淺談圖書館檔案管理工作之我見

賈朝麗

摘 ?要：圖書館是學(xué)校最基本的辦學(xué)條件之一，是充分發(fā)揮學(xué)校教學(xué)功能的一個重要陣地。它對學(xué)生的文化素質(zhì)和政治素質(zhì)的提高，以及綜合素質(zhì)的增強有著不可低估的作用

關(guān)鍵詞：圖書館;檔案;管理

學(xué)校圖書館檔案是對圖書館工作在各個歷史時期全面、系統(tǒng)、真實的記錄，是圖書館在各項工作中充分借鑒以往經(jīng)驗的可靠依據(jù)，是長期積累的靜態(tài)信息，具有很強的信息利用價值和信息傳播功能。

一、圖書館檔案是圖書館學(xué)研究與教學(xué)科研的重要基礎(chǔ)

系統(tǒng)、完整的檔案資料是開展圖書館學(xué)研究的必要條件。圖書館檔案系統(tǒng)地記錄了圖書館的發(fā)展和演變，詳細(xì)登記了不同時期、不同階段的圖書館組織機(jī)構(gòu)、人員編制和各時期取得的成績和科研成果等，這些材料具有珍貴的歷史價值，它可以為圖書館的業(yè)務(wù)探討、學(xué)術(shù)論文的撰寫提供可靠的材料，為圖書情報事業(yè)和學(xué)校教職員工的教學(xué)科研提供可靠的信息資源保障。同時，編史修志是圖書館一向長期而不可缺少的工作，圖書館檔案記載著圖書館各種情況信息，能為編撰圖書館史志系統(tǒng)提供檔案資料，在圖書館史志的編寫過程中具有不可替代的作用。

二、圖書館檔案是深化圖書館服務(wù)工作的重要途徑

圖書館的藏書建設(shè)、讀者服務(wù)等基礎(chǔ)工作，只有在不斷總結(jié)的基礎(chǔ)上才能不斷提高。圖書館檔案是在為讀者服務(wù)中直接形成的文件資料轉(zhuǎn)化而來，如實地記載了圖書館開展各項服務(wù)過程中的思路、措施和方法，是各項活動的歷史寫照。在圖書館服務(wù)的探索過程中，認(rèn)真做好圖書館的檔案工作，完整和真實地收集、整理、記錄服務(wù)工作發(fā)展整個歷程的所有文件資料，如：服務(wù)項目發(fā)展階段的思路、活動過程、組織情況、成果、經(jīng)驗和教訓(xùn)等，這些檔案資料將為圖書館今后工作的開展打下良好的基礎(chǔ)，并提供可靠的信息價值。既為制定圖書館的工作計劃、檢查和總結(jié)服務(wù)工作提供了依據(jù)，又為推廣圖書館特色服務(wù)的先進(jìn)技術(shù)和管理經(jīng)驗等都有著重要的查考作用。

三、學(xué)校檔案管理存在的問題

（一）制度不健全

學(xué)校在管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的教育、教學(xué)等方面的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，但涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有建立一套科學(xué)的檔案管理制度，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一管理，很多文件材料沒有進(jìn)行系統(tǒng)整理歸檔，管理混亂。學(xué)校的檔案形成于學(xué)校日常管理、教研活動和教研成果的開發(fā)推廣中，檔案材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，如果沒有健全的檔案管理制度，是很難保證檔案材料收集完整。

（二）管理不到位

在學(xué)校，圖書館檔案管理工作并沒有受到應(yīng)有的重視，主要表現(xiàn)在幾個方面：一是缺乏專職檔案員負(fù)責(zé)圖書館檔案的收集、整理工作。學(xué)校圖書館檔案管理大都是辦公室人員兼職，并沒有安排專人負(fù)責(zé)此項工作，而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案管理精力投人不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。檔案管理是一項復(fù)雜的工作，是長期日積月累形成的，沒有專人管理會使多數(shù)應(yīng)歸檔的文件散落于各個部門或個人手中，導(dǎo)致檔案材料不完整和不系統(tǒng);二是檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄;三是少數(shù)學(xué)校沒有專用檔案室，檔案無法集中管理，缺乏保護(hù)措施，不利于檔案的管理。有的學(xué)校檔案多、檔案室狹窄、潮濕、設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

（三）設(shè)備太落后

學(xué)校圖書館大多沒有實現(xiàn)設(shè)施、設(shè)備的現(xiàn)代化，圖書檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對文獻(xiàn)的檢索等等工作還是原始的傳統(tǒng)的手工操作，不論是圖書檔案管理員、還是讀者，要完成一項任務(wù)都需要花費很長的時間，耗費很大的精力。

四、加強學(xué)校圖書館檔案管理的措施

（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案意識

圖書館全體人員特別是領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)從思想上深刻認(rèn)識到圖書館檔案對圖書館工作的重要參考意義，高度重視圖書館檔案建設(shè)工作，逐步把圖書館檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，在圖書館配備專職的檔案管理員負(fù)責(zé)全館檔案管理。在此基礎(chǔ)上，圖書館檔案管理員應(yīng)及時主動地向圖書館領(lǐng)導(dǎo)提供他們所需的檔案材料，讓領(lǐng)導(dǎo)在實際工作中進(jìn)一步了解檔案的作用，從實際工作中體會到檔案的重要，從而能爭取圖書館領(lǐng)導(dǎo)在人、財、物等方面給予圖書館檔案足夠的重視和支持，進(jìn)一步加強圖書館檔案的建設(shè)、開發(fā)與利用。

（二）提高檔案管理人員的基本素質(zhì)

檔案工作人員的素質(zhì)是影響檔案開發(fā)利用工作的重要因素之一。加強檔案隊伍建設(shè)，提高圖書館檔案管理人員的基本素質(zhì)，是提高圖書館檔案管理工作水平的關(guān)鍵。作為檔案工作者，不但要有較強的政治素質(zhì)，還要有較高的業(yè)務(wù)水平。因此，要加強對檔案人員的政治思想和職業(yè)道德教育，提高其服務(wù)意識與責(zé)任感;同時，還要加強高校圖書館檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，利用多種形式的培訓(xùn)來普及和提高圖書館檔案人員應(yīng)用計算機(jī)管理的水平和高科技知識的能力，引導(dǎo)檔案人員在全面系統(tǒng)地了解檔案的基礎(chǔ)常識和工作方法，盡快掌握有關(guān)檔案工作的新知識和新技能，以適應(yīng)新時期檔案工作的需要，促進(jìn)檔案管理由封閉型向開放型與現(xiàn)代型轉(zhuǎn)變。

（三）建立健全圖書館檔案管理制度

要搞好圖書館的檔案工作，將工作實踐活動中產(chǎn)生的大量原始檔案材料收集整理齊全，促進(jìn)檔案的開發(fā)利用，需制定出科學(xué)合理的圖書館檔案規(guī)章制度，并在實際工作中進(jìn)行不斷完善，這是搞好檔案工作的基礎(chǔ)。

要結(jié)合圖書館工作的特點和實際，制定出既符合《檔案法》的要求，又適應(yīng)于圖書館工作開展的一系列完整規(guī)范的檔案管理制度，如立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制度等。

總之，隨著圖書館事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)相應(yīng)完善，使其管理現(xiàn)代化、規(guī)范化，不斷加大經(jīng)費投入，提高人才隊伍建設(shè)，只有這樣才能最大限度地提高圖書館的檔案管理工作。