。

（三）歸口管理部門作用不明顯

歸口管理部門根據(jù)各責(zé)任中心上報的預(yù)算情況，結(jié)合相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)劃、計劃和標(biāo)準(zhǔn)，以預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中審核，杜絕漏報、虛報等現(xiàn)象。實際操作中，由于歸口部門制度政策掌握不充分，費用項目歸類細(xì)分時，出現(xiàn)空白區(qū)。定額標(biāo)準(zhǔn)制定部門在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)、預(yù)算編制過程中對其應(yīng)履行職責(zé)認(rèn)識不全，未根據(jù)定額標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，缺乏偏差分析，費用項目預(yù)算未能層層落實到責(zé)任人，歸口管理職責(zé)未能得到充分的發(fā)揮。

二、煙草公司費用預(yù)算編制存在的問題分析

（一）費用預(yù)算編制準(zhǔn)確性低

從基期實際水平出發(fā)，根據(jù)業(yè)務(wù)活動的增減對基期預(yù)算的實際發(fā)生額進(jìn)行增減調(diào)整。這種方法看似合理，但是其中也存在問題。一是調(diào)整部分采用估算比例編制預(yù)算。在一些嚴(yán)格控制的費用指標(biāo)上，為了不超出上級公司下達(dá)的預(yù)算金額，以上年實際發(fā)生數(shù)乘以估算比例系數(shù)編制預(yù)算。這種費用預(yù)算方法未結(jié)合市場變化，沒有與成本主體本身的實際業(yè)務(wù)和特點緊密聯(lián)系，缺乏理論依據(jù)，缺乏科學(xué)性。二是靠經(jīng)驗編制預(yù)算。按原有經(jīng)驗編制預(yù)算，過多地采用基數(shù)法，機(jī)械地估計預(yù)算指標(biāo)值，脫離了市場導(dǎo)向，弱化了經(jīng)濟(jì)變化對費用項目開支的影響。部門之間在預(yù)算過程中不溝通協(xié)調(diào)，僅憑經(jīng)驗主義和主觀臆斷編制預(yù)算，導(dǎo)致一些不合理的項目長期存在，而合理且必要的成本項目得不到確認(rèn)，從而減弱了預(yù)算的有效性和針對性，也加大了預(yù)算的執(zhí)行難度。三是增量預(yù)算法容易養(yǎng)成惰性思維，在沒有深入調(diào)查研究的基礎(chǔ)上隨意增量或平均增量，存在貪多求全的思想，歸口管理部門責(zé)任意識不夠，往往也圖省事，一味認(rèn)可匯總結(jié)果，導(dǎo)致匯總的預(yù)算和上年或以前年度實際偏差較大，不利于調(diào)動責(zé)任中心增收節(jié)支的積極性。

（二）預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)制定不科學(xué)

費用預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)簡單采用平均數(shù)，缺乏科學(xué)性，主要原因有三點。一是費用預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)制定依據(jù)不充分。僅取前期的費用實際執(zhí)行數(shù)據(jù)的平均值，缺乏對費用預(yù)算定額情況的有效性分析，費用預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)的制定未結(jié)合市場變化情況，未經(jīng)過嚴(yán)格的測試和驗算，未進(jìn)行應(yīng)用測試，簡單的平均數(shù)據(jù)不具代表性，缺乏科學(xué)性。二是費用預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)審核效率低。由于部分費用預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)需要與歸口管理部門反復(fù)溝通，過程較為煩瑣，時間消耗過長；采取實地調(diào)研、市場詢價，溝通成本較高；相關(guān)的預(yù)算定額指標(biāo)不夠完善，費用預(yù)算在編制審核時沒有制度依據(jù)，會出現(xiàn)憑借經(jīng)驗下達(dá)審核意見的情況。三是費用預(yù)算定額指標(biāo)缺乏管理。費用預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)一經(jīng)制定后一直沿用，無人進(jìn)行后續(xù)管理，未將行業(yè)內(nèi)外相關(guān)文件結(jié)合自身要求對接到定額標(biāo)準(zhǔn)中，未結(jié)合不斷變化的市場經(jīng)濟(jì)進(jìn)行分析、調(diào)整，缺乏持續(xù)改進(jìn)。

（三）預(yù)算歸口管理缺失

歸口管理部門對費用預(yù)算管理的認(rèn)識程度不夠，主觀能動性不強(qiáng)，甚至存在畏難情緒，確定預(yù)算定額的工作量太大而且煩瑣，費用定額標(biāo)準(zhǔn)一經(jīng)確定，后續(xù)并沒有及時跟上修正計劃。此外，部門歸口管理部門還存在修訂費用定額標(biāo)準(zhǔn)是預(yù)算管理委員會的事，自己僅是預(yù)算執(zhí)行部門等錯誤思想，導(dǎo)致預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)體系測算方法簡單，數(shù)據(jù)收集不夠全面，預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)工作推進(jìn)緩慢。歸口管理部門對預(yù)算編制審核較為粗放，沒有對費用項目逐項審核，與其他責(zé)任中心缺乏必要的溝通和交流，使預(yù)算僅停留在紙上，導(dǎo)致審核預(yù)算缺乏有效的依據(jù)。預(yù)算管理委員會辦公室對省局重點控制費用有硬性審核標(biāo)準(zhǔn)外，對各單位部門申報的預(yù)算均以歸口部門的意見為準(zhǔn)，預(yù)算“兩張皮”現(xiàn)象多年未得到解決。

三、煙草公司費用預(yù)算編制的改進(jìn)

（一）優(yōu)化酌量性費用預(yù)算編制方法

與銷量有關(guān)的酌量性費用適合采用彈性預(yù)算法，在編制費用預(yù)算時，將酌量性費用分為兩個部分，一部分以費用總額的90%為基數(shù)編制預(yù)算，考慮到預(yù)算期間銷售業(yè)務(wù)量可能發(fā)生的變化，根據(jù)業(yè)務(wù)量變化測算出銷售費用預(yù)算額；另一部分以費用總額的10%為基數(shù)，作為市場變化應(yīng)急費用的統(tǒng)籌。與銷量無關(guān)的酌量性費用適合采用零基預(yù)算法，在編制費用預(yù)算時，不以上年度該項費用預(yù)算和預(yù)算執(zhí)行數(shù)為基數(shù)，而是以零為起點，根據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)預(yù)計發(fā)生的實際情況測算編制銷售費用。

日常費用以費用開支性質(zhì)分“塊”編制預(yù)算，按照預(yù)算歸口管理的原則，將酌量性管理費用大致分為辦公室、人事勞資塊、基建塊、安全塊和信息塊，各塊負(fù)責(zé)歸口管理的費用項目，并根據(jù)費用項目的實際情況，參照預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)，不同項目選擇不同的預(yù)算編制方法。重點控制費用按歸口管理責(zé)任分“條”編制預(yù)算，業(yè)務(wù)招待費、會議費是上級重點控制費用，按照上級公司預(yù)算編制說明中的“不超過上年數(shù)”對此兩項費用進(jìn)行總量控制，采用零基預(yù)算法編制預(yù)算。需要注意的是，費用預(yù)算的編制要從精確的角度出發(fā)，編制方法不是固定不變的。

（二）采用PDCA改進(jìn)預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)煙草公司實際情況，建立一套科學(xué)的、全面的、實用的費用預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)體系，為費用預(yù)算編制提供依據(jù)。運用PDCA循環(huán)（又稱“戴明環(huán)”），首先采用合理的技術(shù)方法，以最小作業(yè)單元作業(yè)定額或單次標(biāo)準(zhǔn)為主，總額成本費用控制為輔，制定定額標(biāo)準(zhǔn)編制計劃（P）；其次，開展業(yè)務(wù)調(diào)查、市場分析，根據(jù)前期的數(shù)據(jù)研究，制定定額標(biāo)準(zhǔn)數(shù)值（D）；再次，通過可行性驗證，歸口部門審核，檢查定額標(biāo)準(zhǔn)數(shù)值（C），使之更具先進(jìn)性、合理性和準(zhǔn)確性；最后，總結(jié)經(jīng)驗，吸取失敗的教訓(xùn)，對前期定額標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用進(jìn)行改進(jìn)（A），加強(qiáng)費用預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)的適用性和可操作性，并持續(xù)優(yōu)化。PDCA是個動態(tài)循環(huán)過程，費用預(yù)算定額指標(biāo)通過不斷改進(jìn)，以滿足實際生產(chǎn)經(jīng)營的需要。

（三）加強(qiáng)歸口部門對預(yù)算編制管理

煙草公司費用預(yù)算管理應(yīng)當(dāng)依據(jù)“誰歸口、誰管理”的原則，充分發(fā)揮歸口管理部門作用。第一，主動落實“條條管理，塊塊使用”的預(yù)算編制管理模式，根據(jù)部門職責(zé)的劃分，歸口管理部門要全面認(rèn)清自己的職責(zé)范圍，防止出現(xiàn)多頭管理和無頭管理，如卷煙裝卸費、配送費、運輸費等由物流部門歸口編制預(yù)算和管理；國內(nèi)市場營銷費、零售終端建設(shè)費、交易手續(xù)費等由卷煙營銷部門歸口編制預(yù)算和管理；專賣打假、打私、管理費用由專賣科歸口編制預(yù)算和管理。第二，歸口管理部門需要參與費用預(yù)算編制，在費用預(yù)算編制過程中對相關(guān)業(yè)務(wù)展開專業(yè)指導(dǎo)，增強(qiáng)預(yù)算編制的科學(xué)性；在編制的費用預(yù)算審核過程中提出專業(yè)意見，增強(qiáng)預(yù)算編制的規(guī)范性；根據(jù)企業(yè)自身情況，組織和實施其歸口管理的業(yè)務(wù)事項相關(guān)預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)的申報、立項、制訂、維護(hù)、修訂等程序，保證費用預(yù)算的嚴(yán)肅性；分公司年度相關(guān)費用預(yù)算編制必須通過歸口部門審核，減少預(yù)算執(zhí)行偏差。第三，歸口管理是通過費用預(yù)算管理進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制的有效方法，通過費用預(yù)算的編制和管理，能從中發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部運作的漏洞和內(nèi)控制度的缺陷，積極發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)控中的問題并及時改進(jìn)，有助于企業(yè)健康持續(xù)的高質(zhì)量發(fā)展。

四、結(jié)語

通過對煙草公司費用預(yù)算管理工作的深入分析和了解，明白要提高費用預(yù)算的準(zhǔn)確率、執(zhí)行率，首先要在預(yù)算編制環(huán)節(jié)下功夫。費用預(yù)算編制工作需要各個責(zé)任中心和歸口管理部門配合，只有緊緊圍繞稅利這個核心目標(biāo)，將費用預(yù)算與實際工作相結(jié)合，使其具有指導(dǎo)性和操作性，才能保障煙草公司的健康持續(xù)發(fā)展。