劉方元

摘要：隨著我國信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)已在諸多領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了深入的應(yīng)用，其推動了檔案管理形式、手段和理念的轉(zhuǎn)變，提升其服務(wù)水平和管理質(zhì)量，相關(guān)工作人員需給予大數(shù)據(jù)技術(shù)以高度重視，并積極轉(zhuǎn)變和更新思維方式，在檔案管理中不斷發(fā)展和完善大數(shù)據(jù)技術(shù)，實現(xiàn)我國檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;思維方式

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理的作用

首先，體現(xiàn)檔案價值，隨著檔案館積極推進(jìn)信息化以及數(shù)字化建設(shè)，電子檔案數(shù)量持續(xù)增加，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案潛存價值進(jìn)行分析和利用，可以為社會和用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù);其次，實現(xiàn)檔案共享，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案資源公開程度和共享程度不斷提升，不僅可以為使用者提供查閱便捷，還能夠提升檔案利用效率;最后，優(yōu)化服務(wù)能力，檔案具有較強(qiáng)的借鑒和參考價值，通過利用和挖掘檔案資源，能夠為社會穩(wěn)定和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)。

二、大數(shù)據(jù)檔案管理思維方式創(chuàng)新措施

（一）積極轉(zhuǎn)變管理思維方式

1.網(wǎng)絡(luò)思維。該思維是在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上產(chǎn)生的，具有發(fā)散性、整體性、動態(tài)性等特征。在檔案管理中樹立網(wǎng)絡(luò)思維，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)功能，可為社會和用戶提供更多優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，例如，數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可針對存儲的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，與分析結(jié)果相結(jié)合為用戶提供所需信息。這將要求管理部門靈活利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對檔案資源進(jìn)行研究和分析，挖掘其中蘊(yùn)含的深層價值，為檔案服務(wù)提供更大助力。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案服務(wù)的寬度和廣度得以延伸，為了滿足人們的多樣化需求，為其提供更加智慧化的服務(wù)，管理者思維應(yīng)積極朝著網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，將更加真實、有效的信息呈現(xiàn)給用戶，滿足用戶的個性化需求;2.共享思維。大數(shù)據(jù)的主要特征之一便是資源共享，在檔案管理中，管理者應(yīng)積極樹立共享思維，對地區(qū)信息資源進(jìn)行整合，使其成為一個有機(jī)整體，促進(jìn)各個檔案室間的相互合作，使數(shù)據(jù)庫能夠得到不斷地豐富和完善。目前，信息資源種類眾多，建立共享檔案數(shù)據(jù)庫能夠有效滿足各個檔案部門的資源需求，提高服務(wù)能力，改變以往檔案資源獨立、分散的狀態(tài)，變分散為聯(lián)合，提高檔案資源開放度，以此來提高服務(wù)質(zhì)量、促進(jìn)社會發(fā)展;3.技術(shù)性思維。該思維由西方現(xiàn)代化中衍生而來，通過對外部自然的控制，達(dá)到提高效率的目標(biāo)，從而獲得最佳物質(zhì)利益。在大數(shù)據(jù)背景下，管理者應(yīng)積極樹立技術(shù)性管理，加強(qiáng)檔案室與新技術(shù)間的聯(lián)合，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一存儲，借助數(shù)據(jù)分析技術(shù)對檔案資源進(jìn)行分析，從中提取有價值的信息，并以恰當(dāng)?shù)姆绞綄⒔Y(jié)果展示給用戶。檔案部門還應(yīng)注重大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，依靠新技術(shù)提高信息化、技術(shù)化水平，做到雙向理想控制，不但可以對檔案資源進(jìn)行控制，還可掌控用戶的需求，例如，在檔案資源挖掘時，要想創(chuàng)新自身服務(wù)體系，則需要進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。隨著用戶需求的日漸多元，應(yīng)從深度、廣度等多個方面進(jìn)行，挖掘潛在的資源并進(jìn)行處理，使該項工作成為檔案室的主要工作之一，使檔案工作做到與時俱進(jìn)。

（二）創(chuàng)新檔案管理制度

在大數(shù)據(jù)背景下，應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理思維，在數(shù)字資源生命周期基礎(chǔ)上建立健全管理制度，才能夠為數(shù)字檔案館建設(shè)打下堅實的資源共享基礎(chǔ)。為了打破“信息孤島”現(xiàn)象，促進(jìn)各類檔案資源之間的互聯(lián)互通，應(yīng)堅持“互聯(lián)、開發(fā)、共享原則”，從檔案資源創(chuàng)建、組織、服務(wù)到儲存有機(jī)串聯(lián)起來，形成一個高效可行的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。同時，還應(yīng)與各個環(huán)節(jié)特征相結(jié)合，制定出與之相對應(yīng)的操作規(guī)范，使各個環(huán)節(jié)均可實現(xiàn)數(shù)據(jù)化、信息化轉(zhuǎn)變，加深大數(shù)據(jù)與檔案管理間的聯(lián)系。規(guī)范體系的建立可堅持“開發(fā)、參與、互聯(lián)”等方式，促進(jìn)工作模式的順利轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新，使服務(wù)能力得到顯著提升。

（三）構(gòu)建智慧檔案云平臺

在大數(shù)據(jù)背景下，只有引入先進(jìn)的管理技術(shù)才能使檔案管理做到與時俱進(jìn)。在提高管理技術(shù)時，可通過構(gòu)建智慧檔案云平臺的方式來實現(xiàn)，該平臺主要分為四個層次：第一，底層。作為該平臺的基礎(chǔ)設(shè)施層，主要功能在于整合物理資源，該層屬于虛擬的資源池，可為智慧檔案館提供信息存儲、傳輸服務(wù)以及網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)資源;第二，平臺層。該層用戶無需對底層基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行管理和控制，但可對核心應(yīng)用程序進(jìn)行控制和部署;第三，應(yīng)用層。該層能夠提供綜合業(yè)務(wù)服務(wù)，主要包括檔案查詢、數(shù)字資源利用、檔案政務(wù)服務(wù)、電子檔案身份查詢等相關(guān)服務(wù);第四，終端用戶層，該層可提供端到端的流程服務(wù)，且流程較為靈活，可與用戶實際需求相結(jié)合進(jìn)行跟蹤、修改和執(zhí)行。在智慧云平臺中，頂層設(shè)計十分關(guān)鍵，只有做好頂層設(shè)計，才可使云平臺真正為用戶提供更多高效便捷的檔案信息服務(wù)。

（四）信息化建設(shè)與服務(wù)水平提升

現(xiàn)如今，檔案管理部門對信息化建設(shè)的重視程度逐漸提升，在大數(shù)據(jù)背景下，縮短與發(fā)達(dá)國家間的距離，使其更加規(guī)范化、智慧化發(fā)展，離不開信息化建設(shè)。企業(yè)應(yīng)將該項工作納入到整體規(guī)劃之中，提高電子檔案與文件的管理力度，特別是對于數(shù)據(jù)資源的利用，更應(yīng)借助智慧云平臺來實現(xiàn)管理。對于紙質(zhì)檔案來說，管理部門應(yīng)對其進(jìn)行電子化備份，借助網(wǎng)絡(luò)可隨時查閱，在保障質(zhì)量的基礎(chǔ)上促進(jìn)數(shù)字化查詢服務(wù)開展。例如，設(shè)置身份認(rèn)證模式，使檔案傳輸更加安全，避免資料泄露等造成不必要損失，使服務(wù)質(zhì)量得到顯著提升。具體來講，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)紙質(zhì)檔案的載體應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，通過構(gòu)建數(shù)據(jù)庫的方式使全部文件均得到合理的歸檔和保存。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案更加清楚明了，可通圖像直接將其轉(zhuǎn)變?yōu)橛杏眯畔?。簡單來說，檔案資源從紙質(zhì)化向電子化的轉(zhuǎn)變，可使數(shù)據(jù)分析更加深入。大數(shù)據(jù)的主要特征體現(xiàn)在數(shù)據(jù)處理工具的眾多方面，在日常工作中，檔案管理者也應(yīng)具備信息化服務(wù)思維，以此思維指導(dǎo)工作，使檔案信息的內(nèi)在價值得到深入挖掘。

（五）創(chuàng)新企業(yè)檔案管理服務(wù)模式

在我國檔案發(fā)展“十三五”規(guī)劃中要求，檔案工作應(yīng)樹立“創(chuàng)新、綠色、共享”的發(fā)展理念，企業(yè)檔案管理應(yīng)以該理念為指導(dǎo)思想，提高服務(wù)意識，改變以往以保管為主的工作模式，轉(zhuǎn)變?yōu)橐蚤_放共享為主的服務(wù)模式。在實際工作中，在強(qiáng)化企業(yè)紙質(zhì)檔案管理的過程中，應(yīng)不斷提高檔案管理數(shù)字化層次，通過加強(qiáng)宣傳推廣等方式，對優(yōu)秀的企業(yè)檔案文化進(jìn)行傳播，有助于增強(qiáng)企業(yè)檔案影響力，使檔案資源的作用和優(yōu)勢得到充分發(fā)揮，促進(jìn)企業(yè)的健康長遠(yuǎn)發(fā)展。此外，組織結(jié)構(gòu)決定功能，以往檔案管理制度采用自上而下的管理模式，忽視檔案信息在各個部門中的溝通共享。在新時期背景下，應(yīng)積極借助大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建智慧檔案平臺，創(chuàng)建扁平化的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，要求檔案部門與企業(yè)中的建設(shè)部門、產(chǎn)品銷售部門、員工管理等多個環(huán)節(jié)緊密結(jié)合，通過創(chuàng)新服務(wù)模式，促進(jìn)檔案資源的交流共享。檔案管理者個人素質(zhì)對管理效果具有一定影響，企業(yè)應(yīng)定期開展培訓(xùn)教育活動，使管理者掌握更多檔案管理知識和技能，提高計算機(jī)操作水平，深刻而清楚地認(rèn)識到檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，樹立責(zé)任意識，在日常工作中做好自身的本職工作，提高檔案管理效率。

結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代的到來為企業(yè)檔案管理帶來了發(fā)展機(jī)遇，在日常管理中，檔案工作者應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思維方式，樹立網(wǎng)絡(luò)思維、共享思維、服務(wù)思維，在新思維的引導(dǎo)下拓展發(fā)展空間，提高檔案管理的整體效率和水平。

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