互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下的事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新分析

董華鋒

摘 ?要：檔案管理是事業(yè)單位經(jīng)營管理工作的重要內(nèi)容之一，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在許多弊端，相比之下，以“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”形式進(jìn)行管理，可以使檔案管理更加便捷高效。尤其在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代背景下，事業(yè)單位更應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷革新管理方法，促使檔案管理向電子化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。基于此，本文結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代特點(diǎn)，簡要闡述了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的內(nèi)涵，并提出了管理新思路，旨在通過本文分析為事業(yè)單位檔案管理提供理論參考。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;事業(yè)單位;檔案管理;大數(shù)據(jù)技術(shù);信息化

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式在運(yùn)用中也體現(xiàn)了許多不足，要想順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，為人們帶來更好的服務(wù)，事業(yè)單位必須正視檔案管理現(xiàn)存的問題，積極應(yīng)對互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代帶來的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，用發(fā)展的眼光探索管理新模式，對原有管理方式進(jìn)行改進(jìn)，提高檔案管理水平，為事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的內(nèi)涵

事業(yè)單位開展檔案管理工作，主要是為了解決檔案局內(nèi)部檔案分散、雜亂等現(xiàn)象，按照檔案類型和用途進(jìn)行集中管理，以便于檔案提供者利用。傳統(tǒng)的檔案管理方法基本上是采用人工管理的方式來整合零散的文件，但隨著事業(yè)單位檔案信息量不斷增加，顯然傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)下檔案管理需要，在這種情況下，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式應(yīng)運(yùn)而生，其主要是以信息化技術(shù)手段來收集、歸納、整理和儲(chǔ)存信息，可以規(guī)避人為操作不當(dāng)造成失誤，使檔案資源得到充分利用。事業(yè)單位應(yīng)用該模式進(jìn)行管理時(shí)，也可以與大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相融合，從技術(shù)、運(yùn)行機(jī)制等方面進(jìn)行優(yōu)化，促使互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理工作深度融合，有效提高檔案管理效能，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作順利開展提供保障。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下的事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略

（一）運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)收集與整合檔案資源

事業(yè)單位檔案信息量較大，管理起來不僅費(fèi)時(shí)還費(fèi)力，而應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行管理，可以更高效地處理海量信息資源，使事業(yè)單位檔案信息得到有效管理。在實(shí)際管理中，事業(yè)單位可以利用計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)技術(shù)收集和整理海量信息，搭建系統(tǒng)規(guī)范的數(shù)據(jù)庫管理平臺(tái)，在平臺(tái)上對檔案信息進(jìn)行處理，依據(jù)用戶的客觀需求，運(yùn)用信息技術(shù)自動(dòng)篩選相應(yīng)的信息，為其提供所需數(shù)據(jù)類型，使事業(yè)單位檔案管理更具有針對性。這種“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，可以節(jié)省管理成本，避免許多人為失誤，不僅符合事業(yè)單位人力資源管理需求，也與事業(yè)單位長效經(jīng)營發(fā)展的戰(zhàn)略性目標(biāo)相一致。與此同時(shí)，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建一個(gè)相對完善的公共體系，優(yōu)化相關(guān)數(shù)據(jù)模型，結(jié)合自身管理經(jīng)驗(yàn)和判斷，準(zhǔn)確地預(yù)測數(shù)據(jù)變化發(fā)展，從而管理好事業(yè)單位檔案信息。

（二）通過構(gòu)建信息管理體系實(shí)現(xiàn)資源共享

互聯(lián)網(wǎng)具有共享性功能，要想提升事業(yè)單位檔案管理的時(shí)效性，更應(yīng)加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用，建立信息共享平臺(tái)，通過平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息互通，以免出現(xiàn)各部門工作脫節(jié)的情況。事業(yè)單位在檔案管理過程中，需要根據(jù)各部門檔案類型進(jìn)行整理，利用信息技術(shù)建立數(shù)據(jù)庫，將不同類型的檔案信息儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫中，便于信息隨時(shí)調(diào)用。與此同時(shí)，事業(yè)單位也要做好信息采集和整理工作，管理部門要協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，與其保持密切聯(lián)系，利用共享平臺(tái)對檔案信息進(jìn)行分門別類的整理，減輕管理人員的負(fù)擔(dān)，節(jié)省事業(yè)單位檔案管理費(fèi)用，凸顯互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代檔案管理的優(yōu)勢。

（三）建立檔案數(shù)據(jù)中心進(jìn)行動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)監(jiān)控

事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，將龐大的檔案數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫中，根據(jù)各項(xiàng)各類信息的變動(dòng)情況進(jìn)行及時(shí)增刪或整改，可以在一定程度上提高檔案信息的實(shí)用性，也能為事業(yè)單位管理工作提供便捷。在實(shí)際管理過程中，要想打造全檔案信息化數(shù)據(jù)中心，檔案局要加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開發(fā)與應(yīng)用，重視頂層設(shè)計(jì)，通過審視檔案管理信息化方案，對工作進(jìn)行完善，并運(yùn)用計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)技術(shù)，結(jié)合檔案數(shù)據(jù)特點(diǎn)對其進(jìn)行綜合分析，依據(jù)專業(yè)判斷來確定中心模塊布局，在此基礎(chǔ)上建立系統(tǒng)完善的保障體系，實(shí)現(xiàn)對事業(yè)單位檔案信息的全面覆蓋，實(shí)時(shí)監(jiān)測檔案信息變動(dòng)，使檔案管理效率得以提升。

（四）以線上線下結(jié)合模式推動(dòng)數(shù)學(xué)化進(jìn)程

以往檔案局在檔案管理中通常采用人工管理方式，通過設(shè)立專門的檔案室，將不同類型的紙質(zhì)版檔案歸類整合，再放置于檔案室，這種管理方式且不說需要耗費(fèi)大量的人力物力，還容易在管理中因人為操作不當(dāng)造成一定的損失。互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代發(fā)展下，衍生出了新的檔案管理模式，可以運(yùn)用專業(yè)系統(tǒng)的技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理，結(jié)合檔案局管理的實(shí)際情況，建立檔案管理數(shù)字化平臺(tái)，借用各種專業(yè)設(shè)備掃描檔案信息，將大批量紙質(zhì)版檔案文件轉(zhuǎn)化成電子檔案，實(shí)現(xiàn)線上線下同步管理，不僅極大地提高了檔案管理的效率，也形成了對事業(yè)單位檔案信息的雙重保護(hù)，確保檔案信息安全有效。

三、結(jié)束語

進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理也呈現(xiàn)了新的發(fā)展趨勢，不再局限于傳統(tǒng)單一的管理模式，而是朝著電子化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。為了迎合時(shí)代發(fā)展需求，更好地服務(wù)于大眾，事業(yè)單位要加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建資源收集、傳輸、儲(chǔ)存及共享為一體的管理體系，建立信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，并通過檔案數(shù)據(jù)中心對事業(yè)單位檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，以這種線上線下相結(jié)合的模式，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化發(fā)展。

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