周瓊 江艷霞 趙丹 蘇昕 陳斌

摘 ? 要：隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，高校管理理念逐漸向“服務(wù)+引導(dǎo)”轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)面向管理部門建設(shè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)已無法滿足師生用戶的需求，而以師生辦事為中心的業(yè)務(wù)流程平臺(tái)在高校逐步得以認(rèn)可，其建設(shè)落地模式可分為：完全基于業(yè)務(wù)流程平臺(tái)的建設(shè)模式、基于“業(yè)務(wù)流程平臺(tái)+數(shù)據(jù)管理端”的建設(shè)模式、基于“業(yè)務(wù)流程平臺(tái)+已有業(yè)務(wù)系統(tǒng)”的建設(shè)模式。該平臺(tái)具有以下特點(diǎn)：一方面不同于傳統(tǒng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)僅面向管理部門人員，業(yè)務(wù)流程平臺(tái)包含了師生用戶及管理部門人員，對(duì)人員身份及崗位的要求更全面、精細(xì)。另一方面區(qū)別于傳統(tǒng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)沉淀數(shù)據(jù)的模式，業(yè)務(wù)流程平臺(tái)使用各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，產(chǎn)生過程及結(jié)果數(shù)據(jù)，部分結(jié)果數(shù)據(jù)又成為下次事項(xiàng)辦理的支撐數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)的流動(dòng)使用，既有效助推了數(shù)據(jù)治理，又在資源配置、提升校務(wù)服務(wù)等方面起到了較好的作用。

關(guān)鍵詞：師生辦事;業(yè)務(wù)流程平臺(tái);業(yè)務(wù)數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)治理

中圖分類號(hào)：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-8454（2021）21-0058-04

一、引言

高校信息化經(jīng)過多年的發(fā)展，基本建成了包括校園三大平臺(tái)、數(shù)據(jù)共享庫、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)等的數(shù)字校園體系。當(dāng)初期業(yè)務(wù)信息化的矛盾被解決后，更深層次的問題浮出水面，體現(xiàn)為部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)繁多，業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間缺少數(shù)據(jù)交互，或數(shù)據(jù)交互時(shí)間滯后，服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不一等，且部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)主要以滿足部門管理需求為目的，導(dǎo)致師生用戶辦事代價(jià)高，在辦理跨部門綜合事項(xiàng)時(shí)尤為突出。此外，隨著高校管理改革的不斷深入，高校的管理理念已經(jīng)逐步從管理向服務(wù)+引導(dǎo)轉(zhuǎn)變，以教師和學(xué)生的訴求為努力方向，原有面向管理部門建設(shè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的模式，已無法解決師生辦事難的問題[1-4]。

在信息化前期建設(shè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和積累的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，借鑒政務(wù)服務(wù)的模式，各高校在業(yè)務(wù)系統(tǒng)之外，以線上辦事為中心，再造各業(yè)務(wù)部門辦事流程，并在業(yè)務(wù)流程平臺(tái)集中辦理。相較于業(yè)務(wù)系統(tǒng)，單個(gè)流程以完成某個(gè)事項(xiàng)辦理為目標(biāo)，功能單一，建設(shè)周期短，支持移動(dòng)端，解決了大量的跑路、簽字蓋章等問題，得到了廣大師生的認(rèn)可[5-6]。

二、業(yè)務(wù)流程平臺(tái)建設(shè)模式

各高校依托已有的信息化基礎(chǔ)，進(jìn)行辦事流程的梳理及再造。根據(jù)實(shí)際建設(shè)情況，總結(jié)為以下三種模式[7-8]。

1.完全基于流程平臺(tái)的建設(shè)模式

對(duì)于缺少業(yè)務(wù)系統(tǒng)的簡(jiǎn)單業(yè)務(wù)，主要實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)與審批、狀態(tài)數(shù)據(jù)更改等事項(xiàng)辦理，使用完全基于流程平臺(tái)的再造，在網(wǎng)上辦事大廳集中辦理，無需再單獨(dú)建設(shè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。中國(guó)礦業(yè)大學(xué)（以下簡(jiǎn)稱“我?！保┬畔⒒ㄔO(shè)與管理處建設(shè)的堡壘機(jī)申請(qǐng)、部門郵箱申請(qǐng)、網(wǎng)站建設(shè)審批等業(yè)務(wù)流程以這種模式實(shí)現(xiàn)。

2.基于流程平臺(tái)+數(shù)據(jù)管理端的建設(shè)模式

對(duì)于缺少業(yè)務(wù)系統(tǒng)的較復(fù)雜業(yè)務(wù)，很難通過流程全部實(shí)現(xiàn)，一方面需要面向師生提供申請(qǐng)服務(wù)，另一方面也需要面向部門工作人員提供業(yè)務(wù)管理功能，在進(jìn)行業(yè)務(wù)梳理再造時(shí)拆分服務(wù)與管理功能，使用“流程平臺(tái)+數(shù)據(jù)管理端”的建設(shè)模式。這種建設(shè)模式保留了原有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理功能，同時(shí)也兼顧了師生真正的辦事需求，且區(qū)分前端用戶及管理端用戶入口，是新建業(yè)務(wù)系統(tǒng)值得參考借鑒的模式。我校的離校業(yè)務(wù)辦理采用該種模式，畢業(yè)生在網(wǎng)上辦事大廳進(jìn)行離校業(yè)務(wù)辦理，輔導(dǎo)員及其他管理人員在管理后端查看學(xué)生的離校情況，為已辦理離校手續(xù)學(xué)生發(fā)放離校材料。

3.基于流程平臺(tái)+已有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)模式

高校已建設(shè)的聚焦性傳統(tǒng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，通過人員權(quán)限劃分，具備較好的管理端支撐及一部分面向師生辦事的功能。一方面，此類業(yè)務(wù)系統(tǒng)承載的業(yè)務(wù)量大，業(yè)務(wù)邏輯復(fù)雜，且業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)已成規(guī)模，考慮人力、時(shí)間、經(jīng)濟(jì)等成本未到系統(tǒng)更迭時(shí)機(jī);另一方面，對(duì)于已建設(shè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如果配合流程平臺(tái)直接進(jìn)行業(yè)務(wù)前、后端改造，存在數(shù)據(jù)信任、對(duì)接等管理和技術(shù)應(yīng)用上的壁壘，很難落地，所以考慮對(duì)面向師生的辦事服務(wù)進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，利用流程平臺(tái)建設(shè)周期短、跨部門辦理的優(yōu)勢(shì)，開發(fā)面向師生用戶端的辦事流程。通過流程平臺(tái)和已有業(yè)務(wù)系統(tǒng)并行的模式，解決師生當(dāng)下辦事難的痛點(diǎn)，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)更迭時(shí)，再進(jìn)行建設(shè)模式的遷移改造。

三、業(yè)務(wù)流程平臺(tái)數(shù)據(jù)

1.傳統(tǒng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程平臺(tái)數(shù)據(jù)對(duì)比

業(yè)務(wù)流程平臺(tái)的數(shù)據(jù)由人員身份數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和過程數(shù)據(jù)組成，概括為“人”“事”“時(shí)”的數(shù)據(jù)，而傳統(tǒng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)僅包含了“人”和“事”的數(shù)據(jù)[9-10]。具體的數(shù)據(jù)對(duì)比如表1所示。

相較于傳統(tǒng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，使用業(yè)務(wù)流程平臺(tái)的人員范圍更大，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的流動(dòng)性更強(qiáng)，對(duì)過程數(shù)據(jù)的記錄更詳細(xì)。以下將詳細(xì)說明業(yè)務(wù)流程平臺(tái)的數(shù)據(jù)組成。

2.業(yè)務(wù)流程平臺(tái)的人員身份數(shù)據(jù)

業(yè)務(wù)流程平臺(tái)的人員包括事項(xiàng)辦理人員（一般指師生用戶）和審批人員（一般指管理人員、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人員），通過部門和崗位對(duì)人員身份進(jìn)行限定。如圖1所示，由人員、部門、崗位三元組信息唯一確定人員身份。

人員信息包括姓名、工號(hào)、年齡、證件號(hào)等基本信息。教職工的人員信息來自于人事系統(tǒng)，學(xué)生的人員信息來自于教務(wù)或者學(xué)工系統(tǒng)。

部門信息指人員所在的單位。教職工的部門信息來自人事系統(tǒng)，學(xué)生的部門信息來自教務(wù)或者學(xué)工系統(tǒng)。

崗位信息指人員的崗位身份。比如：①教職工身份、學(xué)生身份;②部門正職、普通教職工;③輔導(dǎo)員、教學(xué)秘書等。這部分信息來自人事系統(tǒng)、組織管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)等。

當(dāng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中沒有某些崗位信息，但又是辦事流程中不可缺少的審批環(huán)節(jié)時(shí)，則通過在流程平臺(tái)中自建崗位，實(shí)現(xiàn)辦事流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.業(yè)務(wù)流程平臺(tái)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)

業(yè)務(wù)流程平臺(tái)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)來源主要有兩部分（如圖2所示）：一部分來自各業(yè)務(wù)系統(tǒng);另一部分來自流程平臺(tái)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫。師生在使用業(yè)務(wù)流程平臺(tái)進(jìn)行事項(xiàng)辦理時(shí)產(chǎn)生的填報(bào)或結(jié)果數(shù)據(jù)，當(dāng)沒有對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)承載時(shí)，留在流程平臺(tái)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中，成為下次事項(xiàng)辦理的數(shù)據(jù)源（比如在解決重復(fù)填報(bào)問題時(shí)，自動(dòng)帶出上一次填報(bào)的數(shù)據(jù)）。

4.業(yè)務(wù)流程平臺(tái)的過程數(shù)據(jù)

流程平臺(tái)的過程數(shù)據(jù)是關(guān)于“時(shí)”的數(shù)據(jù)，主要包括時(shí)間（流程發(fā)起時(shí)間、審批時(shí)間）、環(huán)節(jié)（審批環(huán)節(jié)）、使用頻率等。

相較于傳統(tǒng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，過程數(shù)據(jù)是業(yè)務(wù)流程平臺(tái)的特有數(shù)據(jù)，可完整描述數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的全過程。針對(duì)過程數(shù)據(jù)的分析利用，可在指導(dǎo)資源配置、提高服務(wù)精準(zhǔn)度等方面發(fā)揮更好的作用。

四、業(yè)務(wù)流程平臺(tái)的數(shù)據(jù)應(yīng)用

1.人員身份數(shù)據(jù)的應(yīng)用

（1）人員精細(xì)化管理

身份數(shù)據(jù)是保證流程運(yùn)轉(zhuǎn)的最基本數(shù)據(jù)，決定了流程辦理人和審批人。相較于人事部門把人員定位到二級(jí)部門，流程中的審批人員具體到某個(gè)事項(xiàng)辦理崗位，對(duì)應(yīng)到系、科室、實(shí)驗(yàn)室等，對(duì)人員管理提出了更精細(xì)化的要求，同時(shí)，精細(xì)化管理也帶來更深入、更精準(zhǔn)的服務(wù)。線上事項(xiàng)辦理對(duì)崗位分工也有了更具體的定義和劃分。我校目前使用流程平臺(tái)自建崗位作為線上審批人員管理的補(bǔ)充。

（2）量化崗位任務(wù)

線上化改造不僅需要重新梳理業(yè)務(wù)流程，同時(shí)也在梳理流程節(jié)點(diǎn)的人員崗位，通過線上事項(xiàng)辦理可以量化崗位任務(wù)，作為崗位設(shè)立的依據(jù)之一。以我校設(shè)立網(wǎng)絡(luò)安全員為例，各二級(jí)單位的網(wǎng)絡(luò)安全員是為了配合網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)工作，協(xié)助處理網(wǎng)絡(luò)安全事件。因工作需要，各單位申請(qǐng)的虛擬機(jī)、域名等均需要網(wǎng)絡(luò)安全員知曉，并納入本單位的信息資源進(jìn)行監(jiān)督，故在辦事流程中設(shè)有網(wǎng)絡(luò)安全員查閱環(huán)節(jié)。自2019年11月至2020年11月，我校網(wǎng)絡(luò)安全員在四個(gè)辦事流程中共計(jì)查閱了406次（如表2所示）。通過線上辦事，規(guī)范了辦理環(huán)節(jié)，同時(shí)把網(wǎng)絡(luò)安全員的工作任務(wù)具體化、數(shù)字化。

2.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的應(yīng)用

傳統(tǒng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生并沉淀業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)很少或不流通，造成在進(jìn)行跨部門事項(xiàng)辦理時(shí)，師生多跑路、辦事難的問題。

業(yè)務(wù)流程平臺(tái)以辦事為中心，流程服務(wù)開發(fā)周期短，可快速實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)跨部門的流轉(zhuǎn)使用，解決跨部門業(yè)務(wù)辦理難的問題。同時(shí)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的靈活使用使得事項(xiàng)辦理更高效、準(zhǔn)確。

以我校的研究生離校服務(wù)為例。研究生離校涉及了圖書館業(yè)務(wù)（提交論文、還書并注銷借書證）、檔案館業(yè)務(wù)（提交論文）、總務(wù)部業(yè)務(wù)（退宿）和財(cái)務(wù)處業(yè)務(wù)（繳清欠費(fèi)）。流程平臺(tái)作為橋梁，從各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中抽取相關(guān)數(shù)據(jù)，在研究生離校服務(wù)流程里展示出來，提醒研究生辦理未完成的業(yè)務(wù)，研究生無需填寫任何數(shù)據(jù)，只需要查看核對(duì)。如果所有業(yè)務(wù)都辦理完成，學(xué)生只需在流程表單頁面提交，即可生成離校單，作為發(fā)放離校材料（畢業(yè)證等）的憑證。圖3展示某研究生的離校服務(wù)頁面，其中：圖書館業(yè)務(wù)未通過，因論文未通過審核;檔案館業(yè)務(wù)未通過，因論文未提交;總務(wù)部業(yè)務(wù)未通過，因未退宿;財(cái)務(wù)處業(yè)務(wù)無欠費(fèi)，已通過。

研究生離校服務(wù)流程在使用時(shí)，展示的數(shù)據(jù)被學(xué)生核對(duì)確認(rèn)，如數(shù)據(jù)有誤能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并直接從源頭改正，既提高了事項(xiàng)辦理的效率，也形成了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)治理的良性循環(huán)。

3.過程數(shù)據(jù)的應(yīng)用

（1）優(yōu)化資源配置

通過篩選、分析高頻次審批流程，進(jìn)一步優(yōu)化資源配置。以我校本科“自助打印申請(qǐng)（成績(jī)單等證明材料）”為例。教務(wù)部為學(xué)生提供自助打印機(jī)，可免費(fèi)打印成績(jī)單等證明材料，為避免浪費(fèi)，規(guī)定有5次免費(fèi)打印機(jī)會(huì)，5次之后如果還需要打印，則需要通過“自助打印申請(qǐng)（成績(jī)單等證明材料）”流程申請(qǐng)，審批通過之后，由負(fù)責(zé)教師在自助打印機(jī)上按學(xué)號(hào)添加打印權(quán)限。

此項(xiàng)流程在三個(gè)月（2020年5月1日—2020年8月1日）共辦結(jié)了1660次。其中，有的學(xué)生申請(qǐng)了1次，有的申請(qǐng)了2次或以上，通過具體分析次數(shù)可得：免費(fèi)自助打印次數(shù)如果由原來的5次增加至6次，可減少1007次申請(qǐng)，如果增加至7次，則可減少1371次申請(qǐng)，相當(dāng)于減少了約82.6%的線上工作量，如圖4所示。

假設(shè)學(xué)生填寫打印申請(qǐng)流程耗時(shí)1分鐘，教職工審批并在自助打印機(jī)上添加權(quán)限耗時(shí)1分鐘，當(dāng)自助打印次數(shù)增加至7次，減少的1371次申請(qǐng)相當(dāng)于節(jié)約45.7小時(shí)，即相當(dāng)于每天節(jié)約半小時(shí)。從學(xué)生的使用需求上考慮，建議在免費(fèi)自助打印5次的基礎(chǔ)上，再增加2次，以大幅減少此項(xiàng)工作消耗的人力成本。

（2）記錄用戶使用習(xí)慣

疫情防控期間，我校教職工每日需通過流程平臺(tái)填報(bào)健康“日?qǐng)?bào)告”，填報(bào)時(shí)間為每日中午12∶00至凌晨00∶00。圖5記錄了某月每個(gè)時(shí)間段的平均填報(bào)人數(shù)，橫坐標(biāo)為時(shí)間軸，縱坐標(biāo)為填報(bào)人數(shù)，12∶30代表區(qū)間（12∶00～12∶30），在區(qū)間（12∶30～13∶00）填報(bào)人數(shù)最多，在區(qū)間（23∶30～00∶00）填報(bào)人數(shù)最少。①每日12∶00至13∶00是填報(bào)的高峰時(shí)間段，也是服務(wù)器承壓最大的時(shí)間段，流程平臺(tái)通過使用三臺(tái)引擎服務(wù)器共同負(fù)載，并發(fā)數(shù)達(dá)1000，支持用戶達(dá)2萬，保證“日?qǐng)?bào)告”及其他流程的正常使用。②時(shí)間區(qū)間“20∶00～20∶30”“21∶30～22∶00”是兩個(gè)填報(bào)晚高峰時(shí)間段，在督促填報(bào)時(shí)，可在這兩個(gè)時(shí)間段進(jìn)行通知，能達(dá)到最佳效果。

在使用流程進(jìn)行事項(xiàng)辦理時(shí)，“人”和“事”的數(shù)據(jù)來自不同的系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫（共享數(shù)據(jù)庫、業(yè)務(wù)系統(tǒng)庫等），從填報(bào)人流轉(zhuǎn)至審核人，在使用時(shí)被重新審核、更正，既減少了填報(bào)，同時(shí)也助推了數(shù)據(jù)治理，在辦理跨部門事項(xiàng)時(shí)尤其顯著。

五、結(jié)語

高校業(yè)務(wù)流程平臺(tái)建設(shè)模式根據(jù)實(shí)際情況可分為：完全基于流程平臺(tái)的建設(shè)模式、基于流程平臺(tái)+數(shù)據(jù)管理端的建設(shè)模式、基于流程平臺(tái)+已有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)模式。其中，基于流程平臺(tái)+數(shù)據(jù)管理端的建設(shè)模式拆分服務(wù)端與管理端功能，是新建業(yè)務(wù)系統(tǒng)值得參考借鑒的模式。

業(yè)務(wù)流程平臺(tái)數(shù)據(jù)包括了人員身份數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、過程數(shù)據(jù)，相較于傳統(tǒng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)用，優(yōu)勢(shì)明顯。優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)為：①業(yè)務(wù)流程平臺(tái)服務(wù)的對(duì)象更多，包括了師生用戶和部門管理人員，使用范圍更廣。②業(yè)務(wù)流程平臺(tái)作為橋梁，解決了跨部門進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理的難點(diǎn)。師生在使用辦事流程時(shí)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可部分或全部從各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中自動(dòng)帶出，減少線上手動(dòng)填報(bào)次數(shù)，同時(shí)，自動(dòng)帶出的數(shù)據(jù)被師生重新核對(duì)確認(rèn)，也形成了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)治理的良性閉環(huán)。③流程平臺(tái)記錄審批等過程數(shù)據(jù)，通過對(duì)過程數(shù)據(jù)的分析利用，可進(jìn)一步指導(dǎo)優(yōu)化資源配置，開展精準(zhǔn)服務(wù)，為提高辦事效率、提升校務(wù)服務(wù)質(zhì)量提供完備的數(shù)據(jù)支撐。

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（編輯：王曉明）