魏雪松

中國(guó)核工業(yè)集團(tuán)有限公司 北京 100822

引言

聲像檔案是通過(guò)不同材質(zhì)為主體的檔案，包括聲音、照片、錄像等多種形式，而實(shí)際上這些檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)更容易丟失和損壞，但是其特殊的保存形式也意味著其將比紙質(zhì)檔案有著更好的文化價(jià)值，也可以為企業(yè)的發(fā)展提供更好的信息服務(wù)，是企業(yè)檔案資源中最為寶貴的一筆財(cái)富。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)在發(fā)展當(dāng)中產(chǎn)生了較多的聲像檔案，為了能夠更好地提高整體的發(fā)展水平，各企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的管理措施，提高對(duì)這些檔案資源的利用率。

1 聲像檔案的概念

聲像檔案是檔案的一種表現(xiàn)形式，在國(guó)內(nèi)并沒(méi)有一個(gè)完整的定義來(lái)表達(dá)聲像檔案的內(nèi)容，而從各企業(yè)、組織和行政事業(yè)單位的聲像檔案主要形式可以看出，作為檔案的一種，聲像檔案有錄音帶、錄像帶、唱片、磁帶、光盤等一系列能夠記錄聲音或者視頻、照片的設(shè)備形式，其是具有原始記錄性的，這也是檔案法中將聲像檔案列入的主要原因。而如何分辨聲像檔案和其他檔案的具體區(qū)別確實(shí)是現(xiàn)階段在理論上的主要難點(diǎn)之一?，F(xiàn)階段，不少研究都將載體形式作為聲像檔案和其他檔案的根本性區(qū)別。通過(guò)對(duì)聲音、圖像和現(xiàn)實(shí)情況的具體記錄可以使得該檔案的信息具有更好的真實(shí)性，而其在形成過(guò)程也因?yàn)閷?duì)設(shè)備的需求而更具條件性，對(duì)環(huán)境較為苛刻。當(dāng)然，聲音、圖像和視頻都具有可復(fù)制和剪輯性，所以從這一點(diǎn)上來(lái)說(shuō)聲像檔案的原始價(jià)值其實(shí)并不如紙質(zhì)檔案，但是由于聲像檔案大多都是瞬間形成，所以其更可以捕捉到某些細(xì)節(jié)，可以使得后續(xù)的檔案利用工作中可以更加深入[1]。

2 聲像檔案管理的內(nèi)涵和內(nèi)容

2.1 聲像檔案管理的含義

聲像檔案管理就是通過(guò)具體的方法和一定的處理原則來(lái)對(duì)聲像檔案進(jìn)行管理和利用，使得企業(yè)能夠更好地利用聲像檔案資源，為自身的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和企業(yè)文化建立甚至是科學(xué)技術(shù)的研發(fā)提供更好的服務(wù)。就目前來(lái)看，在聲像檔案管理工作中，其主要內(nèi)容就在于對(duì)檔案資源的收集、整理和鑒定，并加強(qiáng)管理、應(yīng)用等內(nèi)容，所以聲像檔案管理工作是各項(xiàng)目緊密聯(lián)系的工作，也是需要一定的專業(yè)性和管理性的工作。管理人員需要形成一個(gè)完整的工作體系，通過(guò)信息化、電子化等方式來(lái)有效的保存或者是管理聲像檔案。因?yàn)樵谄髽I(yè)之中，聲像檔案資源的產(chǎn)生和處理其實(shí)是伴隨企業(yè)所有的活動(dòng)中的，其可以視為是管理、生產(chǎn)、銷售等多方面工作的輔助因素，所以在這種雙重管理性下，為了能夠更好地達(dá)到對(duì)這種資源的應(yīng)用，還需要管理人員能夠了解具體的情況，總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，從而更好地達(dá)到服務(wù)效果。另外，因?yàn)槠髽I(yè)的聲像檔案大多都具有一定的機(jī)密性，其關(guān)乎企業(yè)的財(cái)務(wù)、安全、生產(chǎn)數(shù)據(jù)等一系列的機(jī)密信息，所以如何把握聲像檔案資源的保存和開放也是管理工作的重點(diǎn)所在[2]。

2.2 聲像檔案管理的內(nèi)容

聲像檔案管理工作比較廣泛，其在內(nèi)容上是多方面、多角度的。首先，在管理角度上可以分為宏觀和微觀兩個(gè)層面。在宏觀上就是根據(jù)國(guó)家的相應(yīng)管理?xiàng)l例來(lái)進(jìn)行管理，也就是在相應(yīng)的政策制度下做好管理工作。而在微觀上就是指企業(yè)自身通過(guò)相應(yīng)的措施和制度來(lái)對(duì)其在社會(huì)活動(dòng)中形成的聲像檔案進(jìn)行具體管理。其次對(duì)于不同類型聲像檔案的管理工作具體方式也不同，上述已經(jīng)說(shuō)到聲像檔案類型是多樣的，從錄音機(jī)、錄像機(jī)到磁帶、光盤等，不同類型的聲像檔案管理需求也不一樣，甚至各成體系。所以介于此，目前在對(duì)聲像檔案管理工作中主要可以分為照片檔案管理、錄音檔案管理、錄像檔案管理、聲像電子檔案管理等多種形式，甚至在這些大類中還能夠分成不同的小類來(lái)進(jìn)行管理，就比如在錄音檔案管理中，其可以分為唱片檔案的管理、錄音帶檔案的管理，具體還需要以企業(yè)自身的情況來(lái)做決策[3]。

3 檔案管理相應(yīng)理論

3.1 文件生命周期理論

聲像檔案與其他的檔案形式一樣，其都是通過(guò)文件歸檔之后才能夠進(jìn)行管理，所以對(duì)檔案的管理實(shí)際上就是對(duì)文件及其附屬物品的管理。目前，在檔案管理研究中，文件生命周期理論的應(yīng)用十分廣泛，其主要是指在文件的產(chǎn)生、使用、管理和結(jié)束使用的過(guò)程可以被看作是一個(gè)完整的生命過(guò)程，而在這個(gè)生命周期中的不同階段可以通過(guò)不同的管理方式來(lái)達(dá)到管理目的。就目前來(lái)看，文件生命周期理論的主要應(yīng)用形式就是要以文件的產(chǎn)生到銷毀或者移交的全過(guò)程進(jìn)行保存和篩選，管理具有一定價(jià)值的文件，并簡(jiǎn)化文件的制作程序以確保其生命周期，深度挖掘這些文件資源的發(fā)展價(jià)值并確保其在完成效能之后能夠合理保存或者是銷毀。對(duì)于聲像檔案來(lái)說(shuō)，其照片、聲音、視頻等雖然不是以傳統(tǒng)文件的形式發(fā)揮作用，但是其同樣可以履行組織職能，所以文件生命周期理論是適用的[4]。

3.2 前端控制理論

前端控制理論實(shí)際上是文件生命周期理論的延續(xù)，其本身就是針對(duì)電子文件、數(shù)字化文件的管理，也是為了滿足當(dāng)下人們?cè)诠ぷ髦匈Y源電子化的趨勢(shì)需求而誕生的。早在上世紀(jì)末，國(guó)際上就有人提出專門針對(duì)聲像檔案的形成、使用和收集來(lái)做出具體的計(jì)劃安排，并設(shè)立一定的檔案管理法規(guī)法案與技術(shù)保準(zhǔn)。而前段理論就是要從聲像檔案在誕生之前就加以控制，對(duì)其生命周期全過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，監(jiān)督其產(chǎn)生、應(yīng)用、銷毀或者移交的全過(guò)程。比如說(shuō)，在數(shù)碼照片的形成中，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)其拍攝時(shí)間、參數(shù)、器材內(nèi)置時(shí)間等的控制與監(jiān)督，這在后期就可以極大的提高整理的效率，也可以避免在大量照片沖洗后造成遺漏、遺忘的情況[5]。

3.3 新公共服務(wù)理論

新公共服務(wù)理論實(shí)際上大多都應(yīng)用于現(xiàn)階段政府部門的建設(shè)和轉(zhuǎn)型中，也就是以公民為中心，以公民需求為導(dǎo)向來(lái)開展工作。在企業(yè)內(nèi)，特別是對(duì)于一些大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，其本身就具有一定的社會(huì)責(zé)任，所以在履行社會(huì)責(zé)任的角度看，將新公共服務(wù)理論應(yīng)用于這些大型企業(yè)中并沒(méi)有什么不妥。企業(yè)必須要在思想上具有戰(zhàn)略型，要避免將眼光局限于點(diǎn)滴經(jīng)濟(jì)效益之上，而是要從社會(huì)服務(wù)型的角度出發(fā)，這既是建立企業(yè)良好的社會(huì)形象的主要方式，也可以得到對(duì)自身管理理念的革新。具體來(lái)說(shuō)，針對(duì)聲像檔案管理，企業(yè)必須要公布一部分具有利民性、不保密性的檔案資源來(lái)滿足人們的公共利益[6]。

4 聲像檔案的收集、整理、保管方法

4.1 聲像檔案的收集

首先，企業(yè)要遵循以價(jià)值為導(dǎo)向的收集原則，要盡量收集對(duì)企業(yè)自身發(fā)展或者未來(lái)戰(zhàn)略落實(shí)有用的聲像資源，要盡量以企業(yè)的發(fā)展為核心，選擇內(nèi)容質(zhì)量較好的聲像資料。其次就是在歸檔工作中，企業(yè)要針對(duì)以本單位職能出發(fā)的聲像材料、領(lǐng)導(dǎo)及專業(yè)人士會(huì)議內(nèi)容聲像材料、重大活動(dòng)聲像材料、宣傳材料、重大災(zāi)害以及異常情況的聲像材料等進(jìn)行嚴(yán)格的分類和歸檔。而歸檔人員也必須要遵守相應(yīng)的規(guī)范，包括歸檔的及時(shí)性、錄制工作的有序性、歸檔資料的完整性與完好性、底材與成片的一致性等，所以也需要?dú)w檔人員能夠更加細(xì)致[7]。

4.2 聲像檔案的整理

聲像檔案的整理工作是加強(qiáng)檔案互相之間、企業(yè)與檔案之間緊密聯(lián)系的重要工作，也是為未來(lái)有效利用檔案打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。目前，在管理上最為有效的整理方式則是以載體類別、年度和問(wèn)題類進(jìn)行分類。在整理工作開展之前，相關(guān)單位需要加強(qiáng)對(duì)材料的篩選和鑒別，不僅要確保圖像、視頻等的完整和清晰，還需要確定其保管期限，這一點(diǎn)可以通過(guò)查閱不同材料、內(nèi)容的管理期限表來(lái)獲得。同時(shí)，整理人員需要加強(qiáng)對(duì)檔案優(yōu)先級(jí)和保密級(jí)的標(biāo)注，按照國(guó)家的相應(yīng)辦法來(lái)進(jìn)行標(biāo)注。最后則是要按照企業(yè)的主要活動(dòng)和大事件來(lái)進(jìn)行分冊(cè)，按照活動(dòng)發(fā)生的順序來(lái)完成排列。另外對(duì)于不同載體的檔案不僅需要制作檔案盒，標(biāo)注好相應(yīng)的日期、編號(hào)、保密級(jí)、備注等，還需要附帶好相應(yīng)的文字說(shuō)明，設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案盒保存位置，標(biāo)注好盒號(hào)[8]。

4.3 聲像檔案的保管

聲像檔案的保管應(yīng)該要按照不同的類別分別采取措施，對(duì)冊(cè)、盒、帶等載體形式的檔案進(jìn)行著重處理，要避免重壓的情況導(dǎo)致檔案損壞。而在環(huán)境條件的建設(shè)上，除了要保證聲像檔案庫(kù)房的一般安全保障之外，還需要減少?gòu)?qiáng)磁性、強(qiáng)電流等設(shè)備和設(shè)施的安放，并對(duì)一些可復(fù)制的資源進(jìn)行多重備份。在后續(xù)的保障工作中，企業(yè)需要安排專人來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行倒帶、復(fù)制、轉(zhuǎn)存等措施，確保不同載體中的信息資源能夠良好地保存下來(lái)。而需要調(diào)離或者調(diào)出聲像檔案時(shí)，相關(guān)部門必須要明確調(diào)用者的來(lái)意和目的，嚴(yán)格禁止私自銷毀、消磁、撕毀等情況的發(fā)生，對(duì)于復(fù)制、備份等工作也必須要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的監(jiān)督和審核下才能夠批準(zhǔn)。當(dāng)然，對(duì)于一些急需使用聲像設(shè)備的單位來(lái)說(shuō)，可以借出備份檔案，但是原版檔案不允許借出[9]。

5 聲像檔案的應(yīng)用

5.1 加強(qiáng)企業(yè)的文化建設(shè)

企業(yè)在運(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程中，為了能夠更好地建立起企業(yè)的內(nèi)部文化，促進(jìn)員工們的工作效率和激發(fā)員工們的工作積極性，應(yīng)該要求不同部門能夠調(diào)出與自身職能相關(guān)的聲像資源，采取圖片展覽、重大歷史回顧等活動(dòng)來(lái)提高員工們對(duì)于自身部門和職能單位的認(rèn)可。企業(yè)可以通過(guò)建立起陳列室、企業(yè)發(fā)展歷史檔案館、企業(yè)畫報(bào)等方式來(lái)宣傳企業(yè)自誕生起獲得的成就，樹立起更好的企業(yè)形象和企業(yè)文化，使得員工們能夠在更和諧的氛圍下完成工作。

5.2 適應(yīng)市場(chǎng)需求

通過(guò)聲像檔案館的相關(guān)資源，企業(yè)可以更好地為自身承包更多的工程服務(wù)，也更好地滿足當(dāng)前市場(chǎng)發(fā)展的具體需求。企業(yè)可以通過(guò)對(duì)聲像檔案的分類和篩選來(lái)選擇出于安裝、公路、電力、市政甚至是產(chǎn)品生產(chǎn)、宣傳、銷售等一系列與企業(yè)職能息息相關(guān)的聲像資源，在招投標(biāo)工作中獲得更好的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，展現(xiàn)出企業(yè)更好的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力和核心力量，為企業(yè)贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，這對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)有著非常重要的意義。

5.3 提升服務(wù)資質(zhì)

企業(yè)內(nèi)部聲像檔案館必須要對(duì)聲像檔案進(jìn)行處理，要整理出能夠良好體現(xiàn)企業(yè)往年業(yè)績(jī)成果和發(fā)展成果的圖片或視頻，比如說(shuō)在某年獲得的文明單位稱號(hào)，抑或是錦旗、榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)等的照片，這些照片的展示可以更好地提高企業(yè)的資質(zhì)等級(jí)，提高其社會(huì)影響力，樹立起良好的社會(huì)形象，也能夠以更好的信譽(yù)面向大眾和市場(chǎng)，為企業(yè)的決策、發(fā)展、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等眾多工作中提供更好的服務(wù)[10]。

5.4 權(quán)責(zé)落實(shí)回溯

對(duì)于企業(yè)內(nèi)部管理工作來(lái)說(shuō)，權(quán)責(zé)的落實(shí)實(shí)際上是非常重要的內(nèi)容，而當(dāng)企業(yè)內(nèi)存在貪污、受賄、利用自身權(quán)利行違法之事等問(wèn)題，為了能夠更好地方便調(diào)查，企業(yè)也可以通過(guò)當(dāng)時(shí)的聲像檔案來(lái)找到蛛絲馬跡，通過(guò)相應(yīng)的音頻、視頻、圖片照片等都可以有效的分析當(dāng)事人是否存在有違法亂紀(jì)的情況，進(jìn)而更好的配合國(guó)家的相關(guān)部門進(jìn)行徹查，達(dá)到更好的回溯效果，這也有效提高了企業(yè)發(fā)展的內(nèi)部質(zhì)量，提高內(nèi)部凝聚力和清潔度，使得企業(yè)能夠以更好的姿態(tài)來(lái)邁向市場(chǎng)和未來(lái)，為企業(yè)贏得更好的社會(huì)聲譽(yù)與發(fā)展空間，達(dá)到樹立企業(yè)文化和贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的雙重目標(biāo)。

6 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文探討了關(guān)于聲像檔案資源在企業(yè)中的管理與應(yīng)用，闡述了聲像檔案在管理中的三點(diǎn)理論和三點(diǎn)管理要點(diǎn)，并針對(duì)聲像檔案的利用進(jìn)行了分析?？梢哉f(shuō)，企業(yè)聲像檔案對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)有著十分重要的作用，而企業(yè)也需要更好的整理、保管和使用這些檔案資源，為企業(yè)的發(fā)展贏得更好的空間。