企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求

徐翔

摘要：進(jìn)入新時(shí)期以來，我國各項(xiàng)事業(yè)均快速發(fā)展，取得了十分理想的成績(jī)，特別是我國眾多企業(yè)以驚人的速度向前發(fā)展。對(duì)于處在轉(zhuǎn)型改革發(fā)展中的企業(yè)而言，人才是企業(yè)核心發(fā)展的動(dòng)力，人事檔案管理工作是企業(yè)不可或缺的重要管理環(huán)節(jié)。人事檔案管理對(duì)企業(yè)人力資源發(fā)展需求進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)，對(duì)人力資源進(jìn)行合理分配，提供重要資料?？茖W(xué)創(chuàng)新的檔案管理方式有利于最大可能的發(fā)揮企業(yè)人才價(jià)值。然而在實(shí)際檔案管理工作中由于企業(yè)管理模式的落后、用工總量大、檔案管理人員的水平有限等因素在一定程度上影響了人事檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，在新形勢(shì)數(shù)字化背景下，企業(yè)缺乏數(shù)字化檔案管理的建設(shè)，阻礙了企業(yè)人力資源管理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè);人力資源管理;人事檔案;管理;新要求

引言

人事檔案是企業(yè)在選拔晉升人才時(shí)的重要依據(jù)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者做出合理的決策提供參考。在企業(yè)人力資源管理工作中，人事檔案發(fā)揮的作用越來越明顯。

1人事檔案管理工作的重要意義

1.1人事檔案為人力資源開發(fā)提供重要依據(jù)

人事檔案是企業(yè)在選人用人中的基本依據(jù)，企業(yè)利用人事檔案發(fā)掘員工的潛能，從而進(jìn)行合理配置。完善員工的基本履歷，了解員工的學(xué)習(xí)以及生活的經(jīng)歷，進(jìn)行信息的匯總，從而進(jìn)行檔案及時(shí)更新，進(jìn)而進(jìn)行合理的配置。將員工的考核進(jìn)行存檔，在企業(yè)中應(yīng)該有一套完備的人事考核的機(jī)制，進(jìn)行書面考核，業(yè)績(jī)考核等，并對(duì)員工定期進(jìn)行培訓(xùn)，每次的培訓(xùn)內(nèi)容、測(cè)試試卷、考核結(jié)果進(jìn)行歸檔，放入個(gè)人的人事檔案袋中，提供參考結(jié)果。企業(yè)在年底應(yīng)該進(jìn)行績(jī)效評(píng)估與崗位調(diào)整，每一次調(diào)整就是一次更好的出發(fā)，為了優(yōu)化配置，企業(yè)的人員流動(dòng)應(yīng)該更加敏銳的捕捉，檔案是固定的，人員是流動(dòng)的，真正的動(dòng)靜結(jié)合，更好地發(fā)揮人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用，促進(jìn)企業(yè)的優(yōu)化調(diào)整。

1.2激發(fā)企業(yè)內(nèi)部員工潛力

企業(yè)中人力資源檔案的內(nèi)容，主要是對(duì)員工實(shí)際情況的記錄，具有全面性和具體性的特征，企業(yè)內(nèi)的管理人員，可以就員工檔案，對(duì)其有一個(gè)整體性的了解。另外，員工的監(jiān)督和管理工作，也需要通過人力資源檔案管理工作來實(shí)現(xiàn)。因此，促進(jìn)企業(yè)人力資源檔案管理工作的有效性，能夠讓員工內(nèi)在潛力得以挖掘和發(fā)揮，也能在較大程度上約束員工的行為，保證其工作態(tài)度的認(rèn)真，使其工作更加規(guī)范。

2企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求

2.1優(yōu)化調(diào)整檔案管理機(jī)制

其一，持續(xù)強(qiáng)化對(duì)企業(yè)人力資源檔案保管空間管理的制度建設(shè)。實(shí)踐中，要求重點(diǎn)落實(shí)對(duì)人力資源紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間溫度與濕度的調(diào)控，并結(jié)合管理制度的優(yōu)化建設(shè)以及獎(jiǎng)懲制度，避免相應(yīng)空間內(nèi)出現(xiàn)明火或是發(fā)生蟲霉等問題，依托環(huán)境安全維護(hù)人力資源檔案的安全。其二，借助先進(jìn)技術(shù)手段，盡可能對(duì)已經(jīng)出現(xiàn)損壞的檔案實(shí)施修復(fù)。其三，充分發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在大數(shù)據(jù)理念的指導(dǎo)下，積極推動(dòng)企業(yè)對(duì)人力資源檔案管理工作開展信息化建設(shè)，依托計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、信息技術(shù)等對(duì)人力資源檔案管理工作模式進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。其四，關(guān)注檔案數(shù)據(jù)庫的搭建以及檔案信息資源安全性的維護(hù)，在引入數(shù)據(jù)安全防護(hù)技術(shù)（如身份認(rèn)證技術(shù)、權(quán)限設(shè)置技術(shù)、防火墻技術(shù)等）的基礎(chǔ)上，搭建系統(tǒng)回訪機(jī)制，防止人力資源檔案信息丟失、泄露或是遭受惡意篡改。為了進(jìn)一步提升相關(guān)管理人員的工作積極性，還需要搭建起責(zé)任制度、考核制度，對(duì)管理人員的工作成效、標(biāo)準(zhǔn)情況進(jìn)行管理與約束，確保人力資源檔案管理制度在企業(yè)內(nèi)得到切實(shí)落實(shí)。

2.2建立完善的企業(yè)人事檔案管理制度規(guī)范管理流程

第一，要明確檔案管理內(nèi)容和重點(diǎn)、制定符合企業(yè)實(shí)際需要的檔案管理流程及規(guī)范說明制度，編制業(yè)務(wù)指導(dǎo)手冊(cè)。檔案管理環(huán)節(jié)具體包括檔案歸檔、保管、查詢、借閱等，企業(yè)要制定規(guī)范的操作流程，例如必須明確借閱人和借閱時(shí)間及歸還時(shí)間，出具相關(guān)手續(xù)，管理人員要定期審核檔案，及時(shí)續(xù)簽職工勞動(dòng)合同書，不斷地更新和充實(shí)檔案;對(duì)于外調(diào)和調(diào)入的職工檔案要按規(guī)定核實(shí)審查，出具移交檔案手續(xù)，防止中途檔案信息丟失現(xiàn)象。第二，從薪酬激勵(lì)機(jī)制方面提高檔案管理人員的工作積極性，制定相應(yīng)的檔案管理考核績(jī)效指標(biāo)，管理考核指標(biāo)是可測(cè)量的、具體的、可實(shí)施的，檔案管理質(zhì)量與檔案管理人員績(jī)效掛鉤;第三，權(quán)責(zé)分明，明確檔案管理責(zé)任和權(quán)利，避免管理混亂，檔案由專人負(fù)責(zé)管理。第四，建立健全檔案轉(zhuǎn)移制度、保密制度、借閱制度等相關(guān)制度。

2.3提升信息化建設(shè)水平

第一，企業(yè)在建立電子信息化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的時(shí)候，需要從自身發(fā)展需求入手，在此基礎(chǔ)上，將人力資源檔案信息進(jìn)行全面的收集和完善，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際需要，對(duì)數(shù)據(jù)庫中的檔案信息分類建檔，做到管理的動(dòng)態(tài)化，并在日常工作中，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫內(nèi)容。第二，人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫是非常重要的，其安全性應(yīng)當(dāng)受到重視，為此，相對(duì)應(yīng)的借閱制度要更加嚴(yán)格，安全管理標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)要更加明確。另外，備份機(jī)制和數(shù)據(jù)庫恢復(fù)機(jī)制是信息化建設(shè)不可缺少的，在系統(tǒng)內(nèi)部要設(shè)置好各級(jí)檔案的管理權(quán)限，讓信息數(shù)據(jù)庫的安全性可以有所保障，這對(duì)檔案管理綜合水平的提升，有著十分重要的作用。

2.4采用以技術(shù)為支撐的人事檔案管理方法

企業(yè)需要打通人事檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)辦公系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)鏈，人事檔案管理人員能及時(shí)獲取各部門開展會(huì)議或相關(guān)人力資源管理活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息，有助于管理人員制定具有前瞻性的人事檔案管理方案。同時(shí)，人事檔案管理人員根據(jù)國家及企業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制作人事檔案資料編制規(guī)范，如格式規(guī)范、內(nèi)容規(guī)范、標(biāo)題規(guī)范等，并制作資料編輯模板，有助于實(shí)現(xiàn)資料的標(biāo)準(zhǔn)化。

結(jié)語

當(dāng)前，社會(huì)發(fā)展迎來了新的形勢(shì)，對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作要求更高，人力資源檔案管理也需要進(jìn)行改變和創(chuàng)新，通過認(rèn)識(shí)這項(xiàng)工作當(dāng)前的問題和不足之處，找到問題的根源，通過有效的方式加以改變，促進(jìn)檔案管理工作水平的不斷提升，讓工作效率得以增強(qiáng)，能夠更大程度發(fā)揮出其綜合價(jià)值，讓企業(yè)的發(fā)展更加穩(wěn)定。

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