淺談如何提升檔案利用率

韋瑋

（南寧市第七人民醫(yī)院，廣西 南寧，530000）

當(dāng)前，如何提升單位檔案的利用率，已成為我國(guó)黨政機(jī)關(guān)和國(guó)有企事業(yè)單位檔案日常管理工作中的一切重要內(nèi)容。檔案的利用率高低和管理水平會(huì)直接影響到相關(guān)部門的決策，能夠產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益。檔案能夠體現(xiàn)人群社會(huì)活動(dòng)及真實(shí)情況，檔案的利用率以及利用效率的高低，將會(huì)影響到檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。然而，由于各種歷史原因，近年來，各級(jí)各部門各單位檔案的利用率相對(duì)較低，且管理設(shè)備設(shè)施較差。在實(shí)際管理工作當(dāng)中，各項(xiàng)指標(biāo)不完整或制度不健全。同時(shí)，檔案管理工作人員的整體素質(zhì)不夠高，尤其是利用檔案服務(wù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)方面的意識(shí)不夠強(qiáng)，創(chuàng)新思維、創(chuàng)新意識(shí)較弱，最終造成檔案利用率不升反降。

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷深化，相關(guān)檔案管理人員要更加重視檔案對(duì)經(jīng)濟(jì)工作的影響；要隨著時(shí)代的快速發(fā)展不斷更新檔案管理觀念，完善相關(guān)管理制度，運(yùn)用新技術(shù)，按照相關(guān)規(guī)定開放檔案予以有效利用。相關(guān)檔案管理人員要不斷強(qiáng)化自身素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案利用率的提升。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理重要性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位屬于社會(huì)管理重要參與者，同時(shí)作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展承擔(dān)者，其需要在發(fā)展中維護(hù)自身形象，在群眾心中樹立良好形象，強(qiáng)化自身管理。檔案管理工作的開展作為深化改革重要支持，需要得到單位領(lǐng)導(dǎo)足夠重視，確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位在日常工作中充分落實(shí)檔案管理相關(guān)工作。我國(guó)深化改革時(shí)期，對(duì)檔案管理價(jià)值加以高度重視，檔案作為單位工作情況重要考核依據(jù)，在單位的后期發(fā)展中屬于深化改革重要保障，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要加強(qiáng)檔案管理，其重要性主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

（一）提供工作考察依據(jù)

檔案管理屬于長(zhǎng)期系統(tǒng)工程，并不是在短期內(nèi)便能夠突破的工作，檔案管理工作的高效開展可以對(duì)檔案庫(kù)加以完善，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位建設(shè)、人員、事項(xiàng)、改革、發(fā)展相關(guān)內(nèi)容加以全面記錄，清晰反映單位發(fā)展歷程和歷史情況。同時(shí)，隨著時(shí)代的進(jìn)步，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也需要不斷改革創(chuàng)新，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，此時(shí)檔案便為改革工作的開展提供重要資料參考。另外，檔案包括手稿、批示、親筆簽署、相關(guān)數(shù)據(jù)，可以作為考察工作憑證。更因?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的復(fù)雜性、系統(tǒng)性，積極開展檔案管理工作，提升檔案管理力度，歸納整理工作情況與成果，對(duì)單位現(xiàn)狀加以真實(shí)反映，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的健康發(fā)展提供參考。

（二）提升單位管理水平

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案管理屬于重要組成部分，因此，檔案管理工作開展質(zhì)量在很大程度上體現(xiàn)著單位整體管理水平。若單位或者相關(guān)人員檔案管理重視程度不足，則極有可能出現(xiàn)檔案不完整，信息失真等情況，對(duì)單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利、高效益進(jìn)行產(chǎn)生影響，進(jìn)而對(duì)單位其他管理工作的開展造成影響。另外，檔案屬于機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)一切活動(dòng)形式的記錄，屬于社會(huì)實(shí)踐原始記錄，具備較強(qiáng)的法律效力，因此，檔案資料能夠?yàn)閱挝幌嚓P(guān)管理規(guī)章制度的構(gòu)建提供基礎(chǔ)。

二、提升檔案利用率相關(guān)策略

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，檔案的利用不僅能夠?yàn)槠浒l(fā)展提供資料參考，同時(shí)做好檔案管理工作，能夠有效提升其內(nèi)部整體管理水平。對(duì)于檔案利用率的提升可從以下幾方面著手：

（一）采用現(xiàn)代化技術(shù)，改進(jìn)檔案管理方式

隨著時(shí)代發(fā)展，各項(xiàng)工作對(duì)于檔案的利用率提升的要求越來越嚴(yán)格，檔案能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作的開展提供文件支持，良好的檔案管理能夠確保查閱人員以較短的時(shí)間尋找到相關(guān)文件。確保檔案管理的完整性、準(zhǔn)確性，能夠?qū)C(jī)關(guān)事業(yè)單位運(yùn)行狀況加以真實(shí)反映，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位后續(xù)工作開展提供參考。因此我們要不斷加強(qiáng)檔案的管理，并且在日常檔案管理中不斷創(chuàng)新。現(xiàn)階段，我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷，現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用至各個(gè)工作崗位中，現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用對(duì)提升工作質(zhì)量和效率發(fā)揮著積極作用。在檔案管理工作中通過應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的規(guī)范性、完整性，為確?，F(xiàn)代化技術(shù)的有效應(yīng)用，檔案管理人員要不斷更新管理理念，學(xué)會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式來替代傳統(tǒng)管理方式。傳統(tǒng)檔案管理工作當(dāng)中，因檔案數(shù)量比較多，工作相對(duì)繁瑣，技術(shù)手段相對(duì)落后，然而所有工作都需要相關(guān)人員的配備才能完成，而檔案工作人員往往十分緊缺，導(dǎo)致檔案管理人員沒有足夠的時(shí)間進(jìn)行檔案的整理歸檔。檔案工作人員在管理檔案中往往疲于應(yīng)付，容易缺失耐心，工作不夠細(xì)致認(rèn)真，檔案管理的整體水平自然也不夠高。同時(shí)，檔案工作人員精力有效，在實(shí)際的檔案管理中難免出現(xiàn)歸類錯(cuò)誤情況，甚至導(dǎo)致重要檔案文件破損、受污以及丟失情況。

然而，將現(xiàn)代化信息技術(shù)融入到檔案管理當(dāng)中，能夠很好地改進(jìn)檔案管理工作。首先，在檔案管理工作當(dāng)中，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，有助于檔案的統(tǒng)一監(jiān)管；其次，應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠快速的記錄檔案相關(guān)信息，并且操作相對(duì)方便，這樣能夠有效減少人力和物力的浪費(fèi)，并且能夠有序的將檔案信息進(jìn)行有效管理，方便工作人員的日常管理工作；另外，利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行大量的儲(chǔ)存，能夠有效節(jié)約空間，進(jìn)而能夠有效減少檔案管理工作人員的工作量，最終能夠幫助提升檔案的利用率{1}。最后，應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案文件進(jìn)行備份，避免出現(xiàn)檔案丟失情況。同時(shí)，在應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)應(yīng)當(dāng)確保安全性，杜絕人員私自、隨意查閱檔案文件，先申請(qǐng)，后查閱，避免檔案文件泄露，提升檔案管理的安全性。

（二）建立健全管理制度，落實(shí)工作責(zé)任

在檔案管理當(dāng)中，提高檔案利用率，是當(dāng)前檔案管理工作面臨的瓶頸。為此，相關(guān)部門要不斷完善檔案管理制度，要為檔案長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

檔案管理制度的設(shè)定，能夠使檔案在管理過程中井然有序。完善的檔案管理制度，可以將檔案信息錄入流程以及入庫(kù)的情況進(jìn)行細(xì)化，這樣能夠使相關(guān)檔案管理的工作人員，在查找檔案時(shí)更加便捷，從而提高辦事效率，進(jìn)而提升辦事人員的檔案查詢便利性和檔案利用率。完善的檔案管理制度，可以將檔案管理責(zé)任進(jìn)行具體劃分，使每個(gè)人都能夠明確自己的職責(zé)和責(zé)任，有助于檔案工作人員更好地管理檔案。這樣能夠提升工作人員的工作責(zé)任心，并且能夠更好地調(diào)動(dòng)工作人員的積極性{2}；使檔案工作人員更加重視檔案管理工作，進(jìn)而能夠形成井然有序的管理秩序，提升檔案的利用率。另外，對(duì)于檔案管理制度的建立應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持以人文本的原則，為充分調(diào)動(dòng)人員參與工作的積極性，需要制定相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于工作態(tài)度積極、檔案管理實(shí)際效果良好，積極應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)開展檔案管理的人員給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，并加強(qiáng)對(duì)其工作情況的全面考核，以此作為晉升參考，促使檔案管理人員之間形成良性競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)人員參與工作積極性有效調(diào)動(dòng)。

（三）建立現(xiàn)代化高水準(zhǔn)的檔案管理工作隊(duì)伍

要切實(shí)提升檔案的利用率，離不開現(xiàn)代化高水平的檔案管理模式；現(xiàn)代化高水平的檔案管理模式，離不開現(xiàn)代化高水平的檔案管理工作隊(duì)伍。要扎實(shí)提高檔案管理工作水平，當(dāng)務(wù)之急就是穩(wěn)定提高檔案管理工作隊(duì)伍整體水平。首先，在拔選錄取檔案管理工作人員時(shí)，就要設(shè)立相當(dāng)門檻，把好用人關(guān)，選用需要具備良好的業(yè)務(wù)技術(shù)和個(gè)人素質(zhì)的人員進(jìn)入檔案管理工作人員隊(duì)伍。其次，各用人單位也要重視檔案管理人員的繼續(xù)教育與不定期進(jìn)修、培訓(xùn)，不斷提高其綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)技能，培養(yǎng)創(chuàng)新精神以及應(yīng)用現(xiàn)代化新技術(shù)、新理念、新思想的能力，把新信息技術(shù)融入檔案管理工作當(dāng)中，與時(shí)俱進(jìn)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。同時(shí)，在檔案管理工作人員的待遇上，要敢于創(chuàng)新與突破舊有的思想束縛，與時(shí)俱進(jìn)改革其績(jī)效分配考核辦法，根據(jù)工作份額與工作成效適度予以傾斜，使工作人員能夠更好地從事到檔案管理工作當(dāng)中，為檔案管理事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展奠定基礎(chǔ){3}。總而言之，有效地提升檔案利用率是一個(gè)逐步漸進(jìn)的過程。需要不斷的創(chuàng)新，完善檔案管理制度，強(qiáng)化檔案的管理責(zé)任，并且將檔案管理與新信息技術(shù)相融合，從而有效減少檔案管理工作人員的工作量，提高工作效率，并能夠在一定程度上減少空間浪費(fèi)。在檔案日常管理工作中，相關(guān)部門要不斷對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，使工作人員能夠更好的投入到工作當(dāng)中。同時(shí)，相關(guān)部門可以對(duì)檔案管理工作人員的福利待遇進(jìn)行提升，這樣能夠使員工沒有后顧之憂，提升檔案的管理水平進(jìn)而能夠促進(jìn)檔案利用率的提升。