新形勢下做好機(jī)要文件管理的認(rèn)識

龐慧

摘要：公文管理中特殊的一部分是機(jī)要文件的管理，機(jī)要文件是含有國家、企業(yè)重要秘密的載體，泄露會使國家、企業(yè)的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害。作為企業(yè)重要信息的傳遞載體，它更關(guān)系到企業(yè)的安全。全面提升機(jī)要文件的管理水平，是公文管理乃至綜合辦公室工作中十分重要的一個方面。本文結(jié)合工作實際，對如何加強(qiáng)機(jī)要文件管理提出個人的分析和建議，以期更好地促進(jìn)企業(yè)安全發(fā)展。

關(guān)鍵詞：公文管理 ?機(jī)要文件 ?制度 ?體系

一、健全制度，規(guī)范辦理程序

一是全面加強(qiáng)制度建設(shè)。機(jī)要文件具有高度的機(jī)密性和重要性，是每個單位資料管理的關(guān)鍵。要使機(jī)要文件管理工作有條不紊地高效運轉(zhuǎn)，必須有強(qiáng)有力的制度作為支持依據(jù)，各環(huán)節(jié)嚴(yán)格遵守工作規(guī)范，明晰管理職責(zé)、優(yōu)化辦理流程。機(jī)要文件要嚴(yán)格遵循黨和國家制定的標(biāo)準(zhǔn)來管理，不能大而化之，隨意而為。

二是強(qiáng)化過程管控。過程管控是做好機(jī)要文件管理工作的關(guān)鍵。作為機(jī)要文件管理人員，要按照“規(guī)范、精細(xì)、嚴(yán)密”的總體要求，嚴(yán)密細(xì)致地做好每一項工作，精益求精完成好每一個程序。嚴(yán)格規(guī)范執(zhí)行機(jī)要文件的四個一：進(jìn)出一個口，拆分一只手，登記一本帳，傳閱一個點。收文登記要“細(xì)”，簽收文件規(guī)定到人，及時接收每一份文件，收到機(jī)要文件后，規(guī)范按照類別、內(nèi)容詳細(xì)登記，制作辦理單，使每一份機(jī)要文件有帳可查;文件流轉(zhuǎn)要“快”，文件處理的時效性直接影響和決定整個企業(yè)的工作效率，要按照文件內(nèi)容時效要求，正確區(qū)分輕重緩急，做到隨到隨辦，不積壓、不拖拉、不遺漏，遇到緊急文件要加緊督辦，確保文件要求落到實處;文件保管要“密”，“上網(wǎng)不涉密，涉密不上網(wǎng)”，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，多數(shù)文件已經(jīng)借助于各種公文系統(tǒng)快速、便捷的處理，很大程度上提高了工作效率。但機(jī)要文件作為保密資料，不但禁止網(wǎng)上傳送、且禁止復(fù)印傳閱，在盡量提高處理速度的同時，要確保文件的安全保密工作;文件清退要做到“嚴(yán)”，機(jī)要文件有發(fā)還有退，這也是機(jī)要文件管理過程中重要的一部分，要嚴(yán)格按照文件的密級程度，定期對相關(guān)的機(jī)要文件進(jìn)行清查、清點，認(rèn)真核對，及時清退。

三是確保安全上萬無一失。隨著高新技術(shù)的迅猛發(fā)展，泄密的方式、渠道越來越多，竊密的手段越來越高，保密的形勢也就越來越嚴(yán)峻。這就需要從事機(jī)要文件管理的工作人員，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，在處理機(jī)要文件時，細(xì)化簽收、登記、傳閱、回收、清退、銷毀等各環(huán)節(jié)的要求，對每一份機(jī)要文件實行全流程跟蹤，全程痕跡管理，確保不遺失、不損壞、不泄密。保證機(jī)要文件安全規(guī)范，嚴(yán)格落實“日清”、“周盤點”、“月總結(jié)”制度，閱辦完畢及時分類整理保存，根據(jù)“誰主管、誰負(fù)責(zé)”的原則，業(yè)務(wù)工作開展到哪里，保密工作就延伸到哪里，明確保密工作職責(zé)，充分加強(qiáng)保密要害部門部位的技術(shù)防范工作。

二、嚴(yán)格機(jī)要文件管理人員的選配和管理，抓好隊伍培訓(xùn)

一是嚴(yán)格選配人員關(guān)。機(jī)要文件管理工作是一項兼顧政治性、技術(shù)性、綜合性的工作，要選拔政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、責(zé)任意識好的同志作為機(jī)要文件的管理人員。對于機(jī)要文件管理而言，謹(jǐn)慎、保密、高度的警惕性是對機(jī)要文件管理人員的基本要求，要具備足夠的管理意識。機(jī)要文件大多是閱知類文件，需要相關(guān)范圍領(lǐng)導(dǎo)閱讀并領(lǐng)會文件精神，絕不能認(rèn)為與本單位工作無關(guān)而不傳閱或不及時傳閱。機(jī)要文件管理人員要在思想認(rèn)識上高度重視機(jī)要文件管理工作，不斷加強(qiáng)對相關(guān)知識和規(guī)章制度的學(xué)習(xí)和理解，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格照章辦事的同時，要注重文件辦理實效，始終保持一種責(zé)任感、使命感，保持細(xì)心、耐心，切實提高機(jī)要文件管理工作隊伍的綜合素質(zhì)。

二是嚴(yán)格培訓(xùn)人員關(guān)。要實現(xiàn)機(jī)要文件的高質(zhì)量管理，必須提高機(jī)要文件管理人員的綜合素質(zhì)，堅持培養(yǎng)和打造政治可靠、業(yè)務(wù)精湛、作風(fēng)優(yōu)良的機(jī)要文件管理員隊伍是一項重要的工作。知識因?qū)W而深，才干因?qū)W而成。對新上崗的機(jī)要文件管理員，更應(yīng)及時進(jìn)行保密業(yè)務(wù)和專業(yè)知識的培訓(xùn)，增強(qiáng)保密意識，提升機(jī)要文件管理員的個人素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)，通過集中培訓(xùn)、網(wǎng)上培訓(xùn)、互學(xué)交流等形式，充分學(xué)習(xí)政策文件、法律法規(guī)、專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能，從根本上認(rèn)識到加強(qiáng)安全保密工作的重要性，運用科學(xué)規(guī)范的方法高效管理機(jī)要文件，內(nèi)化于心，外化于行，將保密工作做實做細(xì)，將文件管理工作做快做好，打造一支合格的機(jī)要文件管理隊伍。

三是嚴(yán)格管理人員關(guān)。求真務(wù)實是機(jī)要文件管理工作的一貫要求，機(jī)要文件的收發(fā)登記、傳閱流轉(zhuǎn)、保管存放、清退銷毀等工作要由機(jī)要人員親自負(fù)責(zé)，不得隨意委托其他人員代為辦理。工作需交接時，嚴(yán)格履行業(yè)務(wù)交接內(nèi)容和手續(xù)，保證工作的連續(xù)性。機(jī)要文件管理人員要規(guī)范自己的行為和言語，把握工作的關(guān)鍵點，要認(rèn)識到機(jī)要文件無小事，在工作中要有一種如履薄冰的責(zé)任意識，對于工作中的一點一滴，都要力求做到最好，考慮周全，對于機(jī)要文件管理這種日復(fù)一日，年復(fù)一年的重復(fù)單調(diào)工作，要有強(qiáng)烈的責(zé)任心才能確保工作落到實處。機(jī)要文件管理工作責(zé)任大，精神壓力大，任務(wù)繁瑣，與其他工作相比，它是一個“重要的工作，冷門的崗位”，作為機(jī)要文件管理人員，在公與私、苦與樂、得與失等落差面前，要能穩(wěn)下心踏實做好工作。

三、完善文件管理的監(jiān)督體系，加強(qiáng)督查催辦

上級部門要對所管轄的下級部門機(jī)要文件管理工作做好三點工作：一是檢查，檢查有沒有落實制度，有沒有專業(yè)人員管理機(jī)要文件，有沒有配備規(guī)定的設(shè)備，有沒有按照要求處理文件;二是抽查，不定期不定向的抽查，可以反映出真實的工作現(xiàn)狀，避免走過場流于形式，不能真正發(fā)現(xiàn)問題解決問題;三是監(jiān)督，要對所管轄的各級單位機(jī)要文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督，并對其進(jìn)行約束和規(guī)范，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時解決，充分調(diào)動工作人員的積極性，有效的提高機(jī)要文件管理質(zhì)量。

結(jié)束語：

通過完善機(jī)要文件管理的監(jiān)督體系，對各部門各環(huán)節(jié)產(chǎn)生制約性，實現(xiàn)權(quán)責(zé)明細(xì)化，促使機(jī)要文件管理人員的工作能力大幅提升，有助于機(jī)要文件管理工作的開展。

參考文獻(xiàn)：

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